El software de EdasFacturas cumple estrictamente los requisitos establecidos en el procedimiento:
- El proceso de digitalización se realiza con un software de digitalización certificada homologado por la AEAT y las 4 Diputaciones Forales.
- El proceso garantiza la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada documento digitalizado y las imágenes digitales se firman con un certificado de firma electrónica.
- El software dispone de los procedimientos y controles necesarios para garantizar la fidelidad del proceso de digitalización.
- El resultado de la digitalización certificada se organiza en torno a una base de datos documental y por cada documento digitalizado se conserva un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros registros regulados en los artículos 62 y siguientes del RD 1624/1992 de 29 de diciembre además de un campo en el que se contiene la imagen binaria firmada del documento digitalizado.
- La base de datos de conservación de todos los documentos, se firma al cierre de cada período de liquidación al que esté sometido el obligado tributario para garantizar la integridad de datos e imágenes.
- Permite el acceso completo y sin demora injustificada a la base de datos.
Este procedimiento ha sido detallado en la Resolución de 24 de octubre y desarrolla lo previsto en la Orden Ministerial EHA 962/2007 de 10 de abril sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento de regulación de las obligaciones de facturación.
Este cambio de sistema de trabajo tiene un enorme calado y ha sido la respuesta de la Administración española en el siglo XXI a la necesidad de aplicar las nuevas tecnologías a los problemas graves de archivo, de protección del medio, de reducción del uso del papel y desde luego y la más importante, a la necesidad de facilitar la explotación y la localización inmediata y precisa de la información que es obligatorio conservar a efectos de justificación.
En el procedimiento de digitalización certificada, interviene de forma determinante la firma electrónica avanzada reconocida descrita en la Ley de Firma.
Soluciones orientadas a la automatización de procesos de negocio, factura electrónica y digitalización certificada.