Lectura recomendada para equipos que trabajan en cumplimiento digital, fiscalidad, administración y transformación documental.
La factura electrónica ya no es opcional. La Ley Crea y Crece ha iniciado el camino hacia su obligatoriedad en las operaciones entre empresas y autónomos, mientras que los proveedores de la Administración llevan años obligados a utilizarla. Sin embargo, muchas pymes y profesionales siguen teniendo dudas sobre qué formato utilizar, qué requisitos legales deben cumplir o cómo emitir su primera factura correctamente.
En ZeroComa llevamos más de 20 años ayudando a organizaciones a digitalizar sus procesos documentales y de facturación, gestionando millones de documentos electrónicos para empresas y administraciones.
En este artículo explicamos qué es una factura electrónica, quién está obligado a emitirla y cómo crearla paso a paso según cada caso.
Características de una factura electrónica
Una factura electrónica tiene exactamente la misma validez legal que una factura en papel. La diferencia es que se emite, envía, recibe y conserva en formato digital.
Para que una factura electrónica sea válida debe garantizar tres aspectos fundamentales:
- Autenticidad del origen, es decir, que pueda identificarse quién la ha emitido.
- Integridad del contenido, asegurando que los datos no han sido modificados tras su emisión.
- Legibilidad, tanto durante su recepción como durante todo el periodo legal de conservación.
Además de los datos habituales de cualquier factura —emisor, receptor, fecha, conceptos, base imponible, IVA y total—, la factura electrónica debe generarse en un formato estructurado que permita su tratamiento automático por sistemas informáticos.
¿Estás obligado a cumplir con la factura electrónica? Marco normativo actual en España
La obligatoriedad depende de quién emite la factura y quién la recibe.
Actualmente, los proveedores de las Administraciones Públicas están obligados a presentar facturas electrónicas a través de los canales habilitados por cada organismo, en aplicación de la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica.
Por otro lado, la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas, conocida como Ley Crea y Crece, establece la futura obligatoriedad de la factura electrónica en todas las operaciones entre empresas y autónomos.
Sin embargo, la implantación será progresiva según el perfil de cada organización:
| Tipo de empresa | Obligación prevista |
|---|---|
| Empresas con facturación superior a 8 millones de euros | 01 de octubre del 2027 |
| Resto de empresas y autónomos | 01 de octubre del 2028 |
Cabe recordar que estos plazos son distintos a los impuestos por el reglamento Veri*factu, que establece los requisitos técnicos que deben adoptar los Sistemas Informáticos de Facturación para la emisión y recepción de facturas electrónicas. Sus plazos de entrada en vigor son el 01 de enero del 2027 para empresas sujetas al Impuesto de Sociedades y el 01 de julio del 2027 para el resto, incluyendo autónomos y profesionales.
Desde nuestra experiencia, recomendamos a las organizaciones que digitalicen sus procesos antes de que exista una obligación inmediata, ya que esto les permite reducir incidencias y costes de implantación frente a aquellas que esperan al último momento.
Cómo hacer una factura electrónica paso a paso si eres asesoría, pyme o autónomo
Emitir una factura electrónica es un proceso relativamente sencillo cuando se dispone de la herramienta adecuada.
1. Reúne los datos obligatorios
Antes de generar la factura debes disponer de:
- Datos fiscales completos del emisor y del receptor.
- úmero y serie de factura.
- Fecha de emisión.
- Conceptos facturados.
- Bases imponibles, tipos impositivos y cuotas de IVA.
- Importe total.
2. Utiliza un software compatible
A la hora de seleccionar un software de facturación, las empresas deberían evaluar tres aspectos clave. En primer lugar, la homologación normativa, asegurándose de que la solución cumple con los requisitos legales y fiscales vigentes, lo que reduce riesgos de incumplimiento y facilita las auditorías.
En segundo lugar, la integración con el ERP, ya que una conexión fluida con los sistemas de gestión existentes permite automatizar procesos, evitar duplicidades y mejorar la calidad de los datos.
Por último, es fundamental que la plataforma ofrezca una gestión integral del ciclo de vida de la factura, desde su emisión y envío hasta su recepción, validación, archivo y seguimiento, garantizando trazabilidad, eficiencia operativa y mayor control sobre los procesos financieros.
3. Genera el archivo electrónico
El sistema creará la factura en el formato requerido por el destinatario o por la normativa aplicable.
4. Valida la información
Antes del envío conviene comprobar que los datos fiscales, importes y conceptos son correctos. Corregir errores antes de emitir evita rectificaciones posteriores y problemas contables.
5. Envía y conserva la factura
La normativa exige conservar las facturas durante los plazos legales establecidos, garantizando su accesibilidad e integridad.
Un software de facturación electrónica permite automatizar tanto el envío como la custodia documental, evitando pérdidas de información o problemas ante una inspección.
Cómo hacer una factura electrónica entre empresas o B2B
La factura electrónica B2B será el modelo habitual en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos.
Además de emitir la factura, el futuro sistema exigirá disponer de mecanismos para intercambiar información sobre el estado de la misma, incluyendo aspectos como:
- Recepción de la factura.
- Aceptación o rechazo.
- Pago efectivo.
- Fechas asociadas a cada hito.
Este intercambio permitirá una mayor trazabilidad de las operaciones comerciales y facilitará el control de los plazos de pago empresariales.
Por este motivo, muchas organizaciones están apostando por plataformas que no solo generan facturas, sino que también gestionan todo su ciclo de vida.
En nuestra experiencia trabajando con empresas de distintos sectores, uno de los principales retos no suele ser generar la factura, sino integrarla correctamente con los sistemas ERP, contabilidad y gestión documental ya existentes.
Cómo hacer factura electrónica si provees a la Administración
Si trabajas para organismos públicos, la facturación electrónica está sujeta a requisitos específicos establecidos por la Ley 25/2013.
La factura debe cumplir tres requisitos técnicos básicos:
- Generarse en formato Facturae 3.2 o 3.2.1.
- Incorporar una firma electrónica con certificado reconocido o sello electrónico que identifique al emisor mediante su NIF y razón social.
- Identificar correctamente al destinatario.
Además, debe remitirse a través del punto de entrada habilitado por la Administración correspondiente. Para ello es necesario:
- Identificar la unidad administrativa destinataria que gestionará la factura.
- Incluir los códigos DIR3 de oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora.
- Generar el fichero en el formato requerido, con todos los campos obligatorios.
- Presentar la factura en la plataforma correspondiente, como FACe u otras habilitadas por cada organismo.
Los errores en cualquiera de estos elementos pueden provocar rechazos automáticos y retrasos en el cobro.
Tras más de dos décadas gestionando procesos documentales para organismos públicos y empresas proveedoras, en ZeroComa comprobamos que la automatización reduce significativamente las incidencias derivadas de errores de formato, codificación o validación administrativa.
Prepara tu negocio con InvoiZE
La factura electrónica será una realidad obligatoria para la mayoría de empresas y autónomos. Esperar a que llegue la fecha límite suele traducirse en implantaciones más costosas, procesos improvisados y mayores riesgos operativos.
Prepararse ahora permite adaptar los flujos internos con tiempo, integrar la facturación con el resto de sistemas corporativos y garantizar el cumplimiento normativo desde el primer día.
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