Lectura recomendada para equipos que trabajan en cumplimiento digital, fiscalidad, administración y transformación documental.
La llegada de VeriFactu no solo implica adaptar el software de facturación de empresas y autónomos, sino también cumplir una nueva serie de obligaciones cuyo incumplimiento puede acarrear importantes sanciones económicas. La normativa establece multas que pueden alcanzar los 50.000 euros para los usuarios de software no conforme y hasta 150.000 euros para fabricantes y desarrolladores que comercialicen soluciones que incumplan los requisitos legales.
Aunque estas cifras han generado cierta preocupación, conviene entender que el objetivo de VeriFactu no es sancionar indiscriminadamente, sino garantizar que los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) generen registros íntegros, inalterables y trazables, dificultando el fraude fiscal y aumentando la transparencia en los procesos de facturación.
Implicaciones de adoptar VeriFactu
La adaptación a VeriFactu supone mucho más que instalar una actualización del software de facturación. A partir de su entrada en vigor, las empresas deberán asegurarse de que el sistema utilizado cumple los requisitos técnicos establecidos por la Agencia Tributaria y es capaz de generar registros de facturación con todas las garantías exigidas por la normativa.
Entre las principales implicaciones destacan:
- Utilizar un software adaptado a VeriFactu, capaz de cumplir los requisitos del Reglamento y de generar registros de facturación conforme a la normativa.
- Garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros, evitando que puedan modificarse o eliminarse una vez generados.
- Conservar correctamente la información, permitiendo su consulta y trazabilidad ante una posible comprobación tributaria.
- Incorporar los elementos obligatorios en las facturas, como el código QR y, cuando corresponda, la referencia al sistema VeriFactu.
- Mantener el software actualizado, incorporando las adaptaciones que establezca la Agencia Tributaria a través de futuras especificaciones técnicas.
En la práctica, esto significa que las empresas ya no solo deberán preocuparse por emitir correctamente sus facturas, sino también por verificar que el programa utilizado cumple todos los requisitos legales.
Tipos de infracciones y multas previstas
La normativa distingue diferentes tipos de infracciones en función del sujeto responsable y del incumplimiento cometido. No reciben el mismo tratamiento una empresa usuaria que un fabricante de software, ya que las obligaciones de ambos son distintas.
Las principales sanciones previstas pueden resumirse en la siguiente tabla:
|
Infracción |
¿A quién afecta? |
Sanción prevista |
|
Utilizar o tener un Sistema Informático de Facturación que incumpla los requisitos legales |
Empresas y autónomos |
50.000 € por cada ejercicio |
|
Fabricar, producir o comercializar software que no cumpla la normativa VeriFactu |
Fabricantes y desarrolladores |
Hasta 150.000 € por ejercicio y por tipo de software |
|
Comercializar sistemas sin declaración responsable de conformidad |
Fabricantes y distribuidores |
1.000 € por cada sistema |
|
Alterar, eliminar o manipular registros de facturación |
Según el tipo de infracción |
Sanciones previstas por la normativa tributaria |
Además de las cuantías económicas, estas infracciones pueden derivar en inspecciones, requerimientos de información o la obligación de sustituir el sistema de facturación utilizado por otro que sí cumpla con los requisitos exigidos.
Multa de 50.000 € por utilizar un software que incumpla VeriFactu
La Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal (Ley Antifraude) establece un régimen sancionador para quienes utilicen Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) que no garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
En estos supuestos, la normativa prevé multas de hasta 50.000 euros por cada ejercicio para el usuario del sistema cuando concurran las circunstancias tipificadas en la ley.
¿Cuándo puede producirse esta sanción?
El riesgo aparece cuando el sistema utilizado:
- Permite modificar o eliminar registros de facturación sin dejar trazabilidad.
- No genera los registros exigidos por la normativa.
- No incorpora las medidas técnicas de seguridad requeridas.
- Carece de las funcionalidades necesarias para cumplir con el Reglamento
VeriFactu.
Por ello, el problema no es que un programa tenga varios años de antigüedad, sino que no haya sido adaptado a los nuevos requisitos legales.
Multa de hasta 150.000 € para fabricantes y desarrolladores de software
La Ley Antifraude establece multas de hasta 150.000 euros por cada ejercicio y por cada tipo de software comercializado cuando estos sistemas no cumplan las especificaciones exigidas por la normativa.
¿Quién puede verse afectado?
Estas sanciones afectan principalmente a:
- Empresas desarrolladoras de software de facturación.
- Fabricantes de ERP que incorporen módulos de facturación.
- Distribuidores y comercializadores de soluciones de facturación.
- Proveedores de aplicaciones SaaS destinadas a emitir facturas.
En todos estos casos, el fabricante debe garantizar que el producto cumple los requisitos técnicos establecidos para los Sistemas Informáticos de Facturación.
Otras infracciones que también pueden ser sancionadas
Uno de los principios fundamentales de VeriFactu es que los registros de facturación deben ser íntegros, inalterables y trazables.
Esto significa que, una vez generado un registro, no debe ser posible modificarlo o eliminarlo sin dejar constancia de la operación realizada.
Por ejemplo, podrían considerarse prácticas incompatibles con la normativa:
- Eliminar una factura del sistema sin dejar rastro.
- Modificar el importe o la fecha de una factura ya emitida.
- Alterar la numeración de las facturas para ocultar operaciones.
- Suprimir registros de facturación antes de que finalice el periodo de conservación.
En estos casos, además de incumplir los requisitos técnicos del Reglamento VeriFactu, la empresa podría enfrentarse a las consecuencias previstas por la normativa tributaria si la alteración afecta a la veracidad de la información fiscal.
Más allá de la multa: otras consecuencias de incumplir VeriFactu
En la práctica, un incumplimiento también puede provocar incidencias operativas y fiscales que afecten al funcionamiento diario de la empresa.
Entre las principales consecuencias destacan:
- Mayor probabilidad de comprobaciones e inspecciones tributarias, especialmente cuando la Agencia Tributaria detecta inconsistencias en los
registros de facturación. - Necesidad de sustituir o actualizar el software de forma urgente, con el impacto económico y operativo que ello puede suponer.
- Retrasos en la adaptación a futuras obligaciones normativas, obligando a realizar cambios en plazos muy reducidos.
- Pérdida de confianza por parte de clientes y colaboradores al utilizar herramientas que no cumplen los estándares exigidos.
Preguntas frecuentes sobre las sanciones de VeriFactu
¿Me pueden sancionar si mi software tiene un fallo técnico puntual?
o automáticamente. Un fallo técnico puntual no implica por sí mismo una infracción sancionable, siempre que no responda a una manipulación deliberada del sistema y se actúe con diligencia para solucionarlo.
¿Puedo conservar mi programa de facturación antiguo después de 2027?
Depende del uso que se le dé. Si el programa sigue utilizándose para emitir facturas y no cumple los requisitos establecidos por VeriFactu, mantenerlo puede constituir una infracción. En cambio, si el software se conserva únicamente con fines de consulta histórica o archivo y ya no se utiliza para generar nuevas facturas, no existe ese riesgo.
¿Qué pasa si soy autónomo en régimen de módulos? ¿También me aplica VeriFactu?
Sí. Si desarrollas una actividad incluida en el ámbito de aplicación de la normativa y utilizas un Sistema Informático de Facturación, deberás cumplir los mismos requisitos técnicos que el resto de los obligados tributarios
¿Son acumulables las multas de VeriFactu?
Sí. La normativa prevé distintos tipos de infracciones dirigidas a sujetos diferentes, por lo que pueden concurrir varias responsabilidades de forma simultánea. Cada infracción se valora de forma independiente conforme al régimen sancionador aplicable.
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La adaptación a VeriFactu no debe entenderse únicamente como una obligación legal. También es una oportunidad para modernizar los procesos de facturación, reducir riesgos y trabajar con una solución preparada para los cambios normativos que seguirán produciéndose en los próximos años.
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