UFD

Contexto del proyecto

UFD, distribuidora eléctrica del grupo Naturgy y una de las principales compañías del sector energético en España, gestiona la red de distribución de electricidad en varias comunidades autónomas, garantizando un suministro seguro, eficiente y sostenible para más de 3,8 millones de personas. Su compromiso con la innovación tecnológica y la optimización de procesos le permite ofrecer un servicio de máxima calidad y adaptado a las exigencias del mercado.

En su actividad diaria, UFD gestiona un elevado volumen de notificaciones procedentes de diversas Administraciones Públicas, lo que supone un reto operativo relevante en términos de eficiencia y control. Por un lado, el rastreo de comunicaciones resultaba complejo debido al alto volumen de notificaciones y a la dispersión territorial de sus sedes. Por otro, la asignación manual de cada notificación al trámite correspondiente implicaba un elevado consumo de tiempo y recursos, además de aumentar el riesgo de errores, olvidos o retrasos en su tramitación.

Esta situación podía derivar en incumplimientos de plazos y potenciales sanciones, afectando tanto a la eficiencia operativa como a la seguridad jurídica de la compañía.

Solución implantada

Con el objetivo de mejorar su eficiencia operativa, optimizar la gestión de notificaciones y garantizar el cumplimiento normativo, UFD buscaba una solución capaz de automatizar todo el proceso, reducir la carga manual y asegurar una asignación fiable y ágil de cada comunicación.

UFD apostó por EdasNEO, la solución de automatización inteligente de Notificaciones Electrónicas de ZeroComa, por tratarse de una plataforma robusta, ampliamente implantada en empresas con necesidades similares.

Uno de los factores clave en su elección fue la amplitud de su base de organismos controlados, así como la facilidad y bajo coste para incorporar nuevos organismos, especialmente ayuntamientos de tamaño medio, un aspecto crítico para UFD debido a su alta actividad en este ámbito.

Desde su implantación, EdasNEO ha transformado completamente la gestión de notificaciones en la compañía. Se han dado de alta 16 usuarios y se han configurado 24 reglas de asignación automática, lo que permite que cada notificación sea dirigida al usuario correspondiente mediante el análisis de metadatos y contenido.

Además, se desarrollaron funcionalidades específicas para cubrir las necesidades de UFD, como la integración de notificaciones en papel digitalizadas mediante una aplicación de Canon, permitiendo su incorporación al mismo circuito de gestión que las notificaciones electrónicas.

Asimismo, la solución incluye un módulo que facilita la transferencia automática de notificaciones a otras herramientas corporativas, asegurando la integración con los sistemas internos y la continuidad de los procesos.

Impacto para la organización

Hasta la fecha, la plataforma ha gestionado con éxito más de 72.000 notificaciones provenientes de 38 sedes distintas, reforzando significativamente el control y la eficiencia operativa de UFD.

Entre los principales beneficios destacan:

- Cumplimiento normativo garantizado: eliminación del riesgo de sanciones gracias a una gestión automatizada, fiable y en tiempo real.
- Ahorro de tiempo y optimización de recursos: reducción drástica de las tareas manuales, con un ahorro superior a 1.200 horas de trabajo, permitiendo a los equipos centrarse en actividades de mayor valor.
- Mayor eficiencia y precisión: automatización del ciclo completo de gestión, evitando errores, olvidos o retrasos y mejorando la fiabilidad en la asignación de notificaciones.
- Reducción de costes operativos: mejora global del proceso gracias a la automatización y la integración con los sistemas existentes.

Según Fernando Flaño, Director de la Oficina de Proyectos e Integración, "EdasNEO es una plataforma muy robusta, cuya base de organismos que controlan es con diferencia la más amplia del mercado. Gracias a la automatización que ofrece y a su integración con nuestros sistemas informáticos, hemos conseguido una notable mejora de la eficiencia del proceso y una importante reducción de costes".

En ZeroComa nos enorgullece acompañar a UFD en su proceso de transformación digital, ayudándole a optimizar su operativa y garantizar un cumplimiento normativo impecable en un sector clave para la economía y la sociedad.