Tipos de factura, finalidad de las mismas y datos que deben recoger

Cuando realizamos una transacción comercial es obligatorio que nos entreguen un documento justificante de la misma. Estdocumento es comúnmente conocido como Factura. El Real Decreto 1619/2012 describe en detalle tanto la información que debe contener como mínimo, como los tipos de facturas que podemos encontrar 

En este artículo resolvemos algunas cuestiones como: ¿Qué tipos de factura original hay? ¿Qué datos deben recoger? ¿Qué factura hay que solicitar para la deducción del IVA? o ¿cuáles son los tipos de soporte para operaciones de facturación? 

¿Cuántos tipos de factura original existen y qué campos deben recoger? 

Existen dos tipos de factura original, la factura completa y la factura simplificada. 

Una Factura Completa recoge más información que la factura simplificada, debe contener al menos la siguiente información: 

  • Número y serie de la factura. 
  • Fecha de expedición. 
  • Datos fiscales del emisor (nombre o razón social, NIF o CIF y dirección). 
  • Datos fiscales del receptor (nombre o razón social, NIF o CIF y dirección). 
  • Concepto (descripción del producto entregado o del servicio prestado). 
  • Tipo impositivo aplicado. En el caso de aplicarse distintos tipos de IVA, habrá que incluir las bases imponibles de forma separada. Tipo de IVA y cuota del mismo. 
  • Importe total. 

La Factura Simplificada es la que habitualmente recibe el consumidor en restaurantes, peluquerías, talleres, etc. En ella viene recogida información del emisor de la factura, pero no del cliente. 

  • Número y serie de la factura. 
  • Fecha de expedición. 
  • Datos fiscales del emisor 
  • Concepto (identificación de los bienes y servicios) 
  • Impuestos (especificar cuando se apliquen diferentes tipos impositivos) 
  • Contraprestación total. 

Para emitir una factura simplificada, el importe no debe superar los 400€, IVA incluido, ni superar los 3.000€ con IVA en caso de que sean operaciones de venta al por menor, servicios de ambulancia, ventas o servicios a domicilio, transporte de personas y equipaje, servicios de hostelería y restauración, parking de vehículos o autopistas de peaje, entre otros. 

¿Qué factura tienes que solicitar para conseguir la deducción del IVA del gasto? 

La diferencia más relevante entre una factura completa y una simplificada es que la primera identifica de forma completa a los intervinientes en la operación (emisor y receptor) y eso posibilita la deducción del IVA de la operación. En la factursimplificada sin embargo, no se identifica al receptor de la misma, lo que impide a la empresa la desgravación del IVA del gasto. Recuerda que los gastos reflejados deben tener relación con la actividad de tu organización. 

¿Qué otros tipos de factura hay? 

Además de la factura original (completa o simplificada), que es con la que comúnmente operamos, existen también la factura Rectificativa y Recapitulativa.  

La Factura Rectificativa se expide para rectificar o corregir los errores que pueda haber en la original o cuando se devuelve el producto vendido.  

La Factura Recapitulativa recoge todos los servicios o ventas prestados a un mismo cliente pero en distintas fechas dentro de un mes natural. Puede expedirse como tarde el último día del mesPuede atrasarse la entrega hasta el día 16 del mes siguiente si es para un empresario. 

¿En qué soporte hay que facturar si eres proveedor de la Administración Pública? 

Si eres proveedor de la Administración Pública, deberás utilizar algún software de factura electrónica homologado por Hacienda como EdasFacturas que automatiza la gestión de las facturas vía telemática. La factura electrónica es completamente legal y tiene los mismos requisitos que si lo fuese en soporte papel.  

¿Cuáles son las variantes de la factura original y para qué sirven? 

Si el producto o servicio prestado tiene varios destinatarios existe el Duplicado de la Facturaen el que debe constar el concepto duplicado para diferenciarla del resto y asignarle la validez que le corresponde. Los duplicados de la factura se expiden a los demás consumidores o receptores.   

Mientras el proveedor envía la factura al cliente, éste debdisponer de una copia al menos cinco años. Este documento denominado Copia de la Factura es idéntico al de la factura original, pero ha de constar el término ‘copia’ para identificarlo.  

Por otro lado, está la Factura ProformaEs un documento que refleja el presupuesto que detalla al cliente el servicio o producto que se ofrece, los precios, sus respectivos impuestos y retenciones, y la fecha máxima en la que expira la oferta. Esta relación de datos no tiene validez legal. 

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