Lectura recomendada para equipos que trabajan en cumplimiento digital, fiscalidad, administración y transformación documental.
Las empresas reciben cada vez más
comunicaciones de las Administraciones Públicas por medios electrónicos, ya sea a través de diferentes sedes o buzones electrónicos.
El reto no es únicamente acceder a estas notificaciones, sino garantizar que se detectan, se descargan y se gestionan dentro de plazo.
En el caso de las Notificaciones Electrónicas de la Comunidad de Madrid, NOTE es uno de los sistemas utilizados para la gestión de notificaciones electrónicas. En este artículo explicamos cómo funciona, quién está obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración, qué ocurre si una notificación no se consulta a tiempo y cómo automatizar su gestión.
¿Qué es NOTE de la Comunidad de Madrid?
NOTE es el Sistema de Notificaciones Electrónicas de la Comunidad de Madrid, a través del cual pueden ponerse a disposición de ciudadanos y empresas determinadas comunicaciones administrativas por vía electrónica, tal como se ordena en el Decreto 188/201 de la Comunidad de Madrid.
Para acceder a ellas es necesario identificarse mediante alguno de los sistemas electrónicos admitidos, como un certificado digital, DNI electrónico o los mecanismos de identificación habilitados por la Administración.
Además, las empresas pueden encontrarse con notificaciones procedentes de diferentes sistemas y Administraciones, como la Dirección Electrónica Habilitada Única (DEHú).
¿Quién está obligado a recibir notificaciones electrónicas de la comunidad de Madrid?
La Ley 39/2015 establece que determinados colectivos están obligados a relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas.
Entre ellos se encuentran:
- Las personas jurídicas.
- Las entidades sin personalidad jurídica.
- Los profesionales que requieren colegiación obligatoria para los trámites realizados en el ejercicio de su
actividad profesional. - Los representantes de personas o entidades obligadas a relacionarse electrónicamente con la Administración.
Por tanto, para la mayoría de las empresas, controlar las notificaciones electrónicas no es simplemente una cuestión de comodidad administrativa, sino una parte necesaria de su relación con las Administraciones Públicas.
¿Qué pasa si no lees una notificación electrónica a tiempo?
Cuando una notificación electrónica es obligatoria o se ha elegido expresamente este medio, el destinatario dispone de 10 días naturales desde su puesta a disposición para acceder a ella.
Si transcurre ese plazo sin que se consulte, la notificación puede entenderse rechazada y el procedimiento administrativo continúa.
Esto significa que no acceder a una notificación no detiene sus efectos. Dependiendo del procedimiento, una empresa podría perder un plazo para:
- Responder a un requerimiento.
- Presentar documentación.
- Subsanar un error.
- Formular alegaciones.
- Interponer un recurso.
- Completar documentación relacionada con una ayuda o subvención.
Por ejemplo, si una empresa recibe un requerimiento tributario de la Comunidad de Madrid y nadie accede a la comunicación dentro del plazo correspondiente, el procedimiento puede continuar, aunque internamente nadie haya llegado a leer el documento.
Por ello, confiar únicamente en que alguien recuerde revisar periódicamente las diferentes sedes electrónicas supone un riesgo operativo importante.
¿Qué tipos de notificaciones envía la Comunidad de Madrid a las empresas?
Las comunicaciones pueden estar relacionadas con numerosos procedimientos administrativos.
Entre los más habituales se encuentran:
Procedimientos tributarios
Requerimientos, liquidaciones, comprobaciones o comunicaciones relacionadas con obligaciones tributarias.
Contratación pública
Solicitudes de subsanación, requerimientos de documentación, adjudicaciones u otras comunicaciones vinculadas a procedimientos de contratación.
Subvenciones y ayudas
Requerimientos de documentación, resoluciones o comunicaciones relacionadas con la tramitación de ayudas públicas.
Inspecciones y procedimientos sancionadores
Comunicaciones asociadas a inspecciones administrativas, expedientes o posibles sanciones.
El problema aumenta cuando una organización gestiona varias sociedades, participa en procedimientos con distintas Administraciones o cuenta con diferentes departamentos responsables de responder a estas comunicaciones.
En esos casos, la gestión deja de consistir simplemente en “entrar en NOTE” y pasa a convertirse en un proceso que necesita control, trazabilidad y asignación de responsabilidades.
Cómo darse de alta en NOTE y consultar las notificaciones
- Accede al portal NOTE de la Comunidad de Madrid desde el Servicio de Notificaciones Electrónicas.
- Identifícate electrónicamente mediante alguno de los sistemas admitidos, como certificado digital, DNIe o Cl@ve.
- Completa el formulario de alta, indicando el correo electrónico donde quieres recibir los avisos y, opcionalmente, un número de móvil para recibir SMS.
- Acepta las condiciones del servicio para completar el proceso de alta.
- El sistema crea automáticamente una dirección electrónica habilitada (DEHú) en la que recibirás las notificaciones de la Comunidad de Madrid.
- A partir de ese momento, podrás consultar las notificaciones pendientes desde el mismo servicio, acceder a su contenido y descargar la documentación asociada.
¿Por qué puede resultar complicado gestionar las notificaciones manualmente?
Para una pequeña empresa que recibe muy pocas comunicaciones administrativas, revisar periódicamente los buzones electrónicos puede parecer suficiente.
Pero el escenario cambia cuando existen:
- Varias sociedades o CIF.
- Diferentes certificados electrónicos.
- Numerosos organismos públicos.
- Varias sedes y buzones electrónicos.
- Diferentes departamentos responsables.
- Un volumen elevado de comunicaciones.
- Plazos administrativos simultáneos.
En estas situaciones, una persona puede tener que acceder periódicamente a distintos portales, comprobar si existen nuevas comunicaciones, descargar los documentos y enviarlos al departamento correspondiente.
El riesgo no está únicamente en olvidar consultar un buzón. También puede producirse cuando una notificación se descarga, pero no llega al responsable adecuado, cuando no se identifica correctamente el plazo o cuando la gestión depende exclusivamente de una persona que se encuentra ausente.
Por eso, para muchas organizaciones el verdadero objetivo debería ser pasar de una gestión basada en revisiones manuales a un modelo centralizado y automatizado.
Cómo automatizar las notificaciones electrónicas con EdasNEO
EdasNEO, la solución de ZeroComa para la gestión de notificaciones electrónicas, permite automatizar y centralizar las comunicaciones procedentes de las Administraciones Públicas.
La plataforma monitoriza la Comunidad de Madrid junto con más de 16.000 organismos, reduciendo la necesidad de acceder manualmente a diferentes sedes electrónicas.
Entre otras funcionalidades, EdasNEO permite:
- Automatizar la descarga de notificaciones.
- Centralizar comunicaciones procedentes de diferentes organismos.
- Generar alertas.
- Asignar cada notificación al responsable correspondiente.
- Facilitar el control de los plazos.
- Mantener una mayor trazabilidad sobre la gestión realizada.
De este modo, la organización puede sustituir un proceso basado en revisiones periódicas y tareas manuales por un sistema que facilite el seguimiento de las comunicaciones desde su recepción hasta su gestión.