¿Cómo gestionar sin agobios las notificaciones electrónicas de las Administraciones Públicas?

La Administración Pública da un paso más en su camino hacia la total digitalización sustituyendo las tradicionales comunicaciones por correo postal por modernas notificaciones electrónicas que, siendo muy ventajosas y eficientes para quien las emite, son una fuente de preocupaciones y quebraderos de cabeza para los receptores de las mismas.

El enorme volumen de este tipo de notificaciones, su gran dispersión y el requerimiento del uso de certificado electrónico, hacen que este nuevo escenario sea complejo, inseguro y difícil de manejar por parte de las empresas destinatarias de las mismas, haciendo que a día de hoy derrochan energía y recursos en tratar de cumplir con sus obligaciones.

Por tanto, el contexto actual fuerza a que las empresas dispongan de una herramienta que centralice y recoja las notificaciones de una forma segura, sencilla y controlada. EdasNotificaciones es la Solución de ZeroComa capaz de cumplir con tales requisitos y satisfacer así las necesidades de las empresas.

La solución permite monitorizar los buzones electrónicos en los que los organismos públicos ponen a disposición de las empresas las Notificaciones, para que, sin depender del correo electrónico y sin mediación de terceros, se pueda controlar la llegada de nuevas notificaciones. “Con nuestra solución las empresas pueden descargar y distribuir las notificaciones en la organización, automatizando los procesos a través de flujos de trabajo y permitiendo: generar escritos, adjuntar documentos a la notificación, presentar documentos en el registro electrónico (REC), así como buscar y consultar las notificaciones en función del perfil de usuario”, explica ZeroComa.

EdasNotificaciones convierte realmente el problema de la gestión de las notificaciones electrónicas de la Administración Pública en un eficiente sistema de recogida, distribución, archivo y gestión, que aumenta notablemente la eficiencia de las organizaciones obteniendo de ello una importante ventaja competitiva

Principales beneficios para tu negocio ¡sólo por facturar electrónicamente!

Si tu negocio sigue operando con facturas en papel, está obsoleto. Existen varios tipos de facturas, pero la de papel en concreto, presenta grandes inconvenientes en su manejo y conservación, sobre todo de cara a tenerla durante al menos 5 años por motivos fiscales, aunque puede llegar a 50 años en otros casos.

Disponer de facturas en papel no solo obliga a consagrar un espacio físico para almacenarlas, también genera elevados gastos en gestión, archivadores o carpetas, así como en recursos humanos, pues se vuelven menos productivos al tener que invertir gran parte de su tiempo en la búsqueda de facturas. Todos estos inconvenientes se suman a la vulnerabilidad del archivo físico, su degradación y posible pérdida.

Otras alternativas a la factura en papel, como puede ser la electrónica, tampoco necesariamente ayudan a reducir los problemas de una compañía y a aumentar su productividad, ya que facturas en ficheros ofimáticos o PDF, entre otros, conllevan tareas y procesos para su archivo, tratamiento, conservación, consulta y recuperación.

Para resolver esta ecuación, es necesario disponer de una aplicación adecuada para el manejo de las facturas electrónicas, capaz de automatizar los procesos de gestión y que permita la búsqueda inmediata de la factura y de su contenido por cualquier miembro autorizado de la empresa.

Disponer de un software como EdasFacturas permite también el envío de facturas en distintos formatos como el Facturae exigido por la Administración Pública, así como la exportación a Excel para la realización de potentes análisis de gestión.

La digitalización es un paso necesario para llegar a la automatización, que revierte directamente en la empresa ayudando a las compañías en la mejora de su productividad.

ZeroComa, proveedor de confianza de Factura Electrónica y SII del grupo HM Hospitales

Uno de los principales grupos sanitarios privados a nivel nacional, HM Hospitales, utiliza la tecnología de ZeroComa para dar cumplimiento a los nuevos requisitos legales en materia de facturación electrónica y de presentación de libros registro a Hacienda a través del Suministro Inmediato de Información (SII).

HM Hospitales, referente en el sector sanitario por su firme apuesta en la inversión tecnológica para una mejor atención al paciente, se apoya en ZeroComa para su transformación digital, por la calidad de los servicios que ofrece, su perfecta adecuación al funcionamiento de la organización y el cumplimiento legal de las mismas.

El grupo cuenta en la actualidad con más de 4.700 profesionales repartidos en todos sus centros: siete hospitales en la región madrileña, cinco en Galicia, dos en León, dos en Barcelona y cuatro centros monográficos de alta especialización en Oncología, Cardiología, Neurociencias y Fertilidad, además de 21 centros policlínicos.

Los productos que ZeroComa ofrece, se centran en conseguir una ágil adaptación de las organizaciones a la automatización de procesos y cumplimiento normativo, siendo avaladas por miles de clientes para su uso tanto en el sector público como en el privado.

ZeroComa renueva su patrocinio con el Circuito ‘Corporate Golf’

‘Coporate Golf’, empresa organizadora de uno de los circuitos de golf más conocidos a nivel nacional, ha vuelto a contar en su elenco de patrocinadores para esta temporada de 2019 con ZeroComa, compañía especializada en la transformación digital de las empresas.

ZeroComa muestra un año más su apuesta segura por el deporte y, en concreto, por el golf, una disciplina que está teniendo gran demanda entre las empresas como actividad lúdica para construir entre sus empleados redes de cohesión y liderazgo en ámbitos distintos a los del trabajo diario en la oficina.

El Circuito Corporate 2019 consta de más de 30 torneos que se celebran de marzo a septiembre en los principales campos de Golf del país y que suele poner su broche de oro en su aclamada Final Nacional. Para los ganadores, la organización regala un viaje de lujo a las Isla Mauricio, situada al este de Madagascar.

Se consolida así el circuito Corporate Golf como una de las citas más importantes para empresas y patrocinadores contando con grandes marcas como Volvo, Marqués de Riscal, Mahou, Solán de Cabras, Coca-Cola o Nespresso.

AccorInvest, principal socio en España del gigante hotelero ‘Accor Hoteles’, utiliza la solución de ZeroComa para cumplir con el SII

AccorInvest, principal socio en España del gigante hotelero Accor Hoteles, ha apostado por la tecnología de ZeroComa para la presentación del Suministro Inmediato de Información (SII) a Hacienda. Dicha Solución fue puesta en marcha en julio de 2017 cuando entró en vigor la obligación de declarar el IVA a través de la sede electrónica de Hacienda.

La principal franquicia de Accor Hoteles, AccorInvest, nació en 2017 como inversor, propietario y operador hotelero estratégico. En mayo de 2018, AccorHotels abrió el capital social de AccorInvest a inversores a largo plazo, entre los que se encuentran fondos soberanos e inversores institucionales, para que AccorInvest pueda alcanzar sus ambiciones de crecimiento y desarrollo.

Hoy día AccorInvest está presente en 26 países con 876 hoteles gestionados por AccorHotels. Su estrategia se centra en aumentar el rendimiento operativo de los hoteles a través de su principal asociación con AccorHotels y maximizar así el valor a largo plazo para los inversores, socios y colaboradores.

ZeroComa sigue ampliando su red de clientes con compañías que, por su perfil de liderazgo, apuestan por la transformación digital para diferenciarse de su competencia y dar cumplimiento a los nuevos requisitos legales que la administración exige en la carrera por la digitalización que se está produciendo a nivel mundial. Gracias a su tecnología, profesionalidad y experiencia en los procesos de modernización, ZeroComa se convierte en una de las apuestas más seguras para acometer este tipo de cambios en cualquier organización.

La solución EdasSII para la llevanza de los libros registro de IVA a través de la nueva plataforma de Hacienda, cuenta a día de hoy con más de 1.000 usuarios y se integra perfectamente con la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), las Haciendas Forales y la Agencia Tributaria Canaria (ATC).

La erradicación del papel: principal vía de productividad en las empresas

Los negocios se enfrentan a diario a ingentes cantidades de documentación referente a la actividad diaria de la organización. El almacenaje de papel permite responder ante reclamaciones y justificaciones, consultar históricos…, pero los negocios no reparan en la cantidad de dinero que supone dedicar espacios físicos a su almacenamiento, así como la suma de tiempo que los empleados invierten en buscar archivos. El tiempo se perfila como uno de los recursos de mayor valor en la productividad de una empresa, y es por ello por lo que se hace necesaria e imprescindible una gestión electrónica de los ficheros.

ZeroComa, con sus soluciones de digitalización certificada, aporta un sistema que de archivo y conservación electrónico para facturas y otros documentos que otorga a los ficheros digitales el mismo valor fiscal y legal que el documento original de papel posibilitando la eliminación del archivo físico.

Numerosos estudios realizados por algunos de los principales fabricantes de copiadoras multifunción coinciden en la problemática de no digitalizar los archivos que un negocio pueda manejar en su actividad cotidiana.

Temel asegura que el empleado invierte más de una hora diaria en buscar documentación en papel. Sage, por su parte, destaca en un estudio de 11 mercados (entre los que se incluye España) la pérdida económica de más de 20.400 millones de euros en el conjunto de 2018 para las pymes derivados de la falta de digitalización de las tareas administrativas. Este último estudio señala además que solo un aumento del 5% en la productividad de las empresas españolas supondría un incremento del PIB nacional en 13.600 millones de euros.

Con todo, ZeroComa apunta hacia la gestión electrónica de las facturas y otros documentos como solución a los arduos procesos de búsqueda y almacenaje de la información, y propone transformar la ineficiencia de los sistemas de trabajo tradicionales por sistemas de digitalización y automatización de procesos que aumentan la productividad y permiten el crecimiento de las organizaciones. Al facilitar la mejora de los procesos (al encontrar los archivos de una forma ágil, en tiempo real y sin necesidad de una presencia física) y en el espacio ya que, según Temel, cerca del 15% y el 20% del espacio de oficina está dedicado únicamente al almacenaje de documentación.

También supondría un ahorro en concepto de material de archivo (armarios, archivadores, AZ’s, fotocopias, etc) y una mayor confidencialidad y seguridad de la documentación archivada. Todo ello teniendo en cuenta la eliminación del correspondiente coste ambiental que conlleva la producción en papel de archivos históricos.

¿Cómo gestionar gastos de empresa electrónicamente?

La gestión de los gastos de viaje o de cualquier otro gasto menor, propio de la actividad de una organización, siempre ha sido un proceso tedioso e incómodo. Los tickets y facturas que se reciben constantemente suponen un problema a lo largo del ciclo que transcurre desde que se generan hasta que se contabilizan y archivan, en un proceso que podría resumirse en los siguientes puntos:Conservación por el usuario de los distintos justificantes en formato papel hasta que se presentan en la empresa. En este paso del proceso es fácil que se traspapele alguno, o que el deterioro de los mismos los haga inservibles.

  • Entrega al responsable de la empresa.
  • Clasificación del gasto para que se incluya en la correspondiente cuenta contable (relaciones públicas, transporte, dietas, etc.).
  • Asignación al empleado que lo produjo y aprobación, si procede.
  • Contabilización del mismo.
  • Pago correspondiente, si el importe fue adelantado por quien lo originó.
  • Archivo y conservación obligatoria para la Agencia Tributaria con la problemática adicional que supone la rápida degradación de la tinta de los mismos.

Este farragoso proceso que se repite en todas las empresas, supone muchas horas de trabajo que se multiplican cuando una empresa tiene dedicados un número apreciable de personal que realiza este tipo de gastos.

Todo lo anteriormente expuesto se traduce en un alto coste para las organizaciones y una incomodidad para los usuarios que se podría reducir de forma drástica con Okticket, la aplicación móvil que ofrece ZeroComa. Esta herramienta facilita enormemente el proceso, automatizando las tareas y reduciendo radicalmente el tiempo dedicado a las mismas, siendo apta para cualquier tipo de organización.

La aplicación ofrecida por ZeroComa está homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria para la Digitalización Certificada de justificantes por lo que, literalmente, se puede “hacer con el móvil una foto y tirar el ticket” ya que la captura realizada, que automáticamente se almacena en “La Nube”, tiene la misma validez que el ticket original en caso de una inspección.

Okticket además facilita el proceso de obtención de los “datos” incluidos en el ticket pues cuenta con la ayuda de un potente motor OCR que los captura automáticamente, almacenándolos en el lugar adecuado para la aprobación electrónica y su integración en el sistema de gestión contable de la empresa.

Con Okticket cualquier factura o ticket, hoja de kilometraje, etc… puede ser tratada con la aplicación y reducir su tiempo de procesamiento en más de un 90 %, sin riesgos ni problemas de organización, custodia o pérdida desde su origen hasta su archivo definitivo.

Esta solución permite el control total de las organizaciones sobre este tipo de gastos aplicando potentes filtros, definidos a medida para las distintas categorías de gasto y empleados con el objetivo de facilitar el seguimiento y aprobación por parte del Departamento Financiero. En cualquier momento, los responsables en la organización podrán conocer el gasto por empleado, en qué se ha realizado, en qué fecha, etc…, pudiendo aceptar o rechazar cualquier gasto presentado e informarlo instantáneamente al empleado, acortando al máximo el tiempo dedicado por cada organización a este proceso.

Como ventaja adicional, la empresa podrá conocer mejor los gastos que realiza y en qué proveedores, lo que le brinda la oportunidad de abrir negociaciones para mejorar los precios, obteniendo descuentos en aquellos en los que más consume (estaciones de servicio de carburante, restaurantes, viajes, parkings, transportes, …).

ZeroComa implementa la versión 1.1 de FACeB2B, que será obligatoria a partir del 1 de julio

El Ministerio de Política Territorial y Función Pública insta a la utilización de la versión más reciente de la extensión de Facturae requerida para el intercambio de Facturas Electrónicas entre empresas a través de la plataforma FACeB2B. Esta versión, la 1.1, que será obligatoria a partir del próximo 1 de Julio, ha sido ya implementada  por ZeroComa para sus clientes, respondiendo así al propósito de la Subdirección General de Impulso de la Administración Digital y Servicios al Ciudadano de “evitar las complicaciones que el manejo de distintas versiones puede ocasionar a sus clientes”.

De este modo y pasados más de 6 meses desde la puesta en marcha del sistema FACeB2B, las entidades privadas que quieran facturarse entre sí deberán hacerlo con la versión 1.1 de la extensión, que será la única válida a partir del próximo día 1 de Julio de 2019.

Los clientes de ZeroComa podrán seguir utilizando si lo desean la versión 1.0, mientras sea legal su uso y los destinatarios de las facturas la puedan requerir por no haber actualizado aún sus sistemas.

ZeroComa y el Consejo General de Economistas elaboran el documento a la consulta previa al Anteproyecto de Ley de Fomento de las Startups

ZeroComa ha colaborado activamente con el Consejo General de Economistas de España en la elaboración de un documento que recoge comentarios y sugerencias al anteproyecto de Ley de Fomento de las Startups, que se solicitaban en la fase de consulta pública previa.

El documento describe la situación que se encuentran los emprendedores cuando deciden iniciar un proyecto y propone medidas precisas que facilitan no sólo la aparición de startups sino también su desarrollo con el objetivo de conseguir un ciclo de vida más largo y seguro.

Nos parecen de especial interés por su relevancia y por recoger aspectos de gran importancia en la creación de nuevas empresas los siguientes puntos:

  1. propuesta de intervención de los economistas para que suscriban su confianza en la viabilidad de los proyectos.
  2. agilidad en la valoración de las startups y la simplificación de las exigencias por parte de los inversores privados o “Business Angels”.
  3. propuesta de desarrollo normativo del “Crowfunding” en la forma de “Crowdequity”con objeto de hacerlo atractivo y útil.
  4. recomendación de apoyo a los emprendedores por parte de otros empresarios con experiencia.
  5. Incidencia negativa del nuevo Anteproyecto de Ley sobre determinados servicios digitales que va a restar capacidad de inversión de las empresas tecnológicas de tamaño mediano y grande.
  6. propuesta de equiparación de las cotizaciones a la Seguridad Social de los autónomos societarios y los emprendedores personas físicas ya que actualmente, los primeros soportan en los 36 primeros meses, 8.392,44 € más que los segundos (las autoridades judiciales discrepan de la interpretación de la Seguridad Social y consideran que las cuotas deben ser las más bajas).
  7. se solicita en el documento de comentarios, que las cuotas de autónomos se calculen y exijan cuando la actividad cuando la actividad genere ingresos como sucede en otros países de la UE.
  8. colaboración con las Universidades para la captación y fidelización de talento.
  9. reforma urgente de los “mecanismos” de segunda oportunidad que se ha visto que no han funcionado.
  10. simplificación de cargas administrativas a través de la dotación a las startups de equipamiento y aplicaciones de productividad y simplificación de tareas así como.
  11. racionalización del marco normativo actualmente vigente y de obligado cumplimiento por parte de las empresas, independientemente del tamaño de la organización.

Así mismo, se incluye información del Banco Mundial sobre regulación de la actividad empresarial y su aplicación práctica en los países, que por cierto deja en muy mal lugar a España por lo que se recomienda un esfuerzo urgente en el establecimiento de políticas y medidas encaminadas a facilitar la apertura de empresas y la obtención de ayudas financieras.

Por su interés, a continuación se incluye el documento remitido por el Consejo General de Economistas de España:

DESCARGA AQUÍ EL DOCUMENTO

La tecnología de ZeroComa, referente en Canarias para la presentación del SII a Hacienda

ZeroComa ha logrado con su tecnología que muchas empresas canarias puedan hacer uso de ella para dar cumplimiento a la Ley que les obliga a presentar el SII (Suministro Inmediato de Información) a la Agencia Tributaria Canaria (ATC).

Tras hacerse efectiva esta obligatoriedad, que comenzó su andadura el pasado 1 de enero, ZeroComa ha sido referente con su tecnología, perfectamente acoplada con la Agencia Tributaria Canaria, para dar respuesta inmediata a esta normativa que puso en un principio en alerta al tejido empresarial canario.

La Solución que presenta ZeroComa (EdasSII) ha permitido, como ya lo hizo en la península, que todas las compañías obligadas a acogerse a esta Ley – aquellas con una facturación superior a los 6 millones de euros– puedan llevar a cabo la presentación telemática en Hacienda de los Libros Registro del Impuesto General Indirecto Canario (IGIC). Dada la efectividad, agilidad y seguridad que permite EdasSII, las organizaciones que deseen acogerse de forma voluntaria tienen una sencilla manera de adecuarse tecnológicamente a la entrega del detalle de los registros de facturación a través de este nuevo proceso.

ZeroComa contribuye con esta Solución a que las empresas lleven un registro claro y automatizado de dicho tributo a través de la Sede electrónica de la Agencia Tributaria Canaria. Entre las múltiples ventajas que conlleva la utilización del SII para las compañías está la notable reducción de las obligaciones formales, así como la rebaja de los plazos de comprobación y de devoluciones, beneficios de los que disfrutan ya un gran número de compañías con actividad en la península.