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Notas de Gasto

Gestión de gastos ¡Haz una foto y tira el ticket de las notas de gasto!

Gestión desde el móvil de notas de gasto profesionales

En colaboración con ZeroComa, Okticket ofrece una Solución que optimiza el proceso de gestión de notas de gasto derivados de dietas, viajes profesionales o traslados, facilitando tanto el reporte de gastos por parte de los empleados como la supervisión de los mismos por parte del departamento de administración.

Okticket es una aplicación móvil destinada a la gestión de gastos profesionales de una forma digital, lo que evita la conservación de facturas en papel.

La Transformación Digital obliga a las empresas a implantar procesos digitales acordes a lo normativa actual. Las soluciones Legaltech centran su atención en esta problemática.

Integración con Software ERP

Mediante conectores homologados con los principales fabricantes de software ERP.

Okticket cuenta con una API que puede facilitarse a los proveedores de software de tu empresa, o a tu departamento de IT, para desarrollar una integración bidireccional entre la herramienta y el software de gestión utilizado por la empresa.

Mediante una exportación de fichero CSV con los datos grabados en Okticket por los usuarios.

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¿Cómo funciona?

Para el empresario:

Gestión de Notas de Gasto

Gestión de notas de gasto

1. Captura del gasto: Utilizando la cámara de un dispositivo móvil podrás capturar de forma certificada (tendrá valor legal ante Hacienda) el gasto para conservarlo.

2. Reconocimiento automático de los datos: La aplicación cuenta con un potente motor OCR que le permitirá reconocer la información del documento, aunque requiere validación por parte del usuario y en su caso, corrención o completado de datos. La información de cada gasto te permitirá además:

Asociar el ticket o factura una hoja de gastos.
Selección MultiIVA: Okticket permite incluir manualmente facturas normales y facturas con distintos tipos de IVA.
Funcionalidad Multidivisa: registra también los tickets de gasto cuando están en una moneda diferente al euro.
Guardado de registro: Para que el departamento de administración pueda proceder a su validación en cualquier momento.

3. Imputación de gastos por kilometraje.

4. Potente motor de búsquedas: Para localizar cualquier gasto que haya sido guardado.

5. Generación de hojas de gasto:

Posibilidad de crear hojas resumen con todos los tickets/facturas de un viaje, proyecto, periodo, etc. quedando la información perfectamente organizada.
Descargar en formato PDF.

Para el departamento de administración:

Gestión de Notas de Gasto
Flujo de Aprobación

Flujo de aprobación

1. Enrollment: acceso a la app con distintos perfiles de usuario.

2. Control de usuarios: gestión y control desde el perfil de administrador.

3. Workflow multietapa: desde el back office se pueden definir tantos hitos en el recorrido de validación como se deseen y establecer las condiciones necesarias para el rechazo o aprobación final de una hoja de gastos.

4. Conceptos de gasto: posibilidad de hacer parámetros de categorías y subcategorías de gasto. Los conceptos se podrán cambiar de forma dinámica.

5. API de integración: de modo que se pueda conectar la aplicación con otros sistemas de trabajo existentes en la empresa.

6. Centros de coste: a los que poder asociar los gastos registrados.

7. Exportación de datos: la app permite aplicar filtros de búsqueda y exportar en formato CSV los resultados.

8. Visión global del proceso de gestión de gastos: el dpto de administración puede acceder a la información generada por los empleados y tener un mayor control.

9. Almacenamiento seguro: se realiza en un entorno cloud.

10. Generación de hojas de gasto: descargables en formato PDF.