Para la emisión y recepción de Facturas Electrónicas, todas las empresas deberán contar con un Sistema de Facturación que cumpla con los siguientes requisitos:

• Generación de registro de facturación de alta: todos los sistemas de facturación deberán generar automáticamente un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cada factura.
• Remisión de los registros de facturación: el sistema informático a adoptar deberá estar en la capacidad de enviar a través de medios electrónicos a la Administración Tributaria todos los registros de facturación generados de manera continua, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente.
• Integridad e inalterabilidad de los registros de facturación: los sistemas informáticos deberán contar con la capacidad de identificar y notificar sobre cualquier intento de alteración (ocultación, eliminación o modificación de datos) de un registro de facturación una vez generado y registrado. En caso se requiera la anulación o corrección de los datos registrados en una factura, se deberá realizar mediante un registro de facturación adicional posterior.
• Trazabilidad de los registros de facturación: los sistemas de facturación deberán permitir el seguimiento de los datos registrados de manera clara y fiable. Para ello, deberán emitir los registros de facturación de manera encadenada y que muestren la fecha y momento en que se efectuó el registro.
• Conservación, accesibilidad y legibilidad de los registros de facturación: los sistemas de facturación deberán ofrecer un procedimiento para la descarga, volcado y archivo seguro de los registros de facturación.
• Registro de eventos: los sistemas de información deberán registrar de manera automática las interacciones, operaciones realizadas o sucesos ocurridos durante su uso. Estos deberán poder ser consultados desde el propio sistema informático.
• Separación en el acceso a la información: los sistemas de facturación deberán disociar el acceso a la información con trascendencia tributaria del acceso a la posible información confidencial de carácter no patrimonial.

Un sistema informático de facturación (SIF) es el conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas mediante la realización de las siguientes acciones:

1. Admitir la entrada de información de facturación por cualquier método. Como ejemplos típicos:
   • ­Introducir en el SIF los datos de las facturas directamente de forma manual. ­
   • Importar en el SIF los datos necesarios para expedir las facturas, cuando estos han sido capturados en otros sistemas. ­­
   • Recibir en el SIF (en línea o por lotes) mediante procesos automatizados los datos necesarios para expedir las facturas, cuando estos han sido capturados en otros sistemas.
2. ­Conservar la información de facturación, dentro o fuera del SIF.

   Con ello se quiere decir que el producto obtenido, una vez expedida  –y, típicamente, impresa– la factura (a partir de la información del apartado anterior), no se descarta o elimina, sino que se almacena y guarda, manteniéndose en el tiempo.

3. Procesar la información de facturación mediante cualquier procedimiento para producir otros resultados derivados, independientemente de dónde se realice dicho procesamiento (en el propio SIF o en otro sistema informático que tenga acceso a dicha información).

   Es decir, implica que la información capturada y guardada electrónicamente de las facturas expedidas sea procesada con otras finalidades, obteniendo nuevos resultados derivados de ella, como puede ser la confección de los libros registros de IVA, los libros registros de IRPF, la contabilidad o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento de obligaciones tributarias.

Hay 2 tipos de colectivos afectados:

1. Los productores y comercializadores de sistemas informáticos de facturación (SIF) en las cuestiones relativas a sus respectivas actividades de producción y comercialización de los sistemas informáticos destinados a ser utilizados por el colectivo que se menciona a continuación en el siguiente apartado.
2. Aquellos empresarios y profesionales –personas físicas o jurídicas– que, estando establecidos en territorio español, expidan facturas (ver NOTA 1 aclaratoria al final de esta respuesta), siempre y cuando cumplan las 4 condiciones siguientes (lo que podría denominarse la “regla de los 4 «NO»”):
   1. Que NO facturen exclusivamente de forma manual (sin ayuda de SIF). Dicho de otro modo, que utilicen algún SIF para expedir facturas.
   2. Que NO estén adscritos, de forma obligatoria o voluntaria, a las exigencias del conocido como Suministro Inmediato de Información o SII. Ver NOTA 2 aclaratoria al final de esta respuesta.
   3. Que NO tengan su domicilio fiscal en los Territorios Históricos de la Comunidad Autónoma del País Vasco o de la Comunidad Foral de Navarra. Ver más aclaraciones en la NOTA 3 al final de esta respuesta.
   4. Que NO dispongan de alguna resolución en vigor de no aplicación que les exima de cumplir con el RRSIF, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre. Ver NOTA 4 aclaratoria al final de esta respuesta.