Contexto del proyecto
SGS es líder mundial en inspección, verificación, ensayos y certificación. Con sede en Ginebra, cuenta con una red internacional de más de 1.350 oficinas y laboratorios, una plantilla superior a 70.000 empleados y presencia en más de 120 países.
En España, SGS está presente desde 1929 y se ha consolidado como uno de los principales grupos empresariales del sector de la calidad. El Grupo SGS España está formado por 14 empresas y cuenta con más de 3.600 profesionales, además de una amplia presencia territorial a través de 110 oficinas y laboratorios distribuidos por todas las Comunidades Autónomas.
Esta dimensión y estructura empresarial generan un elevado volumen de documentación y requieren procesos de facturación capaces de integrarse con los diferentes sistemas de gestión utilizados por el grupo, tanto para las facturas emitidas como para las recibidas.
Solución implantada
SGS implantó con éxito InvoiZE para digitalizar y automatizar sus procesos de facturación, tanto en la recepción y gestión de facturas como en la emisión de documentos electrónicos.
El proyecto contempló la implantación de diferentes módulos de InvoiZE y su integración con los dos sistemas de gestión utilizados por SGS para administrar la facturación del grupo. De esta forma, la solución permite centralizar y automatizar los procesos asociados tanto a la facturación emitida como a la recibida.
En el ámbito de las facturas emitidas, InvoiZE permite generar y gestionar facturas electrónicas en diferentes formatos, incluyendo Facturae y PDF firmado electrónicamente.
Para la gestión de facturas recibidas, el proyecto incorporó además la integración con Kofax, realizada junto con Ricopia, colaborador de ZeroComa. Esta integración permite extraer automáticamente la información de las facturas, incluyendo datos de cabecera y líneas de detalle, y realizar su validación con la información de pedidos.
Impacto para la organización
La implantación de InvoiZE ha permitido a SGS avanzar hacia un modelo de gestión de facturación altamente automatizado, reduciendo la intervención manual en los procesos administrativos y facilitando la gestión centralizada de la documentación.
La integración con sus dos sistemas de gestión permite mantener conectados los procesos de facturación con los sistemas corporativos de la compañía, mientras que la automatización de la captura y validación de las facturas recibidas agiliza su procesamiento y reduce las tareas administrativas asociadas.
El resultado es un proceso de facturación más eficiente, integrado y trazable, capaz de gestionar tanto la emisión como la recepción de facturas y adaptarse a la complejidad de un grupo empresarial formado por 14 compañías y con presencia en todo el territorio nacional.
¿Quiere llevar este enfoque a su organización?
Podemos revisar su proceso actual, sistemas implicados y obligaciones para plantear una hoja de ruta realista.