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Solución de Factura Electrónica: EdasFacturas

¿Qué es la factura electrónica ?

Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Recordemos que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.

Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico.

Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.

Normativa legal

Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular,  están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este Reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónicas.

En él se regulan aspectos como:

  • Obligación de expedir factura.
  • Tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada.
  • Expedición por terceros.
  • Contenido de la factura.
  • Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
  • Especificidades de la factura electrónica.
  • Plazos.
  • Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.
  • Regímenes especiales.
  • Conservación.

Legibilidad, autenticidad e integridad

Todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben garantizar:

  • La legibilidad de la factura.
  • La autenticidad del origen de la factura (es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona).
  • La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado).

En el caso de la factura electrónica:

La legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe.

La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:

  • Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
  • Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
  • Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
  • Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

Tipos de facturas electrónicas

Conviene distinguir dos tipos fundamentales de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.

Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet. La diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.

Facturas en formato estructurado

Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.

Facturas en formato no estructurado

Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.

Ventajas de la factura electrónica

Beneficios específicos de la factura electrónica son:

  • acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro;
  • reducir errores humanos;
  • eliminar costes de impresión y envío postal;
  • facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas;
  • reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento;
  • mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente;
  • facilitar la lucha contra el fraude;
  • subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión;
  • y, esto es lo más importante, contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.

Los beneficios económicos derivados de la automatización del proceso de la factura superan a los ahorros en impresión y envío postal. Por eso, el máximo beneficio potencial se realiza mediante el empleo de facturas electrónicas con formato estructurado, si bien hay escenarios donde no se materializan estos beneficios, como el caso de facturas destinadas a personas físicas.

Estos beneficios, sin embargo, no podrán materializarse si no se superan importantes retos. Cabe destacar los siguientes:

  • su adopción por la Pequeña y Mediana Empresa (PYME), que constituye el segmento más importante del tejido empresarial español y europeo;
  • su aceptación por los ciudadanos; su implantación en las Administraciones públicas; y
  • la interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónica que permita su uso en la interrelación comercial tanto dentro como a través de nuestras fronteras.

Factura electrónica: EdasFacturas

Crear, firmar y enviar facturas electrónicas nunca fue tan fácil. Con Todas las Garantías Legales y homologado por la AEAT.

La factura electrónica permite a cualquier organización, independientemente del sector, tamaño, etc., transformar su sistema de facturación y disponer de una solución que cumpla con la legislación vigente. ZeroComa, como compañía que lidera este mercado, entrega cerca del 20 % del total de facturas que recibe la Administración Pública española desde 2015.

La factura electrónica cumple con los requisitos legales y reglamentariamente exigibles a las facturas. Además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que impide el repudio de la factura por su emisor.

¿Cuáles son las ventajas de la factura electrónica?

  • Reduce los ciclos de tramitación y de cobro de las facturas, lo que significa ahorro de tiempo y dinero.
  • Disminuye los errores humanos que pueden desequilibrar la declaración de impuestos del contribuyente y su balance en la empresa.
  • Facilita el acceso a las facturas almacenadas y los archivos no ocupan espacio físico.
  • Es más fácil y rápido tener archivos de respaldo para evitar pérdidas.
  • Mejora y optimiza el servicio al cliente.
  • Es una opción ecológica, ya que disminuye en gran medida el consumo de papel.
  • Permite un mejor control fiscal y facilita a Hacienda la lucha contra el fraude y la evasión de impuestos.
  • Permite a las empresas llevar una mejor y más exacta contabilidad, en tiempo real.
  • Está protegida por la firma digital, por lo que es más segura y garantiza la integridad del documento original.

En ZeroComa hemos diseñado EdasFacturas, la primera solución de Factura Electrónica integrada con FACe y los Puntos Generales de Entrada (PGE) en entorno Windows para dar cumplimiento a dicha Ley; además, somos expertos en facturación electrónica: RED.ES nos ha contratado la redacción del manual de integración con FACe para otros desarrolladores.

imagen de factura electrónica sistema

Caso de Éxito: AENOR

AENOR, una de las empresas líder en certificación (Normas UNE, EN e ISO) más reconocidas a nivel nacional e internacional, ha elegido la tecnología de ZeroComa para facturar electrónicamente a sus clientes.

Los sellos de certificación de AENOR se asocian a áreas de gran importancia entre las actividades de cualquier compañía: Calidad, Alimentación, I+D+i, Eficiencia Energética, Riesgos y Seguridad, Compliance o Medio Ambiente, entre otros. AENOR tiene vigentes más de 80.000 centros de trabajo certificados de sistemas de gestión relacionados con las áreas anteriormente mencionadas en el ámbito internacional y más de 100.000 productos y servicios han sido ya certificados.

AENOR ha elegido por su potencia y seguridad EdasFacturas, la solución de ZeroComa, para el proceso de emisión, firmado electrónico y entrega de todas las facturas que la organización gestiona al año entre Sector Público y Privado. El automatismo de la solución, así como su capacidad para conectar con multitud de plataformas públicas y de controlar los estados de tramitación de las facturas que ofrece la solución, han sido también muy valorados para su elección como la plataforma idónea para la prestación del servicio.

Gestiona tu empresa desde casa

  • Todas las áreas de una compañía u organización, como el área de Administración, se adaptan a la nueva realidad que vivimos.
  • Gestión y aprobación de facturas desde casa gracias a la Factura Electrónica y a la Digitalización Certificada.

La actual situación mundial provocada por la expansión del virus COVID-19 ha obligado a miles de empresas a forzar el teletrabajo de sus empleados, haciendo difíciles tareas habituales como lrecepción de facturas, su tramitación, aprobación, contabilización, etc.  

Hoy más que nunca se hace imprescindible la utilización de herramientas tecnológicas que permitan el desempeño de las funciones laborales, sin necesidad de estar físicamente en la oficina. La utilización de herramientas adecuadas facilita no sólo el trabajo desde casa, también la distribución del mismo entre los componentes de un departamento para su seguimiento y control.  

ZeroComa diseña, fabrica, comercializa y presta servicios que están orientados a la transformación de los tradicionales y analógicos procesos administrativos, convirtiéndolos en procesos completamente digitales, susceptibles de ser realizados en remoto, de forma distribuida, teniendo siempre bajo control el proceso de avance, las aprobaciones y los plazos sobre los mismos.

Nuestras soluciones de factura electrónica, digitalización certificada de facturas y gestión de gastos en movilidad son grandes aliadas de las organizaciones estos días en los que puede verse afectada su productividad, ya que demuestran en estas circunstancias, más claramente si cabe, su superioridad frente a los procesos tradicionales. 

Estas aplicaciones en modalidad Cloud y On Premise ayudan a roles como administrativos o contables entre otros, a recopilar y gestionar la información relativa a su trabajo para que pueda seguir en pie el ejercicio de la actividad de la compañía. Además, procesos digitalizados de firma pueden respaldar toda acción o tarea que se desempeñe. ZeroComa dispone de tantas aplicaciones como tareas de las que es responsable el departamento de Administración de cualquier compañía u organización, con lo que garantiza el 100% de la continuidad del trabajo del departamento.

La compañía americana EBSCO apuesta por ZeroComa como socio tecnológico

La empresa de servicios de biblioteca EBSCO Information Services apuesta por Zerocoma para desplegar sus proyectos de facturación electrónica en España y Portugal, así como para la presentación de sus registros para el SII de la AEAT.

EBSCO Information Services es una división de EBSCO Industries, Inc. , una de las compañías privadas y familiares más grandes de los Estados Unidos y presente en los 5 continentes. EBSCO Industries, Inc. Comenzó en 1944 como una pequeña agencia de suscripción, pero rápidamente EBSCO pasó a convertirse en un pionero en la industria de servicios de biblioteca.

A través de la visión, la acción y la innovación, EBSCO invierte en el negocio de las bibliotecas para garantizar el crecimiento a largo plazo de productos, servicios y tecnologías para sus clientes.

Zerocoma, sigue trabajando para ofrecer a empresas como EBSCO, muy comprometidas con la innovación y la apuesta tecnológica, las mejores soluciones para el compliance normativo y la automatización de procesos, siendo sus soluciones de aplicación global y multinacional. Esto se traduce de manera directa en una mayor comodidad y sencillez para los clientes a la hora de gestionar y hacer el seguimiento de los proyectos, ya que permiten replicar los proyectos de unas regiones en otras y de unas líneas de trabajo en otras, aprovechando el conocimiento y los mismos interlocutores, lo que supone una ventaja muy importante para los clientes de ZeroComa que como es el caso de EBSCO, que amplían el ámbito de uso de las soluciones contratadas así como el salto a nuevas líneas de producto.

Soluciones modulares de Facturación Electrónica y Digitalización Certificada para pymes y grandes empresas

El Grupo Atisa publica una entrevista realizada a ZeroComa. A continuación reproducimos la entrevista íntegra publicada en la revista mensual del grupo en el mes de julio.

¿En qué consiste la digitalización de facturas y quiénes son los involucrados en este paso de la tecnología?

La digitalización certificada es un procedimiento de escaneo diseñado por el Departamento de Informática Tributaria de la AEAT, que permite conservar en formato electrónico las facturas recibidas en papel. Gracias a este proceso, los originales en papel se pueden eliminar, con las ventajas y ahorros que esto supone para cualquier organización, manteniendo, además, el documento resultante mantiene plena validez legal.

La digitalización certificada es un proceso que puede ser realizado tanto por el propio destinatario de las facturas como por un tercero contratado por este para la prestación del servicio.

Para realizar este tipo de escaneo, es imprescindible utilizar una solución que haya sido homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria o las Diputaciones Forales si la conservación se efectúa en el País Vasco o Navarra.

¿Qué necesitan las empresas para  implementar este avance tecnológico como es la digitalización electrónica?

Lo único que necesita una empresa que quiera implementar la conservación digital de sus facturas de papel es que dicho proceso se lleve a cabo utilizando una solución homologada por el Dpto. de Informática Tributaria.

Este tipo de soluciones se apoyan en procesos de firma electrónica para garantizar en todo momento la autenticidad del origen y la integridad de su contenido (que la imagen se corresponde con el original de papel y no ha sido modificada ni alterada).

¿Se debe cumplir algún requisito para efectuar la digitalización certificada?

La Orden EHA 962/2007 describe los requisitos y la Resolución de 24 de octubre de 2007 define el procedimiento de homologación de soluciones de software para la digitalización y la conservación digital certificada, así como el proceso que hay que seguir en la transformación de ficheros en papel a soporte electrónico.

Cualquier empresa puede hacerlo, pero, además, aquellas que conserven las facturas fuera del territorio nacional están obligadas a que la conservación se lleve a cabo de forma electrónica, utilizando soluciones de digitalización certificadas.

Pueden ser sometidas a este proceso tanto facturas corrientes como facturas antiguas ya archivadas.

El proceso de escaneo debe garantizar la autenticidad del origen y la integridad de su contenido, realizándose la transformación a formato digital sin intervención humana, de forma ininterrumpida y mediante procesos de firma en memoria que garanticen que el fichero se escribe en el disco y en ningún momento antes de completar el proceso está accesible, ya que estaría expuesto a alteraciones.

¿Se requiere alguna preparación a nivel legal?

No, ya que el proceso de digitalización de las soluciones de ZeroComa controla rigurosamente que se lleven a cabo todas las tareas que garantizan la integridad, la autenticidad y la legibilidad del resultado de la digitalización certificada de facturas.

¿Qué hay que tener en cuenta para poder llevar a cabo la digitalización de facturas recibidas en las empresas?

Partiendo de la base de que hay que utilizar siempre una solución homologada, a continuación, hay que ver de las opciones de trabajo que ofrece la solución elegida, cuáles son las más adecuadas para conseguir un perfecto ajuste a los procedimientos de cada organización, ya que hay empresas que manejan cientos de miles de facturas y otras que reciben muchas menos; empresas que pueden centralizar el trabajo de escaneo y otras que lo tienen que hacer de forma distribuida. En definitiva, hay que valorar las opciones de trabajo que mejor se ajustan a cada situación, ya que hay infinidad de soluciones si se selecciona la herramienta adecuada.

¿Cuáles son los ahorros y beneficios de la digitalización?

Los ahorros y ventajas obtenidos son enormes. A continuación, pasamos a relacionar algunos de los más importantes:

  • Ahorro directo en tiempo por pérdida o extravío de documentos, que es algo que ya nunca sucederá.
  • Ahorro de tiempo cada día en la búsqueda y localización de documentos para consultar, enviar, etc.
  • Ahorro de tiempo y minimización de errores en los procesos de registro contable de facturas.
  • Estandarización de los procesos de gestión de las facturas de proveedores, independientemente de cómo se reciban, ya que gracias a este sistema se puede conseguir un archivo uniforme y 100 % electrónico de facturas.
  • Accesibilidad a la documentación desde cualquier sitio.
  • Facilidad para compartir la documentación en la organización.
  • Ahorro directo en costes de archivo físico de las facturas de papel.

¿En qué consiste la solución propuesta por ZEROCOMA?

La propuesta de ZeroComa se puede resumir en ofrecer al cliente la solución para la eliminación del archivo físico de las facturas, otorgando a cambio un archivo electrónico con plena validez legal que es, además, mucho más eficiente y funcional, con una propuesta siempre adecuada en precio y funcionalidad a las necesidades específicas de cada empresa. ZeroComa dispone de la más amplia oferta de soluciones de digitalización certificada, por lo que es posible ofrecer la mejor solución para cada caso.

¿Qué ofrece ZeroComa a las empresas de manera diferenciadora?

ZeroComa ofrece a sus clientes de Digitalización Certificada un completísimo abanico de soluciones, la experiencia que nos proporciona tener más de diez años de experiencia siendo líder en el sector, y por último un asesoramiento legal especializado y altamente cualificado.

¿Algunos números que acompañen esta propuesta?

El escenario de la digitalización certificada efectuada con soluciones de ZeroComa, es el siguiente:

  • Más de 50.000.000 de documentos digitalizados anualmente.
  • Más de 10.000.000 de facturas contabilizadas automáticamente cada año.
  • Miles de clientes de nuestras soluciones.
  • Más de 10 años en el mercado.
  • Más de 10 soluciones propias y de terceros homologadas por el Departamento de Informática Tributaria.