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Factura electrónica en Micropymes y Autónomos
La Factura Electrónica, un formato sencillo y rápido
La Factura Electrónica, como formato de factura emitida en las micropymes y los autónomos, es una realidad cada vez más palpable debido a que el procedimiento de facturación mejora, en mucho, el tradicional sistema de las “plantillas” de Word y Excel.
Si el cliente tiene solución de facturación, el proceso es idéntico que el de la facturación en papel, con la única diferencia de que en lugar de mandar un papel por correo postal se suele mandar un PDF firmado por correo electrónico, consiguiendo muchísimos ahorros con el cambio de formato. Son sistemas baratos, sencillos y de arranque inmediato.
Emisión de factura electrónica
Nuevo Punto General de Entrada de Factura Electrónica
El Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales, dispondrán
de puntos generales de entrada de facturas electrónicas a través de los cuales se recibirán todas las facturas electrónicas que correspondan a entidades, entes y organismos vinculados o dependientes. La AGE ha creado un punto que está disponible de forma gratuita para todos los organismos, este punto se llama FACe.
¿Qué formatos son los adoptados por la Administración?
De acuerdo con la reciente Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de factura electrónica y creación del registro contable, el formato estándar adoptado por la Administración General del Estado y sus organismos vinculados o dependientes es Facturae 3.2.
¿Cómo se integran nuestras aplicaciones con FACe?
Actualmente la mayoría de los departamentos de las empresas cuenta con sistemas informáticos para la realización de su trabajo. Las aplicaciones evolucionan con el tiempo pero lo hacen de forma independiente, sin las relaciones adecuadas para abarcar todo el proceso productivo. Con la integración de aplicaciones éstas son capaces de reutilizar los datos y la funcionalidad de las demás.
Proceso de emisión de factura electrónica
Recepción de factura electrónica
Formatos de las facturas
Para todas las AAPP sin excepción, el formato de las facturas será Facturae 3.2; al ser un formato estructurado, la validación de su contenido, la identificación de su destinatario, el flujo de aprobación, su contabilización y la orden de pago, podría llegar a ser automático. Sin embargo, la Ley 25/2013 ha previsto la necesidad de que el formato pueda evolucionar para adaptarse al que se adopte por parte de las AAPP de todos los estados miembros de la UE.
Digitalización Certificada y extracción de datos
De acuerdo con lo previsto en el Real Decreto 4/2010, que describe el Esquema Nacional de Interoperabilidad, “la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos establece los componentes de un documento electrónico digitalizado, incluyendo la imagen electrónica, firma electrónica y metadatos, así como las reglas para la digitalización de documentos en soporte papel por parte de las Administraciones públicas, atendiendo a los formatos, niveles de calidad, condiciones técnicas y estándares aplicables”.
Integración con los sistemas de gestión de la empresa
Si el proceso de digitalización certificada y el de extracción de datos es del interés de las AAPP, antes de iniciar el proyecto se lleva a cabo una consultoría de procedimientos para definir con los usuarios los mecanismos idóneos para la incorporación de los datos de las facturas en los sistemas de gestión económico-financieros de la organización.