Factura electrónica en el Sector Público

Gestión de facturas de proveedores

La Ley 25/2013 de impulso de la Factura Electrónica en el Sector Público ha cambiado el escenario y la manera de interactuar de los proveedores con la Administración Pública. Factura Electrónica en Sector Público

En la actualidad, la AA. PP. exige factura electrónica, con formato definido, Facturae 3.2 firmado electrónicamente y entregado a través de los puntos de entrada (FACe u otros) para poder facturar productos o servicios.

Emisión de la factura electrónica

Nuevo Punto General de Entrada de Factura Electrónica

El Estado, las CC. AA. y las Entidades Locales dispondrán de puntos generales de entrada de facturas electrónicas a través de los cuales se recibirán todas las facturas electrónicas que correspondan a entidades, entes y organismos vinculados o dependientes. La AGE ha creado FACe, un punto disponible de forma gratuita para todos los organismos.

¿Qué formatos son los adoptados por la Administración?

De acuerdo con la reciente Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de factura electrónica y creación del registro contable, el formato estándar adoptado por la Administración General del Estado y sus organismos vinculados o dependientes es Facturae 3.2.

¿Cómo se integran nuestras aplicaciones con FACe?

Actualmente, la mayoría de los departamentos de las empresas cuenta con sistemas informáticos para la realización de su trabajo. Las aplicaciones evolucionan con el tiempo pero lo hacen de forma independiente, sin las relaciones adecuadas para abarcar todo el proceso productivo. Con la integración de aplicaciones éstas son capaces de reutilizar los datos y la funcionalidad de las demás.

Proceso de emisión de la factura electrónica

Carga en EdasInvoiZE de todos los datos de las facturas a emitir, con todos los datos necesarios para su envío a través de los diferentes Puntos Generales de Entrada de facturas electrónicas, como los códigos DIR3 (Órgano Gestor, Unidad Tramitadora y Oficina Contable).
Generación de las facturas en el formato Facturae v.3.2.
Firmado de la factura con firma electrónica que siga las especificaciones de la firma XAdES y con un certificado de firma electrónica que sea de los admitidos por la plataforma @firma.
Envío seguro, CIFRADO Y FIRMADO de la factura a través de la correspondiente plataforma.
Recogida del asiento registral tras la entrega con el número de registro de la factura y la fecha y hora del momento de la entrega.
Seguimiento de la factura y cambios según el estado de tramitación en que se encuentra cada factura:

1. Registrada
2. Recibida en RCF
3. Verificada en RCF
4. Recibida en destino
5. Conformada
6. Reconocida obligación de pago
7. Pagada

Anulación de una factura.

Recepción de la factura electrónica

Para facilitar la facturación a los proveedores de bienes y servicios de la Administración, se ha configurado el proceso de la forma siguiente:

Los Puntos Generales de Entrada (PGE) hacen las veces de transportador de facturas hasta los registros contables. Antes de admitir una factura, valida su formato y contenido, valida la firma electrónica que garantiza su integridad y autenticidad y efectúa el asiento registral de entrada en el punto.
El asiento registral consta de nº de registro, fecha y hora de recepción. De esta manera, los proveedores tienen constancia de que la factura ha sido correctamente entregada.
Una vez recibida en los PGE, éstos se ocupan de remitirla al registro contable que corresponda en función de los identificadores DIR3 que indican quién es su destinatario (Órgano Gestor, Unidad Tramitadora y la Oficina contable).
Una vez recibida automáticamente la factura en el Registro contable de facturas (RCF), éste vuelve a registrarla a efectos de control del gasto y de cumplimiento de los compromisos de pago, registro que es retornado al PGE con objeto de que los proveedores puedan saber que la factura ha sido remitida a su destino.
En los PGE se controlan dos flujos de trabajo con cada factura: estados de tramitación y estados de anulación. En el primero de ellos, la factura puede pasar por los siguientes estados: recibida, rechazada, conformada, pagada. En el flujo de anulación, los estados pueden ser: no solicitada anulación, solicitada anulación, aceptada anulación, anulación propiamente dicha.
Los aspectos funcionales y técnicos de los Puntos Generales de Entrada se describen en el Reglamento HAP 1074/2014 de 24 de junio y aunque la Administración General del Estado ha desarrollado el conocido como FACe y ofrece su adhesión y utilización gratuita a todas las AAPP obligadas por la Ley 25/2013, las Comunidades autónomas y las Entidades Locales pueden, si lo justifican desde un punto de vista económico y técnico, implantar su propio punto de entrada pero siempre cumpliendo la mencionada Orden.
Finalmente, los registros contables de facturas se describen en la Orden HAP 492/2014 de 27 de marzo.

Gestión de Facturas de Proveedores

Formatos de las facturas

Para todas las AAPP sin excepción, el formato de las facturas será Facturae 3.2. Al ser un formato estructurado, la validación de su contenido, la identificación de su destinatario, el flujo de aprobación, su contabilización y la orden de pago, podría llegar a ser automático. Sin embargo, la Ley 25/2013 ha previsto la necesidad de que el formato pueda evolucionar para adaptarse al que se adopte por parte de las AA. PP. de todos los estados miembros de la UE.

Digitalización Certificada y extracción de datos

De acuerdo con lo previsto en el Real Decreto 4/2010, que describe el Esquema Nacional de Interoperabilidad, “la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos establece los componentes de un documento electrónico digitalizado, incluyendo la imagen electrónica, firma electrónica y metadatos, así como las reglas para la digitalización de documentos en soporte papel por parte de las Administraciones públicas, atendiendo a los formatos, niveles de calidad, condiciones técnicas y estándares aplicables”.

Integración con los sistemas de gestión

Si el proceso de digitalización certificada y el de extracción de datos es del interés de las AAPP, antes de iniciar el proyecto se lleva a cabo una consultoría de procedimientos para definir con los usuarios los mecanismos idóneos para la incorporación de los datos de las facturas en los sistemas de gestión económico-financieros de la organización.

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