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El Ministerio de Economía y Empresa alerta: el uso del certificado digital por terceros es ilegal

En la carrera de la Administración por la conversión de sus procesos tradicionales en digitales, destaca la importancia de la firma electrónica como protagonista principal y elemento habitual en la autenticación, cifrado y garantía de integridad de multitud de procesos. La generalización de su uso para estos y muchos otros procesos supone que las empresas no tengan un adecuado control del certificado digital y del uso que se hace del mismo, lo que aumenta notablemente el riesgo.

En el caso de los despachos, gestorías o asesorías el riesgo es aún mayor ya que entre los servicios que prestan a sus clientes se encuentran los de representación legal para la realización de trámites con la Administración Pública, y para ello, en muchos casos utilizan los certificados de sus propios clientes o representados.

El propio Ministerio de Economía y Empresa en una nota informativa, recuerda que “los certificados electrónicos son de uso personal e intransferible, por lo que queda prohibida la utilización de los mismos por terceras personas y es obligatorio “tomar las precauciones necesarias para evitar el uso indebido de los mismos”.

La Dirección General de Telecomunicaciones y Tecnologías de la Información, dependiente del Ministerio de Economía y Empresa, hace referencia en esta nota informativa a la posibilidad de que el titular de un certificado expedido a su nombre transfiera su posesión y revele sus claves de acceso a un tercero, en cuyo caso, se “limita la responsabilidad de los prestadores ante los daños y perjuicios causados” al titular del certificado, porque éste es responsable de su custodia.

Es ilegal la transferencia a terceros de los certificados y las claves de acceso, por poner en riesgo de posibles fraudes al titular. Así se establece en el Reglamento UE 910/2014 y en la Ley 59/2003 de firma electrónica donde, en su artículo 24.1, queda recogido que “los datos de creación de firma son los datos únicos, como códigos o claves criptográficas privadas, que el firmante utiliza para crear la firma electrónica”.

Soluciones de firma para la gestión ágil y segura de certificados

Para facilitar el uso generalizado del certificado digital, ZeroComa complementa su oferta de soluciones de transformación digital de procesos con sistemas de almacenamiento seguro y gestión de certificados en local o en la nube, sobre los que se pueden establecer políticas de uso teniendo en cuenta los usuarios, las aplicaciones que los mismos utilizan, las webs o sedes electrónicas a las que tienen que acceder haciendo uso de ellos, etc. De esta manera todos los certificados de la organización se custodian en un repositorio único, controlado, seguro y accesible desde cualquier lugar. El software facilita una detallada auditoría de todo lo que sucede con los certificados: cuándo se utilizan, por quién y para qué.

ZeroComa cuyas soluciones hacen un uso muy intensivo de los certificados electrónicos, ha desarrollado procesos inmediatos, seguros y potentes que requieren que se garantice el buen uso de los certificados y el cumplimiento legal.

Soluciones para la gestión ágil y segura de certificados y procesos de firma

Hace unos años la utilización de la firma manuscrita era imprescindible para garantizar la validez de cualquier documento. Hoy en día la transformación digital también ha llegado a este ámbito y ya existen algunas alternativas que permiten el firmado de documentos pero de forma digital, suponiendo esta característica una importante ventaja por la inmediatez del proceso de firmado.

Existen distintas opciones de firma digital de documentos que permiten garantizar su autenticidad legal, favoreciendo además la agilidad y la seguridad de los procesos de firma. Algunos de ellos son:

  • Firma digital basada en certificado
  • Firma digital manuscrita
  • Firma biométrica
  • Firma OTP

De entre los beneficios que obtiene una organización por utilizar la firma digital destacan:

  • Inmediatez
  • Seguridad
  • Control
  • Potencia
  • Trazabilidad
  • Movilidad

El uso de la firma digital crece exponencialmente abarcando desde la firma de contratos con empleados, proveedores y clientes, hasta el consentimiento informado en el ámbito sanitario, aunque cada día surgen nuevas aplicaciones, por lo que cabe esperar que su uso siga aumentando.

La integración de la firma electrónica con los distintos procesos de las organizaciones ayuda notablemente a que este cambio se lleve a cabo con el menor impacto posible en las organizaciones. Disponer procesos basados en firma digital mejoran la seguridad y control de las organizaciones, posibilitando exhaustivas auditorías sobre cada uno de los posibles pasos de cada proceso.

El uso de la firma digital en el ámbito judicial gallego se quintuplicó en 2018

En 2018 se firmaron digitalmente cerca de 900.000 documentos en los juzgados gallegos, una cifra cinco veces superior a la registrada el año anterior, según informa la Xunta. El incremento del uso de la firma digital está directamente relacionado con el aumento de órganos judiciales habilitados con esta funcionalidad, que pasaron de 2 a principios de 2017 a 136 al final de 2018.

La integración de la firma digital con el sistema de gestión procesal Minerva que emplean jueces, letrados, funcionario y con Fortuny, el sistema de los fiscales, facilita un mayor uso de la firma electrónica.

Junto con la extensión de la firma digital otra de las medidas de implantación del Expediente Judicial Electrónico fue la puesta a la disposición de magistrados, letrados, fiscales y funcionarios la consulta online de cualquier expediente judicial a través del Visor. Se trata de una solución única y multidispositivo que está implantada ya desde 2018 en la totalidad de los órganos judiciales gallegos.

El año pasado el Visor registró 43.000 visitas, un 34% más que en 2017. Los expedientes en formato electrónico se albergan en el repositorio unificado judicial, la piedra angular de la que se sirven las nuevas aplicaciones y servicios digitales (el visor, la sede electrónica, el portal de justicia…). Centraliza en un único punto toda la información judicial, datos y documentos que se genera diariamente en la tramitación de cualquier procedimiento en cualquier órgano judicial. Este repositorio integra más de 32 millones de documentos, el doble que en 2017. Cada día registra 40.000 nuevos documentos y otros 50.000 modificados.

Conseguir una plena digitalización de la justicia y consolidar la implantación del Expediente Judicial Electrónico (EXE), cuyas piezas están todas en marcha en la comunidad, es el objetivo principal del Plan Senda 2020, puesto en marcha en 2015 con una dotación de más de 26 millones de euros hasta 2020. En total, ambos planes “sumarán una inversión de casi 50 millones de euros en 2020”, ha detallado la Consejería.

FUENTE: GaliciaPress