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ZeroComa participa en calidad de especialista en sesiones informativas sobre la solución Corporate, de la empresa Edenred

  • Ambas compañías han realizado seminarios web con gran afluencia de asistentes.
  • Corporate, la solución de Edenred, cuenta con tecnología de ZeroComa para la digitalización certificada de tickets y gastos de empresa.

ZeroComa y Edenred, compañías especialistas en ofrecer Soluciones digitales para empresas, colaboran conjuntamente en la difusión de información sobre la digitalización certificada de tickets y gastos de empresa en la era Post-COVID19 y las ventajas que esta tecnología aporta a cualquier organización.

En estos seminarios ZeroComa profundiza en la normativa vigente relativa a la digitalización certificada de tickets y gastos de empresa (dietas, viajes profesionales, etc) y en su valor legal para Hacienda por considerar que los tickets digitales generados mediante este proceso tienen idéntico valor fiscal que los originales en papel.

ZeroComa aporta también su experiencia y conocimiento en el ámbito del Suministro Inmediato de Información del IVA (SII) para exponer las ventajas que una Solución como Corporate ofrece a cualquier empresa que esté obligada al SII, por facilitar, tal y como exige la Ley, el Suministro Inmediato de Información de forma individualizada de todos los tickets de gasto de la organización.

Por su parte, Edenred muestra las bondades de su Solución Corporate como herramienta para la gestión de los gastos de las empresas, como un gran complemento a su interesante abanico de soluciones de pago y retribución flexible para empresas y entre las que se encuentran las conocidas como Ticket Restaurant, Ticket Gasolina, Ticket Guardería o Ticket Transporte.

La masiva asistencia a las sesiones realizadas pone de manifiesto que se trata de un asunto de gran interés y pieza fundamental en el proceso de transformación digital de cualquier empresa.

Gestiona tu empresa desde casa

  • Todas las áreas de una compañía u organización, como el área de Administración, se adaptan a la nueva realidad que vivimos.
  • Gestión y aprobación de facturas desde casa gracias a la Factura Electrónica y a la Digitalización Certificada.

La actual situación mundial provocada por la expansión del virus COVID-19 ha obligado a miles de empresas a forzar el teletrabajo de sus empleados, haciendo difíciles tareas habituales como lrecepción de facturas, su tramitación, aprobación, contabilización, etc.  

Hoy más que nunca se hace imprescindible la utilización de herramientas tecnológicas que permitan el desempeño de las funciones laborales, sin necesidad de estar físicamente en la oficina. La utilización de herramientas adecuadas facilita no sólo el trabajo desde casa, también la distribución del mismo entre los componentes de un departamento para su seguimiento y control.  

ZeroComa diseña, fabrica, comercializa y presta servicios que están orientados a la transformación de los tradicionales y analógicos procesos administrativos, convirtiéndolos en procesos completamente digitales, susceptibles de ser realizados en remoto, de forma distribuida, teniendo siempre bajo control el proceso de avance, las aprobaciones y los plazos sobre los mismos.

Nuestras soluciones de factura electrónica, digitalización certificada de facturas y gestión de gastos en movilidad son grandes aliadas de las organizaciones estos días en los que puede verse afectada su productividad, ya que demuestran en estas circunstancias, más claramente si cabe, su superioridad frente a los procesos tradicionales. 

Estas aplicaciones en modalidad Cloud y On Premise ayudan a roles como administrativos o contables entre otros, a recopilar y gestionar la información relativa a su trabajo para que pueda seguir en pie el ejercicio de la actividad de la compañía. Además, procesos digitalizados de firma pueden respaldar toda acción o tarea que se desempeñe. ZeroComa dispone de tantas aplicaciones como tareas de las que es responsable el departamento de Administración de cualquier compañía u organización, con lo que garantiza el 100% de la continuidad del trabajo del departamento.

El grupo de concesionarios líder en España Caetano Retail, se apoya en ZeroComa para la digitalización de sus procesos administrativos

El grupo de concesionarios Caetano Retail España transforma, de la mano de ZeroComa, sus procesos administrativos de tratamiento y aprobación de facturas de proveedor, la gestión de los expedientes de vehículos nuevos, de ocasión y Postventa, así como la gestión electrónica de las notas de gasto de los empleados, dando un salto cualitativo en estos procesos críticos para la compañía.

Caetano Retail, que representa a nivel nacional a 15 reputadas marcas de automóvil, hace una apuesta firme por la automatización de algunos de sus procesos administrativos internos y externos para operar de una forma ágil, segura y eficaz. La utilización de este tipo de tecnología garantiza la integridad de los documentos resultantes de todos los procesos ante Hacienda y además permite la eliminación del archivo físico.

El proyecto engloba la digitalización certificada de todo el proceso de registro, aprobación y contabilización de las facturas –cerca de 200.000– que la organización tramita anualmente con sus proveedores, y la gestión de los tickets y notas de gasto de los empleados de Caetano Retail a través de una aplicación móvil que conecta con el departamento de Administración de la compañía y cuyo flujo de envío y aprobación de los mismos es completamente automatizado.

Desde el punto de vista de los expedientes de vehículo, más de 230.000/año, el proyecto posibilita la tramitación íntegramente electrónica de la venta de vehículos, permitiendo hacer desde la plataforma habilitada cada parte del proceso, así como la generación de los documentos necesarios, el envío y firma electrónica de los mismos por parte del cliente, seguimiento de los trámites realizados y pendientes, inclusión de documentos internos para completar el expediente, etc., sirviendo la plataforma, por un lado, como solución interna de mejora de procesos, y por otro lado, permitiendo  hacer más eficiente y cómodo el proceso de venta de cara al cliente, quien ve claramente mejorada su experiencia de compra.

De este modo, ZeroComa se refuerza como proveedor de soluciones de transformación digital, ampliando aún más sus casos de éxito.

Caetano Retail España es un grupo de concesionarios oficiales de automóviles que representa actualmente a 15 marcas en España: BMW, BMW i, BMW Motorrad, Mercedes Benz, Mini, Peugeot, Smart, Renault, Nissan, Kia, Dacia y Servicio Oficial Honda. Con cerca de 1.400 empleados, Caetano Retail comercializa también coches seminuevos a través de su marca CarPlus. El grupo dispone de más de 50 puntos de venta y asistencia repartidos a nivel nacional y vende cerca de 30.000 vehículos cada año.

Más de 15 años ayudando a las empresas a implantar procesos de transformación digital

El portal de información tecnológica sobre travel expense management, Travel Expense & News, ha recurrido a ZeroComa como empresa referente en la transformación digital de las empresas al fabricar sofware homologado por la AEAT para el cumplimiento normativo en procesos administrativos.

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Una app para contabilizar y gestionar todos los gastos de los empleados de una empresa

  • La mejor forma de automatizar la gestión de gastos de viajes y tickets

El cierre de año y el inicio de un nuevo ejercicio en una empresa son normalmente buenos momentos en los que hacer balance, corregir el rumbo y aplicar nuevas estrategias a todos los niveles.

La digitalización es a cualquier nivel el denominador común, pero cuando se habla de la gestión de los tickets y gastos de empresa, los grandes ahorros operativos, la mejora de tiempos y el importante aumento del control del gasto, cualquier empresa se ve obligada a abordar cambios metodológicos.

El registro contable de los gastos de los empleados es un proceso incómodo para el departamento de Administración. La conservación en papel físico de tickets de dietas, viajes o traslados se hace tediosa, ineficiente y costosa, y supone un riesgo además frente a inspecciones de Hacienda en caso de traspapelarse o dañarse algunos de ellos.

Este largo proceso se inicia con la justificación de los gastos en Administración por parte de cada empleado, continúa con la clasificación del gasto por tipologías, la asignación del mismo a un proyecto, su contabilización, el pago por parte de la compañía, el archivo y, finalmente, la conservación del ticket para la puesta a disposición de la Agencia Tributaria. Todo el ciclo acaba sumando un importante número de horas de trabajo de distintos empleados y supone un alto coste para las organizaciones.

Para reducir drásticamente los efectos adversos que implica esta metodología de trabajo, ZeroComa propone la automatización de todo el proceso utilizando una aplicación móvil capaz de conectar al usuario de los gastos con el departamento de Administración, y de validar, controlar, aprobar y conservar los tickets en una plataforma en la nube. La plataforma volcaría toda la información al sistema de gestión de la organización para su contabilización. Todo ello sin necesidad de mediación de terceros y eliminando con total garantía legal la conservación del papel gracias a la Homologación que dicho producto ha obtenido de Hacienda.

“Saca una foto, tira el ticket”

La APP Okticket, que ha sido homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria para la Digitalización Certificada de justificantes, permite registrar automáticamente el gasto realizado a partir de una foto del ticket realizada con el móvil para posteriormente ser aprobado por el Departamento de Contabilidad de la compañía. La foto del gasto registrado con la APP tendrá la misma validez que el ticket original en caso de una inspección de Hacienda.

Okticket cuenta para la automatización del proceso de captura con un potente motor OCR que recoge los datos del ticket para agruparlos en una hoja de gastos, lo que reduce el tiempo dedicado por la organización en más de un 90%.

Como ventaja adicional, la empresa podrá tener a su alcance una interesante información sobre los gastos que realiza, en qué proveedores, etc. lo que brinda la posibilidad de abrir negociaciones para obtener descuentos en aquellos en los que más consume (estaciones de servicio de carburante, restaurantes, viajes, parkings, transportes, …).

Cumple con la obligación de informar los tickets y gastos en el SII de forma fácil

La herramienta de Notas de gasto puede ser utilizada por cualquier empresa obligada a informar al SII de Hacienda, pues su uso permite una gestión más eficaz, ágil y completa de sus gastos y, además, ayuda a las organizaciones a cumplir con las obligaciones dispuestas en la normativa que regula la presentación de los Libros Registro de facturas recibidas a las Autoridades Tributarias.

La Solución de Notas de Gasto permite informar al SII de forma detallada, individualizada y automatizada cada uno de los tickets y gastos que una compañía pueda tener, cuestión ésta obligatoria para la lucha contra el fraude.

Gracias a sus características, esta herramienta cubre las necesidades administrativas de cualquier organización, independientemente del tamaño y sector. Los empleados, a través de la captura de una foto con su móvil, pueden pasar los gastos a la empresa y ésta, a su vez, puede supervisarlos y validarlos cuando sea necesario.

La aplicación de gestión de Notas de Gasto permite además el control, análisis y seguimiento a tiempo real de los tickets y gastos en los que incurre una compañía para obtener los ingresos de su actividad.

Desde que se aplicara en julio de 2017 el nuevo sistema de gestión del IVA basado en el Suministro Inmediato de Información (SII), la utilización de una Solución capaz de gestionar de forma automatizada gastos de empresa tales como viajes profesionales, dietas, traslados, etc, se hace imprescindible para cumplir con las exigencias tributarias. La herramienta permite también la contabilización de forma ágil, segura e integral, lo que incluye la gestión de los gastos de los empleados.

¿Cómo gestionar gastos de empresa electrónicamente?

La gestión de los gastos de viaje o de cualquier otro gasto menor, propio de la actividad de una organización, siempre ha sido un proceso tedioso e incómodo. Los tickets y facturas que se reciben constantemente suponen un problema a lo largo del ciclo que transcurre desde que se generan hasta que se contabilizan y archivan, en un proceso que podría resumirse en los siguientes puntos.

  • Conservación por el usuario de los distintos justificantes en formato papel hasta que se presentan en la empresa. En este paso del proceso es fácil que se traspapele alguno, o que el deterioro de los mismos los haga inservibles.
  • Entrega al responsable de la empresa.
  • Clasificación del gasto para que se incluya en la correspondiente cuenta contable (relaciones públicas, transporte, dietas, etc.).
  • Asignación al empleado que lo produjo y aprobación, si procede.
  • Contabilización del mismo.
  • Pago correspondiente, si el importe fue adelantado por quien lo originó.
  • Archivo y conservación obligatoria para la Agencia Tributaria con la problemática adicional que supone la rápida degradación de la tinta de los mismos.

Este farragoso proceso que se repite en todas las empresas, supone muchas horas de trabajo que se multiplican cuando una empresa tiene dedicados un número apreciable de personal que realiza este tipo de gastos.

Todo lo anteriormente expuesto se traduce en un alto coste para las organizaciones y una incomodidad para los usuarios que se podría reducir de forma drástica con Okticket, la aplicación móvil que ofrece ZeroComa. Esta herramienta facilita enormemente el proceso, automatizando las tareas y reduciendo radicalmente el tiempo dedicado a las mismas, siendo apta para cualquier tipo de organización.

La aplicación ofrecida por ZeroComa está homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria para la Digitalización Certificada de justificantes por lo que, literalmente, se puede “hacer con el móvil una foto y tirar el ticket” ya que la captura realizada, que automáticamente se almacena en “La Nube”, tiene la misma validez que el ticket original en caso de una inspección.

Okticket además facilita el proceso de obtención de los “datos” incluidos en el ticket pues cuenta con la ayuda de un potente motor OCR que los captura automáticamente, almacenándolos en el lugar adecuado para la aprobación electrónica y su integración en el sistema de gestión contable de la empresa.

Con Okticket cualquier factura o ticket, hoja de kilometraje, etc… puede ser tratada con la aplicación y reducir su tiempo de procesamiento en más de un 90 %, sin riesgos ni problemas de organización, custodia o pérdida desde su origen hasta su archivo definitivo.

Esta solución permite el control total de las organizaciones sobre este tipo de gastos aplicando potentes filtros, definidos a medida para las distintas categorías de gasto y empleados con el objetivo de facilitar el seguimiento y aprobación por parte del Departamento Financiero. En cualquier momento, los responsables en la organización podrán conocer el gasto por empleado, en qué se ha realizado, en qué fecha, etc…, pudiendo aceptar o rechazar cualquier gasto presentado e informarlo instantáneamente al empleado, acortando al máximo el tiempo dedicado por cada organización a este proceso.

Como ventaja adicional, la empresa podrá conocer mejor los gastos que realiza y en qué proveedores, lo que le brinda la oportunidad de abrir negociaciones para mejorar los precios, obteniendo descuentos en aquellos en los que más consume (estaciones de servicio de carburante, restaurantes, viajes, parkings, transportes, …).