Consultoría documental
      
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Servicios

Nuestro departamento de documentación dispone de personal especializado que estudia la problemática documental y elabora las recomendaciones pertinentes en todo lo relacionado con el flujo de la documentación, su organización, clasificación, archivo y recuperación.

Entre sus funciones principales están las siguientes:

  • Analiza y define estructuras de información.
  • Diseña los criterios de organización orientados a su archivo.
  • Establece las series y tipologías documentales.
  • Define la duración del ciclo de vida de cada documento.
  • Determina las condiciones para proceder al expurgo de cada tipo de documento.
  • Define el cuadro de clasificación basándose en la estructura de la compañía.
  • Establece un lenguaje controlado capaz de identificar el contenido de los distintos documentos.

Una vez presentadas las recomendaciones y el diseño del sistema, ZeroComa estudia las necesidades de adaptación de EdasCorp para resolver la problemática planteada teniendo en cuenta su posible integración con los sistemas de gestión de la información de la organización y la optimización de la captura y su indización.

Su funcionalidad ha tenido en cuenta:

  • A quién va dirigido: usuarios no informáticos.
  • Cómo se va a utilizar: clasificación de los documentos, utilización de descriptores, restricciones de acceso y/o de explotación.
  • Cómo se va a organizar: diseño de la estructura, niveles de archivo, adaptabilidad a cada tipo de archivo, etc.
  • Cómo se va a capturar la información: de forma desasistida, en buzón por personal sin criterio o de forma definitiva.
  • Qué documentación: la que procede del exterior (mediante escaneo) o la generada internamente por el propio sistema de gestión de la organización, a través de herramientas ofimáticas, procedente de Internet, etc.
  • Cómo se va a buscar: a través de toda la base de datos o por medio de búsquedas complejas utilizando descriptores y campos de búsqueda directa.
  • Seguridad del sistema: a nivel de red local, a nivel del sistema y a nivel de documento.
  • En qué sistema se va a llevar a cabo su explotación: sobre Pc’s con sistema operativo Windows 95 y superiores.
  • Entorno de trabajo: en monousuario o red local (Windows NT o red Novell), en Internet o Intranet.
  • Sistemas de almacenamiento: discos magnéticos, ópticos, removibles, CD Rom, Juke-box.
  • Herramientas: auditoría del sistema de gestión de archivos, control del sistema, workflow, traspaso de información de menor frecuencia de consulta, impresión, etc.

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