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La erradicación del papel: principal vía de productividad en las empresas

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Los negocios se enfrentan a diario a ingentes cantidades de documentación referente a la actividad diaria de la organización. El almacenaje de papel permite responder ante reclamaciones y justificaciones, consultar históricos…, pero los negocios no reparan en la cantidad de dinero que supone dedicar espacios físicos a su almacenamiento, así como la suma de tiempo que los empleados invierten en buscar archivos. El tiempo se perfila como uno de los recursos de mayor valor en la productividad de una empresa, y es por ello por lo que se hace necesaria e imprescindible una gestión electrónica de los ficheros.

ZeroComa, con sus soluciones de digitalización certificada, aporta un sistema que de archivo y conservación electrónico para facturas y otros documentos que otorga a los ficheros digitales el mismo valor fiscal y legal que el documento original de papel posibilitando la eliminación del archivo físico.

Numerosos estudios realizados por algunos de los principales fabricantes de copiadoras multifunción coinciden en la problemática de no digitalizar los archivos que un negocio pueda manejar en su actividad cotidiana.

Temel asegura que el empleado invierte más de una hora diaria en buscar documentación en papel. Sage, por su parte, destaca en un estudio de 11 mercados (entre los que se incluye España) la pérdida económica de más de 20.400 millones de euros en el conjunto de 2018 para las pymes derivados de la falta de digitalización de las tareas administrativas. Este último estudio señala además que solo un aumento del 5% en la productividad de las empresas españolas supondría un incremento del PIB nacional en 13.600 millones de euros.

Con todo, ZeroComa apunta hacia la gestión electrónica de las facturas y otros documentos como solución a los arduos procesos de búsqueda y almacenaje de la información, y propone transformar la ineficiencia de los sistemas de trabajo tradicionales por sistemas de digitalización y automatización de procesos que aumentan la productividad y permiten el crecimiento de las organizaciones. Al facilitar la mejora de los procesos (al encontrar los archivos de una forma ágil, en tiempo real y sin necesidad de una presencia física) y en el espacio ya que, según Temel, cerca del 15% y el 20% del espacio de oficina está dedicado únicamente al almacenaje de documentación.

También supondría un ahorro en concepto de material de archivo (armarios, archivadores, AZ’s, fotocopias, etc) y una mayor confidencialidad y seguridad de la documentación archivada. Todo ello teniendo en cuenta la eliminación del correspondiente coste ambiental que conlleva la producción en papel de archivos históricos.

La Digitalización Certificada gana importancia por sus nuevos ámbitos de aplicación

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La digitalización certificada está teniendo un papel fundamental a través de la digitalización de facturas debido a la normativa tributaria.  A día de hoy existen numerosas soluciones informáticas de digitalización certificada homologadas por la AEAT y que garantizan el cumplimiento de los requisitos de la Resolución de 24 de octubre de 2007, que sirven a clientes públicos y privados a eliminar el soporte en papel de las facturas que gestionan en el desarrollo de su actividad.

No obstante, la digitalización certificada no debe limitarse a la digitalización de facturas pues se trata de una herramienta fundamental en el intercambio con las Administraciones Públicas de documentos administrativos en el marco de la Administración Electrónica.

La digitalización certificada de documentos administrativos debe cumplir las condiciones de interoperabilidad establecidos por la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. Las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI) establecen los requisitos, que sobre diferentes aspectos relacionados con el intercambio de documentos administrativos digitalizados por medios electrónicos, han de ser tenidos en cuenta. Así, son de aplicación las normas técnicas relativas a Documento y Expediente Electrónico, Firma Electrónica y certificados electrónicos, Digitalización de Documentos, Copiado Auténtico y conversión entre documentos electrónicos, Catalogo de Estándares, Protocolos de intermediación de datos, y modelos de datos para el Intercambio de asientos entre las entidades registrales.

La digitalización certificada e intercambio de documentos administrativos por medios electrónicos debe garantizar la integridad de los documentos administrativos digitalizados durante todo el proceso de digitalización e intercambio. Así, entre otros, Abogacía Española establece los siguientes requisitos:

  1. Que la imagen obtenida de los documentos digitalizados sea fiel e integra: ha de responder a la estructura y contenido del documento digitalizado, contando con una resolución mínima y que sea sometida a un proceso de automático de optimización de la imagen que permita garantizar su legibilidad.
  2. Que los documentos cuenten con información que permitan identificarlos de manera inequívoca, tanto en sí mismos, como en relación con los expedientes y procesos de los que forman parte. Dicha identificación inequívoca se consigue a través de la inserción de metadatos en el propio documento (entre otros, identificador del documento origen, órgano (administración generadora / captura), fecha captura, origen (ciudadano / administración), estado de elaboración….), así como a través de la generación y cálculo de la huella o valor resumen del documento (hash) utilizando un algoritmo que cumpla al menos el estándar SHA-1.
  3. Que se utilicen formatos estándares y de uso común reconocidos, de forma que se garantice que a pesar de la posible obsolescencia de los sistemas. A tal efecto, dichos formatos son recogidos en el Catalogo de Estándares publicado por la correspondiente Norma Técnica de Interoperabilidad.
  4. Tanto el sistema de digitalización certificada como el sistema de intercambio de documentos con las administraciones públicas deben permitir la gestión, almacenamiento y archivo de los documentos electrónicos administrativos, tanto en su integración en los correspondientes expedientes electrónicos como en las correspondientes bases de datos documentales y registros administrativos mediante los correspondientes asientos registrales.

Por otro lado, la firma electrónica es importante también para la generación y utilización de documentos electrónicos administrativos. Abogacía Española recuerda que las soluciones de digitalización certificada e intercambio electrónico de documentos que deseen operar con las Administraciones Públicas deberán cumplir con lo establecido en la NTI de Relación de modelos de datos, NTI de Protocolos de intermediación de datos y la NTI de Modelo de Datos para el Intercambio de asientos entre las entidades registrales.

Soluciones modulares de Facturación Electrónica y Digitalización Certificada para pymes y grandes empresas

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El Grupo Atisa publica una entrevista realizada a ZeroComa. A continuación reproducimos la entrevista íntegra publicada en la revista mensual del grupo en el mes de julio.

¿En qué consiste la digitalización de facturas y quiénes son los involucrados en este paso de la tecnología?

La digitalización certificada es un procedimiento de escaneo diseñado por el Departamento de Informática Tributaria de la AEAT, que permite conservar en formato electrónico las facturas recibidas en papel. Gracias a este proceso, los originales en papel se pueden eliminar, con las ventajas y ahorros que esto supone para cualquier organización, manteniendo, además, el documento resultante mantiene plena validez legal.

La digitalización certificada es un proceso que puede ser realizado tanto por el propio destinatario de las facturas como por un tercero contratado por este para la prestación del servicio.

Para realizar este tipo de escaneo, es imprescindible utilizar una solución que haya sido homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria o las Diputaciones Forales si la conservación se efectúa en el País Vasco o Navarra.

¿Qué necesitan las empresas para  implementar  este avance tecnológico como es la digitalización electrónica?

Lo único que necesita una empresa que quiera implementar la conservación digital de sus facturas de papel es que dicho proceso se lleve a cabo utilizando una solución homologada por el Dpto. de Informática Tributaria.

Este tipo de soluciones se apoyan en procesos de firma electrónica para garantizar en todo momento la autenticidad del origen y la integridad de su contenido (que la imagen se corresponde con el original de papel y no ha sido modificada ni alterada).

¿Se debe cumplir algún requisito para efectuar la digitalización certificada?

La Orden EHA 962/2007 describe los requisitos y la Resolución de 24 de octubre de 2007 define el procedimiento de homologación de soluciones de software para la digitalización y la conservación digital certificada, así como el proceso que hay que seguir en la transformación de ficheros en papel a soporte electrónico.

Cualquier empresa puede hacerlo, pero, además, aquellas que conserven las facturas fuera del territorio nacional están obligadas a que la conservación se lleve a cabo de forma electrónica, utilizando soluciones de digitalización certificadas.

Pueden ser sometidas a este proceso tanto facturas corrientes como facturas antiguas ya archivadas.

El proceso de escaneo debe garantizar la autenticidad del origen y la integridad de su contenido, realizándose la transformación a formato digital sin intervención humana, de forma ininterrumpida y mediante procesos de firma en memoria que garanticen que el fichero se escribe en el disco y en ningún momento antes de completar el proceso está accesible, ya que estaría expuesto a alteraciones.

¿Se requiere alguna preparación a nivel legal?

No, ya que el proceso de digitalización de las soluciones de ZeroComa controla rigurosamente que se lleven a cabo todas las tareas que garantizan la integridad, la autenticidad y la legibilidad del resultado de la digitalización certificada de facturas.

¿Qué hay que tener en cuenta para poder llevar a cabo la digitalización de facturas recibidas en las empresas?

Partiendo de la base de que hay que utilizar siempre una solución homologada, a continuación, hay que ver de las opciones de trabajo que ofrece la solución elegida, cuáles son las más adecuadas para conseguir un perfecto ajuste a los procedimientos de cada organización, ya que hay empresas que manejan cientos de miles de facturas y otras que reciben muchas menos; empresas que pueden centralizar el trabajo de escaneo y otras que lo tienen que hacer de forma distribuida. En definitiva, hay que valorar las opciones de trabajo que mejor se ajustan a cada situación, ya que hay infinidad de soluciones si se selecciona la herramienta adecuada.

¿Cuáles son los ahorros y beneficios de la digitalización?

Los ahorros y ventajas obtenidos son enormes. A continuación, pasamos a relacionar algunos de los más importantes:

  • Ahorro directo en tiempo por pérdida o extravío de documentos, que es algo que ya nunca sucederá.
  • Ahorro de tiempo cada día en la búsqueda y localización de documentos para consultar, enviar, etc.
  • Ahorro de tiempo y minimización de errores en los procesos de registro contable de facturas.
  • Estandarización de los procesos de gestión de las facturas de proveedores, independientemente de cómo se reciban, ya que gracias a este sistema se puede conseguir un archivo uniforme y 100 % electrónico de facturas.
  • Accesibilidad a la documentación desde cualquier sitio.
  • Facilidad para compartir la documentación en la organización.
  • Ahorro directo en costes de archivo físico de las facturas de papel.

¿En qué consiste la solución propuesta por ZEROCOMA?

La propuesta de ZeroComa se puede resumir en ofrecer al cliente la solución para la eliminación del archivo físico de las facturas, otorgando a cambio un archivo electrónico con plena validez legal que es, además, mucho más eficiente y funcional, con una propuesta siempre adecuada en precio y funcionalidad a las necesidades específicas de cada empresa. ZeroComa dispone de la más amplia oferta de soluciones de digitalización certificada, por lo que es posible ofrecer la mejor solución para cada caso.

¿Qué ofrece ZeroComa a las empresas de manera diferenciadora?

ZeroComa ofrece a sus clientes de Digitalización Certificada un completísimo abanico de soluciones, la experiencia que nos proporciona tener más de diez años de experiencia siendo líder en el sector, y por último un asesoramiento legal especializado y altamente cualificado.

¿Algunos números que acompañen esta propuesta?

El escenario de la digitalización certificada efectuada con soluciones de ZeroComa, es el siguiente:

  • Más de 50.000.000 de documentos digitalizados anualmente.
  • Más de 10.000.000 de facturas contabilizadas automáticamente cada año.
  • Miles de clientes de nuestras soluciones.
  • Más de 10 años en el mercado.
  • Más de 10 soluciones propias y de terceros homologadas por el Departamento de Informática Tributaria.

Alianza con HP en el mercado de la digitalización certificada

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HP y ZeroComa, empresas de referencia en sus respectivos mercados ofrecen una solución de Digitalización Certificada que permitirá la eliminación del archivo físico transformándolo en electrónico con valor fiscal y procesal y facilitando la contabilización y el procesamiento automático de las facturas.

HP trabaja día a día para ofrecer junto con el portfolio de escáneres más completo y avanzado del mercado, la mejor solución para cada sector y para cada cliente.

ZeroComa por su parte, y con el fin de optimizar los procesos administrativos de las empresas, aporta al mercado una solución para la digitalización certificada con valor fiscal en toda la geografía nacional, la extracción de datos y la contabilización automática de las facturas en las aplicaciones de contabilidad más extendidas del mercado.

Es por ello que la alianza entre HP y ZeroComa ofrece las mejores soluciones para cada sector y para cada cliente.

Digitalización certificada más fácil que nunca

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El Módulo de Extracción de Datos es una nueva alternativa ofrecida por Zerocoma en su afán de ofrecer al mercado la digitalización certificada más sencilla, óptima y cómoda, en función de los procesos de cada empresa. Esta nueva herramienta de Zerocoma, acelera la puesta en marcha de la solución, integrándola con los sistemas de gestión y contabilidad de la empresa, ya que permite la comunicación con cualquier base de datos del mercado.

Gracias al Módulo de Extracción de Datos, de manera muy sencilla y rápida, se accede a la información de los sistemas de gestión del cliente y se importan los datos de las facturas para cruzarlos con las imágenes ya digitalizadas y firmadas, permitiendo completar el proceso de digitalización certificada.

Esta nueva alternativa pone en bandeja la digitalización certificada a las empresas que quieran contabilizar las facturas recibidas antes de digitalizarlas, o tratar históricos de facturas, sin que sus procedimientos cambien y así poder eliminar el papel.

I Jornada sobre facturae y digitalización certificada

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El pasado 18 de junio tuvo lugar en la sede del Consejo General de Colegios de Economistas, la I Jornada sobre Digitalización Certificada y Factura Electrónica de la mano de HP y ZeroComa.

En el encuentro, que estaba dirigido a grandes cuentas, participaron Juan José Segura Andueza (ex responsable de Facturación Electrónica y Digitalización Certificada en el departamento de informática de la AEAT), Luis del Amo Carbajo (Gerente del Registro de Economistas de Asesores Fiscales), Pablo Lapeña (Product Manager de Escáneres HP) y Alejandro Allende (Director de Desarrollo de Negocio de ZeroComa), que informaron a los asistentes entre otros asuntos, sobre la normativa actual y las diferentes soluciones para la gran cuenta en lo que se refiere a Factura Electrónica y Digitalización Certificada.

Digitalización certificada, seguridad para empresas

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La digitalización certificada, mayor agilidad y seguridad legal para las organizaciones.

Hace un año la Agencia Tributaria estableció el procedimiento para la homologación de software de digitalización, con lo que se dio uno de los primeros pasos para la eliminación del papel en la compañías y la posibilidad de convertir una imagen digital en un documento válido y legal.