El jueves 26 de septiembre se celebró el “Foro Anual de Factura Electrónica” organizado por la Asociación de Directivos Financieros de España. El evento se llevó a cabo en Madrid y contó con la participación de reconocidas empresas tecnológicas, entre ellas ZeroComa. Alejandro Allende, Director de Desarrollo de ZeroComa, participó en la mesa redonda “Impacto de la Factura Electrónica en las cuentas a cobrar y pagar”.
Impacto de la Factura Electrónica en las empresas
La mesa redonda inició abordando el impacto que tendrá la Factura Electrónica en las las empresas. Al respecto, Alejandro Allende enfatizó en que el impacto será transversal en las organizaciones, de manera que serán diferentes áreas las que verán afectadas su operativa. “La implementación de la Factura Electrónica va a significar un cambio en las reglas de juego. A nivel interno, en el aspecto tecnológico, se requerirá la implementación de una solución que obligará a las empresas a automatizar y modificar sus procesos internos de facturación. Esto implicará llevar a cabo un programa de capacitación que dote a todos los usuarios finales de conocimientos y capacidades digitales para el correcto uso de la herramienta”.
Por su parte, a nivel externo la empresa deberá tener en cuenta la relación con sus proveedores y clientes, ya que también se verán afectados por este cambio. “Las empresas deberán mantener una comunicación clara y constante con sus clientes y proveedores, de manera que se les informe sobre los cambios en el proceso de facturación para asegurar una correcta recepción de las facturas” afirmó Alejandro Allende.
¿Cómo lograr una implementación exitosa de la Factura Electrónica?
Posteriormente, durante la mesa redonda se abordó sobre las principales recomendaciones que deben seguir las empresas para asegurar una implementación exitosa de la Factura Electrónica obligatoria y con el mínimo impacto. Al respecto, Alejandro Allende mencionó que deben tomarse en consideración cinco aspectos clave:
- Comprender la dimensión del cambio: es necesario realizar un análisis interno para identificar cuales son las principales necesidades que debe cubrir la empresa y marcar un punto de partida.
- Elección de un socio tecnológico: por su complejidad técnica y normativa, es necesario que las empresas se soporten en un proveedor de confianza que cuente con experiencia comprobada y ofrezca una solución sólida y adaptativa a las necesidades específicas de cada cliente, así como un servicio de soporte técnico cualificado.
- Adaptación de sistemas y procesos: es necesario corroborar que los sistemas de gestión con los que cuente actualmente la empresa puedan adaptarse y sean compatibles con la solución de Facturación Electrónica que decida implementar.
- Gestión del cambio y capacitación: será de mucha utilidad implementar una campaña de comunicación que ayude a comprender a los trabajadores el objetivo principal del proyecto, sus ventajas y el motivo por el cual deben adoptarlo. Esta campaña debe ir acompañada de un programa de formación que capacite a los usuarios finales en conocimientos digitales que permitan aprovechar el máximo potencial de la solución a implementar.
- Monitoreo y mejora continua: desplegar un plan de seguimiento que acompañe a la empresa en sus primeras semanas, de manera que asegure identificar y resolver rápidamente cualquier incidente técnico, así como identificar las áreas de mejora en los procesos.
Acompaña la implementación con un socio tecnológico
Para finalizar la mesa redonda, se expuso respecto a la necesidad de acompañar la implementación de la Factura Electrónica obligatoria de la mano de un socio tecnológico. La complejidad técnica específica, los requisitos normativos que debe cumplir la solución, la reducción de costes y riesgos y la optimización de los procesos, son algunas de las razones que se mencionaron durante el espacio.
Asimismo, la mejor forma para identificar un correcto socio tecnológico, además de contar con experiencia y una solución robusta, es asegurarte que ofrezca una integración e interoperabilidad con la Solución Pública de Factura Electrónica (SPFE), así como con otros sistemas utilizados por la empresa.
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