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La gran mayoría del sector público recibía las facturas en papel hasta la publicación de la ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable.
Desde el 1 de enero de 2015, todas las AA. PP. fueron obligadas a adaptar sus sistemas administrativos a esta nueva legislación para poder recibir facturas electrónicas en el formato Facturae (versión 3.2 o 3.2.1) y a través de una plataforma única de recepción de facturas electrónicas (FACe u otra).
Sin embargo, con motivo de la excepción prevista en la misma Ley, que establece que las facturas de menos de 5.000 € pueden no ser electrónicas y que los autónomos y los profesionales quedan al margen de esta obligación, las AA. PP. van a seguir recibiendo un número importante de facturas en papel.
Por este motivo, la digitalización certificada se ha convertido en un sistema de tratamiento y conservación de facturas de un enorme interés, ya que permite la conversión de las facturas de papel a formato electrónico, manteniendo el mismo valor legal y fiscal. Además, la extracción de los datos de cada factura facilitará su tratamiento, lo que posibilitará su integración con los sistemas de gestión económico-financieros como si de facturas electrónicas se tratara.
El proceso de digitalización certificada de nuestras soluciones cumple con los requisitos que se establecen en el Esquema Nacional de Interoperabilidad para su utilización por parte de las AA. PP.
Extracción de datos
La extracción de los datos obligatorios que hay que asociar a cada imagen de factura puede efectuarse de diferentes formas, cuya elección dependerá de diferentes aspectos:
Una vez que los datos de las facturas estén disponibles y accesibles, se puede y se debe reutilizar esta información para automatizar muchos de los procesos administrativos que se llevan a cabo con las facturas.
Independientemente del tamaño y sector de la organización que decide utilizar EdasFacturas para la digitalización certificada, en ZeroComa hemos diseñado diferentes módulos que complementan la aplicación básica y potencia su utilidad.
Con una mínima inversión y en un reducido plazo de puesta en marcha, los clientes de EdasFacturas pueden:
Una vez disponibles los datos obligatorios, y si procede, las líneas de detalle, el fichero resultante puede exportarse a los sistemas de gestión: ERP, contabilidad, tesorería, flujo de aprobación, etc. De este modo, se automatizan cerca del 100 % procesos que hasta ahora tenían que ser manuales y, por tanto, sujetos a errores, pérdidas, olvidos, retrasos, ineficiencias, insatisfacción de los proveedores, pérdida de descuentos por pronto pago, etc.