España hará obligatoria la factura electrónica

El Gobierno ha aprobado el Proyecto de Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, Ley “Crea y Crece”, que entre otras cuestiones, hace obligatorio el uso de la Factura Electrónica en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos: Artículo 12 que modifica el artículo 2 bis 2. De la Ley 56/2007.

Los principales objetivos de la Ley es la lucha contra la morosidad, el impulso de la digitalización de procesos, la reducción de los costes de transacción y el fomento de la transparencia en el mercado, como recoge el texto publicado el pasado 17 de diciembre por la Comisión de Asuntos económicos y Transformación Digital en el Proyecto de Ley de Creación y Crecimiento de Empresas. Destaca como prioridad, “atajar de manera eficaz la morosidad en las operaciones comerciales”: Artículo 11 que añade un nuevo apartado 3 bis al artículo 13 de la Ley 38/2003 General de Subvenciones.

Para ello es imprescindible la información sobre los plazos de pago entre empresas, y por ello establece la obligación de expedir y remitir facturas electrónicas entre todas las empresas y autónomos cumpliendo los requisitos técnicos y de información que permitirán “controlar” la fecha de pago y “determinar los periodos medios de pago”.

Esta medida, que forma parte del Plan de Recuperación y Resiliencia (un paquete de ayudas financiado por la Unión Europa para mitigar el impacto económico y social causado por la pandemia), refuerza la protección de pequeñas empresas al ser “las que sufren en mayor medida las prácticas en relación a los plazos de pago” y facilita la adopción de la facturación electrónica con el diseño de un plan de ayudas económicas dirigidas a pequeñas empresas a través del Programa Digital Toolkit.

Las empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros están obligadas a implementar la facturación electrónica un año después de que la presente Ley sea publicada en el Boletín Oficial del Estado (BOE).

Como aspecto a resaltar, en el Proyecto de Ley se hace obligatoria la interoperabilidad entre plataformas y servicios de facturación que además ha de ser gratuita para los proveedores de bienes y servicios que han de facturar a sus clientes: Artículo 12 que modifica el artículo 2 bis 2. De la Ley 56/2007

Por tanto, a efectos de lo dispuesto, las empresas:

– Deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos.

Han de cumplir los plazos de pago si quieren tener acceso a las subvenciones públicas.

– Facilitarán a los receptores de la factura electrónica su recepción o acceso, visualización, descarga e impresión gratuita.

– Deberán permitir la consulta de los destinatarios de sus facturas durante al menos 4 años, aunque ya no sean clientes; además, los destinatarios podrán solicitar durante el mismo plazo copia de las facturas.

– Los obligados que no cumplan lo dispuesto en la Ley “Crea y Crece” podrán ser sancionados con multas de hasta 10.000 euros si no ofrecen a los clientes la posibilidad de recibir facturas electrónicas y si no permiten el acceso a sus facturas a quienes hayan dejado de ser clientes.

Esta obligación se alinea con la ya aprobada en el año 2015 en España de uso de la factura electrónica con destino a las Administraciones públicas y que tantos beneficios ha supuesto a los proveedores.

Las aplicaciones de ZeroComa, perfectamente integradas en ‘Windows 11’

Las aplicaciones de ZeroComa han sido ya probadas con la última versión del sistema operativo Windows 11, que se lanzó el pasado mes de octubre, habiéndose acreditado su perfecto funcionamiento en dicho entorno.

Aunque la estrategia comercial de ZeroComa está orientada a ofrecer sus soluciones en la Nube y por lo tanto esto las hace independientes del Sistema Operativo del equipo desde el que se accede, prácticamente todas existen también en versión On Premise, que sí requieren instalación y, por tanto, necesitan ser compatibles con la nueva versión. En las pruebas realizadas se ha verificado que las soluciones de Factura Electrónica, gestión automática de Notificaciones Electrónicas, digitalización certificada de documentos o firma electrónica entre otros, pueden ser utilizadas sin problemas en equipos que dispongan de Windows 11.

Los usuarios de Windows 10 que hayan sido actualizados a Windows 11 de forma gratuita a través de Windows Update, y sean además usuarios de ZeroComa, no requerirán soporte o ayuda técnica pues las aplicaciones seguirán realizando sus funciones con normalidad.

La tecnología de ZeroComa es cada día más demandada por su sencillez y potencia, y por poder garantizar el cumplimiento de los requisitos legales que las Administraciones exigen a las empresas en este nuevo contexto “digital” en el que desarrollan su actividad. ZeroComa sigue anticipándose a las necesidades del mercado convirtiéndose en el mejor aliado de cualquier organización para realizar la transformación digital de sus procesos de una forma segura y legal.

Vuelven los viajes profesionales, ¿por qué deberías automatizar la gestión de los gastos de empresa?

Vuelven los viajes a las empresas y con ello, las dietas, los traslados, y todo gasto vinculado a la empresa. Pero ¿sabes que existe una forma automática de gestionar todos los gastos profesionales de tus empleados? Si llevas la contabilidad o la administración de una pequeña o mediana empresa, despídete de los tickets en papel, de los encuentros con los empleados para que justifiquen sus gastos y de una infinidad de protocolos que no hacen más que alargar un proceso que acaba siendo tedioso por ambas partes.

Empieza a controlar, gestionar y validar los gastos de los trabajadores de tu empresa con una aplicación móvil y de escritorio. Desde una interfaz intuitiva y ordenada podrás visualizar todos los tickets vinculados al gasto profesional de un trabajador y reportarle en tiempo real del estado del gasto (validado o rechazado).

El proceso comienza con la captura con el móvil del ticket de un determinado gasto, supongamos que se trata de una comida con un cliente por un importe de 140€. El trabajador sube la foto a la aplicación para que, desde ahí, la tecnología OCR empiece a volcar los datos (tipo de gasto, importe, IVA…). A partir de ahí, todo queda almacenado en la Nube y el proceso pasa a ser completamente digital.

¿Por qué toda pyme debería automatizar la gestión de los gastos de empresa con la aplicación de gestión de gastos profesionales de ZeroComa? A continuación, explicamos las ventajas de utilizar esta aplicación:

  • Di adiós a los tensos encuentros con los trabajadores justificando sus gastos, y también a la posibilidad de que los tickets se vuelvan inelegibles o se extravíen. 
  • Los tickets, desde su captura con cualquier móvil con cámara, quedan automáticamente almacenados en la Nube. Ahí se puede iniciar el proceso de validación o consultar el gasto y su estado en cualquier momento.
  • Acceso a la información en tiempo real.
  • Los tickets y las hojas de gasto quedan guardados en un entorno Cloud seguro de cara a futuras inspecciones.
  • Agilidad en la transmisión de la información que conlleva ahorro de tiempo.
  • Reducción del margen de error provocado por el proceso manual.
  • Esta herramienta digital está actualizada al momento con la última normativa referente a impuestos y obligaciones fiscales. El contable o administrador no tendrá que consultar el contexto actual ya que Okticket cuenta con la homologación de la Agencia Tributaria y, por tanto, un ticket digitalizado en esta herramienta adquiere la misma validez legal que el original en papel.
  • Elimina el papel. El uso de Okticket permite la existencia de oficinas libres de espacio y polvo generado por el papel.

¡Cómo tener éxito acometiendo la transformación digital en tu empresa!

Después de mucho tiempo por fin desde las instituciones del Estado y en todo el tejido empresarial español se ha tomado conciencia de la importancia de la digitalización de procesos y prueba de ello son los fondos que desde Europa van a llegar a España para ser aplicados a inversiones orientadas a conseguir el cambio de los procedimientos que hasta ahora se venían haciendo de forma manual y utilizando principalmente papel. 

Por otra parte, en España las empresas tecnológicas llevan mucho tiempo invirtiendo en el desarrollo de herramientas de trabajo colaborativo, aplicaciones de automatización de procesos, diseño de Web y sistemas de difusión y venta de los productos y servicios que las empresas usuarias ofrecen,  explotación de la información en la nube, … Gracias a todo esto, las empresas españolas van a poder incorporar las nuevas tecnologías sin mucho esfuerzo, porque una de las grandes aportaciones de los diseñadores TIC es la sencillez de uso de sus productos y aplicaciones al comprender que hay que evitar el rechazo al cambio y los usuarios no tienen tiempo de formarse en procedimientos nuevos complejos.

La tecnología es capaz de ofrecer soluciones a la comunicación y gestión interna de una empresa (programas de gestión automática de gastos profesionales o uso de plataformas para la realización de reuniones, almacenamiento de archivos, etc) y a la comunicación y gestión con colaboradores, clientes, proveedores, es decir, con otras empresas (presentación de ofertas, gestión de pedidos, factura electrónica, control de pagos) o con la Administración Pública (factura electrónica, conocimiento del estado de tramitación y de aprobación del pago, gestión automática de notificaciones y requerimientos oficiales o gestión de impuestos, entre otros).

Algunos de los aspectos principales en el proceso de transformación digital que hay que tener en cuenta para asegurar el éxito del cambio, son:

1. La Transformación Digital ha de tener en cuenta que es imprescindible elegir infraestructuras sólidas e independientes y herramientas o aplicaciones de reconocida calidad. Hay que invertir en tecnología punta y tener en cuenta la solvencia de los proveedores de manera que se garantice el soporte y su evolución a lo largo del tiempo y a nuevas demandas del mercado.

2. La Administración está regulando el diseño de las diferentes soluciones para impedir que se puedan “hacer trampas” consiguiendo además reducir el fraude fiscal y contable.  Por su parte, los usuarios que cumplan con lo exigido por la Administración, eliminarán las posibilidades de ser sancionado. En determinados procesos como la transformación de los documentos en papel a formato electrónico, la digitalización certificada de facturas, documentos sustitutivos y otros documentos, ha sido descrita por la Agencia Estatal de Administración Tributaria en el RD 1496/2007 y una posterior Resolución de 24 de octubre que regula el procedimiento de transformación para garantizar la integridad y la autoría de las actuaciones aportando a los usuarios la seguridad de que lo que se hace cumple con los requisitos marcados. En definitiva, las aplicaciones o soluciones tienen que estar diseñadas para responder no solo tecnológicamente a lo que demanda el mercado, también es imprescindible que cumplan con los requerimientos de la normativa actualen materia fiscal y si procede, deberán estar certificadas.

3. La tecnología Cloudreduce drásticamente el riesgo de pérdida de información y disminuye el error en la gestión de documentos. Los programas de software y aplicaciones para ser utilizadas en la nube, ofrecen flexibilidad, versatilidad y escalabilidad. La Nube proporciona a los usuarios accesibilidad y seguridad al mismo tiempo. Combinada con la inteligencia artificial y el machine learning, el software en la Nube tiene gran capacidad de desarrollo y ofrece a las pymes nuevas actualizaciones y mejoras que van dando respuesta a nuevas necesidades.

4. Eliminar el papel.Una de las ventajas de la digitalización de los procesos empresariales es que toda documentación ha de estar en formato digital y, por lo tanto, se pueden eliminar ingentes cantidades de papel que ocupan mucho espacio, impiden garantizar el control de acceso y asegurar su confidencialidad y atrae polvo. La tecnología almacena y centraliza la información en un lugar seguro permite que sea consultada en cualquier momento de forma ágil, y agiliza las tareas de búsqueda en actuaciones de inspección de Hacienda, en auditorías, en justificación de ayudas institucionales, …

5. Disponer de soluciones que permitan aumentar la automatización de los procesos en áreas estratégicas de las organizaciones. La digitalización de procesos sólo es real si va a día de hoy de la mano de la automatización. Ejemplo de automatización es la orquestación de los trabajos de tramitación y aprobación de ciertos documentos mediante un gestor de procesos, haciendo que los trabajadores sepan cuándo tienen que hacer algo y qué es lo que tienen que hacer en ese momento concreto en el que les toca intervenir. Esta metodología de trabajo es aplicada en las soluciones de ZeroComa orientadas a: gestión de Notificaciones/Comunicaciones electrónicas remitidas por las Administraciones Públicas, aprobación de una factura, de un gasto, etc. Gracias a la automatización de procesos, el personal de una empresa podrá dedicar mucho más tiempo a tareas de más valor añadido. 

Las Soluciones de ZeroComa están orientadas a obtener un máximo aprovechamiento en el proceso de digitalización de una organización. La potencia, sencillez y perfecta adecuación de nuestras Soluciones en grandes y pequeñas empresas hacen que nuestra tecnología sea líder en su segmento.  

Consulta las más de 10 Soluciones digitales que hemos diseñado.

La Dirección Electrónica Habilitada Única (DEHú) ya se encuentra activa y sustituirá a la DEH para la recepción de notificaciones electrónicas

Desde el pasado 6 de septiembre y en adelante la comparecencia de notificaciones electrónicas se realiza a través de la Dirección Electrónica Habilitada Única (DEHú), de acuerdo con el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo.

Esta nueva plataforma, que ya no será la conocida Dirección Electrónica Habilitada (DEH), hará las mismas funciones de puesta a disposición, acceso y comparecencia de documentos y actos administrativos a los ciudadanos por parte de la Administración Pública.

No obstante, se ha establecido un periodo transitorio para dar tiempo a la adaptación en el que se mantendrá el envío de notificaciones a la DEH pero que, previsiblemente, dejarán de enviarse a esta plataforma finalizado el último trimestre de 2021.

El Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, publica en su artículo 42 la práctica de las notificaciones a través de medios electrónicos y establece en el punto 5 lo siguiente:

«Toda notificación cuyo emisor pertenezca al ámbito estatal a que se refiere el artículo 1.2 de este Reglamento se pondrá a disposición del interesado a través de la Dirección Electrónica Habilitada única, incluyendo el supuesto previsto en el artículo 42.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre. Asimismo, los emisores de ámbito estatal podrán notificar en su sede electrónica o sede electrónica asociada de forma complementaria a la puesta a disposición en la Dirección Electrónica Habilitada única».

Cómo solicitar las vacaciones fiscales para que Hacienda no te envíe notificaciones en tu tiempo de descanso

Hacienda no descansa y los numerosos requerimientos a empresas y autónomos tampoco. Si no se atiende a una notificación, se está cometiendo una infracción grave y puede conllevar sanciones de cuantías elevadas. Pero ¿sabes que toda empresa y autónomo dispone de vacaciones fiscales?

El derecho a la desconexión digital está calando en el mundo laboral y cada vez son más los trabajadores por cuenta propia y empresas que necesitan tomarse un tiempo de descanso y alejarse de la actividad y rutina que requieren sus negocios. Pues bien, Hacienda concede un periodo de gracia de 30 días al año, tiempo exento de envío de comunicaciones y requerimientos.

Las empresas y autónomos que se pueden acoger a este periodo de cortesía son los que están obligados a disponer de una dirección digital para sus comunicaciones con la Agencia Tributaria. También se encuentran enmarcados los que hayan optado voluntariamente por recibir notificaciones electrónicas.

El periodo de cortesía es de 30 días por año y no hace falta que se consuman de una sola vez. Para disfrutar de los mismos es necesario comunicarlo con una semana de antelación. La gestión de este trámite puede realizarse, si se desea, por un tercero autorizado y con el certificado digital o Cl@ve PIN desde el móvil o vía web accediendo a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria y desde ahí a la zona “Mis notificaciones”. Dentro, encontrarás el enlace Solicitar días en los que no se pondrán notificaciones en Dirección Electrónica Habilitada.

No atender una notificación electrónica de Hacienda se penalizará con multas de hasta 600.000 euros

No atender una notificación electrónica de Hacienda en los plazos establecidos puede costarte multas de hasta 600.000 euros, según una reciente resolución del Tribunal Económico Administrativo Central (TEAC).

Desde la paulatina sustitución de los envíos postales de cartas certificadas por notificaciones electrónicas, Hacienda pone el foco ahora en este último tipo de comunicación a través de su Dirección Electrónica Habilitada (DEH), plataforma en el que se pone a disposición cualquier notificación electrónica independientemente de su naturaleza y nivel de urgencia. Ahora, tanto la carta física como la notificación electrónica exigen el mismo compromiso por parte del contribuyente a todos los efectos.

Así lo establece una resolución del Tribunal Económico Administrativo Central (TEAC), por la que se unifica criterio y se remarca que un contribuyente que está obligado a disponer de Dirección Electrónica Habilitada (DEH) al no acceder y hacer caso omiso de los requerimientos de información notificados por la Agencia Tributaria a través de medios electrónicos estaría cometiendo una infracción grave tipificada en el artículo 203 de la Ley 58/ 2003 (LGT) que puede ser sancionada con multas de entre 150 euros y 600.000 euros, independientemente de la intencionalidad o si se desconocía la presencia de la misma.

Según recuerda el digital Autónomos y Emprendedores, la Seguridad Social y la Agencia Tributaria obliga a determinados contribuyentes a comunicarse con ellos a través de una plataforma digital y entre los cuales se hayan autónomos o profesionales colegiados (abogados, psicólogos o arquitectos). Por ello, si existe la obligación de tener este buzón electrónico, también existe el deber de consultar los requerimientos electrónicos que envíe Hacienda y cumplir con sus requerimientos y plazos.

EdasTBAI de ZeroComa, registrado como “software garante” para la presentación de TicketBAI

  • TicketBAI-BATUZ, el nuevo método de facturación de los negocios en Bizkaia, será obligatorio a partir del año 2024.
  • EdasTBAI es una solución validada como software garante por la Hacienda de Bizkaia para poder dar cumplimiento a las nuevas obligaciones TicketBAI.   

La Solución de ZeroComa EdasTBAI dispone de la calificación de “Software Garante” por lo que es oficialmente una herramienta acreditada para dar cumplimiento a las obligaciones TicketBAI.

TicketBAI es un nuevo método de facturación que entrará en vigor a partir del año 2024 en el País Vasco. Todas las empresas con sede social en esa comunidad, independientemente de su tamaño, sector y volumen de facturación, estarán obligadas a contratar software certificado por la hacienda foral correspondiente (Bizkaia, Guipúzcoa o Álava) para presentar en tiempo real los ingresos percibidos durante su actividad.

EdasTBAI

En concreto, TicketBAI-BATUZ es el programa impulsado por la Hacienda de la provincia de Bizkaia y comprende la implementación en los negocios de un software certificado para cumplir con los requisitos del nuevo método de facturación, su información en tiempo real a Hacienda, la presentación de la contabilidad y Libros Registro 140 (para personas físicas) y 240 (para personas jurídicas) y la elaboración de borradores para autónomos y empresas por parte de Hacienda.

ZeroComa redobla esfuerzos y sigue apostando por ayudar a las empresas en el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Su Solución EdasTBAI que es ágil, sencilla e intuitiva permite dar cumplimiento a los requerimientos del proyecto TicketBAI en cualquier tipo de compañía.

Cómo deshacerte de la documentación física de tu empresa cumpliendo con la Ley

  • El software de Digitalización Certificada permite que los documentos escaneados adquieran completa validez legal ante Hacienda.

¿No sabes cómo lidiar con las ingentes cantidades de papel de tu empresa? La acumulación de documentación física es uno de los grandes problemas que presenta una compañía a la hora de organizarse administrativamente y rendir cuentas ante inspecciones de Hacienda.

Deshacerse del formato físico en papel no implica ningún riesgo, siempre y cuando se digitalice antes. Es imprescindible renovar las metodologías con las que siempre se han operado en las empresas para adaptarlas a nuevos procesos, más eficientes y seguros de cara a su conservación y archivo a largo plazo. Para ello se hace imprescindible un programa de digitalización certificada homologado por las autoridades tributarias, lo que garantiza que el documento resultante adquiera, a efectos legales, completa validez e integridad.

ZeroComa dispone de una Solución con tal atributo, pero con complementos tecnológicos añadidos al proceso. La digitalización garantiza la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada documento y posee controles para revisar el cumplimiento de cada uno de los procedimientos en el proceso digitalizador. El escaneo puede realizarse masivamente con tratamiento OCR y a velocidades (según el escáner) de más de 200 páginas por minuto.

Sin interrumpir o entorpecer la estructura de una organización, la Solución es compatible con todos los escáneres TWAIN del mercado y, para certificar el consentimiento de los sujetos implicados en la gestión, dispone de herramientas de firma electrónica homologadas también por la AEAT.

Tras el proceso el usuario puede consultar, si se trata de facturas, una visión detallada de los estados de ingresos y gastos de empresa y elaboración del Libro Registro de IVA.

Gestión de gastos profesionales en Microsoft Dynamics de la mano de ZeroComa y Axazure

Axazure, empresa especializada en Microsoft Dynamics 365 y Power Platform, ha homologado en Hacienda (AEAT) una solución para la gestión de gastos profesionales, gracias a la tecnología de Digitalización certificada de ZeroComa.

365 Agile Expenses es el nombre de la solución homologada y se sustenta enteramente sobre tecnología nativa de Microsoft y ZeroComa para cumplir con los requisitos exigidos por Hacienda para este proceso. ZeroComa aporta el proceso de certificación de los gastos permitiendo su desmaterialización y la eliminación del archivo físico de los mismos.

Con 365 Agile Expenses, la gestión de los gastos relacionados con el trabajo de los empleados (dietas, viajes, traslados, etc) puede realizarse enteramente en movilidad, utilizando la cámara de un dispositivo móvil, en las empresas usuarias de la tecnología Microsoft Dynamics. Las imágenes resultantes del proceso adquieren completa validez fiscal y legal al haber sido homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Este sistema posibilita también el envío y aprobación del gasto por la organización de forma sencilla.

Gracias al módulo EdasFacturas de ZeroComa, Axazure puede ofrecer una Solución ágil y sencilla a las empresas con tecnología Microsoft Dynamics.

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