Tarea a Realizar
Lectura y Clasificación de facturas11
Digitalización y Referenciación03
Distribución Interna20
Fotocopia/s20
Archivo30
Búsqueda para consulta solicitada40,5
Nueva Fotocopia20
Rearchivo20
TOTAL 164,5

Esa diferencia de tiempos de archivo supone un coste empresa estimado de 4 € por factura, teniendo en cuenta que en numerosas ocasiones también consultan y rearchivan los directores. Es importante comentar que en este ejemplo se está suponiendo que nunca hay problemas en encontrar una factura, aunque se sabe que esto no es así y Gartner Group estima en 120 € el coste de buscar un documento mal clasificado y añade que el 25 % de los documentos archivados nunca se encuentran porque están mal archivados. ¿Cuánto cuesta no encontrar nunca un documento? ¿Cuánto tiempo se invierte en buscarlo hasta que se decide que no está?

Como conclusión tenemos que el incremento de productividad si se utiliza EdasFacturas es del 71,9 % y en costes económicos estaríamos hablando de un ahorro de 32 € al día por persona que maneje 10 documentos al día. El % de tiempo que dicha persona habría invertido en las tareas administrativas de gestión de la factura con EdasFacturas pasaría a ser del 10,71 % de su jornada laboral efectiva estimada en 7 horas, en lugar del 38,09% sin EdasFacturas.

La estimación de costes de material de archivo arroja los siguientes datos:

Material de ArchivoCoste Unitario por factura en €
Armarios archivadores (capacidad y cajones, 50 carpetas colgantes
por cajón = 600 documentos)
0,50
Fotocopias (4 fotocopias / factura)0,14
Carpetas, clips, etiquetas, etc…0,09
Metros cuadrados (coste Metro cuadrado por documento X 5 años de
vida documento)
1,50
TOTAL FACTURA2,23

En los costes anteriores no se incluyen por no ser material de archivo, los relativos al envío por correo postal que se estiman en 0,42 € por documento de media y que podrán desaparecer en gran parte si se dispone de un sistema de gestión documental como los diseñados por ZeroComa, con enlace a sistemas de correo electrónico mejorando, además, el plazo de recepción de la información enviada.

De la tabla de costes de material de archivo, se desprende que el coste en que se incurre cuando se archiva físicamente, es de 2,23 € por factura de una página, que sumados a los anteriores 4 € supone un coste por factura de, al menos, 6,23 €.
Como visión independiente, Gartner Group estimó en 1997 en 8 horas semanales el trabajo dedicado a tareas de gestión documental por los profesionales que basan su trabajo en el conocimiento. Esta ratio se eleva en 2003 a entre 30 y 40%. Por último, estiman que el coste de archivar un documento manualmente es de 20€.

En relación con los costes de espacio físico a continuación incluimos una tabla preparada por los servicios de consultoría de Arthur Andersen en el año 1997 en la que se ha actualizado el precio/m2/alquiler:

Tipo de Documento
PáginasSoporteEspacioCostes Alquiler espacio anual
Externa (correo…)12.00030 Archivadores0,5 m290,15€
Interna (facturas, listados….)120.000300 Archivadores5 m2901,50€
Históricos1.625.0004050 Archivadores68 m212.260,65 €
TOTAL13.252,3 €
Tipo de Documento
PáginasSoporteEspacioCostes Alquiler espacio anual
Externa (correo…)12.0001 CD ROM12 cm20,90€
Interna (facturas, listados….)120.0001 CD ROM12 cm20,90€
Históricos1.625.0001 JUKE BOX0,5 m290,15 €
TOTAL91,95 €

Caso práctico para mil facturas

En emisión un ahorro de 3.350 € por cada 1.000 facturas.
En recepción un ahorro de 7.860 € por cada 1.000 facturas.

Coste de implantación de EdasFacturas:

  • EdasFacturas: 3 puestos
  • Módulo Multiempresa hasta 5 CIF
  • Enlace con aplicación de facturación preexistente
  • Módulo de Digitalización Masiva

Coste total: 2.195 €

Amortización:

En emisión se amortiza el primer año con 655 facturas.
Por el resto de las facturas se ahorra 1.155,75 €.
En recepción se amortiza el primer año con 279 facturas.
Por el resto de las facturas se ahorra 5.667,06 €.