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Cómo deshacerte de la documentación física de tu empresa cumpliendo con la Ley

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  • El software de Digitalización Certificada permite que los documentos escaneados adquieran completa validez legal ante Hacienda.

¿No sabes cómo lidiar con las ingentes cantidades de papel de tu empresa? La acumulación de documentación física es uno de los grandes problemas que presenta una compañía a la hora de organizarse administrativamente y rendir cuentas ante inspecciones de Hacienda.

Deshacerse del formato físico en papel no implica ningún riesgo, siempre y cuando se digitalice antes. Es imprescindible renovar las metodologías con las que siempre se han operado en las empresas para adaptarlas a nuevos procesos, más eficientes y seguros de cara a su conservación y archivo a largo plazo. Para ello se hace imprescindible un programa de digitalización certificada homologado por las autoridades tributarias, lo que garantiza que el documento resultante adquiera, a efectos legales, completa validez e integridad.

ZeroComa dispone de una Solución con tal atributo, pero con complementos tecnológicos añadidos al proceso. La digitalización garantiza la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada documento y posee controles para revisar el cumplimiento de cada uno de los procedimientos en el proceso digitalizador. El escaneo puede realizarse masivamente con tratamiento OCR y a velocidades (según el escáner) de más de 200 páginas por minuto.

Sin interrumpir o entorpecer la estructura de una organización, la Solución es compatible con todos los escáneres TWAIN del mercado y, para certificar el consentimiento de los sujetos implicados en la gestión, dispone de herramientas de firma electrónica homologadas también por la AEAT.

Tras el proceso el usuario puede consultar, si se trata de facturas, una visión detallada de los estados de ingresos y gastos de empresa y elaboración del Libro Registro de IVA.

¿Cuánto se ahorran las empresas si eliminan el papel y funcionan con sistemas electrónicos?

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  • La Solución EdasFacturas reduce drásticamente los costes de archivo y conservación de facturas de proveedor.
  • El uso de Soluciones digitales aumenta la productividad de las organizaciones y permite el trabajo en equipo de forma remota y en tiempo real.

La gestión administrativa es una de las tareas que más tiempo consume a las empresas independientemente de su tamaño y sector. Los sistemas orientados a la gestión digital de dichos procesos suponen un gran salto cualitativo para las organizaciones en términos de productividad, accesibilidad, consulta y control de la documentación.

El ahorro económico es considerable en la gestión digital al eliminarse el archivo físico quedando la información accesible de forma remota para el trabajo diario. Los sistemas para la gestión digital de archivos permiten ahorrar tiempo que se dedicaba a la búsqueda y a la custodia de documentos físicos, y acelera la transición de los que deben ser revisados por varias personas de la empresa, acortando los plazos y aumentando la productividad de la organización.

Además, la seguridad y control que ofrecen estos sistemas está muy por encima de los estándares del archivo físico, ya que permiten generar sin esfuerzo completos registros de actividad sobre los usuarios que han consultado, accedido o modificado cada documento y cuándo se ha producido.

Las Soluciones de ZeroComa hacen que cualquier empresa pueda acometer este cambio y disponer de un sistema de gestión digital para sus procesos y documentos con las ventajas anteriormente mencionadas. Además, facilitan que las compañías cumplan con todos los requisitos en lo referente al tratamiento de documentos, al requerir los digitales de los estándares más altos y precisos de seguridad y prescindir de los originales, como pueden ser las facturas. La tecnología para la Digitalización Certificada de documentos otorga a los ficheros digitalizados el mismo valor fiscal y legal que el documento original de papel.

La gestión electrónica de procesos y documentos es considerada como uno de los ejes principales de la transformación digital de las organizaciones debido al impacto tan directo que tiene sobre la productividad y el ahorro de las mismas y por las posibilidades que a partir de su aplicación nacen en ámbitos tan interesantes como la automatización, movilidad, BI, AI, y otros muchos.

ZeroComa participa en calidad de especialista en sesiones informativas sobre la solución Corporate, de la empresa Edenred

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  • Ambas compañías han realizado seminarios web con gran afluencia de asistentes.
  • Corporate, la solución de Edenred, cuenta con tecnología de ZeroComa para la digitalización certificada de tickets y gastos de empresa.

ZeroComa y Edenred, compañías especialistas en ofrecer Soluciones digitales para empresas, colaboran conjuntamente en la difusión de información sobre la digitalización certificada de tickets y gastos de empresa en la era Post-COVID19 y las ventajas que esta tecnología aporta a cualquier organización.

En estos seminarios ZeroComa profundiza en la normativa vigente relativa a la digitalización certificada de tickets y gastos de empresa (dietas, viajes profesionales, etc) y en su valor legal para Hacienda por considerar que los tickets digitales generados mediante este proceso tienen idéntico valor fiscal que los originales en papel.

ZeroComa aporta también su experiencia y conocimiento en el ámbito del Suministro Inmediato de Información del IVA (SII) para exponer las ventajas que una Solución como Corporate ofrece a cualquier empresa que esté obligada al SII, por facilitar, tal y como exige la Ley, el Suministro Inmediato de Información de forma individualizada de todos los tickets de gasto de la organización.

Por su parte, Edenred muestra las bondades de su Solución Corporate como herramienta para la gestión de los gastos de las empresas, como un gran complemento a su interesante abanico de soluciones de pago y retribución flexible para empresas y entre las que se encuentran las conocidas como Ticket Restaurant, Ticket Gasolina, Ticket Guardería o Ticket Transporte.

La masiva asistencia a las sesiones realizadas pone de manifiesto que se trata de un asunto de gran interés y pieza fundamental en el proceso de transformación digital de cualquier empresa.

Gestiona tu empresa desde casa

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  • Todas las áreas de una compañía u organización, como el área de Administración, se adaptan a la nueva realidad que vivimos.
  • Gestión y aprobación de facturas desde casa gracias a la Factura Electrónica y a la Digitalización Certificada.

La actual situación mundial provocada por la expansión del virus COVID-19 ha obligado a miles de empresas a forzar el teletrabajo de sus empleados, haciendo difíciles tareas habituales como la recepción de facturas, su tramitación, aprobación, contabilización, etc.  

Hoy más que nunca se hace imprescindible la utilización de herramientas tecnológicas que permitan el desempeño de las funciones laborales, sin necesidad de estar físicamente en la oficina. La utilización de herramientas adecuadas facilita no sólo el trabajo desde casa, también la distribución del mismo entre los componentes de un departamento para su seguimiento y control.  

ZeroComa diseña, fabrica, comercializa y presta servicios que están orientados a la transformación de los tradicionales y analógicos procesos administrativos, convirtiéndolos en procesos completamente digitales, susceptibles de ser realizados en remoto, de forma distribuida, teniendo siempre bajo control el proceso de avance, las aprobaciones y los plazos sobre los mismos.

Nuestras soluciones de factura electrónica, digitalización certificada de facturas y gestión de gastos en movilidad son grandes aliadas de las organizaciones estos días en los que puede verse afectada su productividad, ya que demuestran en estas circunstancias, más claramente si cabe, su superioridad frente a los procesos tradicionales. 

Estas aplicaciones en modalidad Cloud y On Premise ayudan a roles como administrativos o contables entre otros, a recopilar y gestionar la información relativa a su trabajo para que pueda seguir en pie el ejercicio de la actividad de la compañía. Además, procesos digitalizados de firma pueden respaldar toda acción o tarea que se desempeñe. ZeroComa dispone de tantas aplicaciones como tareas de las que es responsable el departamento de Administración de cualquier compañía u organización, con lo que garantiza el 100% de la continuidad del trabajo del departamento.

Kyocera presenta su estrategia ‘Beyond the Product’

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La fórmula con la que Kyocera Document Solutions centra la estrategia de la compañía para su nuevo año fiscal se llama Beyond The Product. Así lo anunció recientemente en el evento Experience The Digital, celebrado en el marco del Digital Enterprise Show 2019, donde el equipo directivo de Kyocera dio a conocer ante partners y clientes sus nuevas propuestas y soluciones.

Con esta iniciativa, y para dar cabida a los cuatro pilares sobre los que trabaja, la compañía amplía su oferta integradora de software, hardware y servicios con nuevas soluciones destinadas a optimizar la experiencia digital de los trabajadores, y acelerar la transformación digital en el back-office de las organizaciones.

Gracias a Beyond The Product, la compañía japonesa ofrece respuesta a las necesidades globales de las organizaciones con soluciones específicas para todas las áreas departamentales, tales como la digitalización certificada de facturas de proveedores en el área financiera, la digitalización del proceso de contratación y on boarding del empleado para RRHH, o la contratación de servicios mediante firma biométrica.

Para Alfonso Pastor, Marketing & Communications director de Kyocera Document Solutions, “la evolución de las organizaciones ha llegado a un punto de inflexión en cuanto a la transformación digital de sus procesos de back-office. El objetivo de Kyocera es precisamente ayudarles a identificar sus problemas y necesidades para que puedan construir espacios de trabajo inteligentes que reviertan en una experiencia óptima de usuario para su cliente final”.

La triple oferta integradora de la compañía incluye software, con soluciones de servicios de captura, contenido, gestión documental y automatización de procesos, así como gestión remota proactiva del parque de impresión; hardware, línea de negocio que entrará en el mercado de la alta producción en los próximos meses; y Digital Services, con servicios de printing, infraestructuras de telecomunicaciones y contenido (como el outsourcing de procesos o la consultoría).

FUENTE: Dealer World

La erradicación del papel: principal vía de productividad en las empresas

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Los negocios se enfrentan a diario a ingentes cantidades de documentación referente a la actividad diaria de la organización. El almacenaje de papel permite responder ante reclamaciones y justificaciones, consultar históricos…, pero los negocios no reparan en la cantidad de dinero que supone dedicar espacios físicos a su almacenamiento, así como la suma de tiempo que los empleados invierten en buscar archivos. El tiempo se perfila como uno de los recursos de mayor valor en la productividad de una empresa, y es por ello por lo que se hace necesaria e imprescindible una gestión electrónica de los ficheros.

ZeroComa, con sus soluciones de digitalización certificada, aporta un sistema que de archivo y conservación electrónico para facturas y otros documentos que otorga a los ficheros digitales el mismo valor fiscal y legal que el documento original de papel posibilitando la eliminación del archivo físico.

Numerosos estudios realizados por algunos de los principales fabricantes de copiadoras multifunción coinciden en la problemática de no digitalizar los archivos que un negocio pueda manejar en su actividad cotidiana.

Temel asegura que el empleado invierte más de una hora diaria en buscar documentación en papel. Sage, por su parte, destaca en un estudio de 11 mercados (entre los que se incluye España) la pérdida económica de más de 20.400 millones de euros en el conjunto de 2018 para las pymes derivados de la falta de digitalización de las tareas administrativas. Este último estudio señala además que solo un aumento del 5% en la productividad de las empresas españolas supondría un incremento del PIB nacional en 13.600 millones de euros.

Con todo, ZeroComa apunta hacia la gestión electrónica de las facturas y otros documentos como solución a los arduos procesos de búsqueda y almacenaje de la información, y propone transformar la ineficiencia de los sistemas de trabajo tradicionales por sistemas de digitalización y automatización de procesos que aumentan la productividad y permiten el crecimiento de las organizaciones. Al facilitar la mejora de los procesos (al encontrar los archivos de una forma ágil, en tiempo real y sin necesidad de una presencia física) y en el espacio ya que, según Temel, cerca del 15% y el 20% del espacio de oficina está dedicado únicamente al almacenaje de documentación.

También supondría un ahorro en concepto de material de archivo (armarios, archivadores, AZ’s, fotocopias, etc) y una mayor confidencialidad y seguridad de la documentación archivada. Todo ello teniendo en cuenta la eliminación del correspondiente coste ambiental que conlleva la producción en papel de archivos históricos.

La Digitalización Certificada gana importancia por sus nuevos ámbitos de aplicación

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La digitalización certificada está teniendo un papel fundamental a través de la digitalización de facturas debido a la normativa tributaria.  A día de hoy existen numerosas soluciones informáticas de digitalización certificada homologadas por la AEAT y que garantizan el cumplimiento de los requisitos de la Resolución de 24 de octubre de 2007, que sirven a clientes públicos y privados a eliminar el soporte en papel de las facturas que gestionan en el desarrollo de su actividad.

No obstante, la digitalización certificada no debe limitarse a la digitalización de facturas pues se trata de una herramienta fundamental en el intercambio con las Administraciones Públicas de documentos administrativos en el marco de la Administración Electrónica.

La digitalización certificada de documentos administrativos debe cumplir las condiciones de interoperabilidad establecidos por la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. Las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI) establecen los requisitos, que sobre diferentes aspectos relacionados con el intercambio de documentos administrativos digitalizados por medios electrónicos, han de ser tenidos en cuenta. Así, son de aplicación las normas técnicas relativas a Documento y Expediente Electrónico, Firma Electrónica y certificados electrónicos, Digitalización de Documentos, Copiado Auténtico y conversión entre documentos electrónicos, Catalogo de Estándares, Protocolos de intermediación de datos, y modelos de datos para el Intercambio de asientos entre las entidades registrales.

La digitalización certificada e intercambio de documentos administrativos por medios electrónicos debe garantizar la integridad de los documentos administrativos digitalizados durante todo el proceso de digitalización e intercambio. Así, entre otros, Abogacía Española establece los siguientes requisitos:

  1. Que la imagen obtenida de los documentos digitalizados sea fiel e integra: ha de responder a la estructura y contenido del documento digitalizado, contando con una resolución mínima y que sea sometida a un proceso de automático de optimización de la imagen que permita garantizar su legibilidad.
  2. Que los documentos cuenten con información que permitan identificarlos de manera inequívoca, tanto en sí mismos, como en relación con los expedientes y procesos de los que forman parte. Dicha identificación inequívoca se consigue a través de la inserción de metadatos en el propio documento (entre otros, identificador del documento origen, órgano (administración generadora / captura), fecha captura, origen (ciudadano / administración), estado de elaboración….), así como a través de la generación y cálculo de la huella o valor resumen del documento (hash) utilizando un algoritmo que cumpla al menos el estándar SHA-1.
  3. Que se utilicen formatos estándares y de uso común reconocidos, de forma que se garantice que a pesar de la posible obsolescencia de los sistemas. A tal efecto, dichos formatos son recogidos en el Catalogo de Estándares publicado por la correspondiente Norma Técnica de Interoperabilidad.
  4. Tanto el sistema de digitalización certificada como el sistema de intercambio de documentos con las administraciones públicas deben permitir la gestión, almacenamiento y archivo de los documentos electrónicos administrativos, tanto en su integración en los correspondientes expedientes electrónicos como en las correspondientes bases de datos documentales y registros administrativos mediante los correspondientes asientos registrales.

Por otro lado, la firma electrónica es importante también para la generación y utilización de documentos electrónicos administrativos. Abogacía Española recuerda que las soluciones de digitalización certificada e intercambio electrónico de documentos que deseen operar con las Administraciones Públicas deberán cumplir con lo establecido en la NTI de Relación de modelos de datos, NTI de Protocolos de intermediación de datos y la NTI de Modelo de Datos para el Intercambio de asientos entre las entidades registrales.

Soluciones modulares de Facturación Electrónica y Digitalización Certificada para pymes y grandes empresas

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El Grupo Atisa publica una entrevista realizada a ZeroComa. A continuación reproducimos la entrevista íntegra publicada en la revista mensual del grupo en el mes de julio.

¿En qué consiste la digitalización de facturas y quiénes son los involucrados en este paso de la tecnología?

La digitalización certificada es un procedimiento de escaneo diseñado por el Departamento de Informática Tributaria de la AEAT, que permite conservar en formato electrónico las facturas recibidas en papel. Gracias a este proceso, los originales en papel se pueden eliminar, con las ventajas y ahorros que esto supone para cualquier organización, manteniendo, además, el documento resultante mantiene plena validez legal.

La digitalización certificada es un proceso que puede ser realizado tanto por el propio destinatario de las facturas como por un tercero contratado por este para la prestación del servicio.

Para realizar este tipo de escaneo, es imprescindible utilizar una solución que haya sido homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria o las Diputaciones Forales si la conservación se efectúa en el País Vasco o Navarra.

¿Qué necesitan las empresas para  implementar este avance tecnológico como es la digitalización electrónica?

Lo único que necesita una empresa que quiera implementar la conservación digital de sus facturas de papel es que dicho proceso se lleve a cabo utilizando una solución homologada por el Dpto. de Informática Tributaria.

Este tipo de soluciones se apoyan en procesos de firma electrónica para garantizar en todo momento la autenticidad del origen y la integridad de su contenido (que la imagen se corresponde con el original de papel y no ha sido modificada ni alterada).

¿Se debe cumplir algún requisito para efectuar la digitalización certificada?

La Orden EHA 962/2007 describe los requisitos y la Resolución de 24 de octubre de 2007 define el procedimiento de homologación de soluciones de software para la digitalización y la conservación digital certificada, así como el proceso que hay que seguir en la transformación de ficheros en papel a soporte electrónico.

Cualquier empresa puede hacerlo, pero, además, aquellas que conserven las facturas fuera del territorio nacional están obligadas a que la conservación se lleve a cabo de forma electrónica, utilizando soluciones de digitalización certificadas.

Pueden ser sometidas a este proceso tanto facturas corrientes como facturas antiguas ya archivadas.

El proceso de escaneo debe garantizar la autenticidad del origen y la integridad de su contenido, realizándose la transformación a formato digital sin intervención humana, de forma ininterrumpida y mediante procesos de firma en memoria que garanticen que el fichero se escribe en el disco y en ningún momento antes de completar el proceso está accesible, ya que estaría expuesto a alteraciones.

¿Se requiere alguna preparación a nivel legal?

No, ya que el proceso de digitalización de las soluciones de ZeroComa controla rigurosamente que se lleven a cabo todas las tareas que garantizan la integridad, la autenticidad y la legibilidad del resultado de la digitalización certificada de facturas.

¿Qué hay que tener en cuenta para poder llevar a cabo la digitalización de facturas recibidas en las empresas?

Partiendo de la base de que hay que utilizar siempre una solución homologada, a continuación, hay que ver de las opciones de trabajo que ofrece la solución elegida, cuáles son las más adecuadas para conseguir un perfecto ajuste a los procedimientos de cada organización, ya que hay empresas que manejan cientos de miles de facturas y otras que reciben muchas menos; empresas que pueden centralizar el trabajo de escaneo y otras que lo tienen que hacer de forma distribuida. En definitiva, hay que valorar las opciones de trabajo que mejor se ajustan a cada situación, ya que hay infinidad de soluciones si se selecciona la herramienta adecuada.

¿Cuáles son los ahorros y beneficios de la digitalización?

Los ahorros y ventajas obtenidos son enormes. A continuación, pasamos a relacionar algunos de los más importantes:

  • Ahorro directo en tiempo por pérdida o extravío de documentos, que es algo que ya nunca sucederá.
  • Ahorro de tiempo cada día en la búsqueda y localización de documentos para consultar, enviar, etc.
  • Ahorro de tiempo y minimización de errores en los procesos de registro contable de facturas.
  • Estandarización de los procesos de gestión de las facturas de proveedores, independientemente de cómo se reciban, ya que gracias a este sistema se puede conseguir un archivo uniforme y 100 % electrónico de facturas.
  • Accesibilidad a la documentación desde cualquier sitio.
  • Facilidad para compartir la documentación en la organización.
  • Ahorro directo en costes de archivo físico de las facturas de papel.

¿En qué consiste la solución propuesta por ZEROCOMA?

La propuesta de ZeroComa se puede resumir en ofrecer al cliente la solución para la eliminación del archivo físico de las facturas, otorgando a cambio un archivo electrónico con plena validez legal que es, además, mucho más eficiente y funcional, con una propuesta siempre adecuada en precio y funcionalidad a las necesidades específicas de cada empresa. ZeroComa dispone de la más amplia oferta de soluciones de digitalización certificada, por lo que es posible ofrecer la mejor solución para cada caso.

¿Qué ofrece ZeroComa a las empresas de manera diferenciadora?

ZeroComa ofrece a sus clientes de Digitalización Certificada un completísimo abanico de soluciones, la experiencia que nos proporciona tener más de diez años de experiencia siendo líder en el sector, y por último un asesoramiento legal especializado y altamente cualificado.

¿Algunos números que acompañen esta propuesta?

El escenario de la digitalización certificada efectuada con soluciones de ZeroComa, es el siguiente:

  • Más de 50.000.000 de documentos digitalizados anualmente.
  • Más de 10.000.000 de facturas contabilizadas automáticamente cada año.
  • Miles de clientes de nuestras soluciones.
  • Más de 10 años en el mercado.
  • Más de 10 soluciones propias y de terceros homologadas por el Departamento de Informática Tributaria.

Alianza con HP en el mercado de la digitalización certificada

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HP y ZeroComa, empresas de referencia en sus respectivos mercados ofrecen una solución de Digitalización Certificada que permitirá la eliminación del archivo físico transformándolo en electrónico con valor fiscal y procesal y facilitando la contabilización y el procesamiento automático de las facturas.

HP trabaja día a día para ofrecer junto con el portfolio de escáneres más completo y avanzado del mercado, la mejor solución para cada sector y para cada cliente.

ZeroComa por su parte, y con el fin de optimizar los procesos administrativos de las empresas, aporta al mercado una solución para la digitalización certificada con valor fiscal en toda la geografía nacional, la extracción de datos y la contabilización automática de las facturas en las aplicaciones de contabilidad más extendidas del mercado.

Es por ello que la alianza entre HP y ZeroComa ofrece las mejores soluciones para cada sector y para cada cliente.

Digitalización certificada más fácil que nunca

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El Módulo de Extracción de Datos es una nueva alternativa ofrecida por Zerocoma en su afán de ofrecer al mercado la digitalización certificada más sencilla, óptima y cómoda, en función de los procesos de cada empresa. Esta nueva herramienta de Zerocoma, acelera la puesta en marcha de la solución, integrándola con los sistemas de gestión y contabilidad de la empresa, ya que permite la comunicación con cualquier base de datos del mercado.

Gracias al Módulo de Extracción de Datos, de manera muy sencilla y rápida, se accede a la información de los sistemas de gestión del cliente y se importan los datos de las facturas para cruzarlos con las imágenes ya digitalizadas y firmadas, permitiendo completar el proceso de digitalización certificada.

Esta nueva alternativa pone en bandeja la digitalización certificada a las empresas que quieran contabilizar las facturas recibidas antes de digitalizarlas, o tratar históricos de facturas, sin que sus procedimientos cambien y así poder eliminar el papel.