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Digitalización Certificada


Definición

Es el proceso que permite convertir documentos de papel a formato digital a través del escaneo de los mismos, dotando de valor legal y fiscal a la imagen resultante de la digitalización. Este término ahora mismo se aplica a facturas, documentos sustitutivos y otros documentos.


Marco Legal

ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Descargar Orden Ministerial EHA/962/2007 de 10 de abril en pdf


EdasFacturas y la Digitalización Certificada

EdasFacturas la aplicación de ZeroComa para realizar la Gestión Digital de Facturas es una aplicación creada para aprovecharse de la normativa que permite tirar las facturas en papel una vez hayan sido escaneadas cumpliendo con los requisitos establecidos para ello. Ha sido desarrollada específicamente para cumplir con los requisitos que se establecen para este tipo de conservación lo que le permite optimizar los procesos y ofrecer gran cantidad de funcionalidades extra. Una de las características que más hace destacar a la aplicación EdasFacturas, es que gracias a las funcionalidades mencionadas anteriormente, se puede reutilizar la gran cantidad de información exigida en este tipo de conservación, lo que permite al usuario tener un gran conocimiento del estado de su negocio llegando incluso a poder llevar a cabo la contabilización de las facturas de forma automática una vez hayan sido archivadas. Por tanto EdasFacturas no se queda en la mera conversión de formatos (de papel a digital) aportando valor legal, sino que va más allá.

EdasFacturas es compatible con todos los escáneres del mercado que sean de tipo TWAIN (es el estándar y por tanto el formato más extendido) aunque en nuestra página web se destacan algunos modelos con los que se han realizado pruebas y con los que se garantiza la compatibilidad.

EdasFacturas en el proceso de firma de las imágenes, admite la utilización de cualquier certificado de firma electrónica y no limita la capacidad de archivo. El límite lo pone la capacidad del equipo y la base de datos que se utilice.

En la asociación a la imagen de la factura de los datos exigidos para su archivo, pueden utilizarse tanto procesos manuales, como procesos automáticos -vía OCR o mediante la importación de información de una base de datos-.

Esta herramienta es además la primera válida tanto en las zonas geográficas reguladas por la AEAT como en aquéllas cuya regulación está bajo la influencia de las distintas Agencias Forales (País Vasco y Navarra).


Detalle de las homologaciones

Homologación de la Agencia Estatal de la Administracion Tributaria para Digitalización Certificada.

  • Nº de Homologación: 9086E431B2BAF028
  • Fecha de Homologación: 11/04/2008
  • Link: AEAT

Homologación Diputación Foral de Guipúzcoa para Digitalización Certificada.

Homologación de la Diputación Foral de Vizcaya para Digitalización Certificada.

  • Nº de Homologación: BHSD080910ZRCM0001
  • Fecha: 21/10/2008

Homologación de la Diputación Foral de Navarra para Digitalización Certificada.

  • Nº de Homologación: 28820072008464527
  • Fecha: 13/01/2009

Homologación de la Diputación Foral de Álava para Digitalización Certificada.

  • Nº de Homologación: 2009/17322/1
  • Fecha: 05/04/2009
 


EdasFacturas

EdasFacturas se perfila como la mejor alternativa para dar una solución concreta a los problemas de organización de la información, facturación electrónica, digitalización certificada, conservación, etc. de las empresas.

Por su diseño y versatilidad esta herramienta resuelve por completo los problemas de cualquier empresa que esté interesada en implantar la Digitalización Certificada en su compañía, ya sea en convivencia con otras herramientas instaladas (destaca por su poco tiempo de implantación, fácil entendimiento con otras herramientas y gran mimetismo dentro de los procesos de la compañía que se ven poco o nada afectados) o de forma independiente.

EdasFacturas en la Pequeña Empresa

El precio (250 € la instalación monopuesto), sin duda el más competitivo del mercado, y la sencillez ya que su manejo es asequible incluso para los usuarios de informática menos preparados, hacen que esta solución sea especialmente adecuada para la Pyme.

Además, esta herramienta hace una explotación de la información de las facturas muy exhaustiva (mucho más de lo establecido por los requisitos mínimos de Hacienda), lo que permite a los usuarios no sólo eliminar el archivo físico de sus facturas y disponer de un archivo digital legal de las mismas, sino también disponer de una completísima herramienta de gestión donde controlar sus ingresos, gastos, presupuestos, etc.

EdasFacturas es la primera que tiene validez tanto en las zonas geográficas reguladas por la AEAT como en aquéllas cuya regulación está bajo la influencia de las distintas Agencias Forales (País Vasco y Navarra), lo que la convierten en la primera herramienta válida en todo el territorio nacional.

Por último hay que destacar de EdasFacturas que es la única herramienta del mercado que además de servir para llevar a cabo la Digitalización Certificada de las facturas recibidas en papel, está también homologada por la Agencia Tributaria para realizar la emisión y recepción de facturas electrónicas en formato FACTURAE que es el formato oficial de la Administración Pública. EdasFacturas es también una aplicación muy destacada en el campo de la Facturación Electrónica habiendo recibido este año el "Premio Nacional a la Mejor Aplicación de Facturación Electrónica para Pymes" destacando por: su originalidad, novedad, creatividad e ingenio de la solución; la calidad del producto y sus servicios adyacentes; el diseño y facilidad de uso; la accesibilidad; los beneficios para el usuario; el coste y sus expectativas de retorno de inversión (ROI); la interoperabilidad de formatos; la integración con otras soluciones de gestión empresarial o con procesos de digitalización certificada; o el grado de maduración en el desarrollo del modelo de negocio.

EdasFacturas es la herramienta más versátil, competitiva y completa del mercado.

EdasFacturas para la Gran Empresa

EdasFacturas es especialmente interesante para la gran empresa por su aportación a la eficiencia y al ahorro en la gestión de las facturas y en la eliminación del archivo físico (mucho más voluminoso en este tipo de empresas). En algunas empresas se incorporará como novedad el proceso de digitalización de las facturas, lo que reportará los ya mencionados ahorros y ventajas a la empresa y en otros muchos casos, en los que dicho proceso ya existía, pero sin la posibilidad de eliminar el archivo físico por no utilizarse un procedimiento y un software homologado, ahora gracias a EdasFacturas dicho proceso adquiere valor legal.

Es de gran interés para estas empresas, poder contar con un sistema capaz de integrarse de la forma más sencilla y transparente posible con los sistemas que ya están en funcionamiento en la misma, y del mismo modo, que EdasFacturas cubra solamente aquéllos aspectos que la herramienta utilizada hasta el momento no sea capaz de cubrir. De esta manera se aprovechan las funcionalidades ya existentes y se evita la duplicidad.

Es en las integraciones, donde EdasFacturas presenta una gran ventaja. Su modularidad y sencillez de integración permiten seleccionar cuáles de las funcionalidades de la herramienta son las interesantes en cada caso (Digitalización Certificada, Facturación Electrónica, Digitalización Masiva, Contabilización Automática, Envío masivo de facturas, etc.) e integrarlas muy rápidamente con los sistemas instalados en la empresa. Esta modularidad permite abaratar mucho el coste, porque no se adquiere lo que no se va a utilizar y simplifica la integración con los procesos habituales de la empresa ya que se busca el máximo apoyo en la herramienta preexistente que es la conocida por los usuarios.

EdasFacturas tiene una acogida especialmente grata entre las compañías que se dedican a hacer procesos de digitalización masiva. Para estas empresas es vital una implantación rápida y poco traumática, no modificar sus procesos habituales de trabajo, muy optimizados y donde apenas unos segundos de más por documento puede tener unas consecuencias catastróficas para la empresa y el reaprovechamiento de la infraestructura (escáneres, software de OCR etc.) de los que disponen.

Además, EdasFacturas es el primer software que tiene validez tanto en las zonas geográficas reguladas por la AEAT como en aquéllas cuya regulación está bajo la influencia de las distintas Agencias Forales (País Vasco y Navarra), lo que la convierten en la primera herramienta válida en todo el territorio nacional.

Por último hay que destacar de EdasFacturas que es la única herramienta del mercado que además de servir para llevar a cabo la Digitalización Certificada de las facturas recibidas en papel, está también homologada por la Agencia Tributaria para realizar la emisión y recepción de facturas electrónicas en formato FACTURAE que es el formato oficial de la Administración Pública. EdasFacturas es también una aplicación muy destacada en el campo de la Facturación Electrónica habiendo recibido este año el "Premio Nacional a la Mejor Aplicación de Facturación Electrónica para Pymes" destacando por: su originalidad, novedad, creatividad e ingenio de la solución; la calidad del producto y sus servicios adyacentes; el diseño y facilidad de uso; la accesibilidad; los beneficios para el usuario; el coste y sus expectativas de retorno de inversión (ROI); la interoperabilidad de formatos; la integración con otras soluciones de gestión empresarial o con procesos de digitalización certificada; o el grado de maduración en el desarrollo del modelo de negocio.

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