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Vuelven los viajes profesionales, ¿por qué deberías automatizar la gestión de los gastos de empresa?

Vuelven los viajes a las empresas y con ello, las dietas, los traslados, y todo gasto vinculado a la empresa. Pero ¿sabes que existe una forma automática de gestionar todos los gastos profesionales de tus empleados? Si llevas la contabilidad o la administración de una pequeña o mediana empresa, despídete de los tickets en papel, de los encuentros con los empleados para que justifiquen sus gastos y de una infinidad de protocolos que no hacen más que alargar un proceso que acaba siendo tedioso por ambas partes.

Empieza a controlar, gestionar y validar los gastos de los trabajadores de tu empresa con una aplicación móvil y de escritorio. Desde una interfaz intuitiva y ordenada podrás visualizar todos los tickets vinculados al gasto profesional de un trabajador y reportarle en tiempo real del estado del gasto (validado o rechazado).

El proceso comienza con la captura con el móvil del ticket de un determinado gasto, supongamos que se trata de una comida con un cliente por un importe de 140€. El trabajador sube la foto a la aplicación para que, desde ahí, la tecnología OCR empiece a volcar los datos (tipo de gasto, importe, IVA…). A partir de ahí, todo queda almacenado en la Nube y el proceso pasa a ser completamente digital.

¿Por qué toda pyme debería automatizar la gestión de los gastos de empresa con la aplicación de gestión de gastos profesionales de ZeroComa? A continuación, explicamos las ventajas de utilizar esta aplicación:

  • Di adiós a los tensos encuentros con los trabajadores justificando sus gastos, y también a la posibilidad de que los tickets se vuelvan inelegibles o se extravíen. 
  • Los tickets, desde su captura con cualquier móvil con cámara, quedan automáticamente almacenados en la Nube. Ahí se puede iniciar el proceso de validación o consultar el gasto y su estado en cualquier momento.
  • Acceso a la información en tiempo real.
  • Los tickets y las hojas de gasto quedan guardados en un entorno Cloud seguro de cara a futuras inspecciones.
  • Agilidad en la transmisión de la información que conlleva ahorro de tiempo.
  • Reducción del margen de error provocado por el proceso manual.
  • Esta herramienta digital está actualizada al momento con la última normativa referente a impuestos y obligaciones fiscales. El contable o administrador no tendrá que consultar el contexto actual ya que Okticket cuenta con la homologación de la Agencia Tributaria y, por tanto, un ticket digitalizado en esta herramienta adquiere la misma validez legal que el original en papel.
  • Elimina el papel. El uso de Okticket permite la existencia de oficinas libres de espacio y polvo generado por el papel.

Una app para contabilizar y gestionar todos los gastos de los empleados de una empresa

  • La mejor forma de automatizar la gestión de gastos de viajes y tickets

El cierre de año y el inicio de un nuevo ejercicio en una empresa son normalmente buenos momentos en los que hacer balance, corregir el rumbo y aplicar nuevas estrategias a todos los niveles.

La digitalización es a cualquier nivel el denominador común, pero cuando se habla de la gestión de los tickets y gastos de empresa, los grandes ahorros operativos, la mejora de tiempos y el importante aumento del control del gasto, cualquier empresa se ve obligada a abordar cambios metodológicos.

El registro contable de los gastos de los empleados es un proceso incómodo para el departamento de Administración. La conservación en papel físico de tickets de dietas, viajes o traslados se hace tediosa, ineficiente y costosa, y supone un riesgo además frente a inspecciones de Hacienda en caso de traspapelarse o dañarse algunos de ellos.

Este largo proceso se inicia con la justificación de los gastos en Administración por parte de cada empleado, continúa con la clasificación del gasto por tipologías, la asignación del mismo a un proyecto, su contabilización, el pago por parte de la compañía, el archivo y, finalmente, la conservación del ticket para la puesta a disposición de la Agencia Tributaria. Todo el ciclo acaba sumando un importante número de horas de trabajo de distintos empleados y supone un alto coste para las organizaciones.

Para reducir drásticamente los efectos adversos que implica esta metodología de trabajo, ZeroComa propone la automatización de todo el proceso utilizando una aplicación móvil capaz de conectar al usuario de los gastos con el departamento de Administración, y de validar, controlar, aprobar y conservar los tickets en una plataforma en la nube. La plataforma volcaría toda la información al sistema de gestión de la organización para su contabilización. Todo ello sin necesidad de mediación de terceros y eliminando con total garantía legal la conservación del papel gracias a la Homologación que dicho producto ha obtenido de Hacienda.

“Saca una foto, tira el ticket”

La APP Okticket, que ha sido homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria para la Digitalización Certificada de justificantes, permite registrar automáticamente el gasto realizado a partir de una foto del ticket realizada con el móvil para posteriormente ser aprobado por el Departamento de Contabilidad de la compañía. La foto del gasto registrado con la APP tendrá la misma validez que el ticket original en caso de una inspección de Hacienda.

Okticket cuenta para la automatización del proceso de captura con un potente motor OCR que recoge los datos del ticket para agruparlos en una hoja de gastos, lo que reduce el tiempo dedicado por la organización en más de un 90%.

Como ventaja adicional, la empresa podrá tener a su alcance una interesante información sobre los gastos que realiza, en qué proveedores, etc. lo que brinda la posibilidad de abrir negociaciones para obtener descuentos en aquellos en los que más consume (estaciones de servicio de carburante, restaurantes, viajes, parkings, transportes, …).

Cumple con la obligación de informar los tickets y gastos en el SII de forma fácil

La herramienta de Notas de gasto puede ser utilizada por cualquier empresa obligada a informar al SII de Hacienda, pues su uso permite una gestión más eficaz, ágil y completa de sus gastos y, además, ayuda a las organizaciones a cumplir con las obligaciones dispuestas en la normativa que regula la presentación de los Libros Registro de facturas recibidas a las Autoridades Tributarias.

La Solución de Notas de Gasto permite informar al SII de forma detallada, individualizada y automatizada cada uno de los tickets y gastos que una compañía pueda tener, cuestión ésta obligatoria para la lucha contra el fraude.

Gracias a sus características, esta herramienta cubre las necesidades administrativas de cualquier organización, independientemente del tamaño y sector. Los empleados, a través de la captura de una foto con su móvil, pueden pasar los gastos a la empresa y ésta, a su vez, puede supervisarlos y validarlos cuando sea necesario.

La aplicación de gestión de Notas de Gasto permite además el control, análisis y seguimiento a tiempo real de los tickets y gastos en los que incurre una compañía para obtener los ingresos de su actividad.

Desde que se aplicara en julio de 2017 el nuevo sistema de gestión del IVA basado en el Suministro Inmediato de Información (SII), la utilización de una Solución capaz de gestionar de forma automatizada gastos de empresa tales como viajes profesionales, dietas, traslados, etc, se hace imprescindible para cumplir con las exigencias tributarias. La herramienta permite también la contabilización de forma ágil, segura e integral, lo que incluye la gestión de los gastos de los empleados.

Jornada Okticket: Descubre la herramienta para la digitalización certificada de tickets de gastos desde el móvil, adecuada para el envío del SII a Hacienda

ESTE EVENTO YA NO ESTÁ DISPONIBLE

Fecha: 24 de octubre de 10 a 11.30 horas.
Lugar: Consejo General de Economistas- C/ Nicasio Gallego, 8. Madrid.

 

Okticket es la herramienta de digitalización certificada que ya están usando muchas empresas para registrar los gastos de los empleados. La solución cuenta con una app móvil para el registro y digitalización de tickets, y un gestor web para la revisión y tratamiento de los mismos por parte de usuarios con rol asesor o administrador. Está homologada por Hacienda, lo que permite acceder a la información sin tener que conservar tickets ni facturas en papel.

La Solución de Notas de Gasto permite además informar al SII de forma detallada, individualizada y automatizada cada uno de los tickets y gastos que una compañía pueda tener, de acuerdo con las obligaciones dispuestas en la normativa que regula la presentación de los libros de registro de facturas recibidas a las Autoridades Tributarias.

Ven a conocerla y consigue gratis una licencia de usuario asesor solo por asistir a la jornada.

VENTAJAS PRINCIPALES

  • Revisión de gastos en tiempo real y control de cambios

Accediendo con tu licencia de asesoría desde el portal web, podrás ir revisando la información de gastos de tus clientes en tiempo real, sin tener que esperar al cierre de trimestres o ejercicio fiscal. Además, tendrás control sobre aquellos gastos ya revisados y sabrás también si han sido modificados.

  • Extracción de datos mediante OCR

Con Okticket, registrar un ticket de gasto es cuestión de segundos. El usuario toma una imagen del ticket desde la aplicación móvil y el asistente OCR realiza la extracción automática de los datos más relevantes, lo que permite ahorrar tiempo y reducir errores en la revisión de los gastos por parte del asesor.

  • Facilita el cumplimiento de los requisitos legales para la deducción de gastos

Con Okticket se digitaliza la información asociada a cada justificante, obteniendo desglosados todos los campos de interés para elaborar la contabilidad.

  • Homologada por la Agencia Tributaria y las diputaciones vascas y navarra

El software de esta aplicación está homologado por la Agencia Tributaria y las diputaciones forales vascas y navarra, lo que permite olvidarse de conservar justificantes de gasto en papel y tener organizada y accesible la información ya digitalizada.

  • Integrable con las principales soluciones del mercado

Okticket está preparado para integrarse con softwares de gestión empresarial.

  • Estrategia de cuota reducida para obtener la Licencia rol asesor con acceso multiempresa

Okticket te ofrece, mediante un plan de cuota reducida para una licencia de acceso multiempresa, la posibilidad de acceder en tiempo real a la información de gastos registrada por tus clientes, así como descargar los datos de cada ticket para ser contabilizados.

Programa y reserva de plaza aquí

 

¿Cómo gestionar gastos de empresa electrónicamente?

La gestión de los gastos de viaje o de cualquier otro gasto menor, propio de la actividad de una organización, siempre ha sido un proceso tedioso e incómodo. Los tickets y facturas que se reciben constantemente suponen un problema a lo largo del ciclo que transcurre desde que se generan hasta que se contabilizan y archivan, en un proceso que podría resumirse en los siguientes puntos.

  • Conservación por el usuario de los distintos justificantes en formato papel hasta que se presentan en la empresa. En este paso del proceso es fácil que se traspapele alguno, o que el deterioro de los mismos los haga inservibles.
  • Entrega al responsable de la empresa.
  • Clasificación del gasto para que se incluya en la correspondiente cuenta contable (relaciones públicas, transporte, dietas, etc.).
  • Asignación al empleado que lo produjo y aprobación, si procede.
  • Contabilización del mismo.
  • Pago correspondiente, si el importe fue adelantado por quien lo originó.
  • Archivo y conservación obligatoria para la Agencia Tributaria con la problemática adicional que supone la rápida degradación de la tinta de los mismos.

Este farragoso proceso que se repite en todas las empresas, supone muchas horas de trabajo que se multiplican cuando una empresa tiene dedicados un número apreciable de personal que realiza este tipo de gastos.

Todo lo anteriormente expuesto se traduce en un alto coste para las organizaciones y una incomodidad para los usuarios que se podría reducir de forma drástica con Okticket, la aplicación móvil que ofrece ZeroComa. Esta herramienta facilita enormemente el proceso, automatizando las tareas y reduciendo radicalmente el tiempo dedicado a las mismas, siendo apta para cualquier tipo de organización.

La aplicación ofrecida por ZeroComa está homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria para la Digitalización Certificada de justificantes por lo que, literalmente, se puede “hacer con el móvil una foto y tirar el ticket” ya que la captura realizada, que automáticamente se almacena en “La Nube”, tiene la misma validez que el ticket original en caso de una inspección.

Okticket además facilita el proceso de obtención de los “datos” incluidos en el ticket pues cuenta con la ayuda de un potente motor OCR que los captura automáticamente, almacenándolos en el lugar adecuado para la aprobación electrónica y su integración en el sistema de gestión contable de la empresa.

Con Okticket cualquier factura o ticket, hoja de kilometraje, etc… puede ser tratada con la aplicación y reducir su tiempo de procesamiento en más de un 90 %, sin riesgos ni problemas de organización, custodia o pérdida desde su origen hasta su archivo definitivo.

Esta solución permite el control total de las organizaciones sobre este tipo de gastos aplicando potentes filtros, definidos a medida para las distintas categorías de gasto y empleados con el objetivo de facilitar el seguimiento y aprobación por parte del Departamento Financiero. En cualquier momento, los responsables en la organización podrán conocer el gasto por empleado, en qué se ha realizado, en qué fecha, etc…, pudiendo aceptar o rechazar cualquier gasto presentado e informarlo instantáneamente al empleado, acortando al máximo el tiempo dedicado por cada organización a este proceso.

Como ventaja adicional, la empresa podrá conocer mejor los gastos que realiza y en qué proveedores, lo que le brinda la oportunidad de abrir negociaciones para mejorar los precios, obteniendo descuentos en aquellos en los que más consume (estaciones de servicio de carburante, restaurantes, viajes, parkings, transportes, …).

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