Contexto del proyecto
Domingo Alonso es un grupo empresarial de origen canario con una trayectoria de más de 90 años y una amplia presencia en el sector de la automoción. El grupo está formado por 19 empresas que desarrollan su actividad en diferentes áreas y mercados, trabajando con marcas de referencia del sector como Volkswagen, Audi, Škoda, Bentley y Lamborghini.
Su actividad se extiende además a diferentes mercados internacionales, con presencia en países como Cabo Verde, Venezuela, Cuba y Angola. Esta estructura empresarial y la diversidad de sus operaciones generan un elevado volumen de documentación y requieren procesos administrativos capaces de adaptarse a las diferentes empresas, divisiones y reglas de negocio del grupo.
En este contexto, Grupo Domingo Alonso buscaba optimizar la gestión de sus facturas recibidas en las empresas que operan en España, reduciendo el tratamiento manual de la documentación y mejorando el control del proceso de validación y aprobación.
Solución implantada
ZeroComa implantó en las empresas españolas del Grupo Domingo Alonso un sistema de digitalización certificada de facturas recibidas mediante InvoiZE, permitiendo digitalizar los documentos y eliminar la necesidad de conservar los originales en papel conforme a los requisitos aplicables.
La solución incorpora la extracción automática de la información de las facturas, incluyendo tanto los datos obligatorios como las líneas de detalle. Esta información se incorpora directamente al sistema de Workflow de InvoiZE, donde las facturas son sometidas al correspondiente proceso de validación, aprobación o rechazo.
El proyecto tuvo en cuenta las reglas de negocio específicas del grupo y su integración con los sistemas de gestión, incluyendo los repartos de las facturas entre sus diferentes divisiones funcionales. La extracción y tratamiento de la información se realizó con la colaboración de Ricopia, socio tecnológico de ZeroComa y consultora homologada de Kofax.
Una vez completado el circuito de validación y aprobación, la información de las facturas aprobadas se envía automáticamente al ERP del Grupo Domingo Alonso, cerrando el proceso de forma integrada y reduciendo la intervención manual.
Impacto para la organización
La implantación de InvoiZE permite al Grupo Domingo Alonso gestionar de forma automatizada aproximadamente 70.000 facturas recibidas al año, digitalizando la documentación desde su entrada y automatizando las diferentes etapas de extracción, validación, aprobación y envío al ERP.
El proyecto supone un ahorro estimado de 400.000 euros, asociado principalmente a la reducción de costes de gestión, tratamiento y almacenamiento de documentación en papel. Además, la automatización del proceso contribuye a reducir significativamente los errores humanos derivados de la introducción y tratamiento manual de la información.
La integración de las reglas de negocio del grupo y de sus diferentes divisiones permite adaptar el circuito de aprobación a la estructura organizativa existente, garantizando que cada factura sea dirigida y validada por los responsables correspondientes.
El resultado es un proceso de gestión de facturas recibidas más automatizado, eficiente y trazable, que elimina buena parte de las tareas manuales y conecta directamente el circuito de aprobación con los sistemas de gestión corporativos.
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Podemos revisar su proceso actual, sistemas implicados y obligaciones para plantear una hoja de ruta realista.