¿Porqué EdasFacturas?

Algunos de los problemas con los que lidiar con las facturas físicas son:

• La necesidad de dedicar mucho espacio para su conservación. La legalidad vigente obliga a que sean conservadas durante mucho tiempo, lo que supone un elevado coste (metros cuadrados, archivadores, carpetas, subcarpetas…).
• El acceso a las facturas, sobre todo si no son del año en curso, es complejo.
• El contenido de la factura y su tratamiento es imposible.
• Gasto en fotocopias.
• Poca seguridad frente a accidentes como inundaciones, incendios, etc.

La conservación de las facturas electrónicas es complicada para:

• Archivar digitalmente las facturas emitidas en el caso de no contar con una aplicación ad hoc, es decir, para más del 90 % de las Pymes y Autónomos, que facturan con hojas electrónicas y procesadores de texto.
• Archivar digitalmente las facturas recibidas prácticamente en el 100 % de los casos, ya que las aplicaciones de facturación ad hoc no permiten archivar digitalmente ni gestionar las facturas recibidas.

El colectivo del que hablamos es de 2.600.000, por lo que el problema es muy importante. Carecer de un archivo digitalizado de facturas con su información referenciada hace imposible la consulta inmediata a las mismas o a su contenido.

No basta tener la factura en formato digital, se requiere un “repositorio inteligente” mediante una referenciación que permita la búsqueda inmediata de la factura o de su contenido por cualquier miembro de la empresa autorizado y sin moverse de su puesto de trabajo.

Los ahorros en términos de productividad de un archivo digital de facturas -aparte de los directos vinculados a la eliminación del archivo físico- son enormes para todo tipo de empresas dado el papel protagonista de la factura que interesa al: Gerente (ingresos), Comercial-Marketing (ventas, campañas), Compras (proveedores, reclamaciones), Soporte técnico (garantías, mantenimientos), Administración, Gestoría (apuntes contables), Hacienda (inspecciones), Auditores…

• Brindar, al amparo de la ley, una herramienta sencilla y económica, que posibilite a todas las entidades jurídicas, empresas o autónomos almacenar todas las facturas en formato digital y su inmediata localización posterior.
• Ofrecer la posibilidad de emitir facturas en cualquier formato, incluida la facturación electrónica en el formato XML homologada por la AEAT.
• Permitir la gestión de facturas, entendiendo como tal los siguientes puntos:
  • Visualizarlas.
  • Pasar a Excel la información de todos los campos de las facturas seleccionadas y sumar.
  • Imprimir las facturas deseadas.
  • Enviar por email.
  • Poner las facturas en un servidor por FTP.
  • Sellar con anotaciones o poner un post-it.
  • Exportarlas a un CD.
  • Traspasar las facturas a otro soporte.
  • Conocer compras o ventas por todo tipo de filtros: importes, fechas, proveedores, clientes, comerciales, etc.
  • Conocer gastos por conceptos y todo tipo de filtros adicionales. Importes, fechas, palabras clave, delegaciones, etc.
  • Buscar facturas por los albaranes o números de pedido correspondientes.
  • Asociar cuentas del Plan General Contable para facilitar la contabilización automática.
  • Vincular cualquier documento a las facturas (albaranes, presupuestos, documentos de pago, fotos, emails…).
  • Archivar y referenciar automáticamente las facturas recibidas de otro usuario de EdasFacturas.
  • Confeccionar el ‘Libro registro’.