Vuelven los viajes profesionales, ¿por qué deberías automatizar la gestión de los gastos de empresa?

Vuelven los viajes a las empresas y con ello, las dietas, los traslados, y todo gasto vinculado a la empresa. Pero ¿sabes que existe una forma automática de gestionar todos los gastos profesionales de tus empleados? Si llevas la contabilidad o la administración de una pequeña o mediana empresa, despídete de los tickets en papel, de los encuentros con los empleados para que justifiquen sus gastos y de una infinidad de protocolos que no hacen más que alargar un proceso que acaba siendo tedioso por ambas partes.

Empieza a controlar, gestionar y validar los gastos de los trabajadores de tu empresa con una aplicación móvil y de escritorio. Desde una interfaz intuitiva y ordenada podrás visualizar todos los tickets vinculados al gasto profesional de un trabajador y reportarle en tiempo real del estado del gasto (validado o rechazado).

El proceso comienza con la captura con el móvil del ticket de un determinado gasto, supongamos que se trata de una comida con un cliente por un importe de 140€. El trabajador sube la foto a la aplicación para que, desde ahí, la tecnología OCR empiece a volcar los datos (tipo de gasto, importe, IVA…). A partir de ahí, todo queda almacenado en la Nube y el proceso pasa a ser completamente digital.

¿Por qué toda pyme debería automatizar la gestión de los gastos de empresa con la aplicación de gestión de gastos profesionales de ZeroComa? A continuación, explicamos las ventajas de utilizar esta aplicación:

  • Di adiós a los tensos encuentros con los trabajadores justificando sus gastos, y también a la posibilidad de que los tickets se vuelvan inelegibles o se extravíen. 
  • Los tickets, desde su captura con cualquier móvil con cámara, quedan automáticamente almacenados en la Nube. Ahí se puede iniciar el proceso de validación o consultar el gasto y su estado en cualquier momento.
  • Acceso a la información en tiempo real.
  • Los tickets y las hojas de gasto quedan guardados en un entorno Cloud seguro de cara a futuras inspecciones.
  • Agilidad en la transmisión de la información que conlleva ahorro de tiempo.
  • Reducción del margen de error provocado por el proceso manual.
  • Esta herramienta digital está actualizada al momento con la última normativa referente a impuestos y obligaciones fiscales. El contable o administrador no tendrá que consultar el contexto actual ya que Okticket cuenta con la homologación de la Agencia Tributaria y, por tanto, un ticket digitalizado en esta herramienta adquiere la misma validez legal que el original en papel.
  • Elimina el papel. El uso de Okticket permite la existencia de oficinas libres de espacio y polvo generado por el papel.

¡Cómo tener éxito acometiendo la transformación digital en tu empresa!

Después de mucho tiempo por fin desde las instituciones del Estado y en todo el tejido empresarial español se ha tomado conciencia de la importancia de la digitalización de procesos y prueba de ello son los fondos que desde Europa van a llegar a España para ser aplicados a inversiones orientadas a conseguir el cambio de los procedimientos que hasta ahora se venían haciendo de forma manual y utilizando principalmente papel. 

Por otra parte, en España las empresas tecnológicas llevan mucho tiempo invirtiendo en el desarrollo de herramientas de trabajo colaborativo, aplicaciones de automatización de procesos, diseño de Web y sistemas de difusión y venta de los productos y servicios que las empresas usuarias ofrecen,  explotación de la información en la nube, … Gracias a todo esto, las empresas españolas van a poder incorporar las nuevas tecnologías sin mucho esfuerzo, porque una de las grandes aportaciones de los diseñadores TIC es la sencillez de uso de sus productos y aplicaciones al comprender que hay que evitar el rechazo al cambio y los usuarios no tienen tiempo de formarse en procedimientos nuevos complejos.

La tecnología es capaz de ofrecer soluciones a la comunicación y gestión interna de una empresa (programas de gestión automática de gastos profesionales o uso de plataformas para la realización de reuniones, almacenamiento de archivos, etc) y a la comunicación y gestión con colaboradores, clientes, proveedores, es decir, con otras empresas (presentación de ofertas, gestión de pedidos, factura electrónica, control de pagos) o con la Administración Pública (factura electrónica, conocimiento del estado de tramitación y de aprobación del pago, gestión automática de notificaciones y requerimientos oficiales o gestión de impuestos, entre otros).

Algunos de los aspectos principales en el proceso de transformación digital que hay que tener en cuenta para asegurar el éxito del cambio, son:

1. La Transformación Digital ha de tener en cuenta que es imprescindible elegir infraestructuras sólidas e independientes y herramientas o aplicaciones de reconocida calidad. Hay que invertir en tecnología punta y tener en cuenta la solvencia de los proveedores de manera que se garantice el soporte y su evolución a lo largo del tiempo y a nuevas demandas del mercado.

2. La Administración está regulando el diseño de las diferentes soluciones para impedir que se puedan “hacer trampas” consiguiendo además reducir el fraude fiscal y contable.  Por su parte, los usuarios que cumplan con lo exigido por la Administración, eliminarán las posibilidades de ser sancionado. En determinados procesos como la transformación de los documentos en papel a formato electrónico, la digitalización certificada de facturas, documentos sustitutivos y otros documentos, ha sido descrita por la Agencia Estatal de Administración Tributaria en el RD 1496/2007 y una posterior Resolución de 24 de octubre que regula el procedimiento de transformación para garantizar la integridad y la autoría de las actuaciones aportando a los usuarios la seguridad de que lo que se hace cumple con los requisitos marcados. En definitiva, las aplicaciones o soluciones tienen que estar diseñadas para responder no solo tecnológicamente a lo que demanda el mercado, también es imprescindible que cumplan con los requerimientos de la normativa actualen materia fiscal y si procede, deberán estar certificadas.

3. La tecnología Cloudreduce drásticamente el riesgo de pérdida de información y disminuye el error en la gestión de documentos. Los programas de software y aplicaciones para ser utilizadas en la nube, ofrecen flexibilidad, versatilidad y escalabilidad. La Nube proporciona a los usuarios accesibilidad y seguridad al mismo tiempo. Combinada con la inteligencia artificial y el machine learning, el software en la Nube tiene gran capacidad de desarrollo y ofrece a las pymes nuevas actualizaciones y mejoras que van dando respuesta a nuevas necesidades.

4. Eliminar el papel.Una de las ventajas de la digitalización de los procesos empresariales es que toda documentación ha de estar en formato digital y, por lo tanto, se pueden eliminar ingentes cantidades de papel que ocupan mucho espacio, impiden garantizar el control de acceso y asegurar su confidencialidad y atrae polvo. La tecnología almacena y centraliza la información en un lugar seguro permite que sea consultada en cualquier momento de forma ágil, y agiliza las tareas de búsqueda en actuaciones de inspección de Hacienda, en auditorías, en justificación de ayudas institucionales, …

5. Disponer de soluciones que permitan aumentar la automatización de los procesos en áreas estratégicas de las organizaciones. La digitalización de procesos sólo es real si va a día de hoy de la mano de la automatización. Ejemplo de automatización es la orquestación de los trabajos de tramitación y aprobación de ciertos documentos mediante un gestor de procesos, haciendo que los trabajadores sepan cuándo tienen que hacer algo y qué es lo que tienen que hacer en ese momento concreto en el que les toca intervenir. Esta metodología de trabajo es aplicada en las soluciones de ZeroComa orientadas a: gestión de Notificaciones/Comunicaciones electrónicas remitidas por las Administraciones Públicas, aprobación de una factura, de un gasto, etc. Gracias a la automatización de procesos, el personal de una empresa podrá dedicar mucho más tiempo a tareas de más valor añadido. 

Las Soluciones de ZeroComa están orientadas a obtener un máximo aprovechamiento en el proceso de digitalización de una organización. La potencia, sencillez y perfecta adecuación de nuestras Soluciones en grandes y pequeñas empresas hacen que nuestra tecnología sea líder en su segmento.  

Consulta las más de 10 Soluciones digitales que hemos diseñado.

La Dirección Electrónica Habilitada Única (DEHú) ya se encuentra activa y sustituirá a la DEH para la recepción de notificaciones electrónicas

Desde el pasado 6 de septiembre y en adelante la comparecencia de notificaciones electrónicas se realiza a través de la Dirección Electrónica Habilitada Única (DEHú), de acuerdo con el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo.

Esta nueva plataforma, que ya no será la conocida Dirección Electrónica Habilitada (DEH), hará las mismas funciones de puesta a disposición, acceso y comparecencia de documentos y actos administrativos a los ciudadanos por parte de la Administración Pública.

No obstante, se ha establecido un periodo transitorio para dar tiempo a la adaptación en el que se mantendrá el envío de notificaciones a la DEH pero que, previsiblemente, dejarán de enviarse a esta plataforma finalizado el último trimestre de 2021.

El Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, publica en su artículo 42 la práctica de las notificaciones a través de medios electrónicos y establece en el punto 5 lo siguiente:

«Toda notificación cuyo emisor pertenezca al ámbito estatal a que se refiere el artículo 1.2 de este Reglamento se pondrá a disposición del interesado a través de la Dirección Electrónica Habilitada única, incluyendo el supuesto previsto en el artículo 42.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre. Asimismo, los emisores de ámbito estatal podrán notificar en su sede electrónica o sede electrónica asociada de forma complementaria a la puesta a disposición en la Dirección Electrónica Habilitada única».

Cómo solicitar las vacaciones fiscales para que Hacienda no te envíe notificaciones en tu tiempo de descanso

Hacienda no descansa y los numerosos requerimientos a empresas y autónomos tampoco. Si no se atiende a una notificación, se está cometiendo una infracción grave y puede conllevar sanciones de cuantías elevadas. Pero ¿sabes que toda empresa y autónomo dispone de vacaciones fiscales?

El derecho a la desconexión digital está calando en el mundo laboral y cada vez son más los trabajadores por cuenta propia y empresas que necesitan tomarse un tiempo de descanso y alejarse de la actividad y rutina que requieren sus negocios. Pues bien, Hacienda concede un periodo de gracia de 30 días al año, tiempo exento de envío de comunicaciones y requerimientos.

Las empresas y autónomos que se pueden acoger a este periodo de cortesía son los que están obligados a disponer de una dirección digital para sus comunicaciones con la Agencia Tributaria. También se encuentran enmarcados los que hayan optado voluntariamente por recibir notificaciones electrónicas.

El periodo de cortesía es de 30 días por año y no hace falta que se consuman de una sola vez. Para disfrutar de los mismos es necesario comunicarlo con una semana de antelación. La gestión de este trámite puede realizarse, si se desea, por un tercero autorizado y con el certificado digital o Cl@ve PIN desde el móvil o vía web accediendo a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria y desde ahí a la zona “Mis notificaciones”. Dentro, encontrarás el enlace Solicitar días en los que no se pondrán notificaciones en Dirección Electrónica Habilitada.

No atender una notificación electrónica de Hacienda se penalizará con multas de hasta 600.000 euros

No atender una notificación electrónica de Hacienda en los plazos establecidos puede costarte multas de hasta 600.000 euros, según una reciente resolución del Tribunal Económico Administrativo Central (TEAC).

Desde la paulatina sustitución de los envíos postales de cartas certificadas por notificaciones electrónicas, Hacienda pone el foco ahora en este último tipo de comunicación a través de su Dirección Electrónica Habilitada (DEH), plataforma en el que se pone a disposición cualquier notificación electrónica independientemente de su naturaleza y nivel de urgencia. Ahora, tanto la carta física como la notificación electrónica exigen el mismo compromiso por parte del contribuyente a todos los efectos.

Así lo establece una resolución del Tribunal Económico Administrativo Central (TEAC), por la que se unifica criterio y se remarca que un contribuyente que está obligado a disponer de Dirección Electrónica Habilitada (DEH) al no acceder y hacer caso omiso de los requerimientos de información notificados por la Agencia Tributaria a través de medios electrónicos estaría cometiendo una infracción grave tipificada en el artículo 203 de la Ley 58/ 2003 (LGT) que puede ser sancionada con multas de entre 150 euros y 600.000 euros, independientemente de la intencionalidad o si se desconocía la presencia de la misma.

Según recuerda el digital Autónomos y Emprendedores, la Seguridad Social y la Agencia Tributaria obliga a determinados contribuyentes a comunicarse con ellos a través de una plataforma digital y entre los cuales se hayan autónomos o profesionales colegiados (abogados, psicólogos o arquitectos). Por ello, si existe la obligación de tener este buzón electrónico, también existe el deber de consultar los requerimientos electrónicos que envíe Hacienda y cumplir con sus requerimientos y plazos.

EdasTBAI de ZeroComa, registrado como «software garante» para la presentación de TicketBAI

  • TicketBAI-BATUZ, el nuevo método de facturación de los negocios en Bizkaia, será obligatorio a partir del año 2024.
  • EdasTBAI es una solución validada como software garante por la Hacienda de Bizkaia para poder dar cumplimiento a las nuevas obligaciones TicketBAI.   

La Solución de ZeroComa EdasTBAI dispone de la calificación de “Software Garante” por lo que es oficialmente una herramienta acreditada para dar cumplimiento a las obligaciones TicketBAI.

TicketBAI es un nuevo método de facturación que entrará en vigor a partir del año 2024 en el País Vasco. Todas las empresas con sede social en esa comunidad, independientemente de su tamaño, sector y volumen de facturación, estarán obligadas a contratar software certificado por la hacienda foral correspondiente (Bizkaia, Guipúzcoa o Álava) para presentar en tiempo real los ingresos percibidos durante su actividad.

EdasTBAI

En concreto, TicketBAI-BATUZ es el programa impulsado por la Hacienda de la provincia de Bizkaia y comprende la implementación en los negocios de un software certificado para cumplir con los requisitos del nuevo método de facturación, su información en tiempo real a Hacienda, la presentación de la contabilidad y Libros Registro 140 (para personas físicas) y 240 (para personas jurídicas) y la elaboración de borradores para autónomos y empresas por parte de Hacienda.

ZeroComa redobla esfuerzos y sigue apostando por ayudar a las empresas en el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Su Solución EdasTBAI que es ágil, sencilla e intuitiva permite dar cumplimiento a los requerimientos del proyecto TicketBAI en cualquier tipo de compañía.

Cómo deshacerte de la documentación física de tu empresa cumpliendo con la Ley

  • El software de Digitalización Certificada permite que los documentos escaneados adquieran completa validez legal ante Hacienda.

¿No sabes cómo lidiar con las ingentes cantidades de papel de tu empresa? La acumulación de documentación física es uno de los grandes problemas que presenta una compañía a la hora de organizarse administrativamente y rendir cuentas ante inspecciones de Hacienda.

Deshacerse del formato físico en papel no implica ningún riesgo, siempre y cuando se digitalice antes. Es imprescindible renovar las metodologías con las que siempre se han operado en las empresas para adaptarlas a nuevos procesos, más eficientes y seguros de cara a su conservación y archivo a largo plazo. Para ello se hace imprescindible un programa de digitalización certificada homologado por las autoridades tributarias, lo que garantiza que el documento resultante adquiera, a efectos legales, completa validez e integridad.

ZeroComa dispone de una Solución con tal atributo, pero con complementos tecnológicos añadidos al proceso. La digitalización garantiza la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada documento y posee controles para revisar el cumplimiento de cada uno de los procedimientos en el proceso digitalizador. El escaneo puede realizarse masivamente con tratamiento OCR y a velocidades (según el escáner) de más de 200 páginas por minuto.

Sin interrumpir o entorpecer la estructura de una organización, la Solución es compatible con todos los escáneres TWAIN del mercado y, para certificar el consentimiento de los sujetos implicados en la gestión, dispone de herramientas de firma electrónica homologadas también por la AEAT.

Tras el proceso el usuario puede consultar, si se trata de facturas, una visión detallada de los estados de ingresos y gastos de empresa y elaboración del Libro Registro de IVA.

Gestión de gastos profesionales en Microsoft Dynamics de la mano de ZeroComa y Axazure

Axazure, empresa especializada en Microsoft Dynamics 365 y Power Platform, ha homologado en Hacienda (AEAT) una solución para la gestión de gastos profesionales, gracias a la tecnología de Digitalización certificada de ZeroComa.

365 Agile Expenses es el nombre de la solución homologada y se sustenta enteramente sobre tecnología nativa de Microsoft y ZeroComa para cumplir con los requisitos exigidos por Hacienda para este proceso. ZeroComa aporta el proceso de certificación de los gastos permitiendo su desmaterialización y la eliminación del archivo físico de los mismos.

Con 365 Agile Expenses, la gestión de los gastos relacionados con el trabajo de los empleados (dietas, viajes, traslados, etc) puede realizarse enteramente en movilidad, utilizando la cámara de un dispositivo móvil, en las empresas usuarias de la tecnología Microsoft Dynamics. Las imágenes resultantes del proceso adquieren completa validez fiscal y legal al haber sido homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Este sistema posibilita también el envío y aprobación del gasto por la organización de forma sencilla.

Gracias al módulo EdasFacturas de ZeroComa, Axazure puede ofrecer una Solución ágil y sencilla a las empresas con tecnología Microsoft Dynamics.

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Deducciones fiscales por implantar TicketBAI antes de su entrada en vigor

  • TicketBAI, el nuevo método de facturación del País Vasco, será obligatorio durante el año 2022 en Guipúzcoa. Vizcaya prorroga su implantación obligatoria al 2024.
  • Las empresas que implanten TicketBAI antes del periodo obligatorio podrán deducirse del IRPF o IS entre un 30 y 60% de la cuota.

Las Diputaciones Forales de Vizcaya y Guipúzcoa aplicarán un incentivo de 30-60% respectivamente sobre el Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF), el Impuesto de la Renta de no residentes y el Impuesto de Sociedades a todos los negocios que se acojan al periodo voluntario de implantación de TicketBAI.

De este modo, se concederá una bonificación para sufragar los gastos e inversiones en los que incurra un negocio para la implantación del sistema TicketBAI (compra de software de firma electrónica dotado de los requisitos necesarios para el cumplimiento de esta nueva normativa, adquisición e instalación de equipos y terminales, cajas registradoras o TPVs, etc).

El Gobierno foral guipuzcoano aseguró que la aplicación de este incentivo se realizará en esta ciudad si el negocio ha iniciado su facturación a través de este sistema hasta un mes antes de su entrada en vigor, y por tanto dentro del periodo de adaptación voluntaria. La obligación de la utilización de TicketBAI entrará en vigor a partir del próximo año 2022.

TicketBAI consiste en informar en tiempo real a la Hacienda foral correspondiente de los ingresos que factura un negocio ya sea pyme, gran empresa o autónomo. Por cada factura que emita un negocio, esta se enviará automáticamente a Hacienda a través de un software que cumpla con los requisitos establecidos. La nueva metodología no solo facilita y agiliza la comunicación de las empresas con la Administración, también persigue luchar contra el fraude fiscal y la economía sumergida.

ZeroComa, compañía especializada en la transformación digital de las empresas, es uno de los principales proveedores de software para el Suministro Inmediato de Información homologado tanto por la AEAT como por las Haciendas forales y cuenta, entre sus numerosas soluciones, con EdasTBAI-BATUZ, una herramienta que proporciona todo lo necesario para dar cumplimiento a las nuevas obligaciones que exige el proyecto TicketBAI – BATUZ, desde un entorno sencillo y completamente seguro.    

Todo lo que hay que saber de TicketBAI, el nuevo sistema de facturación vasco

  • El ticket o factura deberá contener, entre otros, un código QR y una firma electrónica.
  • TicketBAI registrará en tiempo real los ingresos de toda actividad económica para facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y evitar el fraude fiscal y la economía sumergida.
  • Todas las diputaciones irán adaptando sus sistemas de facturación a TBAI de forma progresiva, pero Álava será la primera en hacerlo obligatorio.

Si llevas una pyme, gran empresa o eres autónomo, persona física o jurídica, realizas una actividad económica y tienes tu sede social en el País Vasco, esta noticia es de tu interés. A partir de enero de 2022 las Haciendas Forales de Guipúzcoa y Álava, y a partir del 2024 en Vizcaya, obligarán a los negocios implementar TicketBAI, un nuevo sistema de facturación con nuevos requisitos técnicos y legales. Para ello las empresas deberán disponer de un software que cumpla con los requerimientos de la nueva normativa. Pero, ¿en qué consiste exactamente este método? A continuación, detallamos algunos de los aspectos más importantes que deberías conocer:

¿Quiénes tienen que adaptar TicketBAI?

Todas las personas o empresas con sede social en el País Vasco que realicen actividades económicas, independientemente de su tamaño, sector y volumen de operaciones.

¿En qué consiste TicketBAI?

Para cumplir con este procedimiento, los sujetos obligados deberán utilizar un software “garante” certificado por las Haciendas de Vizcaya, Guipúzcoa y Álava. Por tanto, cualquier forma en la que los negocios emitan facturas (ordenadores, cajas registradoras, TPVs, aplicaciones, etc) deberá realizarse con un software adscrito a TicketBAI.

Los tickets o facturas expedidas deberán incluir una firma electrónica, un código QR que recopile toda la información e identifique a su emisor, un identificador o ID TBAI que garantice su autenticidad y la encadene con la factura anterior, una huella que identifique el dispositivo, el programa utilizado y su versión, entre otros.

La Hacienda Foral determinará la forma y plazos en los que se envíe la factura. La facturación con TicketBAI garantiza registros íntegros, trazables e inviolables. Además, el sistema custodia toda la información enviada.

¿Qué objetivos persigue TicketBAI?

El objetivo de este sistema de facturación es facilitar a las empresas el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, controlar los ingresos que perciben en tiempo real, los pagos que realizan en efectivo y evitar el fraude fiscal.

También persigue la digitalización de los procesos empresariales y una ágil relación con las Administraciones Públicas.

Fechas de implantación por provincias

Este nuevo método de facturación ha ido progresivamente implantándose en las provincias vascas desde el año 2020 pero que, a causa del COVID-19, ha ido retrasando su entrada en vigor.

VIZCAYA.

  • Octubre de 2020: los sistemas de facturación empezaron a implementar TBAI en todo aquel negocio que quisiera hacerlo de forma voluntaria.
  • Enero de 2024: todos sujetos obligados deberán estar preparados técnicamente.

GUIPÚZCOA.

  • Enero de 2021: las empresas de esta provincia empezar a implantar TBAI de forma voluntaria.
  • A finales de 2022: todas las empresas deberán tener sus sistemas de facturación adaptados a TBAI.

ÁLAVA.

  • Abril de 2021: las empresas del sector de la asesoría fiscal irán implementando TBAI obligatoriamente.
  • Enero de 2022: entrará en vigor TBAI de forma obligatoria para el resto de empresas alavesas, con lo que dicha provincia será la primera en cumplir con TicketBAI en la totalidad de sus negocios.