¡Cómo tener éxito acometiendo la transformación digital en tu empresa!

Después de mucho tiempo por fin desde las instituciones del Estado y en todo el tejido empresarial español se ha tomado conciencia de la importancia de la digitalización de procesos y prueba de ello son los fondos que desde Europa van a llegar a España para ser aplicados a inversiones orientadas a conseguir el cambio de los procedimientos que hasta ahora se venían haciendo de forma manual y utilizando principalmente papel. 

Por otra parte, en España las empresas tecnológicas llevan mucho tiempo invirtiendo en el desarrollo de herramientas de trabajo colaborativo, aplicaciones de automatización de procesos, diseño de Web y sistemas de difusión y venta de los productos y servicios que las empresas usuarias ofrecen,  explotación de la información en la nube, … Gracias a todo esto, las empresas españolas van a poder incorporar las nuevas tecnologías sin mucho esfuerzo, porque una de las grandes aportaciones de los diseñadores TIC es la sencillez de uso de sus productos y aplicaciones al comprender que hay que evitar el rechazo al cambio y los usuarios no tienen tiempo de formarse en procedimientos nuevos complejos.

La tecnología es capaz de ofrecer soluciones a la comunicación y gestión interna de una empresa (programas de gestión automática de gastos profesionales o uso de plataformas para la realización de reuniones, almacenamiento de archivos, etc) y a la comunicación y gestión con colaboradores, clientes, proveedores, es decir, con otras empresas (presentación de ofertas, gestión de pedidos, factura electrónica, control de pagos) o con la Administración Pública (factura electrónica, conocimiento del estado de tramitación y de aprobación del pago, gestión automática de notificaciones y requerimientos oficiales o gestión de impuestos, entre otros).

Algunos de los aspectos principales en el proceso de transformación digital que hay que tener en cuenta para asegurar el éxito del cambio, son:

1. La Transformación Digital ha de tener en cuenta que es imprescindible elegir infraestructuras sólidas e independientes y herramientas o aplicaciones de reconocida calidad. Hay que invertir en tecnología punta y tener en cuenta la solvencia de los proveedores de manera que se garantice el soporte y su evolución a lo largo del tiempo y a nuevas demandas del mercado.

2. La Administración está regulando el diseño de las diferentes soluciones para impedir que se puedan “hacer trampas” consiguiendo además reducir el fraude fiscal y contable.  Por su parte, los usuarios que cumplan con lo exigido por la Administración, eliminarán las posibilidades de ser sancionado. En determinados procesos como la transformación de los documentos en papel a formato electrónico, la digitalización certificada de facturas, documentos sustitutivos y otros documentos, ha sido descrita por la Agencia Estatal de Administración Tributaria en el RD 1496/2007 y una posterior Resolución de 24 de octubre que regula el procedimiento de transformación para garantizar la integridad y la autoría de las actuaciones aportando a los usuarios la seguridad de que lo que se hace cumple con los requisitos marcados. En definitiva, las aplicaciones o soluciones tienen que estar diseñadas para responder no solo tecnológicamente a lo que demanda el mercado, también es imprescindible que cumplan con los requerimientos de la normativa actualen materia fiscal y si procede, deberán estar certificadas.

3. La tecnología Cloudreduce drásticamente el riesgo de pérdida de información y disminuye el error en la gestión de documentos. Los programas de software y aplicaciones para ser utilizadas en la nube, ofrecen flexibilidad, versatilidad y escalabilidad. La Nube proporciona a los usuarios accesibilidad y seguridad al mismo tiempo. Combinada con la inteligencia artificial y el machine learning, el software en la Nube tiene gran capacidad de desarrollo y ofrece a las pymes nuevas actualizaciones y mejoras que van dando respuesta a nuevas necesidades.

4. Eliminar el papel.Una de las ventajas de la digitalización de los procesos empresariales es que toda documentación ha de estar en formato digital y, por lo tanto, se pueden eliminar ingentes cantidades de papel que ocupan mucho espacio, impiden garantizar el control de acceso y asegurar su confidencialidad y atrae polvo. La tecnología almacena y centraliza la información en un lugar seguro permite que sea consultada en cualquier momento de forma ágil, y agiliza las tareas de búsqueda en actuaciones de inspección de Hacienda, en auditorías, en justificación de ayudas institucionales, …

5. Disponer de soluciones que permitan aumentar la automatización de los procesos en áreas estratégicas de las organizaciones. La digitalización de procesos sólo es real si va a día de hoy de la mano de la automatización. Ejemplo de automatización es la orquestación de los trabajos de tramitación y aprobación de ciertos documentos mediante un gestor de procesos, haciendo que los trabajadores sepan cuándo tienen que hacer algo y qué es lo que tienen que hacer en ese momento concreto en el que les toca intervenir. Esta metodología de trabajo es aplicada en las soluciones de ZeroComa orientadas a: gestión de Notificaciones/Comunicaciones electrónicas remitidas por las Administraciones Públicas, aprobación de una factura, de un gasto, etc. Gracias a la automatización de procesos, el personal de una empresa podrá dedicar mucho más tiempo a tareas de más valor añadido. 

Las Soluciones de ZeroComa están orientadas a obtener un máximo aprovechamiento en el proceso de digitalización de una organización. La potencia, sencillez y perfecta adecuación de nuestras Soluciones en grandes y pequeñas empresas hacen que nuestra tecnología sea líder en su segmento.  

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