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EdasFacturas-Factura Electrónica y Digitalización Certificada

¿Por qué EdasFacturas?

 

La Transición de la Factura en Papel a la Factura Digital

Hoy en día se pueden encontrar en el mercado diversos formatos de facturas (papel, ficheros ofimáticos, PDF, e-factura) cada uno de los cuales lleva aparejado inconvenientes de cara a su archivo, conservación y posterior consulta y recuperación, aunque podría decirse que casi la mayor fuente de problemas respecto a este "documento factura" radica en el hecho de que todos estos formatos coexisten en la actualidad, (y coexistirán durante años) obligando a llevar en paralelo (cuando se puede) un archivo diferente para cada uno de dichos formatos.

Inconvenientes del archivo de la factura en papel

Necesidad de mucho espacio para su conservación ya que debido a que la legalidad vigente obliga a su conservación durante mucho tiempo supone un elevado coste (metros cuadrados, archivadores, carpetas, subcarpetas...), difícil acceso a las facturas sobre todo si no son del año en curso, imposibilidad de tratar y gestionar el contenido de la factura, gasto en fotocopias, poca seguridad frente a accidentes como inundaciones, incendios etc...

Inconvenientes del archivo de la factura digital sin la aplicación adecuada

Su conservación es complicada para:

  • Archivar digitalmente las facturas emitidas, en el caso de no contar con una aplicación "ad hoc" (es decir para más del 90 % de las Pymes y Autónomos, que facturan con hojas electrónicas y procesadores de texto).
  • Archivar digitalmente las facturas recibidas, prácticamente en el 100 % de los casos, pues las aplicaciones de facturación "ad hoc" no permiten archivar digitalmente ni gestionar las facturas recibidas.

 

El Colectivo del que hablamos es de 2.600.000 por lo que el problema es muy importante. Carecer de un archivo digitalizado de facturas con su información referenciada hace imposible la consulta inmediata a las mismas o a su contenido.

No basta, por tanto, con tener la factura en formato digital -lo cual es imprescindible- se requiere, además, tener "un repositorio inteligente" mediante una referenciación que permita la búsqueda inmediata de la factura o de su contenido por cualquier miembro de la empresa autorizado y sin moverse de su puesto de trabajo; es decir en segundos.

Este es el principal incentivo que tiene un usuario para incorporar la solución que se propone con EdasFacturas. Las empresas no tienen interés en acceder a las zonas seguras que sugieren algunos grandes proveedores de servicios para buscar sus facturas, pues al margen de lo engorroso de tener que acceder mediante múltiples claves a las distintas webs, luego no pueden gestionar las facturas ni su información al carecer de la herramienta adecuada.

Por otro lado, la Administración ha regulado ya, además de la facturación electrónica, los requisitos para la conservación digital de las facturas cuando estas se reciban en papel, requisitos que requieren de una herramienta adecuada que -entre otras cosas- permita la localización de las facturas mediante filtros por campos de las mismas.

Los ahorros en términos de productividad de un archivo digital de facturas -aparte de los directos vinculados a la eliminación del archivo físico- son enormes para todo tipo de empresas dado el papel protagonista de la factura que interesa al:

Gerente (ingresos), Comercial-Marketing (ventas, campañas), Compras (proveedores, reclamaciones), Soporte técnico (garantías, mantenimientos), Administración, Gestoría (apuntes contables), Hacienda (inspecciones), Auditores...

Es comprensible que una empresa o autónomo no compre un programa "ad hoc" solamente para emitir las facturas, porque solo le resuelve una pequeña parte de sus necesidades -emisión, archivo y consulta de facturas emitidas- que puede subsanar en parte con una aplicación ofimática. Pero es muy probable que SÍ lo haga si puede resolver "muchas" de sus necesidades referentes a la gestión de las facturas, como se recoge en el apartado siguiente: PROPÓSITO DE LA APLICACIÓN EDASFACTURAS.

Dado que el advenimiento del mundo digital es inexorable, por las múltiples ventajas que supone, las distintas Administraciones quieren que las empresas españolas den el salto lo antes posible incorporándose plenamente a la Sociedad de la Información.

Hay, por tanto, un enorme interés por parte de la Administración en fomentar el uso de la factura digital y que de esta forma las empresas españolas den un importante salto tecnológico equiparándose a sus competidores extranjeros e incrementando su productividad, para lo que incluso está destinando subvenciones en distintas iniciativas con fondos Europeos.

También las mayores empresas españolas están tratando a toda costa de que sus clientes acepten sus facturas en formato electrónico para ahorrar la impresión y el envío en papel y que sus proveedores les facturen digitalmente por la productividad que se consigue en el archivo y contabilización.

EdasFacturas es la herramienta que da solución para la Emisión, el Archivo Digital y la Gestión de las facturas, independientemente del formato en que se reciba o emita y cumpliendo todos los requisitos que establece la Agencia Tributaria.

Propósito de la Aplicación EdasFacturas

El propósito de esta aplicación es:

  1. Brindar -al amparo de la nueva ley que permite la conservación de las facturas exclusivamente en formato digital- una herramienta sencilla y económica que posibilite a todas las entidades jurídicas, empresas o autónomos, ALMACENAR todas las facturas En dicho FORMATO DIGITAL, y su inmediata localización posterior por cualquiera de los datos referenciados de la misma o por una combinación de ellos.
  2. Ofrecer la posibilidad de EMITIR FACTURAS EN CUALQUIER FORMATO, incluida la facturación electrónica en el formato XML homologado por la Agencia Tributaria. La posibilidad de emitir facturas es una funcionalidad utilísima para todos aquellos que hasta ahora utilizaban Hojas Electrónicas o Procesadores de Texto para la confección de las facturas, pues al tiempo que se emiten quedan "automáticamente" archivadas y referenciadas en EdasFacturas, pudiendo luego buscarlas con la potencia que EdasFacturas permite.
  3. Permitir la GESTIÓN LAS FACTURAS, entendiendo por tal y a título de resumen:
  • Visualizarlas
  • Pasar a Excel la información de todos los campos de las facturas seleccionadas y sumar
  • Imprimir - cualquiera de las seleccionadas o todas-
  • Enviar por e-mail con un click - cualquiera de las seleccionadas o todas-
  • Poner la facturas en un servidor por FTP
  • Sellar con anotaciones o poner Post-it
  • Exportar, tanto las facturas como sus datos en HTML o XML a un CD
  • Traspasar las facturas a otro soporte
  • Conocer Compras o Ventas por todo tipo de filtros: importes, fechas, proveedores, clientes, Comerciales, etc.
  • Conocer Gastos por Conceptos y todo tipo de filtros adicionales: importes, fechas, palabras clave, delegaciones etc.
  • Buscar facturas por los albaranes o números de pedido correspondientes
  • Asociar cuentas del Plan General Contable para facilitar la contabilización automática
  • Vincular cualquier documento a las facturas (albaranes, presupuestos, documentos de pago, fotos, e-mails....)
  • Archivar y referenciar automáticamente las facturas recibidas de otro usuario de EdasFacturas
  • Confeccionar el "Libro Registro"
CONCLUSIÓN

Con EdasFacturas :

  • Facturas que ya nunca se pierden.
  • Facturas localizables en segundos.
  • Información inmediata sobre el negocio, totalizada o segmentada por múltiples criterios.