Recepción de facturas en los Puntos Generales de Entrada

Para facilitar la facturación a los proveedores de bienes y servicios de la Administración, se ha configurado el proceso de la forma siguiente:

  • Los Puntos Generales de Entrada, por lo tanto, hacen las veces de transportador de facturas hasta los registros contables; pero no sólo eso: antes de admitir una factura, valida su formato y contenido, valida la firma electrónica que garantiza su integridad y autenticidad y efectúa el asiento registral de entrada en el punto.
  • El asiento registral consta de nº de registro, fecha y hora de recepción. De esta manera, los proveedores tienen constancia de que la factura ha sido correctamente entregada.
  • Una vez recibida en los puntos de entrada, éstos se ocupan de remitirla al registro contable que corresponda en función de los identificadores DIR3 que indican quién es su destinatario.  En los DIR3, se especifican el Órgano Gestor, la Unidad Tramitadora y la Oficina contable.
  • Una vez recibida automáticamente la factura en el RCF (Registro contable de facturas), éste vuelve a registrarla a efectos de control del gasto y de cumplimiento de los compromisos de pago, registro que es retornado al Punto General de Entrada con objeto de que los proveedores puedan saber que la factura ha sido remitida a su destino.
  • En los Puntos Generales de Entrada, se controlan dos flujos de trabajo con cada factura: estados de tramitación y estados de anulación.  En el primero de ellos, la factura puede pasar por los siguientes estados: recibida, rechazada, conformada, pagada.  En el flujo de anulación, los estados pueden ser: no solicitada anulación, solicitada anulación, aceptada anulación, anulación propiamente dicha.
  • Los aspectos funcionales y técnicos de los Puntos Generales de Entrada se describen en el Reglamento HAP 1074/2014 de 24 de junio y aunque la Administración General del Estado ha desarrollado el conocido como FACe y ofrece su adhesión y utilización gratuita a todas las AAPP obligadas por la Ley 25/2013, las Comunidades autónomas y las Entidades Locales pueden, si lo justifican desde un punto de vista económico y técnico, implantar su propio punto de entrada pero siempre cumpliendo la mencionada Orden.
  • Finalmente, los registros contables de facturas se describen en la Orden HAP 492/2014 de 27 de marzo.
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