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Gestión documental: Estado Actual de los Archivos

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1. Problemática actual de los documentos de archivo

En la actualidad, la gestión de los documentos en el archivo plantea una serie de problemas que dificultan la correcta utilización del archivo. Por ello es necesario hallar una solución que convierta ese gran laberinto de documentación en información controlable, perfectamente localizable tanto por su procedencia como por una serie de descriptores y otros términos, hasta alcanzar así rentabilidad y facilitar en definitiva la difusión y conservación de los documentos.

Los problemas fundamentales son:

  • Crecimiento exponencial de la documentación utilizada en las empresas.
  • Excesiva información de gran diversidad tanto tipológica como temática.
  • Falta de normalización.

2. Organización del Archivo

El primer paso para organizar y almacenar la documentación es determinar cuál va a ser la estructura y delimitar los distintos niveles. En este sentido consideraremos un principio fundamental de la Archivística: la clasificación ha de basarse en las Series Documentales ya que es imprescindible regirse por el Principio de Procedencia. Gracias a este hecho, y con las palabras de Ana Duplá del Moral se puede definir el Archivo como “Un conjunto orgánico de documentos testimonio de la organización y del funcionamiento de la administración, y no una colección de documentos reunidos de forma subjetiva, útil solamente para la persona que lo ha organizado[1]

Para CRUZ MUNDET la finalidad de los documentos es estar al servicio de la toma de decisiones, y éstas dependen directamente de la forma en que la documentación haya sido organizada y de las posibilidades de acceso a la misma. Por ese motivo, hay que reunir el fondo de archivo en una estructura que permita su fácil acceso y consulta.

La documentación, con el tiempo, pierde valor administrativo y legal, pero adquiere un valor de utilización para la investigación y la difusión cultural. En un sistema automatizado esta documentación no sólo se guarda sin costes añadidos de almacenamiento, sino que además se almacena en un sistema de fácil recuperación.

En la actualidad “El volumen documental está generando grandes problemas, principalmente por la multiplicación innecesaria y las excesivas e incontroladas reproducciones de la documentación original[2] por lo que se hace imprescindible utilizar las nuevas tecnologías para frenar la “invasión documental”. Este hecho ocasiona también grandes problemas de pérdida de tiempo, que pueden ser subsanados con el acceso en tiempo real al documento, así como a sus datos descriptivos, porque como dice Antonia Heredia: “La rentabilidad de la automatización está principalmente en el ahorro de tiempo[3]

Las funciones que F.J. Gª Marco afirma han de tener un sistema automatizado, son:

  • Informar sobre las existencias globales, por áreas, niveles documentales, etc.
  • Informar del espacio disponible
  • Generar impresos con listados
  • Indicar criterios de conservación según el valor de los documentos
  • Capacidad de reproducción y cambio de soporte
  • Preservación de originales
  • Recuperación con buenos tiempos de respuesta
  • Exportación de documentación gráfica a editores de texto

Por otra parte, la automatización va a permitir reducir los instrumentos de control.[4] Uno de los objetivos fundamentales de cualquier organización es la seguridad en cuanto a manipulación y exposición de los documentos. En caso de que se haya de consultar directamente el original y éste salga del archivo, se puede hacer una referencia en el programa que indique su ubicación.



[1] DUPLÁ DEL MORAL, Ana. Manual de Archivos de Oficina para Gestores. Madrid: Marcial Pons, 1997.

[2] HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística general : teoría y práctica. Sevilla : Diputación Provincial, 1991, pág. 120.

[3] HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística general : teoría y práctica. Sevilla : Diputación Provincial, 1991, pág. 353.

[4] CRUZ MUNDET, J.R. Archivos Municipales de Euskadi: Manual de organización. Bilbao: I.V.A.P., 1996

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