La digitalización certificada está teniendo un papel fundamental a través de la digitalización de facturas debido a la normativa tributaria.  A día de hoy existen numerosas soluciones informáticas de digitalización certificada homologadas por la AEAT y que garantizan el cumplimiento de los requisitos de la Resolución de 24 de octubre de 2007, que sirven a clientes públicos y privados a eliminar el soporte en papel de las facturas que gestionan en el desarrollo de su actividad.

No obstante, la digitalización certificada no debe limitarse a la digitalización de facturas pues se trata de una herramienta fundamental en el intercambio con las Administraciones Públicas de documentos administrativos en el marco de la Administración Electrónica.

La digitalización certificada de documentos administrativos debe cumplir las condiciones de interoperabilidad establecidos por la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. Las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI) establecen los requisitos, que sobre diferentes aspectos relacionados con el intercambio de documentos administrativos digitalizados por medios electrónicos, han de ser tenidos en cuenta. Así, son de aplicación las normas técnicas relativas a Documento y Expediente Electrónico, Firma Electrónica y certificados electrónicos, Digitalización de Documentos, Copiado Auténtico y conversión entre documentos electrónicos, Catalogo de Estándares, Protocolos de intermediación de datos, y modelos de datos para el Intercambio de asientos entre las entidades registrales.

La digitalización certificada e intercambio de documentos administrativos por medios electrónicos debe garantizar la integridad de los documentos administrativos digitalizados durante todo el proceso de digitalización e intercambio. Así, entre otros, Abogacía Española establece los siguientes requisitos:

1. Que la imagen obtenida de los documentos digitalizados sea fiel e integra: ha de responder a la estructura y contenido del documento digitalizado, contando con una resolución mínima y que sea sometida a un proceso de automático de optimización de la imagen que permita garantizar su legibilidad.
2. Que los documentos cuenten con información que permitan identificarlos de manera inequívoca, tanto en sí mismos, como en relación con los expedientes y procesos de los que forman parte. Dicha identificación inequívoca se consigue a través de la inserción de metadatos en el propio documento (entre otros, identificador del documento origen, órgano (administración generadora / captura), fecha captura, origen (ciudadano / administración), estado de elaboración….), así como a través de la generación y cálculo de la huella o valor resumen del documento (hash) utilizando un algoritmo que cumpla al menos el estándar SHA-1.
3. Que se utilicen formatos estándares y de uso común reconocidos, de forma que se garantice que a pesar de la posible obsolescencia de los sistemas. A tal efecto, dichos formatos son recogidos en el Catalogo de Estándares publicado por la correspondiente Norma Técnica de Interoperabilidad.
4. Tanto el sistema de digitalización certificada como el sistema de intercambio de documentos con las administraciones públicas deben permitir la gestión, almacenamiento y archivo de los documentos electrónicos administrativos, tanto en su integración en los correspondientes expedientes electrónicos como en las correspondientes bases de datos documentales y registros administrativos mediante los correspondientes asientos registrales.

Por otro lado, la firma electrónica es importante también para la generación y utilización de documentos electrónicos administrativos. Abogacía Española recuerda que las soluciones de digitalización certificada e intercambio electrónico de documentos que deseen operar con las Administraciones Públicas deberán cumplir con lo establecido en la NTI de Relación de modelos de datos, NTI de Protocolos de intermediación de datos y la NTI de Modelo de Datos para el Intercambio de asientos entre las entidades registrales.