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En el procedimiento de digitalización certificada interviene de forma determinante la firma electrónica avanzada reconocida descrita en la Ley de Firma, del 19 de noviembre de 2003:
Artículo 3. Firma electrónica, y documentos firmados electrónicamente.
- La firma electrónica es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.
- La firma electrónica avanzada es la firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.
- Se considera firma electrónica reconocida la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.
- La firma electrónica reconocida tendrá respecto de los datos consignados en forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel.
Con objeto de conocer si, además de valor fiscal, los documentos digitalizados de forma certificada también tienen valor procesal, ZeroComa organizó una jornada con el Consejo General de Colegios de Economistas de España y el Consejo General del Poder Judicial y sus conclusiones fueron:
- La Ley 59/2003 de Firma Electrónica equipara el soporte en que consten los datos firmados digitalmente al documento en soporte papel (artículo 3.4), admitiéndolos como prueba documental en juicio (artículo 3.8).
- Para la impugnación del documento con firma electrónica avanzada la LFE se remite al artículo 326.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, que regula la impugnación de la autenticidad de los documentos privados, y prevé la posibilidad de proponer otro medio de aprueba.
- Para la impugnación de la autenticidad de un documento con firma electrónica reconocida, la LFE contiene el mecanismo para que pueda presumirse su autenticidad.
- En el proceso de implantación del expediente digital es imprescindible dotar a los Juzgados de los medios técnicos necesarios. En caso de facturas digitalizadas con software homologado por la Agencia Estatal de la Administración Tributaria, cada herramienta de software permite comprobar la validez. Para ello, el titular del programa deberá facilitarlo al Juzgado cuando sea requerido.
- La evidencia que puede obtener el perito judicial del análisis de las facturas, si no se trata de facturas electrónicas, es relativa, ya que a través del análisis de la contabilidad o de los documentos fiscales, puede verificar el nombre del emisor y del receptor, el número de factura, su fecha, base imponible y total, pero generalmente, no la composición de la factura según sus distintos artículos y cantidades.
- En actuaciones concursales, la comunicación del crédito incorpora generalmente facturas y los incidentes concursales y la solicitud de calificación del concurso como culpable puede basarse en determinadas facturas, por lo cual, la integridad de su contenido y la integridad de los datos de la factura, que se dan en la electrónica, sería fundamental.
Una vez realizada la transformación digital de los documentos originales en papel con EdasFacturas, se puede proceder a la destrucción de los originales.