¿Qué es la digitalización certificada? Es un proceso de digitalización que, por cumplir con unos requisitos establecidos por la AEAT y las Diputaciones Forales del País Vasco y Navarra, otorga al fichero resultante del proceso de captura el mismo valor fiscal y legal que el documento original de papel.

El resultado del proceso:

  • Garantiza la perdurabilidad y la suficiencia del resultado del proceso de digitalización
  • Asegura el acceso completo a la información archivada

Ventajas de la digitalización certificada

Ahorro de tiempo

La digitalización certificada proporciona un ahorro general del tiempo empleado en la gestión documental.

Disminución de costes

El grupo de expertos de la Comisión Europea de Normalización valoró los ahorros en más de 20 € por factura contemplando todos los costes directos y tiempos asociados.

Ahorro en material de archivo

La eliminación del archivo físico es uno de los beneficios más llamativos de la digitalización certificada.

Incremento de la productividad

El personal encargado de tratar con la documentación de la empresa verá cómo se agiliza enormemente su proceso de trabajo gracias a la digitalización.

Más información sobre Digitalización Certificada

¿Qué tipo de compañías (sector y tamaño) recurren a la digitalización certificada?

Inicialmente serán empresas que ya estaban dedicando esfuerzos a la digitalización de sus facturas. Casi todas estas empresas son de gran tamaño y localizadas en el sector de los grandes prestadores de servicios, grandes comercios, operadoras, etc. En definitiva las empresas que manejan un mayor número de facturas recibidas y para las cuales la digitalización para realizar una custodia externa a la empresa suponía enormes ahorros. Estas empresas, sin hacer grandes variaciones en sus procesos obtendrán, gracias a la Digitalización Certificada, un ahorro extra al no tener que hacer la conservación de los documentos después de que sean digitalizados.

Con posterioridad se irán sumando el resto de las empresas sobre todo aquellas que tengan una mayor inquietud por la optimización de procesos y la búsqueda de ahorros para la empresa. Mención especial de la pequeña empresa y los autónomos y profesionales, que si bien son los que manejan un menor volumen de facturas también son los que cuentan con menos medios para realizar las tareas de archivo y gestión de los documentos conservados físicamente y los que disponen de menor espacio para el mismo. Además, éstos son la porción más importante del tejido empresarial y la que aportará mayores ahorros en términos globales al conjunto del Estado.

Beneficios de la Digitalización Certificada para empresas

  • Los principales beneficios son todos los que se le atribuyen a la factura electrónica desde el punto de vista del receptor del documento.
  • Conservación digital que implica un ahorro de espacio y un notable incremento de la capacidad de archivo de las empresas(alrededor de 13.000 páginas por GB).
  • Ahorro de costes en concepto de material de archivo (armarios, archivadores, AZ´s, fotocopias, etc.).
  • Acceso infinitamente más rápido a la documentación archivada a través de potentes búsquedas.
  • Localización siempre de la documentación que se busca.
  • Mayor confidencialidad de la documentación archivada.
  • Posibilidad, si se cuenta con una aplicación que lo permita, de automatizar procesos como la contabilización, análisis de la gestión de negocio, control inmediato de gastos y compras por proveedor, período, etc. gracias a la información que se dispone de cada una de las facturas archivadas.
  • Posibilidad a través de cualquier sistema de Backup de realizar copias de seguridad, incluso en remoto, de la documentación archivada lo que minimiza enormemente las consecuencias que cualquier catástrofe pueda tener sobre el archivo.

¿Cuales son los requisitos legales?

La AEAT exige que la solución cumpla lo que establece la Orden Ministerial EHA/962/2007 de 10 de Abril y desarrolla posteriormente la Resolución de 24 de Octubre. Y es lo siguiente:

  • La digitalización y la firma de la factura debe efectuarse en un solo acto sin intervención del usuario para garantizar que la imagen es idéntica a la original y posteriormente no ha sido modificada.
  • A la imagen de la factura se le tienen que vincular los metadatos que identifican el software homologado con el que ha sido digitalizada.
  • Por último, se debe firmar la base de datos coincidiendo con el cierre de los periodos fiscales para garantizar que no sólo en las imágenes, sino también en los datos asociados a ellas, se garantiza la integridad del contenido.

Para la homologación por la AEAT hay que presentar un informe técnico en el que se describe cómo se cumplen estas exigencias y una auditoria informática de una empresa de probada solvencia que certifique que la solución hace lo que dice el fabricante.

¿Cuáles son los principales beneficios que ofrece su software? ¿En qué se diferencia de los de otras compañías?

Algunas de las principales ventajas de EdasFacturas son:

  • Es una aplicación específicamente diseñada para realizar la Digitalización Certificada y no una aplicación preexistente que se haya adaptado a esta nueva norma, lo que nos ha permitido diseñar multitud de procesos y de funcionalidades para aprovechar al máximo las posibilidades de esta nueva forma de conservación de la documentación.
  • Permite realizar automáticamente la contabilidad de las facturas que se hayan Digitalizado Certificadamente en la aplicación. La integración con otras aplicaciones de gestión permite que éstas alimenten sus bases de datos con la información de las facturas recibidas que procede de EdasFacturas para el posterior tratamiento financiero, contable, etc… de la misma.
  • Es la única aplicación del mercado homologada por la AEAT simultáneamente para realizar la Digitalización Certificada de las facturas recibidas en papel y también para emitir y recibir facturas en formato electrónico FACTURAE, por lo tanto es la única que puede ofrecer un archivo único homologado para todas las facturas, tanto emitidas como recibidas, en cualquier formato (papel, PDF y factura electrónica FACTURAE).
  • Primera aplicación homologada por las Diputaciones Forales de País Vasco y Navarra.
  • Ha recibido el “Premio Nacional eFACTURA, a la mejor solución software de factura electrónica para pymes”por su “originalidad, novedad, creatividad e ingenio de la solución, calidad del producto y sus servicios adyacentes, diseño y facilidad de uso, accesibilidad, beneficios para el usuario, coste, interoperabilidad de formatos, integración con otras soluciones de gestión empresarial, digitalización certificada, grado de maduración de la aplicación”.
  • Es compatible con todos los escáneres TWAIN del mercado.
  • Es compatible con todos los certificados de firma electrónica homologados por la AEAT.
  • Abarca desde el escaneo de facturas 1 a 1 idóneo para las empresas que manejan menor volumen de facturas, hasta el escaneo masivo con tratamiento OCR y a velocidades de escaneo (según el escáner) de más de 200 páginas por minuto, que satisface las necesidades de los más importantes centros de digitalización que digitalizan millones de páginas.
  • Especialmente adecuado para la integración con otras aplicaciones por su transparencia, mínima intrusión en los procesos ya establecidos en la empresa y rápida puesta en marcha.
  • Permite tener una visión completa de los estados de ingresos y gastos de la empresa y elaborar el Libro Registro de IVA de todas las facturas de la empresa.
  • Gracias a su modularidad, se puede ajustar cada instalación exactamente a las necesidades del usuario lo que redunda en una reducción del precio de la misma. EdasFacturas se posiciona claramente como la solución más económica del mercado y desde su versión más básica no tiene límite de capacidad de almacenamiento.
  • Solvencia técnica probada por ser la aplicación con mayor número de licencias instaladas en España (más de 8.000).

¿Qué buscan las compañías en un software de digitalización certificada? ¿agilidad o seguridad?

Ambas; agilidad dado que el documento factura es el protagonista de cualquier organización y por tanto el que mayor presencia tiene en cualquier empresa y por supuesto seguridad en cuanto a la integridad del documento, seguridad garantizada desde que se realiza la digitalización con un software homologado por la AEAT.

Adicionalmente se busca poder explotar al máximo la información incluida en las facturas lo que solamente pueden realizar las aplicaciones diseñadas con dicho propósito por lo que también se demanda interoperabilidad con otras herramientas informáticas.

¿En cuanto tiempo los usuarios de una compañía pueden utilizar su software de digitalización certificada con total independencia?

La aplicación EdasFacturas ha sido diseñada desde un principio para no precisar de instalación por parte de ningún técnico especializado y que tanto esto como el manejo y uso de la aplicación estén al alcance de todos los usuarios y especialmente de los que tienen un menor conocimiento dela informática.

Cada cliente recibe un paquete con el CD de instalación o una licencia para descarga de la misma por Internet y realiza por su cuenta la instalación de la misma siguiendo las sencillas instrucciones de instalación. Se cuenta aún así con un número de teléfono en el que pueden consultar cualquier duda acerca de la aplicación o su instalación. Una vez concluida la instalación (10 minutos aproximadamente) se puede empezar a utilizar la aplicación.

Nuestra experiencia es que un cliente en 3 ó 4 días conoce en profundidad la aplicación y la utiliza con mucha soltura. En ocasiones, cuando la instalación cuenta con un determinado número de puestos de red se hace necesaria la conexión remota de uno de nuestros técnicos para rematar la instalación. Esta conexión es gratuita.

¿Cómo es la competencia en este servicio de digitalización?

Sorprendentemente la competencia en este servicio ahora mismo no es importante porque la inmensa mayoría del mercado no está informada de esta posibilidad. Las organizaciones que están más interesadas en este servicio son las empresas que se dedican a la digitalización y conservación en papel de los originales ya que comprenden que es un gran valor añadido para sus clientes que además, cuando conozcan esta posibilidad la exigirán y si el proveedor no lo ofrece, cambiará de empresa de servicios.

Es evidente que poco a poco cada vez se conocerá más y la demanda de los usuarios finales será mayor pero desde nuestro punto de vista la demanda de la digitalización certificada estará muy vinculada a la utilización de factura electrónica ya que este cambio de procedimiento en la emisión facilitará también el cambio de procedimiento en la gestión y conservación de las facturas recibidas en papel.