EdasControl de Albaranes

Productos

Dirigido a empresas de distribución y logística

EdasControl de Albaranes es un módulo que se puede contratar para ser instalado con EdasPro o EdasCorp. Permite el seguimiento de los albaranes emitidos y recibidos.

A través de un sencillo enlace entre la aplicación de gestión del cliente, EdasControl de Albaranes recoge el fichero de los albaranes emitidos y crea su ficha de forma desasistida.

Una vez recepcionados los albaranes devueltos por los transportistas, se escanean referenciándose automáticamente gracias al código de barras que llevan impreso en el que se incluyen los datos relevantes para su localización posterior como pueden ser el nº de expedición, el cliente, etc.

Cuando el proceso de escaneado finaliza, la aplicación genera si procede, un fichero con los albaranes que habiendo sido emitidos, no han sido devueltos. Así, gracias a este control, prácticamente en tiempo real se detecta qué envíos no han sido realizados o, habiéndose llevado a cabo, no están documentados siendo, por lo tanto muy fácil localizarlos.

El retorno de la inversión de esta aplicación, en función del nº de albaranes emitidos, está entre 1 semana y 1 mes ya que cuanto mayor es el nº de envíos que ha de hacer la empresa de distribución o de logística, mayor es la posibilidad de pérdida de albaranes y la no presentación del justificante de entrega significa el impago de la factura por el servicio y/o por los productos enviados.

Pero si además el cliente tiene contratadas varias entregas con la empresa de distribución, la no justificación de una de ellas, bloquea el pago de todas.

Sin la aplicación EdasControl de Albaranes, la empresa debe llevar a cabo un penoso trabajo de archivo, fotocopiado de los justificantes, envío por fax o por correo electrónico, localización, rearchivo... cuando la Orden Fom 238/2003 de 31 de enero establece en relación con la obligación de conservación de la documentación de control de los envíos de transporte que "finalizado el transporte del envío de que se trate, el transportista y el cargador y en su caso el operador de transportes que hubieran intervenido en el contrato o contratos de que sea consecuencia deberán conservar una copia de la documentación de control, a disposición de la Inspección del Transporte Terrestre, durante al menos un año".

Realizada una consulta a la Secretaría General de Transportes - Dirección General de Transportes por Carretera, la respuesta que tuvo lugar en fecha 30 de noviembre de 2004 considerando que la vigente Orden no establece ninguna forma específica de conservación de la documentación de control, respondió:

1. "El modo de conservación de la documentación de control es libre, pudiendo por tanto realizarse, tanto mediante la documentación original, como mediante copia de la misma y en cualquier soporte, tanto óptico, como electrónico mediante papel u otro sistema.
2. En todo caso debe quedar garantizada la integridad de la información, de modo que ésta sea fiel reproducción de la documentación de control original.
3. En todo momento debe garantizarse, tanto el acceso a la información por parte de la Inspección de Transportes Terrestres, como su puesta a disposición, a petición de ésta, de forma que los datos de la documentación de control resulten legibles."