¿Qué es la digitalización certificada de facturas?

En EdasFacturas, la digitalización certificada genera como resultado del proceso una base de datos de facturas obteniendo por cada factura una ficha compuesta por su imagen firmada en formato PDF y sus datos de conservación obligatorios, y pudiendo buscar cualquier factura/s por más de 50 campos.

El proceso de extracción de la información se puede hacer de muchas formas como se puede ver en el gráfico en los puntos 4a, 4b y 4c (manualmente, mediante procedimientos OCR, importando información de otros sistemas…), dependiendo del volumen de facturas o de la operativa de la empresa, buscando siempre adaptar al máximo la solución a la situación concreta del cliente.

Para un entorno de micropyme y autónomo, la funcionalidad de digitalización certificada puede interesar complementarla con módulos como el EdasLink Contabiildad para poder volcar la información de las facturas en formato de asiento contable a la contabilidad aprovechando los datos ya extraídos y obteniendo un archivo digital con valor legal.

Aunque la Resolución de 24 de Octubre de 2007 especifica ciertos tipos de documentos, en la realidad la digitalización certificada se está extendiendo a más entornos de la mano de algunos organismos que se apoyan en este procedimiento para añadir seguridad a los procesos de conservación digital de documentos. Por ejemplo las ECLU (entidades colaboradoras para la gestión de licencias urbanísticas) en la Comunidad de Madrid, que precisan de un sistema de digitalización certificada para escanear toda la documentación en papel que se presenta en registro (mapas, justificantes de pago, notas simples…) no teniendo nada que ver esta documentación con la referida en la resolución anteriormente mencionada, pero en este caso es la Comunidad de Madrid la que decide sobre la validez de este procedimiento.

Por otro lado, Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo requiere, a las entidades afectas por esta ley, la conservación de documentación con la diligencia debida con sistemas “…electrónicos que garanticen su integridad, la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización.”

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