Las empresas buscan transformarse digitalmente para la gestión de viajes y gastos

La gestión de los viajes y gastos profesionales es una de las tareas a automatizar en las compañías. Según un estudio publicado por Amadeus a Forrester Consulting y del que se hace eco el diario de turismo profesional Agent Travel, las compañías reconocen la necesidad de replantear su metodología en este área para hacerla más digital. De este modo, se mejoraría la experiencia del usuario y se ganaría eficiencia en los trámites y operaciones financieras.

El estudio muestra la ineficiencia de herramientas tradicionales, como las hojas de cálculo, cuyo uso conlleva una media de 14 horas en la tramitación de los viajes y gastos asociados, desde la reserva hasta el reembolso a los viajeros, los aprobadores, los auditores y los contables.

Agent Travel recoge que la Asociación Mundial de Viajes de Negocios cifró en un 19% el porcentaje de las reclamaciones de viajes y gastos que se procesan mal, lo que se traduce en casi 20 minutos para rectificar y unos 44 euros de más.

“Mediante la transformación de estos procesos o la adopción de herramientas modernas de viajes y gastos, los empleados pueden reducir el tiempo que dedican a tareas largas y los equipos de finanzas pueden acceder a información en tiempo real para gestionar los pagos de forma más eficiente”, apunta Amadeus.

Soluciones integradas y de plataforma única

El informe revela que las empresas necesitan replantearse la gestión de los viajes y gastos corporativos como parte de su proceso de transformación digital. Forrester afirma que los departamentos de finanzas que quieran transformarse digitalmente y cambiar su metodología de trabajo deberán recurrir a soluciones integradas y de plataforma única.

Una de las aplicaciones de gestión automatizada de viajes y gastos profesionales es el software de Notas de Gasto Okticket. Homologado por la AEAT, recoge a partir de la captura del ticket desde el móvil, todos los datos de las facturas y tickets para poder ser procesados por el departamento de Administración.

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