Digitalización Certificada – Facturas y documentos sustitutivos

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1. Digitalización certificada para la Administración Pública

La gran mayoría del sector público recibía las facturas en papel hasta la publicación de la ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable.

Desde el 1 de enero de 2015, todas las AA. PP. fueron obligadas a adaptar sus sistemas administrativos a esta nueva legislación para poder recibir facturas electrónicas en el formato Facturae (versión 3.2 o 3.2.1) y a través de una plataforma única de recepción de facturas electrónicas (FACe u otra).

Sin embargo, con motivo de la excepción prevista en la misma Ley, que establece que las facturas de menos de 5.000 € pueden no ser electrónicas y que los autónomos y los profesionales quedan al margen de esta obligación, las AA. PP. van a seguir recibiendo un número importante de facturas en papel.

Por este motivo, la digitalización certificada se ha convertido en un sistema de tratamiento y conservación de facturas de un enorme interés, ya que permite la conversión de las facturas de papel a formato electrónico, manteniendo el mismo valor legal y fiscal. Además, la extracción de los datos de cada factura facilitará su tratamiento, lo que posibilitará su integración con los sistemas de gestión económico-financieros como si de facturas electrónicas se tratara.

El proceso de digitalización certificada de nuestras soluciones cumple con los requisitos que se establecen en el Esquema Nacional de Interoperabilidad para su utilización por parte de las AA. PP.

Extracción de datos

La extracción de los datos obligatorios que hay que asociar a cada imagen de factura puede efectuarse de diferentes formas, cuya elección dependerá de diferentes aspectos:

• Proceso manual. Indicado si el número de facturas es pequeño, llegan poco a poco a la organización y no es necesario extraer líneas de detalle.
• Proceso automático de extracción aplicando un OCR (Optical Character Recognition). Indicado para un volumen importante de facturas y/o cuando es necesario extraer también líneas de detalle.
• Importando los datos de los sistemas ERP instalados. Este sistema está indicado cuando los procedimientos internos han previsto aprobar y contabilizar las facturas antes de efectuar la digitalización certificada. De esta manera, solo se digitalizan y se conservan en la aplicación las que son correctas.

Una vez que los datos de las facturas estén disponibles y accesibles, se puede y se debe reutilizar esta información para automatizar muchos de los procesos administrativos que se llevan a cabo con las facturas.

2. Características de la solución de digitalización certificada

Independientemente del tamaño y sector de la organización que decide utilizar EdasInvoiZE para la digitalización certificada, en ZeroComa hemos diseñado diferentes módulos que complementan la aplicación básica y potencia su utilidad.

Con una mínima inversión y en un reducido plazo de puesta en marcha, los clientes de EdasInvoiZE pueden:

• Exportar la base de datos de imágenes y datos de las facturas a sistemas de gestión documental para mantener toda la información accesible en el repositorio en el que están definidas las reglas de negocio, los perfiles de acceso, etc.
• Exportar los datos -y, si es preciso, también las imágenes- a las aplicaciones de contabilidad para automatizar la contabilización de las facturas (disponible el conector para más de 24 contabilidades de las más extendidas del mercado español).
• Generar potentes informes de análisis de gestión del negocio – cuadro de mandos.
• Preparar ficheros de facturas recibidas, filtrando por diferentes criterios en función del uso que tenga que darse a los mismos: periodo completo para remitirlo al asesor contable, de un determinado proveedor para negociar mejores condiciones de trabajo, etc. Cuando el volumen de facturas es importante o hay que tratar líneas de detalle para casación de pedidos, asignación de conceptos por centro de costes, por proyecto, etc. Existen herramientas de gran potencia capaces de automatizar la extracción hasta niveles razonablemente aceptables.

Una vez disponibles los datos obligatorios, y si procede, las líneas de detalle, el fichero resultante puede exportarse a los sistemas de gestión: ERP, contabilidad, tesorería, flujo de aprobación, etc. De este modo, se automatizan cerca del 100 % procesos que hasta ahora tenían que ser manuales y, por tanto, sujetos a errores, pérdidas, olvidos, retrasos, ineficiencias, insatisfacción de los proveedores, pérdida de descuentos por pronto pago, etc.
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