Digitalización certificada
      
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Digitalización certificada

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¿Qué es la digitalización certificada?

Es la técnica que permite convertir documentos en papel a formato digital asegurando que la imagen es fiel e íntegra y que el resultado de la digitalización no puede ser modificado. Este término ahora mismo se aplica sólo a la conversión de formato de las facturas en papel y es el procedimiento mediante el cual estas facturas se pueden transformar a formato digital, conservando su valor fiscal.

Ha sido regulada de forma detallada en la Orden Ministerial EHA/962/2007 de 10 de abril aunque ya se preveía en el RD 1496/2003 de 28 de noviembre. Los aspectos formales se describen en la Resolución de 24 de octubre de 2007. En la exposición de motivos del RD 1496/2003 de 28 de noviembre, se recoge: “La directiva (comunitaria) impone a los Estados miembros la obligación de admitir la utilización de las nuevas tecnologías, tanto en la remisión de facturas como en su conservación”.

Posteriormente, en el mismo RD, artículo 19 sobre Obligación de conservación de facturas o documentos sustitutivos y otros documentos en el punto.2. se indica: “Los documentos deben conservarse con su contenido original, ordenadamente y en los plazos y con las condiciones fijados por este reglamento.” lo que ha llevado a la AEAT a incluir como requisito del procedimiento de digitalización certificada la obligación de generar una base de datos de facturas digitalizadas por período fiscal para garantizar que las imágenes y los datos en ella contenidas no puedan ser modificadas.

Para poder efectuar la conversión de formatos de papel a digital, ha sido determinante la firma electrónica que identifica al firmante y garantiza la integridad del contenido del fichero firmado.

Por todo ello, la digitalización certificada no sólo es posible sino recomendable por los grandes ahorros que genera este nuevo sistema de conservación que obligatoriamente ha de permitir el acceso completo a la información entre cuyas prestaciones se encuentra la visualización, la búsqueda selectiva, la copia o descarga en línea y la impresión.

¿Qué funcionalidades ha de tener un sistema de digitalización certificada?

De acuerdo con lo establecido en la Resolución de 24 de octubre:

1.- Ha de utilizar formatos estándares de uso común que garanticen la independencia de la plataforma tecnológica, eviten su obsolescencia y aseguren el acceso a las imágenes digitalizadas.

2.- El nivel de resolución de las imágenes digitalizadas ha de ser como mínimo de 200 ppp y por ello esto debe ser controlado por la aplicación.

3.- La aplicación de digitalización certificada tiene que asegurar que la imagen de la factura digitalizada sea fiel e íntegra. Además, cada factura ha de ser un único fichero, ya tenga una o varias páginas.

4.- El proceso de digitalización efectuará sin intervención del usuario y de forma desatendida:

* Digitalización de la imagen en memoria

* Proceso de optimización de la imagen para garantizar su legibilidad

* Asociación a cada factura de la referencia identificativa de la homologación concedida por al AEAT y de los metadatos exigidos por la AEAT (marca de tiempo, nombre y nº de versión de la solución homologada)

* Firma del fichero que contiene la imagen y los metadatos. La firma podrá efectuarse con un certificado electrónico instalado en el sistema de digitalización que será invocado por el software de digitalización certificada. El fichero, con la imagen resultante y sus metadatos, debe permanecer inalterado desde este instante.

5.- Es imprescindible para la homologación, que la aplicación incluya un Plan de Gestión de la Calidad que describa las operaciones de mantenimiento preventivo y las comprobaciones rutinarias que garanticen que el software de digitalización produce imágenes fieles e íntegras.

6.- Una vez digitalizadas y firmadas todas las facturas, al cierre del período fiscal se generará una base de datos documental en la que se conservará por cada documento digitalizado, un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros registro: Arts. 62 y siguientes del RD 1624/1992 de 29 de diciembre.

7.- Dicha base de datos documental se firmará con cualquiera de los sistemas de firma electrónica contemplados en la Ley 59/2003 de 19 de diciembre para garantizar su integridad e inalterabilidad. Las firmas pueden ser firma electrónica, firma electrónica avanzada y firma electrónica reconocida.

8.- Las facturas contenidas en la base de datos documental tienen que tener acceso completo y sin demora que es aquel que posibilitará la consulta en línea a los datos y las imágenes, la búsqueda selectiva por cualquiera de los datos vinculados, la copia o descarga en línea de los formatos originales y la impresión a papel.

Es importantísimo resaltar que El artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, contempla la digitalización certificada de facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos y establece que las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado

tributario pueda prescindir de los originales en papel que le sirvieron de base.

¿Qué beneficios aporta la digitalización certificada?

Uno de los más llamativos es la eliminación del archivo físico pero además de éste podemos señalar el ahorro de tiempo en la consulta y explotación de la información de las facturas, la posibilidad de exportar todas las facturas con sus datos contables a contabilidad o al asesor fiscal, la posibilidad de efectuar auditorías de cuentas sin tener que buscar y mover papel, la posibilidad de atender a las actuaciones fiscales de inspección, etc.

¿En cuánto se cuantifican los ahorros de la digitalización certificada?

 Hay diversos estudios de costes en el mercado que oscilan entre 7,88 € y 3 € por factura. Es evidente que cuanto mayor es la empresa, más claros están los costes. Además, si la organización es grande, los controles están más dispersos afectando a almacén, compras, producción, tesorería, finanzas, etc. Por ello, si a la digitalización certificada le sumamos la posibilidad de integrarse automáticamente con el flujo de aprobación, los ahorros son enormes.

Si además, la solución de digitalización certificada homologada es capaz de entenderse con sistemas OCR de extracción automática de datos contables, el automatismo significará una clara mejora en los procesos de negocio actuales sin por ello exigir grandes inversiones ni cambios profundos en los mismos Obviamente, para ello, la solución de digitalización certificada deberá ser capaz de entenderse con escáneres de alta producción capaces de digitalizar grandes volúmenes de facturas.

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