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Factura electrónica

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¿Qué es la factura electrónica?

Según el MITYC, la facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.

Por otra parte, el Anteproyecto de Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información define la factura electrónica como “un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que permite atribuir la factura a su obligado tributario emisor”.

De todo ello se deduce que para emitir facturas electrónicas hace falta un ordenador con conexión telemática -Internet, por ejemplo-, una aplicación que sea capaz de remitir la factura como documento electrónico y un certificado de firma electrónica reconocido con el que firmar la factura para garantizar la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Para la recepción de facturas electrónicas, hace falta igualmente un ordenador con conexión telemática y es recomendable una aplicación en la que archivar las facturas recibidas ya que es obligación del destinatario conservarlas durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria.

¿Hay algún estándar de factura electrónica en el mercado español?

Sí, Facturae, que es el que ha adoptado la Administración General del Estado y sus organismos vinculados o dependientes y ha de ser utilizado por los proveedores de la misma así como por las empresas que tengan que presentar facturas -por ejemplo para justificar las subvenciones- en la AGE, en sus organismos públicos vinculados o dependientes.

¿Qué es Facturae?

Es el esquema diseñado conjuntamente por la Agencia Estatal de Administración Tributaria y el Centro de Cooperación Interbancaria.

En relación con los formatos y con objeto de garantizar la interoperabilidad entre las empresas, y entre éstas y la Administración General del Estado y sus organismos públicos vinculados o dependientes, se ha considerado conveniente determinar un estándar a utilizar en las facturas electrónicas por lo que en la Orden de Presidencia 2971/2007 de 5 de octubre se adopta el esquema Facturae que será de obligado cumplimiento desde el 1 de agosto de 2009 para todos los suministradores de la AGE que no puedan presentar cuenta abreviada de Pérdidas y Ganancias y para todas las empresas sin excepción a partir del 1 de noviembre de 2010.

¿Qué es un certificado de firma electrónica?

 Según la Ley 59/2003 de 19 de diciembre, “La firma electrónica constituye un instrumento capaz de permitir una comprobación de la procedencia y de la integridad de los mensajes intercambiados a través de redes de telecomunicaciones”

¿Qué certificados son válidos para facturar electrónicamente?

En la página de la AEAT se establece: “Las e-facturas deberán incorporar medios que garanticen la autenticidad e integridad de acuerdo con lo establecido en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del IVA, así como en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica. Para ello, pueden utilizar firma electrónica empleando cualquiera de los certificados acreditados por la Agencia, a efectos del cumplimiento de obligaciones tributarias formales por medios telemáticos.”

Por todo ello, EdasFacturas permite la confección de facturas como tradicionalmente se venía haciendo y es en el momento de la remisión cuando el usuario elige el formato: papel, PDF o factura electrónica Facturae.

Para facilitar el consentimiento del destinatario, EdasFacturas valida la firma electrónica en origen de manera que lo que recibe el cliente es un fichero XML – Facturae firmado, un PDF para visualizar el contenido de manera legible y el fichero de validación que garantiza que el certificado de firma utilizado estaba en vigor y no había sido revocado, cancelado o suspendido. Si el destinatario dispone de EdasFacturas, el archivo de dicha factura y todos sus ficheros relacionados es automático evitándose así errores humanos y garantizándose su conservación y consulta posterior.

 

Obligaciones legales del expedidor

1. Reglamento sobre Facturación Electrónica

La Orden 962/2007, de 10 de abril, desarrolla determinada disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el

Real Decreto 1496/2003, que es el reglamento de facturación. Al respecto del consentimiento del destinatario, se encuentra recogido en el Artículo 2 de la citada Orden, donde dice que el consentimiento podrá formularse de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito.

2. Creación de la factura

Mediante una aplicación informática, con los contenidos obligatorios mínimos requeridos.

3. Firma electrónica reconocida

4. Remisión telemática

5. Conservación de copia o matriz de la Factura

Esta obligación se regula en el artículo 1 del RD 1496/2003, donde se especifica la obligación de expedir, entregar y conservar facturas.

También han existido dudas sobre si las facturas electrónicas pueden emitirse en copia o sólo se debe guardar la matriz. Al respecto la Agencia Tributaria lo ha aclarado en el borrador antes citado (Art. 5) con la siguiente definición:

“Se entiende por Matriz de una factura (...) un conjunto de datos, tablas, base de datos o sistemas de ficheros que contienen todos los datos reflejados en las facturas junto a los programas que permitieron la generación de las facturas…”

6. Contabilización y anotación en registros de IVA

7. Conservación durante el período de prescripción

8. Garantía de accesibilidad completa

Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa:

  • visualización,
  • búsqueda selectiva,
  • copia o
  • descarga en línea e impresión.

Esta es una obligación inherente a la conservación de las facturas por medios electrónicos que el legislador denomina acceso completo a datos, tratando de facilitar la auditoría e inspección de las facturas electrónicas. (Articulo 9 del RD 1496/2003)

9. Subcontratación a un tercero

Todas las fases anteriores pueden ser subcontratadas a un tercero, sin perder su responsabilidad.

Regulado en el artículo 5.1 del RD 1496/2003 el legislador deja claro en ese mismo párrafo que, aunque se permite la subfacturación a terceros, es el obligado tributario el responsable de cumplir todas estas obligaciones.

 

Obligaciones legales para el destinatario

1. Recepción de la factura por medio electrónico

  • Verificación de los contenidos mínimos exigibles y
  • Verificación segura de la firma electrónica.

Regulado en el artículo 21 e inherente a las obligaciones de la conservación de las facturas electrónicas se indica que:

“el destinatario se debe asegurar de la legibilidad en el formato original en el que se haya recibido, así como, en su caso, de los datos asociados y mecanismo de verificación de firma”.

A diferencia del emisor, al que se permite construir la factura desde la matriz, el destinatario debe conservar los originales firmados.

2. Contabilización y anotación en registros de IVA.

3. Conservación durante el período de prescripción.

4. Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa:

  • visualización,
  • búsqueda selectiva,
  • copia o
  • descarga en línea e impresión.

5. Todas las fases anteriores puede subcontratarlas a un tercero, sin perder su responsabilidad.

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