Contexto del proyecto
TROA Librerías es uno de los principales proveedores nacionales de libros de texto para centros educativos y cuenta con una amplia red de librerías repartidas por toda España. Además de la venta de libros de texto, la compañía desarrolla su actividad en el ámbito de la literatura general, colecciones infantiles y otros contenidos editoriales.
Su actividad también incluye la prestación de servicios a centros educativos e instituciones públicas y privadas, lo que implica gestionar un elevado volumen de operaciones y documentación asociada a sus proveedores y a las entregas realizadas en sus diferentes establecimientos.
En este contexto, TROA Librerías buscaba avanzar en la transformación digital de sus procesos administrativos, especialmente en la gestión de las facturas recibidas, mejorando la automatización, el control y la trazabilidad del proceso.
Solución implantada
ZeroComa diseñó e implantó una plataforma digital basada en InvoiZE para automatizar el proceso de gestión de las facturas de proveedores de TROA.
La solución permite digitalizar y agilizar el registro, aprobación y contabilización de aproximadamente 70.000 facturas recibidas anualmente. Durante el proceso, la información de cada factura se valida con los pedidos y albaranes correspondientes a las entregas realizadas en las diferentes librerías, facilitando la comprobación de los documentos y agilizando su aprobación.
El proyecto incorpora además un sistema de digitalización certificada que permite otorgar a las imágenes digitales el mismo valor legal y fiscal que los documentos originales en papel, de acuerdo con los requisitos establecidos por la Administración Tributaria.
Gracias a esta digitalización certificada, TROA puede avanzar hacia la eliminación del archivo físico de las facturas, sustituyendo la gestión documental basada en papel por un archivo digital con garantías de validez y trazabilidad.
Impacto para la organización
La implantación de InvoiZE ha permitido a TROA automatizar la gestión de aproximadamente 70.000 facturas de proveedores al año, reduciendo las tareas manuales asociadas a su registro, comprobación, aprobación y contabilización.
La validación de las facturas frente a los pedidos y albaranes correspondientes aporta además un mayor control sobre la documentación recibida y facilita la detección de posibles discrepancias antes de completar el proceso de aprobación.
La digitalización certificada permite asimismo reducir la dependencia del archivo físico, con el consiguiente ahorro de espacio y costes asociados a la gestión y conservación de documentación en papel.
El resultado es un proceso de gestión de facturas más ágil, automatizado y controlado, que integra la gestión documental con los procesos de validación y contabilización y proporciona a TROA una mayor visibilidad sobre sus facturas de proveedores.
¿Quiere llevar este enfoque a su organización?
Podemos revisar su proceso actual, sistemas implicados y obligaciones para plantear una hoja de ruta realista.