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Una app para contabilizar y gestionar todos los gastos de los empleados de una empresa

  • La mejor forma de automatizar la gestión de gastos de viajes y tickets

El cierre de año y el inicio de un nuevo ejercicio en una empresa son normalmente buenos momentos en los que hacer balance, corregir el rumbo y aplicar nuevas estrategias a todos los niveles.

La digitalización es a cualquier nivel el denominador común, pero cuando se habla de la gestión de los tickets y gastos de empresa, los grandes ahorros operativos, la mejora de tiempos y el importante aumento del control del gasto, cualquier empresa se ve obligada a abordar cambios metodológicos.

El registro contable de los gastos de los empleados es un proceso incómodo para el departamento de Administración. La conservación en papel físico de tickets de dietas, viajes o traslados se hace tediosa, ineficiente y costosa, y supone un riesgo además frente a inspecciones de Hacienda en caso de traspapelarse o dañarse algunos de ellos.

Este largo proceso se inicia con la justificación de los gastos en Administración por parte de cada empleado, continúa con la clasificación del gasto por tipologías, la asignación del mismo a un proyecto, su contabilización, el pago por parte de la compañía, el archivo y, finalmente, la conservación del ticket para la puesta a disposición de la Agencia Tributaria. Todo el ciclo acaba sumando un importante número de horas de trabajo de distintos empleados y supone un alto coste para las organizaciones.

Para reducir drásticamente los efectos adversos que implica esta metodología de trabajo, ZeroComa propone la automatización de todo el proceso utilizando una aplicación móvil capaz de conectar al usuario de los gastos con el departamento de Administración, y de validar, controlar, aprobar y conservar los tickets en una plataforma en la nube. La plataforma volcaría toda la información al sistema de gestión de la organización para su contabilización. Todo ello sin necesidad de mediación de terceros y eliminando con total garantía legal la conservación del papel gracias a la Homologación que dicho producto ha obtenido de Hacienda.

“Saca una foto, tira el ticket”

La APP Okticket, que ha sido homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria para la Digitalización Certificada de justificantes, permite registrar automáticamente el gasto realizado a partir de una foto del ticket realizada con el móvil para posteriormente ser aprobado por el Departamento de Contabilidad de la compañía. La foto del gasto registrado con la APP tendrá la misma validez que el ticket original en caso de una inspección de Hacienda.

Okticket cuenta para la automatización del proceso de captura con un potente motor OCR que recoge los datos del ticket para agruparlos en una hoja de gastos, lo que reduce el tiempo dedicado por la organización en más de un 90%.

Como ventaja adicional, la empresa podrá tener a su alcance una interesante información sobre los gastos que realiza, en qué proveedores, etc. lo que brinda la posibilidad de abrir negociaciones para obtener descuentos en aquellos en los que más consume (estaciones de servicio de carburante, restaurantes, viajes, parkings, transportes, …).

Cumple con la obligación de informar los tickets y gastos en el SII de forma fácil

La herramienta de Notas de gasto puede ser utilizada por cualquier empresa obligada a informar al SII de Hacienda, pues su uso permite una gestión más eficaz, ágil y completa de sus gastos y, además, ayuda a las organizaciones a cumplir con las obligaciones dispuestas en la normativa que regula la presentación de los Libros Registro de facturas recibidas a las Autoridades Tributarias.

La Solución de Notas de Gasto permite informar al SII de forma detallada, individualizada y automatizada cada uno de los tickets y gastos que una compañía pueda tener, cuestión ésta obligatoria para la lucha contra el fraude.

Gracias a sus características, esta herramienta cubre las necesidades administrativas de cualquier organización, independientemente del tamaño y sector. Los empleados, a través de la captura de una foto con su móvil, pueden pasar los gastos a la empresa y ésta, a su vez, puede supervisarlos y validarlos cuando sea necesario.

La aplicación de gestión de Notas de Gasto permite además el control, análisis y seguimiento a tiempo real de los tickets y gastos en los que incurre una compañía para obtener los ingresos de su actividad.

Desde que se aplicara en julio de 2017 el nuevo sistema de gestión del IVA basado en el Suministro Inmediato de Información (SII), la utilización de una Solución capaz de gestionar de forma automatizada gastos de empresa tales como viajes profesionales, dietas, traslados, etc, se hace imprescindible para cumplir con las exigencias tributarias. La herramienta permite también la contabilización de forma ágil, segura e integral, lo que incluye la gestión de los gastos de los empleados.

Jornada Okticket: Descubre la herramienta para la digitalización certificada de tickets de gastos desde el móvil, adecuada para el envío del SII a Hacienda

ESTE EVENTO YA NO ESTÁ DISPONIBLE

Fecha: 24 de octubre de 10 a 11.30 horas.
Lugar: Consejo General de Economistas- C/ Nicasio Gallego, 8. Madrid.

 

Okticket es la herramienta de digitalización certificada que ya están usando muchas empresas para registrar los gastos de los empleados. La solución cuenta con una app móvil para el registro y digitalización de tickets, y un gestor web para la revisión y tratamiento de los mismos por parte de usuarios con rol asesor o administrador. Está homologada por Hacienda, lo que permite acceder a la información sin tener que conservar tickets ni facturas en papel.

La Solución de Notas de Gasto permite además informar al SII de forma detallada, individualizada y automatizada cada uno de los tickets y gastos que una compañía pueda tener, de acuerdo con las obligaciones dispuestas en la normativa que regula la presentación de los libros de registro de facturas recibidas a las Autoridades Tributarias.

Ven a conocerla y consigue gratis una licencia de usuario asesor solo por asistir a la jornada.

VENTAJAS PRINCIPALES

  • Revisión de gastos en tiempo real y control de cambios

Accediendo con tu licencia de asesoría desde el portal web, podrás ir revisando la información de gastos de tus clientes en tiempo real, sin tener que esperar al cierre de trimestres o ejercicio fiscal. Además, tendrás control sobre aquellos gastos ya revisados y sabrás también si han sido modificados.

  • Extracción de datos mediante OCR

Con Okticket, registrar un ticket de gasto es cuestión de segundos. El usuario toma una imagen del ticket desde la aplicación móvil y el asistente OCR realiza la extracción automática de los datos más relevantes, lo que permite ahorrar tiempo y reducir errores en la revisión de los gastos por parte del asesor.

  • Facilita el cumplimiento de los requisitos legales para la deducción de gastos

Con Okticket se digitaliza la información asociada a cada justificante, obteniendo desglosados todos los campos de interés para elaborar la contabilidad.

  • Homologada por la Agencia Tributaria y las diputaciones vascas y navarra

El software de esta aplicación está homologado por la Agencia Tributaria y las diputaciones forales vascas y navarra, lo que permite olvidarse de conservar justificantes de gasto en papel y tener organizada y accesible la información ya digitalizada.

  • Integrable con las principales soluciones del mercado

Okticket está preparado para integrarse con softwares de gestión empresarial.

  • Estrategia de cuota reducida para obtener la Licencia rol asesor con acceso multiempresa

Okticket te ofrece, mediante un plan de cuota reducida para una licencia de acceso multiempresa, la posibilidad de acceder en tiempo real a la información de gastos registrada por tus clientes, así como descargar los datos de cada ticket para ser contabilizados.

Programa y reserva de plaza aquí