PFU (EMEA) Limited ha analizado una serie de factores que tendrán un papel fundamental en la digitalización documental en 2020, según recoge la plataforma tecnológica IT Digital Media Group. De entre las premisas necesarias se encuentra la seguridad dada por el uso de soluciones que se adecuen a las normativas actuales y cuyos procesos sean eficaces. La digitalización documental deberá construir servicios omnicanal, totalmente integrados, que satisfagan las necesidades de los clientes.
A la hora de capturar datos, será primordial atender a la calidad de la imagen de los documentos. De este modo se evitarán errores y la agilidad del proceso de escaneado será superior al volcarse los datos en el sistema de una forma clara y precisa. El estudio incide en cómo este año se mejorará la calidad de las imágenes debido en parte a la Inteligencia Artificial (IA) y al Machine Learning que ayudarán al software de reconocimiento y lectura de los datos de forma automatizada (OCR) a realizar mejor su trabajo.
Mayor atención a la experiencia de usuario
Las empresas, especialmente las del sector servicios, deberán asegurarse de proporcionar la mejor experiencia posible a sus clientes. Por ello la solución debe cuidar el diseño y la ergonomía para ahorrar espacio. Esto permitirá al personal poder permanecer en su puesto para atender bien al cliente. En caso de requerir la alimentación de varios documentos, la tarea de digitalización eliminará cualquier posibilidad de atasco o que el documento original del cliente pueda dañarse. Todo esto combinado será lo que permita crear una experiencia satisfactoria para el usuario.
La integración de estas soluciones deberá hacerse en las empresas con flexibilidad, sin afectar al desarrollo normal de las mismas.El sector de la digitalización documental en 2020 deberá construir servicios omnicanal, totalmente integrados, que puedan alinearse con las necesidades de sus clientes con una mínima interrupción, para los cuales muchos de los principales fabricantes ya están preparados.
En el proceso de digitalizar los datos es importante la seguridad y se deberá garantizar que no se pueda realizar un escaneado no autorizado, y que el proceso esté protegido contra ciberataques. Para asegurar el cumplimiento del RGPD, hay que garantizar que los usuarios que intervienen en el proceso de digitalización, captura de datos y archivo sean los adecuados, tengan los permisos necesarios y que la infraestructura utilizada esté auditada por los sistemas y responsables de la empresa.
FUENTE: IT
