Gestiona tu empresa desde casa

  • Todas las áreas de una compañía u organización, como el área de Administración, se adaptan a la nueva realidad que vivimos.
  • Gestión y aprobación de facturas desde casa gracias a la Factura Electrónica y a la Digitalización Certificada.

La actual situación mundial provocada por la expansión del virus COVID-19 ha obligado a miles de empresas a forzar el teletrabajo de sus empleados, haciendo difíciles tareas habituales como lrecepción de facturas, su tramitación, aprobación, contabilización, etc.  

Hoy más que nunca se hace imprescindible la utilización de herramientas tecnológicas que permitan el desempeño de las funciones laborales, sin necesidad de estar físicamente en la oficina. La utilización de herramientas adecuadas facilita no sólo el trabajo desde casa, también la distribución del mismo entre los componentes de un departamento para su seguimiento y control.  

ZeroComa diseña, fabrica, comercializa y presta servicios que están orientados a la transformación de los tradicionales y analógicos procesos administrativos, convirtiéndolos en procesos completamente digitales, susceptibles de ser realizados en remoto, de forma distribuida, teniendo siempre bajo control el proceso de avance, las aprobaciones y los plazos sobre los mismos.

Nuestras soluciones de factura electrónica, digitalización certificada de facturas y gestión de gastos en movilidad son grandes aliadas de las organizaciones estos días en los que puede verse afectada su productividad, ya que demuestran en estas circunstancias, más claramente si cabe, su superioridad frente a los procesos tradicionales. 

Estas aplicaciones en modalidad Cloud y On Premise ayudan a roles como administrativos o contables entre otros, a recopilar y gestionar la información relativa a su trabajo para que pueda seguir en pie el ejercicio de la actividad de la compañía. Además, procesos digitalizados de firma pueden respaldar toda acción o tarea que se desempeñe. ZeroComa dispone de tantas aplicaciones como tareas de las que es responsable el departamento de Administración de cualquier compañía u organización, con lo que garantiza el 100% de la continuidad del trabajo del departamento.

El grupo de concesionarios líder en España Caetano Retail, se apoya en ZeroComa para la digitalización de sus procesos administrativos

El grupo de concesionarios Caetano Retail España transforma, de la mano de ZeroComa, sus procesos administrativos de tratamiento y aprobación de facturas de proveedor, la gestión de los expedientes de vehículos nuevos, de ocasión y Postventa, así como la gestión electrónica de las notas de gasto de los empleados, dando un salto cualitativo en estos procesos críticos para la compañía.

Caetano Retail, que representa a nivel nacional a 15 reputadas marcas de automóvil, hace una apuesta firme por la automatización de algunos de sus procesos administrativos internos y externos para operar de una forma ágil, segura y eficaz. La utilización de este tipo de tecnología garantiza la integridad de los documentos resultantes de todos los procesos ante Hacienda y además permite la eliminación del archivo físico.

El proyecto engloba la digitalización certificada de todo el proceso de registro, aprobación y contabilización de las facturas –cerca de 200.000– que la organización tramita anualmente con sus proveedores, y la gestión de los tickets y notas de gasto de los empleados de Caetano Retail a través de una aplicación móvil que conecta con el departamento de Administración de la compañía y cuyo flujo de envío y aprobación de los mismos es completamente automatizado.

Desde el punto de vista de los expedientes de vehículo, más de 230.000/año, el proyecto posibilita la tramitación íntegramente electrónica de la venta de vehículos, permitiendo hacer desde la plataforma habilitada cada parte del proceso, así como la generación de los documentos necesarios, el envío y firma electrónica de los mismos por parte del cliente, seguimiento de los trámites realizados y pendientes, inclusión de documentos internos para completar el expediente, etc., sirviendo la plataforma, por un lado, como solución interna de mejora de procesos, y por otro lado, permitiendo  hacer más eficiente y cómodo el proceso de venta de cara al cliente, quien ve claramente mejorada su experiencia de compra.

De este modo, ZeroComa se refuerza como proveedor de soluciones de transformación digital, ampliando aún más sus casos de éxito.

Caetano Retail España es un grupo de concesionarios oficiales de automóviles que representa actualmente a 15 marcas en España: BMW, BMW i, BMW Motorrad, Mercedes Benz, Mini, Peugeot, Smart, Renault, Nissan, Kia, Dacia y Servicio Oficial Honda. Con cerca de 1.400 empleados, Caetano Retail comercializa también coches seminuevos a través de su marca CarPlus. El grupo dispone de más de 50 puntos de venta y asistencia repartidos a nivel nacional y vende cerca de 30.000 vehículos cada año.

Más de 15 años ayudando a las empresas a implantar procesos de transformación digital

El portal de información tecnológica sobre travel expense management, Travel Expense & News, ha recurrido a ZeroComa como empresa referente en la transformación digital de las empresas al fabricar sofware homologado por la AEAT para el cumplimiento normativo en procesos administrativos.

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Una app para contabilizar y gestionar todos los gastos de los empleados de una empresa

  • La mejor forma de automatizar la gestión de gastos de viajes y tickets

El cierre de año y el inicio de un nuevo ejercicio en una empresa son normalmente buenos momentos en los que hacer balance, corregir el rumbo y aplicar nuevas estrategias a todos los niveles.

La digitalización es a cualquier nivel el denominador común, pero cuando se habla de la gestión de los tickets y gastos de empresa, los grandes ahorros operativos, la mejora de tiempos y el importante aumento del control del gasto, cualquier empresa se ve obligada a abordar cambios metodológicos.

El registro contable de los gastos de los empleados es un proceso incómodo para el departamento de Administración. La conservación en papel físico de tickets de dietas, viajes o traslados se hace tediosa, ineficiente y costosa, y supone un riesgo además frente a inspecciones de Hacienda en caso de traspapelarse o dañarse algunos de ellos.

Este largo proceso se inicia con la justificación de los gastos en Administración por parte de cada empleado, continúa con la clasificación del gasto por tipologías, la asignación del mismo a un proyecto, su contabilización, el pago por parte de la compañía, el archivo y, finalmente, la conservación del ticket para la puesta a disposición de la Agencia Tributaria. Todo el ciclo acaba sumando un importante número de horas de trabajo de distintos empleados y supone un alto coste para las organizaciones.

Para reducir drásticamente los efectos adversos que implica esta metodología de trabajo, ZeroComa propone la automatización de todo el proceso utilizando una aplicación móvil capaz de conectar al usuario de los gastos con el departamento de Administración, y de validar, controlar, aprobar y conservar los tickets en una plataforma en la nube. La plataforma volcaría toda la información al sistema de gestión de la organización para su contabilización. Todo ello sin necesidad de mediación de terceros y eliminando con total garantía legal la conservación del papel gracias a la Homologación que dicho producto ha obtenido de Hacienda.

“Saca una foto, tira el ticket”

La APP Okticket, que ha sido homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria para la Digitalización Certificada de justificantes, permite registrar automáticamente el gasto realizado a partir de una foto del ticket realizada con el móvil para posteriormente ser aprobado por el Departamento de Contabilidad de la compañía. La foto del gasto registrado con la APP tendrá la misma validez que el ticket original en caso de una inspección de Hacienda.

Okticket cuenta para la automatización del proceso de captura con un potente motor OCR que recoge los datos del ticket para agruparlos en una hoja de gastos, lo que reduce el tiempo dedicado por la organización en más de un 90%.

Como ventaja adicional, la empresa podrá tener a su alcance una interesante información sobre los gastos que realiza, en qué proveedores, etc. lo que brinda la posibilidad de abrir negociaciones para obtener descuentos en aquellos en los que más consume (estaciones de servicio de carburante, restaurantes, viajes, parkings, transportes, …).

España, noveno país del mundo en el aprendizaje de habilidades tecnológicas, según un informe de Udemy for Business

  • España supera en habilidades tecnológicas a países como Japón o Australia, mientras que grandes economías como Estados Unidos, India, Brasil, Canadá o México se sitúan por encima.
  • A nivel europeo, nuestro país ocupa el cuarto puesto por detrás de Reino Unido, Alemania y Polonia.

España es el noveno país del mundo en el aprendizaje de habilidades tecnológicas, por encima de Japón o Australia, según un estudio publicado por la plataforma americana de aprendizaje online, Udemy for Business. El informe ‘Tendencias en el entorno laboral 2020: las habilidades del futuro’ viene a avalar, con este ranking mundial, la implementación de procesos de transformación digital emprendidos por la Administración Pública española y, por consiguiente, el interés de las compañías por adaptarse a este entorno con la demanda en formación tecnológica para sus empleados.

Los avances tecnológicos se encuentran en constante progreso y perfeccionamiento. La inquietud del capital humano por ampliar sus conocimientos provoca la aparición de nuevos perfiles profesionales, el cambio en las líneas de negocio de las empresas y, como consecuencia, un mercado laboral decidido a ser muy competitivo en un entorno cada vez más globalizado.

En este panorama de permanente revolución España ocupa, a nivel mundial, el noveno puesto en el aprendizaje de las habilidades tecnológicas, por encima incluso de países como Japón o Australia. Así viene recogido en el informe, que ubica por encima de España grandes economías como Estados Unidos, India, Brasil, Canadá o México.

Si ese mismo ranking lo extrapolamos a nivel europeo, España ocupa un cuarto puesto por detrás únicamente de Reino Unido, Alemania y Polonia. Por su parte, Francia, Italia, Países Bajos o Rusia quedan ubicados por debajo con índices inferiores a los de España.

Los datos reflejados en el informe se basan en el consumo realizado en Udemy.com utilizando las 10 habilidades tecnológicas más demandadas en la plataforma durante el año 2019 y entre las que se encuentran Python, React, Angular, Machine Learning, Docker, Django, CompTIA, Amazon AWS, Deep Learnign o React Native, entre otros.

Dado el aumento de la influencia de la IA y la ciencia de los datos en los tres últimos años (2016-2019), el informe recoge la popularidad adquirida en este periodo en las siguientes habilidades tecnológicas: TensorFlow, Chatbot, Microsoft Azure, OpenCV, Neural Networks, LPIC-Linux, Ethereum, Splunk, QGIS y Kotlin.

Algunas tendencias para el año 2020

El auge de la Inteligencia Artificial (IA), que permite que los ordenadores aprendan de la experiencia del usuario para recoger patrones e imitarlos, aumentará la eficiencia del trabajador, con lo que la AI terminará siendo una apuesta firme por toda empresa que quiera superar a su competidor.

La ingente cantidad de datos recogidos a través de la AI permiten enfocar las acciones de los departamentos de Marketing para conocer y analizar el comportamiento de los clientes para adaptar los procesos de venta. Asimismo, la AI también extrae datos de enorme utilidad para la labor realizada por el departamento de Recursos Humanos (para aprender a enfocar mejor las entrevistas de contratación) o de Finanzas (con el objetivo de ahorrar gastos y focalizar bien los gastos de la compañía).

A medida que la Inteligencia Artificial y la robótica vayan aportando datos relevantes para el ejercicio de una empresa, Udemy apunta también al capital humano como una de las tendencias del año destacando las fortalezas que posee y de las que carece la tecnología; creatividad, comunicación, inteligencia emocional, pensamiento crítico o la narración de historias.

En esta misma línea y debido a un mercado laboral competitivo donde existe el aumento de la demanda de perfiles técnicos especializados, Udemy destaca el empeño de las empresas por ‘reciclar’ la formación de los trabajadores, en vez de contratar nuevos talentos. El estudio refleja que el 59% de los responsables de aprendizaje y desarrollo de las compañías se ha decantado por volver a formar a entre el 10 y el 20% de la plantilla laboral en el último año.

Factura Electrónica: ¿Qué diferencia hay entre los códigos DIR3 y DIRe?

En el camino de la Administración Pública hacia la total transformación digital de sus procesos es cada vez más necesaria la utilización de la factura electrónica para transacciones comerciales entre empresas del sector público y privado. Para el envío de facturas electrónicas existen las distintas plataformas tecnológicas de uso gratuitoFACe para facturas de la Administración General del Estado FACeB2B para el intercambio de facturas entre empresas del sector privado. El emisor de la factura debe rellenar, entre otros campos, los denominados códigos DIR3 y DIRe pero ¿en qué se diferencian el uno del otro? ¿para qué tipo de transacción se utiliza cada uno? 

Los códigos del Directorio Común de Unidades y Oficinas DIR3se utilizan cuando los destinatarios de las facturas son organismos de la Administración Pública y deben de incluirse en las facturas electrónicas para identificar de forma precisa a los órganos a los que éstas deben ser remitidas desde la plataforma FACe 

Los códigos DIR3 se componen de 3 unidades:  

  • Órgano gestor (órgano de contratación- receptor)  
  • Unidad tramitadora (centro directivo promotor del contrato- pagador)  
  • Oficina contable (tiene carácter fiscal) 

El DIR3 es el Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas que proporciona un inventario unificado y común a toda la Administración de las unidades orgánicas / organismos públicos, sus oficinas asociadas y unidades de gestión económica- presupuestaria, facilitando el mantenimiento distribuido y corresponsable de la información.  

El contratista puede incluir la identificación de esos órganos y sus códigos en los pliegos de cláusulas administrativas particulares. Cada Administración Pública debe poner a disposición de los proveedores el listado de unidades y sus códigos.  

El DIRe, por el contrario, se facilita en el intercambio de facturas entre empresas del sector privado (FACeB2B). Se trata, al igual que el DIR3, de un código alfanumérico que identifica de forma única a cada empresa receptora de facturas y a cada empresa de Servicios de Facturación.  

Para la emisión de la factura es obligatorio indicar en ella el DIRe del destinatario al cual va dirigido. Para la recepción de las facturas, la empresa receptora debe darse de alta en el Directorio de Entidades DIRe para, posteriormente, poder adherirse a la plataforma FACeB2B. 

Para que el emisor pueda enviar correctamente la factura electrónica es necesario que conozca el contenido de los códigos DIR3 y DIRe, pues de esa forma el sistema no le permitiría emitirla. 

AENOR, líder en el sector de la evaluación de la conformidad, y otros como la formación y la venta de publicaciones, factura electrónicamente con la tecnología de ZeroComa

AENOR, una de las empresas líder en certificación (Normas UNE, EN e ISO) más reconocidas a nivel nacional e internacional, ha elegido la tecnología de ZeroComa para facturar electrónicamente a sus clientes.

Los sellos de certificación de AENOR se asocian a áreas de gran importancia entre las actividades de cualquier compañía: Calidad, Alimentación, I+D+i, Eficiencia Energética, Riesgos y Seguridad, Compliance o Medio Ambiente, entre otros. AENOR tiene vigentes más de 80.000 centros de trabajo certificados de sistemas de gestión relacionados con las áreas anteriormente mencionadas en el ámbito internacional y más de 100.000 productos y servicios han sido ya certificados.

AENOR ha elegido por su potencia y seguridad EdasFacturas, la solución de ZeroComa, para el proceso de emisión, firmado electrónico y entrega de todas las facturas que la organización gestiona al año entre Sector Público y Privado. El automatismo de la solución, así como su capacidad para conectar con multitud de plataformas públicas y de controlar los estados de tramitación de las facturas que ofrece la solución, han sido también muy valorados para su elección como la plataforma idónea para la prestación del servicio.

ZeroComa suma esta gran compañía a su importante lista de clientes satisfechos, que de esta manera puede centrar su atención en su actividad principal delegando las cuestiones relacionadas con el cumplimiento de requisitos de facturación electrónica en un especialista como es ZeroComa.

ZeroComa diseña, desarrolla y comercializa soluciones orientadas a posibilitar la transformación digital de las organizaciones, haciendo foco especial en la automatización de sus procesos y el cumplimiento de la nueva regulación que aparece con motivo de la evolución tecnológica.  Sus aplicaciones Edas se perfilan como la mejor alternativa para dar una solución concreta a los problemas de facturación electrónica, gestión de notificaciones electrónicas de las AA.PP, Gestión de tickets o gastos de viaje o  digitalización certificada, entre otros.

ZeroComa y PwC presentan a casi un centenar de bodegas la herramienta de gestión contable de Impuestos Especiales (EdasSILICIE)

ZeroComa ha presentado a casi un centenar de bodegas españolas su herramienta estrella para el envío a la AEAT de los Libros Contables de Impuestos Especiales (EdasSILICIE), de tal forma que los sujetos obligados puedan cumplir con esta nueva normativa que lleva por nombre SILICIE y entra en vigor el próximo 1 de enero de 2020.

Los Consejos Reguladores de las Denominaciones de Origen Rías Baixas, (Galicia) y Manchuela (Albacete), han acogido en sus sedes sesiones informativas de SILICIE para que sus bodegas asociadas puedan conocer todo lo relativo a las nuevas obligaciones fiscales que impone SILICIE y los aspectos técnicos de EdasSILICIE, la herramienta desarrollada por ZeroComa que va a permitir la presentación de los libros contables afectados.

EdasSILICIE se postula como la mejor Solución para la conexión y automatización de la presentación de los asientos contables de los procesos, movimientos, existencias y materias primas afectados por los impuestos especiales. En las sesiones ha intervenido la consultora PwC (PriceWaterHouseCoopers), que ha explicado y descrito detalladamente los aspectos fiscales más relevantes de SILICIE impuesto por la AEAT.

Bodegas pertenecientes a otras denominaciones de origen han querido asistir a las jornadas, dado el enorme interés e impacto que en sus actividades tiene esta exigencia de la AEAT, que les obligará a implementar lo antes posible un sistema contable propio.

Tanto ZeroComa como PwC, respaldados por los Consejos Reguladores Rías Baixas, Manchuela y Ribeira Sacra, han insistido en la urgencia de acogerse antes del 31 de diciembre al Régimen especial de sistema contable propio ya que, de lo contrario, las organizaciones sujetas a esta normativa serán incorporadas de forma automática al Régimen General que obliga a la presentación manual de los Libros Contables en sede electrónica de la AEAT en 24 horas. Esta última opción conlleva múltiples desventajas, sobre todo en plazos, productividad y validación de errores.

Consejo Regulador D.O. Rías Baixas, ZeroComa y PwC presentan en una sesión informativa los aspectos fiscales y técnicos de SILICIE

ESTE EVENTO YA NO ESTÁ DISPONIBLE

Fecha: 25 de noviembre de 11 a 13 horas.
Lugar: Consejo Regulador D.O. Rías Baixas- Plaza de Pedreira, 10. Pontevedra (Galicia).

El 1 de enero de 2020 entrará en vigor SILICIE, el nuevo sistema de llevanza de Libros Contables de los productos objeto de Impuestos Especiales, según lo establecido en la Orden HAC/998/2019, de 23 de septiembre, publicada el pasado 5 de octubre de 2019.

Las bodegas que no se acojan a la modalidad de “sistema contable propio” antes del 31 de diciembre, serán registradas automáticamente en la modalidad de llevanza manual a través de la Sede Electrónica de la AEAT. Todo ello derivará en la imposibilidad de la automatización del proceso mediante la utilización de un sistema contable propio y en una serie de desventajas en cuanto a plazos, validación de errores y otros.

Para automatizar al máximo el proceso de presentación de los asientos contables relativos a los procesos, movimientos, existencias y materias primas afectados por los impuestos especiales, la Solución EdasSILICIE de ZeroComa se perfila como la mejor opción gracias a su potencia, sencillez de uso, y capacidad de integración y funcionamiento con cualquier herramienta de gestión económica-financiera.

Gracias a la colaboración del Consejo Regulador D.O. Rías Baixas, realizaremos una jornada informativa en la que PricewaterhouseCoopers (PwC) expondrá y describirá los aspectos fiscales más relevantes de SILICIE, y ZeroComa presentará EdasSILICIE.

PROGRAMA Y REGISTRO AL EVENTO

Cumple con la obligación de informar los tickets y gastos en el SII de forma fácil

La herramienta de Notas de gasto puede ser utilizada por cualquier empresa obligada a informar al SII de Hacienda, pues su uso permite una gestión más eficaz, ágil y completa de sus gastos y, además, ayuda a las organizaciones a cumplir con las obligaciones dispuestas en la normativa que regula la presentación de los Libros Registro de facturas recibidas a las Autoridades Tributarias.

La Solución de Notas de Gasto permite informar al SII de forma detallada, individualizada y automatizada cada uno de los tickets y gastos que una compañía pueda tener, cuestión ésta obligatoria para la lucha contra el fraude.

Gracias a sus características, esta herramienta cubre las necesidades administrativas de cualquier organización, independientemente del tamaño y sector. Los empleados, a través de la captura de una foto con su móvil, pueden pasar los gastos a la empresa y ésta, a su vez, puede supervisarlos y validarlos cuando sea necesario.

La aplicación de gestión de Notas de Gasto permite además el control, análisis y seguimiento a tiempo real de los tickets y gastos en los que incurre una compañía para obtener los ingresos de su actividad.

Desde que se aplicara en julio de 2017 el nuevo sistema de gestión del IVA basado en el Suministro Inmediato de Información (SII), la utilización de una Solución capaz de gestionar de forma automatizada gastos de empresa tales como viajes profesionales, dietas, traslados, etc, se hace imprescindible para cumplir con las exigencias tributarias. La herramienta permite también la contabilización de forma ágil, segura e integral, lo que incluye la gestión de los gastos de los empleados.