La transición de la factura en papel a la Factura Digital

En la actualidad se pueden encontrar en el mercado diversos formatos de factura (papel, ficheros ofimáticos, PDF, e-factura). Cada uno de ellos lleva aparejados inconvenientes en cuanto a su archivo, conservación y posterior consulta y recuperación. Sin embargo, podría decirse que casi la mayor fuente de problemas respecto a este ‘documento factura’ radica en el hecho de que todos estos formatos coexisten en la actualidad -y coexistirán durante años-, lo que obliga a llevar en paralelo, cuando se puede, un archivo diferente para cada uno de dichos formatos.

Inconvenientes del archivo de la factura en papel

Son muchos los problemas a la hora de lidiar con las facturas en su versión física. Aquí algunos de ellos:

  • Se necesita mucho espacio para su conservación. Como la legalidad vigente obliga a que sean conservadas durante mucho tiempo supone un elevado coste (metros cuadrados, archivadores, carpetas, subcarpetas…)
  • El acceso a las facturas, sobre todo si no son del año en curso, es complejo.
  • El contenido de la factura y su tratamiento es imposible
  • Gasto en fotocopias
  • Poca seguridad frente a accidentes como inundaciones, incendios, etc.

Inconvenientes del archivo de la factura digital sin la aplicación adecuada

La conservación de las facturas electrónicas es complicada para:

  • Archivar digitalmente las facturas emitidas en el caso de no contar con una aplicación ad hoc, es decir, para más del 90 % de las Pymes y Autónomos, que facturan con hojas electrónicas y procesadores de texto.
  • Archivar digitalmente las facturas recibidas prácticamente en el 100 % de los casos, ya que las aplicaciones de facturación ad hoc no permiten archivar digitalmente ni gestionar las facturas recibidas.

El colectivo del que hablamos es de 2.600.000, por lo que el problema es muy importante. Carecer de un archivo digitalizado de facturas con su información referenciada hace imposible la consulta inmediata a las mismas o a su contenido.

No basta, por tanto, tener la factura en formato digital, lo que es imprescindible. Se requiere, además, tener un “repositorio inteligente” mediante una referenciación que permita la búsqueda inmediata de la factura o de su contenido por cualquier miembro de la empresa autorizado y sin moverse de su puesto de trabajo.

Este es el principal incentivo que tiene un usuario para incorporar la solución que se propone con EdasFacturas. Las empresas no tienen interés en acceder a las zonas seguras que sugieren algunos grandes proveedores de servicios para buscar sus facturas, pues al margen de lo engorroso de tener que acceder mediante múltiples claves a las distintas webs, luego no pueden gestionar las facturas ni su información al carecer de la herramienta adecuada.

Por otro lado, la Administración ha regulado ya, además de la facturación electrónica, los requisitos para la conservación digital de las facturas cuando estas se reciban en papel, requisitos que requieren de una herramienta adecuada que -entre otras cosas- permita la localización de las facturas mediante filtros por campos de las mismas.

Los ahorros en términos de productividad de un archivo digital de facturas -aparte de los directos vinculados a la eliminación del archivo físico- son enormes para todo tipo de empresas dado el papel protagonista de la factura que interesa al: Gerente (ingresos), Comercial-Marketing (ventas, campañas), Compras (proveedores, reclamaciones), Soporte técnico (garantías, mantenimientos), Administración, Gestoría (apuntes contables), Hacienda (inspecciones), Auditores…

Es comprensible que una empresa o autónomo no compre un programa ad hoc solamente para emitir las facturas, porque solo le resuelve una pequeña parte de sus necesidades -emisión, archivo y consulta de facturas emitidas- que puede subsanar en parte con una aplicación ofimática. Pero es muy probable que sí lo haga si puede resolver “muchas” de sus necesidades referentes a la gestión de las facturas.

Propósito de la aplicación EdasFacturas

  • Brindar, al amparo de la ley, una herramienta sencilla y económica, que posibilite a todas las entidades jurídicas, empresas o autónomos almacenar todas las facturas en formato digital y su inmediata localización posterior.
  • Ofrecer la posibilidad de emitir facturas en cualquier formato, incluida la facturación electrónica en el formato XML homologada por la AEAT.
  • Permitir la gestión de facturas, entendiendo como tal los siguientes puntos:
    • Visualizarlas.
    • Pasar a Excel la información de todos los campos de las facturas seleccionadas y sumar.
    • Imprimir las facturas deseadas.
    • Enviar por email.
    • Poner las facturas en un servidor por FTP.
    • Sellar con anotaciones o poner un post-it.
    • Exportarlas a un CD.
    • Traspasar las facturas a otro soporte.
    • Conocer compras o ventas por todo tipo de filtros: importes, fechas, proveedores, clientes, comerciales, etc.
    • Conocer gastos por conceptos y todo tipo de filtros adicionales. Importes, fechas, palabras clave, delegaciones, etc.
    • Buscar facturas por los albaranes o números de pedido correspondientes.
    • Asociar cuentas del Plan General Contable para facilitar la contabilización automática.
    • Vincular cualquier documento a las facturas (albaranes, presupuestos, documentos de pago, fotos, emails…).
    • Archivar y referenciar automáticamente las facturas recibidas de otro usuario de EdasFacturas.
    • Confeccionar el ‘Libro registro’.

Conclusión

Con EdasFacturas, sus facturas ya no se perderán, las podrá localizar en segundos y podrá obtener información inmediata sobre el negocio, totalizada o segmentada por múltiples criterios.