Digitalización de documentos con el mismo valor legal que el archivo físico

En ZeroComa hemos acumulado una gran experiencia durante los últimos años en proyectos de diversa índole, por lo que hemos interiorizado que la forma de trabajar no es la misma para una empresa que tenga que digitalizar ocasionalmente que otra que tiene procesos recurrentes de escaneo con importantes volúmenes de trabajo.

Para los primeros, basta con tener un buen dispositivo de escaneo, pero para aquellas empresas que realicen asiduamente tareas de escaneo por tener un sistema de Gestión Documental o algún procedimiento interno que exija este tipo de tareas, no basta con tener una buena máquina: es necesario disponer de herramientas de software de escaneo adecuadas.

   Ventajas de la digitalización

Cuando se trata de un gran volumen de escaneo centralizado

Para escanear grandes cantidades es necesario utilizar dispositivos de escaneo que funcionen a velocidades cercanas o superiores a las 100 páginas por minuto. Esto obliga, además, a tener algún sistema que permita controlar la fiabilidad del proceso de escaneo a esa velocidad.

Aunque existen en el mercado algunos sistemas que permiten separar los distintos documentos que componen un lote de escaneo de forma automática, lo cierto es que no son 100 % infalibles y, por pequeño que sea el porcentaje de error, estamos ante un gran problema si tan solo 1 de cada 100 documentos no se trata adecuadamente.

La ventaja de utilizar EdasScan Pro en este tipo de escaneo es que permite al usuario realizar un exhaustivo control del proceso de escaneo en tiempo real

EdasScan Pro ha sido desarrollada basándose en los requisitos marcados por algunos centros de escaneo profesional, por lo que da perfecta cobertura a las más exigentes necesidades de escaneo.

Escaneo muy distribuido y realizado por diferentes personas

Aquí nos encontramos con el caso contrario. Los dispositivos de cada puesto no son necesariamente potentes, ya que el volumen de escaneo no es elevado. Sin embargo, al haber muchos puestos de escaneo diferentes significa que no hay usuarios dedicados en exclusiva a esta tarea, por lo que la especialización y los conocimientos de los procesos avanzados de escaneo son bajos. Además, puede que exista una gran rotación en lo que al usuario escaneador se refiere.

En este caso, se necesita una herramienta que simplifique al máximo las tareas de escaneo, tanto que el usuario no tiene por qué tener conocimientos avanzados en esta materia, ya que nuestra solución realiza de forma predeterminada (por un administrador) el tipo de escaneo que haga falta. De este modo, el usuario es tan solo un alimentador de la máquina.

De nuevo, lo que podía ser un problema, EdasScan Pro lo convierte en una ventaja.

EdasScanPro
Multiplica

la productividad y la calidad

Sencilla

para cualquier usuario

Perfecta

Para entornos de alta producción

Óptima

para casos de escaneo de documentos distribuido

Compatible

con cualquier OCR

EdasScan Pro es la solución de escaneo de documentos diseñada por ZeroComa. Aporta toda la funcionalidad que se necesita en los escenarios de mayor exigencia de escaneo, pero con la sencillez de manejo suficiente para que cualquiera la pueda utilizar.

¿A quién va dirigido EdasScan Pro?

  • Organismo y Administración Pública
  • Centros de Digitalización
  • Empresas de Servicios de Gestión Documental
  • Banca
  • Empresas medianas y grandes

Nuestra solución permite hacer un escaneo profesional con cualquier dispositivo de escaneo, ya que incorpora la más alta tecnología de escaneo, separación automática, gestión y reconocimiento de códigos de barras, monitorización y control de calidad, cumplimiento normativo, etc.

Normativa y homologaciones


La normativa relativa a la certificación de sistemas de digitalización homologados por la AEAT y las cuatro Diputaciones Forales es la siguiente:

  • AEAT. Este procedimiento ha sido detallado en la Resolución de 24 de octubre y desarrolla lo previsto en la Orden Ministerial EHA 962/2007 de 10 de abril sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
  • Diputación Foral de Álava
  • Diputación Foral de Vizcaya
  • Diputación Foral de Guipúzcoa
  • Diputación Foral de Navarra

Las homologaciones obtenidas por ZeroComa, en cada caso, son las siguientes:

  • AEAT: 9086E431B2BAF028
  • Diputación Foral de Álava: 2009/17322/1
  • Diputación Foral de Vizcaya: BHSD080910ZRCM0001
  • Diputación Foral de Guipúzcoa: 1A6E6E4AC109480
  • Diputación Foral de Navarra: 288200720084645272

Normativa vigente:

  • Ley 18/2011 reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia
  • Ley 39/2015 de Procedimiento administrativo común de las AA. PP.
  • Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo