Aumenta la demanda de las soluciones digitales de ZeroComa debido al confinamiento y el teletrabajo

  • Las empresas han sido conscientes de su escasa preparación tecnológica para afrontar periodos de teletrabajo durante el confinamiento por la COVID-19.
  • La demanda de software de gestión de Notificaciones Electrónicas ha crecido sin interrupción desde marzo del año pasado.

Desde que se decretara en España el estado de alarma en marzo de 2019 debido a la expansión del virus COVID-19, las empresas han tenido que depender del teletrabajo para continuar con su actividad. Dada a la escasa preparación tecnológica por afrontar un largo periodo de trabajo fuera de la oficina, la demanda de grandes, medianas y pequeñas compañías por las soluciones de ZeroComa referentes a la digitalización y automatización de procesos, ha aumentado notablemente.

Este aumento responde a la forzosa necesidad de las empresas por adaptarse a la situación propiciada por el confinamiento. Para evitar la expansión del virus, las compañías se han visto obligadas a mandar a sus empleados a casa a teletrabajar, con lo que muchas de las tareas que se llevaban a cabo en las oficinas no se podían realizar íntegramente y con seguridad. De ahí brota el interés por recurrir a programas de software capaces de realizar dichas tareas de forma digital garantizando seguridad, sencillez y accesibilidad por cualquier miembro de la organización sin importar el lugar en el que se encuentre.

Las soluciones de ZeroComa más demandadas son, entre otras, la automatización de la gestión de las notificaciones electrónicas enviadas por la Administración y la gestión de facturas de proveedores. Las consultas de las mismas han aumentado en los últimos meses al garantizar la continuidad de los negocios en esta complicada situación. Estas herramientas facilitan además el trabajo automatizando tareas repetitivas y minimizando el riesgo al responder a las cambiantes exigencias legales de la Administración Pública.

De entre todas las soluciones, destaca un repunte significativo de la demanda de la Solución de gestión de Notificaciones Electrónicas, motivada por el aumento actual de las comunicaciones en formato electrónico. Esta solución es capaz de automatizar la revisión de sedes electrónicas en busca de Notificaciones puestas a disposición de las empresas y es 100 % accesible en un escenario de teletrabajo.

Codere ‘apuesta’ por la tecnología de ZeroComa para gestionar todas sus Notificaciones Electrónicas

Codere, Casa de Apuestas deportivas oficial en España, utiliza la solución de ZeroComa EdasNotificaciones para controlar y automatizar la gestión de las múltiples notificaciones electrónicas que recibe de las Administraciones Públicas.

La conocida marca, que realiza también apuestas online de torneos de 27 deportes, entre los que se encuentran torneos de tenis, fútbol (como la final de la Champions o el Mundial) o baloncesto (partidos de la NBA), utiliza el software fabricado por ZeroComa para vigilar las sedes electrónicas, realizar la descarga de las notificaciones, archivarlas de forma organizada y repartirlas entre los usuarios de la organización que tienen que atenderlas. Además EdasNotificaciones se integra con SAP para la gestión de los embargos.

El uso de esta aplicación permite a Codere tener control total sobre la gestión que se deriva de la recogida de las notificaciones electrónicas automatizando el proceso y eliminando errores. EdasNotificaciones centraliza toda la gestión de las notificaciones facilitando a la organización su atención desde una única interfaz.

ZeroComa cuenta con más de una década de experiencia en la automatización de la gestión de las notificaciones electrónicas gracias a la cual ha ido implementando mejoras en versatilidad, potencia, flexibilidad y sencillez de uso. También aporta experiencia y tecnología de vanguardia para facilitar a cualquier organización el cumplimiento de nuevas obligaciones impuestas por la Administración Pública que además, imponen la utilización de medios telemáticos para promover los procesos digitales, posibilitando la automatización de muchos de estos procesos.

El teletrabajo puede comprometer la confidencialidad de tu empresa si no dispones de herramientas adecuadas para la gestión telemática de documentos

  • En plena era COVID la seguridad de las empresas depende de programas de software capaces de modular y controlar el perfil de los usuarios para desempeñar tareas de gestión administrativa desde el teletrabajo.

El responsable fiscal de una empresa acaba de recibir una notificación procedente de un organismo de la Administración Pública y, debido a la naturaleza de la misma, tiene que derivarla a la persona o departamento de la compañía para su correcta tramitación (Dep. Jurídico, Recursos Humanos, etc.).

La mayor parte de los empleados se encuentran teletrabajando, con lo que el responsable fiscal decide seguir el procedimiento habitual; mandar al destinatario dicha notificación por correo electrónico, pero ¿es del todo segura esta simple gestión? El envío de dichos documentos por correo electrónico, incluso si es a los miembros de una misma organización, puede vulnerar la confidencialidad de los mismos por la presencia indefinida de dicho archivo en la bandeja de entrada y salida del correo del emisor y del destinatario.

El uso de una adecuada herramienta evita este tipo de riesgos. En plena era COVID y con el teletrabajo en auge es imprescindible disponer de programas diseñados para la gestión segura de documentación crítica de forma telemática. La aplicación EdasNotificaciones, desarrollada por ZeroComa, permite que miles de empresas vigilen y descarguen sus notificaciones para que estén accesibles en un entorno sencillo, amigable y completamente seguro.

Esta Solución controla en todo momento los usuarios y roles que pueden acceder a la información para trabajar con ella, posibilitando incluso el acceso a personal ajeno a la propia organización que cuente con un link temporal y password autorizados para ello. La aplicación impide el manejo fuera de un entorno controlado y registra en su módulo de auditoría integral cuándo, quién y para qué se ha accedido a la información compartida.

EdasNotificaciones, disponible para poder ser utilizada en modalidad On premise o desde la Nube, vigila las sedes electrónicas de los organismos de la Administración Pública para encontrar, alertar, descargar, archivar las notificaciones electrónicas que estos envían a las empresas y facilitar su tramitación automatizando la catalogación, el reparto de las mismas entre los responsables de su atención, el control de los plazos de tramitación fijados y muchas otras tareas vinculadas mediante la configuración de flujos de trabajo a la medida de cada escenario.

Esta Solución no sólo aporta una enorme seguridad a la gestión, sino que además permite alcanzar niveles de automatización extremos como la hiperautomatización y que son solamente posibles de obtener, según Gartner, “combinando tecnologías complementarias para mejorar los procesos de negocio”.

¿Sabes cómo gestionar las notificaciones electrónicas que envía la Administración a tu empresa?

Debido a la pandemia mundial muchos de los negocios han tenido que recurrir a la tecnología para garantizar la continuidad de su actividad de forma telemática.

Una de los organismos que persigue la modernización de los procesos es la Administración Pública, y con ello sus requerimientos procesales, fiscales y tributarios a empresas y organizaciones.

Según recoge el magazine de información económica TargetOntoda empresa, sociedad o persona jurídica tiene que justificar su existencia y dar continuidad a su negocio o actividad con la resolución de las notificaciones electrónicas que recibe de distintos organismos públicos (AEAT, TSS, DGT…) cuando se trata de resoluciones judiciales, multas de tráfico o el estado del contrato de los empleados.

¿Recibes notificaciones electrónicas  de la Administración Pública y tienes problemas para gestionarlas? EdasNotificaciones permite ahorrar hasta el 90% del tiempo y de los recursos que emplea una organización en la gestión de este tipo de comunicaciones.

Este software, diseñado por ZeroComa, y del que se hace eco TargetOn vigila y monitoriza los buzones electrónicos de los Organismos Públicos para descargar las comunicaciones puestas a disposición y desencadenar un proceso “altamente” automatizado para su gestión (clasificación, generación de flujos de trabajo, archivo, herramientas de consulta…). La aplicación permite una eficiencia y seguridad del 100% en el trabajo telemático de los equipos de la empresa para la resolución de las notificaciones en requerimientos y plazos.

Puedes consultar el artículo publicado por TargetOn sobre nuestra Solución EdasNotificaciones aquí .

La AEAT fija el 15 de enero de 2021 como plazo límite para la presentación de SILICIE

La AEAT ha fijado una prórroga en la presentación de los Libros Contables de los negocios con Impuestos Especiales. Bodegas, cerveceras y empresas relacionadas con el tabaco o los hidrocarburos podrán presentar SILICIE hasta el 15 de enero de 2021.

Se trata de una medida cuya intención es la aliviar la presión a empresas que sufren las consecuencias de un cese temporal en su actividad por la pandemia y las medidas que se han tomado para evitar su expansión.

La publicación el 26 de junio de la Orden HAC/566/2020, de 12 de junio, por la que se modifica la Orden HAC/998/219, de 23 de septiembre, relacionada con la actividad de los negocios con Impuestos Especiales, permite la posibilidad de que todos los sujetos obligados a presentar SILICIE puedan seguir trabajando, aunque ya con poco tiempo, en recoger la información y los modelos requeridos para su presentación a la AEAT. Esta Nueva Orden recoge la obligación de remitir todos los asientos contables de 2020 en el nuevo formato previsto para SILICIE.

El magazine de información económica TargetOn recoge información relativa a esta nueva Orden de la AEAT y sugiere en su artículo la posibilidad de utilizar la Solución fabricada por ZeroComa, EdasSILICIE, para la conexión con Hacienda y la presentación de la información de forma segura y automatizada. De este modo, los usuarios pueden también conocer la información en tiempo real de los asientos y tener una visión completa para el seguimiento de errores, etc.

Puede consultar el artículo aquí.

Solución de Factura Electrónica: EdasFacturas

¿Qué es la factura electrónica ?

Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Recordemos que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.

Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico.

Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.

Normativa legal

Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular,  están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este Reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónicas.

En él se regulan aspectos como:

  • Obligación de expedir factura.
  • Tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada.
  • Expedición por terceros.
  • Contenido de la factura.
  • Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
  • Especificidades de la factura electrónica.
  • Plazos.
  • Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.
  • Regímenes especiales.
  • Conservación.

Legibilidad, autenticidad e integridad

Todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben garantizar:

  • La legibilidad de la factura.
  • La autenticidad del origen de la factura (es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona).
  • La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado).

En el caso de la factura electrónica:

La legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe.

La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:

  • Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
  • Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
  • Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
  • Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

Tipos de facturas electrónicas

Conviene distinguir dos tipos fundamentales de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.

Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet. La diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.

Facturas en formato estructurado

Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.

Facturas en formato no estructurado

Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.

Ventajas de la factura electrónica

Beneficios específicos de la factura electrónica son:

  • acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro;
  • reducir errores humanos;
  • eliminar costes de impresión y envío postal;
  • facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas;
  • reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento;
  • mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente;
  • facilitar la lucha contra el fraude;
  • subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión;
  • y, esto es lo más importante, contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.

Los beneficios económicos derivados de la automatización del proceso de la factura superan a los ahorros en impresión y envío postal. Por eso, el máximo beneficio potencial se realiza mediante el empleo de facturas electrónicas con formato estructurado, si bien hay escenarios donde no se materializan estos beneficios, como el caso de facturas destinadas a personas físicas.

Estos beneficios, sin embargo, no podrán materializarse si no se superan importantes retos. Cabe destacar los siguientes:

  • su adopción por la Pequeña y Mediana Empresa (PYME), que constituye el segmento más importante del tejido empresarial español y europeo;
  • su aceptación por los ciudadanos; su implantación en las Administraciones públicas; y
  • la interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónica que permita su uso en la interrelación comercial tanto dentro como a través de nuestras fronteras.

Factura electrónica: EdasFacturas

Crear, firmar y enviar facturas electrónicas nunca fue tan fácil. Con Todas las Garantías Legales y homologado por la AEAT.

La factura electrónica permite a cualquier organización, independientemente del sector, tamaño, etc., transformar su sistema de facturación y disponer de una solución que cumpla con la legislación vigente. ZeroComa, como compañía que lidera este mercado, entrega cerca del 20 % del total de facturas que recibe la Administración Pública española desde 2015.

La factura electrónica cumple con los requisitos legales y reglamentariamente exigibles a las facturas. Además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que impide el repudio de la factura por su emisor.

¿Cuáles son las ventajas de la factura electrónica?

  • Reduce los ciclos de tramitación y de cobro de las facturas, lo que significa ahorro de tiempo y dinero.
  • Disminuye los errores humanos que pueden desequilibrar la declaración de impuestos del contribuyente y su balance en la empresa.
  • Facilita el acceso a las facturas almacenadas y los archivos no ocupan espacio físico.
  • Es más fácil y rápido tener archivos de respaldo para evitar pérdidas.
  • Mejora y optimiza el servicio al cliente.
  • Es una opción ecológica, ya que disminuye en gran medida el consumo de papel.
  • Permite un mejor control fiscal y facilita a Hacienda la lucha contra el fraude y la evasión de impuestos.
  • Permite a las empresas llevar una mejor y más exacta contabilidad, en tiempo real.
  • Está protegida por la firma digital, por lo que es más segura y garantiza la integridad del documento original.

En ZeroComa hemos diseñado EdasFacturas, la primera solución de Factura Electrónica integrada con FACe y los Puntos Generales de Entrada (PGE) en entorno Windows para dar cumplimiento a dicha Ley; además, somos expertos en facturación electrónica: RED.ES nos ha contratado la redacción del manual de integración con FACe para otros desarrolladores.

imagen de factura electrónica sistema

Caso de Éxito: AENOR

AENOR, una de las empresas líder en certificación (Normas UNE, EN e ISO) más reconocidas a nivel nacional e internacional, ha elegido la tecnología de ZeroComa para facturar electrónicamente a sus clientes.

Los sellos de certificación de AENOR se asocian a áreas de gran importancia entre las actividades de cualquier compañía: Calidad, Alimentación, I+D+i, Eficiencia Energética, Riesgos y Seguridad, Compliance o Medio Ambiente, entre otros. AENOR tiene vigentes más de 80.000 centros de trabajo certificados de sistemas de gestión relacionados con las áreas anteriormente mencionadas en el ámbito internacional y más de 100.000 productos y servicios han sido ya certificados.

AENOR ha elegido por su potencia y seguridad EdasFacturas, la solución de ZeroComa, para el proceso de emisión, firmado electrónico y entrega de todas las facturas que la organización gestiona al año entre Sector Público y Privado. El automatismo de la solución, así como su capacidad para conectar con multitud de plataformas públicas y de controlar los estados de tramitación de las facturas que ofrece la solución, han sido también muy valorados para su elección como la plataforma idónea para la prestación del servicio.

Negocios con Impuestos Especiales podrán acogerse a sistema contable propio para presentar SILICIE hasta el 30 de septiembre

  • La AEAT establece el 30 de septiembre de 2020 como fecha límite para que bodegas, cerveceras y negocios con Impuestos Especiales se acojan a un sistema contable propio y puedan presentar SILICIE.

La AEAT establece un plazo límite para que bodegas, cerveceras y negocios con Impuestos Especiales afectados por la normativa SILICIE (Suministro Inmediato de Libros Contables de Impuestos Especiales) se acojan a un sistema contable propio, una decisión que solo podrá realizarse y comunicarse hasta el 30 de septiembre de 2020. De lo contrario, la contabilidad del negocio será automáticamente llevada desde la sede de la AEAT en formato manual y con las consiguientes desventajas en procesamiento de datos, plazos y requerimientos.

En este sentido las empresas que no se hayan acogido a esta modalidad propia, están a tiempo de hacerlo y con ello se les ofrece la posibilidad de llevarla con EdasSILICIE, la Solución fabricada por ZeroComa que monitoriza todo el proceso de envío de Libros Contables a la AEAT y permite al usuario seguir en tiempo real los datos de los asientos presentados.

Con esta Solución el usuario podrá conectar con la Agencia Tributaria para entregar los formularios requeridos según las existencias con las que opera, de una forma completamente automatizada, segura y controlada. EdasSILICIE se perfila como la mejor Solución gracias a su potencia, sencillez de uso y capacidad de integración con los sistemas de gestión de cualquier compañía.

EdasNotificaciones, la herramienta que permite gestionar notificaciones por equipos y roles de forma digital

La metodología de las empresas ha cambiado por la forzada implantación del teletrabajo como medida de seguridad ante la expansión del COVID-19 

Para que las compañías y organizaciones prosperen y continúen desarrollando su actividad es necesario implantar la tecnología más puntera y digitalizar la mayor parte de sus procesos. De esta forma, la empresa puede seguir cumpliendo con sus objetivos y puede seguir operando eficazmente y con el mínimo impacto en su actividad.   

Sin embargo, las exigencias de la Administración Tributaria o de la Seguridad Social se mantienen intactas y también sus plazos de respuesta. ¿Cómo se pueden gestionar las notificaciones de las AAPP en tiempos del Covid19 con teletrabajo y evitando las sanciones? 

La herramienta más adecuada para la gestión automática y segura de las notificaciones electrónicas es el software EdasNotificaciones desarrollado por ZeroComaEsta solución permite asignar distintos roles a los usuarios para que en función de sus departamentos o competencias se les pueda dar acceso a la información que les corresponda atender.  Además, dispone de un potente control de auditoría que garantiza la trazabilidad de cada proceso y notificación atendida.  

La automatización de la vigilancia de sedes electrónicas y su capacidad para dar servicio en un entorno de teletrabajo hacen de esta la mejor Solución para la gestión centralizada y segura de las notificaciones electrónicas de la Administración Pública en cualquier organización.

A continuación, mostramos las diferencias entre la recepción de notificaciones sin la herramienta de EdasNotificaciones y con la Solución:

¿Cuánto se ahorran las empresas si eliminan el papel y funcionan con sistemas electrónicos?

  • La Solución EdasFacturas reduce drásticamente los costes de archivo y conservación de facturas de proveedor.
  • El uso de Soluciones digitales aumenta la productividad de las organizaciones y permite el trabajo en equipo de forma remota y en tiempo real.

La gestión administrativa es una de las tareas que más tiempo consume a las empresas independientemente de su tamaño y sector. Los sistemas orientados a la gestión digital de dichos procesos suponen un gran salto cualitativo para las organizaciones en términos de productividad, accesibilidad, consulta y control de la documentación.

El ahorro económico es considerable en la gestión digital al eliminarse el archivo físico quedando la información accesible de forma remota para el trabajo diario. Los sistemas para la gestión digital de archivos permiten ahorrar tiempo que se dedicaba a la búsqueda y a la custodia de documentos físicos, y acelera la transición de los que deben ser revisados por varias personas de la empresa, acortando los plazos y aumentando la productividad de la organización.

Además, la seguridad y control que ofrecen estos sistemas está muy por encima de los estándares del archivo físico, ya que permiten generar sin esfuerzo completos registros de actividad sobre los usuarios que han consultado, accedido o modificado cada documento y cuándo se ha producido.

Las Soluciones de ZeroComa hacen que cualquier empresa pueda acometer este cambio y disponer de un sistema de gestión digital para sus procesos y documentos con las ventajas anteriormente mencionadas. Además, facilitan que las compañías cumplan con todos los requisitos en lo referente al tratamiento de documentos, al requerir los digitales de los estándares más altos y precisos de seguridad y prescindir de los originales, como pueden ser las facturas. La tecnología para la Digitalización Certificada de documentos otorga a los ficheros digitalizados el mismo valor fiscal y legal que el documento original de papel.

La gestión electrónica de procesos y documentos es considerada como uno de los ejes principales de la transformación digital de las organizaciones debido al impacto tan directo que tiene sobre la productividad y el ahorro de las mismas y por las posibilidades que a partir de su aplicación nacen en ámbitos tan interesantes como la automatización, movilidad, BI, AI, y otros muchos.

ZeroComa participa en calidad de especialista en sesiones informativas sobre la solución Corporate, de la empresa Edenred

  • Ambas compañías han realizado seminarios web con gran afluencia de asistentes.
  • Corporate, la solución de Edenred, cuenta con tecnología de ZeroComa para la digitalización certificada de tickets y gastos de empresa.

ZeroComa y Edenred, compañías especialistas en ofrecer Soluciones digitales para empresas, colaboran conjuntamente en la difusión de información sobre la digitalización certificada de tickets y gastos de empresa en la era Post-COVID19 y las ventajas que esta tecnología aporta a cualquier organización.

En estos seminarios ZeroComa profundiza en la normativa vigente relativa a la digitalización certificada de tickets y gastos de empresa (dietas, viajes profesionales, etc) y en su valor legal para Hacienda por considerar que los tickets digitales generados mediante este proceso tienen idéntico valor fiscal que los originales en papel.

ZeroComa aporta también su experiencia y conocimiento en el ámbito del Suministro Inmediato de Información del IVA (SII) para exponer las ventajas que una Solución como Corporate ofrece a cualquier empresa que esté obligada al SII, por facilitar, tal y como exige la Ley, el Suministro Inmediato de Información de forma individualizada de todos los tickets de gasto de la organización.

Por su parte, Edenred muestra las bondades de su Solución Corporate como herramienta para la gestión de los gastos de las empresas, como un gran complemento a su interesante abanico de soluciones de pago y retribución flexible para empresas y entre las que se encuentran las conocidas como Ticket Restaurant, Ticket Gasolina, Ticket Guardería o Ticket Transporte.

La masiva asistencia a las sesiones realizadas pone de manifiesto que se trata de un asunto de gran interés y pieza fundamental en el proceso de transformación digital de cualquier empresa.