Grupo SAMCA

Grupo SAMCA ha optimizado la gestión de las notificaciones electrónicas de sus más de 50 CIFs y 300 departamentos gracias a EdasNEO, la solución de hiperautomatización de ZeroComa. SAMCA ha logrado automatizar en gran medida la gestión de las notificaciones electrónicas de las administraciones públicas, distribuyéndolas de manera desatendida entre los departamentos correspondientes, en la franja de horarios deseados y evitando que lleguen de forma duplicada. Así, Grupo SAMCA se beneficia de todas las ventajas y mejoras continuas que ZeroComa aplica a su herramienta de gestión.

Grupo SAMCA está formado por diferentes empresas, líderes en sus sectores: Minería, Energías Renovables, Polímeros Plásticos, Fibras Sintéticas, Agroalimentario, Promoción Inmobiliaria, Agroquímico e Infraestructuras Logísticas. Desde mediados del siglo XX, el grupo ha mantenido un accionariado privado y familiar, convirtiéndose en la actualidad en un conglomerado empresarial financieramente sólido cuya facturación anual está cerca de los 1.400 millones de euros. Además, entre todas sus compañías, SAMCA da empleo directo a unas 3.500 personas en España, Francia, Italia, Brasil, Colombia, Ecuador, México y Perú.

ZeroComa ha desplegado este proyecto para responder a las peticiones que Juan Miranda, director de Asesoría Jurídica de Grupo SAMCA, estableció: “A finales del año 2021 detectamos la necesidad de implementar una herramienta capaz de descargar las notificaciones electrónicas de todas las sedes que notifican a cada una de las empresas del grupo y que, además de que garantizara su recepción, fuera capaz de distribuirlas automáticamente a los departamentos responsables de su gestión. Nuestro objetivo era invertir menos recursos en la tramitación de las notificaciones electrónicas y optimizar el tiempo dedicado a esta labor por los empleados del grupo. La solución de ZeroComa ha superado con creces nuestras expectativas”.
Actualmente, Grupo SAMCA se compone de un total de 57 CIF y 300 departamentos de gestión distintos. En este entorno, la solución de notificaciones electrónicas de ZeroComa ha conseguido automatizar la gestión de sus notificaciones teniendo en cuenta las siguientes áreas en la optimización de procesos, entre otras:

1. Gestión y control del proceso de monitorización y descarga de notificaciones electrónicas. EdasNEO permite monitorizar de manera automática más de 10.500 sedes entre organismos municipales, provinciales y estatales, organizando esta información por CIF, fecha de emisión de la notificación, etc. La descarga de estas notificaciones se puede configurar manual o automática y se puede decidir que no se descarguen los fines de semana o festivos, de manera que no corran los plazos por comparecencia en sede sin que el departamento responsable pueda iniciar la gestión oportuna ante la administración correspondiente. Igualmente, se puede configurar que esas notificaciones solo se descarguen durante la jornada laboral o en cualquier otro horario deseado.

2. Reglas de configuración de asignación automática de notificaciones a los departamentos responsables de su gestión como, por ejemplo, asignación de las notificaciones de un organismo público a un departamento determinado, de un CIF concreto a un área específica de la compañía o, incluso por la combinación de ambos, es decir por organismo emisor y CIF destinatario, etc. Hay tantas opciones que SAMCA tiene configuradas más de 960 reglas de asignación en su solución EdasNEO.

También es posible la asignación de una notificación electrónica a un departamento, de forma automática, en base a la identificación de etiquetas por palabras o contenido en el asunto de la notificación. SAMCA tiene configuradas más de 50 reglas de automatización por este tipo de etiquetas.

Por otro lado, también es posible dar un trato específico a las notificaciones electrónicas de la AEAT, que se distribuyen a los diferentes departamentos responsables en función del código de procedimiento asignado por la AEAT en sus notificaciones electrónicas. Gracias a esta utilidad se mantiene la confidencialidad de la información contenida en las notificaciones al evitar que estas puedan llegar a departamentos de la compañía no relacionados con su gestión. SAMCA dispone de casi 60 reglas diferentes para este tipo de control de asignación de las notificaciones.

3. Otras funcionalidades destacadas son la distribución de notificaciones por email a personas que no son usuarias de la plataforma, así como el envío de notificaciones electrónicas de forma manual mediante un correo electrónico, incluyéndola en formato descargable y la discriminación de notificaciones duplicadas.

ZeroComa es una de las principales compañías expertas en transformación digital y notificaciones electrónicas, habiendo ayudado ya a más de 11.000 empresas con su software de gestión automática de notificaciones electrónicas.