La conservación de las facturas electrónicas es complicada para:
- Archivar digitalmente las facturas emitidas en el caso de no contar con una aplicación ad hoc, es decir, para más del 90 % de las Pymes y Autónomos, que facturan con hojas electrónicas y procesadores de texto.
- Archivar digitalmente las facturas recibidas prácticamente en el 100 % de los casos, ya que las aplicaciones de facturación ad hoc no permiten archivar digitalmente ni gestionar las facturas recibidas.
El colectivo del que hablamos es de 2.600.000, por lo que el problema es muy importante. Carecer de un archivo digitalizado de facturas con su información referenciada hace imposible la consulta inmediata a las mismas o a su contenido.
No basta, por tanto, tener la factura en formato digital, lo que es imprescindible. Se requiere, además, tener un “repositorio inteligente” mediante una referenciación que permita la búsqueda inmediata de la factura o de su contenido por cualquier miembro de la empresa autorizado y sin moverse de su puesto de trabajo.
Este es el principal incentivo que tiene un usuario para incorporar la solución que se propone con EdasFacturas. Las empresas no tienen interés en acceder a las zonas seguras que sugieren algunos grandes proveedores de servicios para buscar sus facturas, pues al margen de lo engorroso de tener que acceder mediante múltiples claves a las distintas webs, luego no pueden gestionar las facturas ni su información al carecer de la herramienta adecuada.
Por otro lado, la Administración ha regulado ya, además de la facturación electrónica, los requisitos para la conservación digital de las facturas cuando estas se reciban en papel, requisitos que requieren de una herramienta adecuada que -entre otras cosas- permita la localización de las facturas mediante filtros por campos de las mismas.
Los ahorros en términos de productividad de un archivo digital de facturas -aparte de los directos vinculados a la eliminación del archivo físico- son enormes para todo tipo de empresas dado el papel protagonista de la factura que interesa al: Gerente (ingresos), Comercial-Marketing (ventas, campañas), Compras (proveedores, reclamaciones), Soporte técnico (garantías, mantenimientos), Administración, Gestoría (apuntes contables), Hacienda (inspecciones), Auditores…
Es comprensible que una empresa o autónomo no compre un programa ad hoc solamente para emitir las facturas, porque solo le resuelve una pequeña parte de sus necesidades -emisión, archivo y consulta de facturas emitidas- que puede subsanar en parte con una aplicación ofimática. Pero es muy probable que sí lo haga si puede resolver “muchas” de sus necesidades referentes a la gestión de las facturas.
