Contexto del proyecto
La Universitat Politècnica de València (UPV) es una universidad pública española con sede en Valencia y una de las principales instituciones académicas y de investigación del país. Su estructura está formada por 9 escuelas técnicas superiores, 2 facultades y 2 escuelas politécnicas superiores, que organizan la docencia de 34 grados.
La actividad de la universidad se extiende además al ámbito de la investigación, con 41 departamentos y 45 centros e institutos de investigación. Esta dimensión organizativa se traduce en un elevado volumen de operaciones administrativas y de facturación, procedentes de múltiples áreas y sistemas de gestión.
En este contexto, la UPV necesitaba optimizar la gestión de aproximadamente 200.000 facturas recibidas en papel cada año, así como centralizar y automatizar la emisión de sus facturas electrónicas, generadas originalmente desde diferentes sistemas de gestión.
Solución implantada
La UPV implantó InvoiZE para digitalizar y automatizar de forma integral sus procesos de facturación, tanto en la recepción y tratamiento de facturas como en la emisión y seguimiento de facturas electrónicas.
Para la gestión de las facturas recibidas, InvoiZE está integrada con las herramientas de gestión de la universidad y permite realizar un proceso de escaneo masivo de la documentación. La solución extrae de forma prácticamente desasistida la información contenida en las facturas y la incorpora a un archivo digital certificado con plena validez legal ante la AEAT.
En el ámbito de la facturación emitida, InvoiZE actúa como punto central de gestión para las facturas generadas desde hasta 7 sistemas ERP diferentes. La solución recibe las facturas, las renumera, convierte al formato electrónico correspondiente, las firma, realiza su entrega y permite realizar el seguimiento de su estado de tramitación.
Además, toda la información relevante generada durante el proceso es devuelta a los diferentes sistemas de gestión de la universidad, permitiendo que los datos puedan ser consultados y explotados desde cada uno de los ERP.
Impacto para la organización
La implantación de InvoiZE ha permitido a la UPV centralizar y automatizar la gestión de un volumen aproximado de 200.000 facturas recibidas anualmente, reduciendo significativamente la intervención manual asociada a su digitalización, extracción y archivo.
La integración de la solución con los diferentes sistemas de gestión permite además unificar los procesos de facturación independientemente del ERP de origen, simplificando la gestión de las facturas emitidas desde hasta 7 plataformas diferentes.
El resultado es un modelo de gestión de facturación más eficiente, integrado y trazable, que permite a la universidad controlar el ciclo completo de sus facturas: desde la recepción, digitalización y archivo de las facturas recibidas hasta la emisión, firma, entrega y seguimiento de las facturas electrónicas.
De este modo, InvoiZE se convierte en una capa central de gestión de la facturación de la UPV, conectando los diferentes sistemas de gestión de la organización y facilitando una visión unificada de la información asociada a sus procesos de facturación.
¿Quiere llevar este enfoque a su organización?
Podemos revisar su proceso actual, sistemas implicados y obligaciones para plantear una hoja de ruta realista.