Cierre de ejercicio: revisión de la contabilidad

Como todos los años por estas fechas, las empresas tienen que hacer balance y revisar sus cuentas en cuanto a operaciones y volumen de cifra de negocios durante el año 2020 y que pueden “impactar en las obligaciones tributarias del ejercicio siguiente”, según recoge el Diario de Tarragona, que destaca que el umbral a tener en cuenta es de seis millones de euros para que cualquier entidad que supere esta cifra se vea obligada a presentar declaraciones mensuales de IVA y del IRPF a partir de este año 2021, “siendo la primera declaración afectada, la declaración del mes de enero a presentar antes del 1 de marzo”.

Las sociedades con esta casuística quedarán incluidas como sujetos obligatorio de presentación del Suministro Inmediato de Información (SII) debiendo presentar los registros de las facturas emitidas y recibidas a través de los sistemas habilitados por la AEAT. Por contra, si no se ha superado los seis millones, el plazo de presentación e ingreso de las declaraciones será trimestral.

Diario de Tarragona destaca que si la cifra de negocios del pasado año supera los 6 millones de euros, la empresa deberá presentar los pagos fraccionados del 2021, “debiendo realizar un cierre contable en marzo, septiembre y noviembre a los efectos de calcular la base imponible del pago fraccionado de cada uno de los periodos”. En caso de no superar la cifra, “los pagos podrán realizarse según el método de cuota, cuyo cálculo está referenciado a la cuota íntegra del Impuesto sobre Sociedades del ejercicio anterior”.

En el supuesto que la cifra de negocios supere los 10 millones de euros, ya no resultarán de aplicación para el ejercicio 2021 los incentivos de empresas de reducida dimensión. “El tipo aplicable para los pagos fraccionados se incrementará del 17% al 24%” y se ingresará el pago fraccionado mínimo, “en el supuesto que el 23% del resultado contable del periodo supere el importe del pago fraccionado calculado por el método de base”.

Si se ha superado la cifra de 20 de millones de importe neto de cifra de negocios, la aplicación de créditos fiscales en el Impuesto de Sociedades del año 2021  será una limitación “ya que la compensación de bases imponibles negativas (BIN’s) estará limitada al 50% de la base imponible positiva, y la aplicación de deducciones por doble imposición nacional e internacional estará limitada al 50% de la cuota íntegra del periodo”.

Para más información: Diario de Tarragona. Nuria Cabré Plana (Socia de Garrigues Abogados y Asesores Tributarios).

Las empresas buscan transformarse digitalmente para la gestión de viajes y gastos

La gestión de los viajes y gastos profesionales es una de las tareas a automatizar en las compañías. Según un estudio publicado por Amadeus a Forrester Consulting y del que se hace eco el diario de turismo profesional Agent Travel, las compañías reconocen la necesidad de replantear su metodología en este área para hacerla más digital. De este modo, se mejoraría la experiencia del usuario y se ganaría eficiencia en los trámites y operaciones financieras.

El estudio muestra la ineficiencia de herramientas tradicionales, como las hojas de cálculo, cuyo uso conlleva una media de 14 horas en la tramitación de los viajes y gastos asociados, desde la reserva hasta el reembolso a los viajeros, los aprobadores, los auditores y los contables.

Agent Travel recoge que la Asociación Mundial de Viajes de Negocios cifró en un 19% el porcentaje de las reclamaciones de viajes y gastos que se procesan mal, lo que se traduce en casi 20 minutos para rectificar y unos 44 euros de más.

“Mediante la transformación de estos procesos o la adopción de herramientas modernas de viajes y gastos, los empleados pueden reducir el tiempo que dedican a tareas largas y los equipos de finanzas pueden acceder a información en tiempo real para gestionar los pagos de forma más eficiente”, apunta Amadeus.

Soluciones integradas y de plataforma única

El informe revela que las empresas necesitan replantearse la gestión de los viajes y gastos corporativos como parte de su proceso de transformación digital. Forrester afirma que los departamentos de finanzas que quieran transformarse digitalmente y cambiar su metodología de trabajo deberán recurrir a soluciones integradas y de plataforma única.

Una de las aplicaciones de gestión automatizada de viajes y gastos profesionales es el software de Notas de Gasto Okticket. Homologado por la AEAT, recoge a partir de la captura del ticket desde el móvil, todos los datos de las facturas y tickets para poder ser procesados por el departamento de Administración.

Los directivos españoles priorizarán la transformación digital en los dos próximos años

IBM ha llevado a cabo una encuesta con 3.800 directivos de todo el mundo para conocer el estado actual de sus compañías en plena era COVID y su opinión acerca del giro en el modelo de negocio y de la metodología de trabajo que están tomando sus empresas.

Debido a la pandemia mundial las compañías han apostado fuertemente por el teletrabajo y la gestión telemática de procesos automatizados, con lo que muchas de ellas han puesto el foco en la implantación de modelos digitales.

Según el sondeo, que recoge el diario Capital, España destaca por ser el país con el mayor número de directivos (un 68%) que aseguran priorizar en los dos próximos años la transformación digital en sus compañías. En concreto, un 82% afirma que en el periodo de dos años se haga necesaria una conversión de los procesos locales a la Nube -frente al 68% actual- y un 66% la Inteligencia Artificial -frente al 40% actual-. Los ejecutivos españoles prevén que se aplicarán metodologías de automatización especialmente en compras, riesgos, cadena de suministro e I+D.

El teletrabajo

Una de las medidas más extendidas por el mundo para evitar la expansión del virus ha sido el teletrabajo. En este sentido, el estudio refleja un porcentaje superior de personas que prefieren teletrabajar ocasionalmente con algunas visitas a la oficina (28%) que teletrabajar exclusivamente (24%), mientras que un 14% prefiere ir a la oficina de forma permanente.

Con respecto al colectivo de directivos, un 72% de los mismos afirma que dentro de dos años será el teletrabajo una fórmula establecida en sus organizaciones, con lo que la puesta en marcha de procesos digitales será vital para el desarrollo del negocio.

Con todo, las soluciones automatizadas e integrales serán protagonistas en la gestión por equipos de documentación crítica. Su uso no solo garantizará el cumplimiento de normativas relativas a la transformación digital de las organizaciones, también una gestión segura y en tiempo real de facturas, notificaciones, gestión de gastos profesionales, etc.

Redtrust garantiza la seguridad y movilidad de los certificados digitales durante el teletrabajo

La compañía especializada en la gestión de certificados digitales, Redtrust, garantiza la continuidad de las empresas al permitir la custodia y centralización de los mismos, ahora que los empleados tienen que trabajar desde casa debido a la emergencia sanitaria. De forma remota, las empresas pueden gestionar los certificados de forma sencilla y segura.

Son numerosas las gestiones online que requieren de un certificado digital ahora que todos los trámites se deben hacer telemáticamente. Con Redtrust los certificados no se encuentran instalados en los equipos de las empresas, sino en un repositorio único, controlado y seguro.

Además es posible crear políticas para definir quién, dónde, cuándo y para qué se utilizan los certificados, además de quedar un registro de todo ello. Características muy importantes cuando hay trámites esenciales que no paran en situaciones excepcionales como las que atraviesan las empresas españolas en este momento. Más información

La tecnología salvaguarda la vida de las empresas

Kyocera recomienda buscar referencias y acudir a un asesor para contratar cualquier servicio tecnológico o comprar un producto para tu empresa.

En España, muchas empresas echan el cierre, entre otras cosas, por la ausencia de la tecnología y los procesos digitales en su metodología rutinaria. Según datos recogidos por El País y extraídos del Instituto Nacional de Estadística (INE), poco más del 30% de las pymes dispone de página web y usa las redes sociales, el 10,4% recurre a los servicios en la nube y el 5,8% realiza ventas por Internet. Dichos ‘atrasos’  evitan un crecimiento rápido en el mercado y una competitividad. Además, renunciar a adaptarse a procesos digitales implica más gasto y menos organización debido a la falta de automatización.

Especialistas en la materia apuntan que existe un aspecto principal que afecta a la eficiencia de las pequeñas y medianas empresas: la carencia de buenos sistemas tecnológicos y de administración. La principal causa del desconocimiento para la administración de un negocio y su posterior desaparición se debe a que el empresario se encarga de todas las áreas de la empresa, desde la comunicación hasta las ventas, lo cual le impide observar con claridad el flujo de capital y tomar decisiones estratégicas.

Por ello, Animal Político recoge en un artículo la insistencia por delegar tareas, asesorarse y echar mano de la tecnología que le permita tener una visión clara de los objetivos de su negocio.

Al respecto, la OCDE señala que la productividad de las empresas es 6.3 veces superior al de las microempresas y 2.9 mayor al de las medianas empresas. Ello debido al aprovechamiento que las primeras tienen de las tecnologías de la información y comunicación, las cuales les permiten generar mejores estrategias y aprovechar al máximo sus rendimientos.

Investigar antes de contratar

Kyocera, líder mundial en impresión y gestión de documentos, recomienda que, antes de contratar cualquier servicio tecnológico o comprar un producto, se realice una búsqueda de referencias para comprobar la calidad de lo que se necesita través de la experiencia.

Sin embargo, cuando se habla de tecnología se necesita algo más que ser especialista. Para nadie es un secreto que la experiencia con la que cuenta un asesor de soluciones digitales es muy importante para saber si posee los conocimientos y herramientas adecuadas para trabajar con tu industria y el tamaño de tu empresa. A continuación explicamos por qué:

Tiene experiencia con varias industrias. Debido a que cada negocio es distinto se requiere una personalización en las soluciones digitales que se contratan. Es recomendable trabajar con un asesor que cuente con un historial de experiencias con empresas similares a la tuya. Como se infiere, los años de trabajo con una industria llevan al asesor tecnológico a desarrollar soluciones y estrategias específicas para el giro de su especialidad, lo que resulta en aplicaciones digitales más especializadas.

Se agilizan los procesos legales. Cuando se trabaja en distintas ciudades o países se conoce el marco legal de cada región, lo que genera una mayor capacidad de adaptación para cada política que tenga una empresa. Trabajar con un asesor adecuado reducirá la curva de aprendizaje y tu equipo tendrá menos problemas en los cuales enfocarse.

Los expertos de Kyocera recomiendan que, si lo que se desea es conocer la verdadera experiencia de una empresa de soluciones tecnológicas, se busquen sus casos de éxito, los cuales no solo mostrarán los resultados que pueden obtener, sino también con qué industrias trabajan y si se adaptan a lo que necesitas en tu negocio.

FUENTE: A.P

La experiencia del cliente se perfila como clave en la digitalización documental

PFU (EMEA) Limited ha analizado una serie de factores que tendrán un papel fundamental en la digitalización documental en 2020, según recoge la plataforma tecnológica IT Digital Media Group. De entre las premisas necesarias se encuentra la seguridad dada por el uso de soluciones que se adecuen a las normativas actuales y cuyos procesos sean eficaces. La digitalización documental deberá construir servicios omnicanal, totalmente integrados, que satisfagan las necesidades de los clientes.

A la hora de capturar datos, será primordial atender a la calidad de la imagen de los documentos. De este modo se evitarán errores y la agilidad del proceso de escaneado será superior al volcarse los datos en el sistema de una forma clara y precisa. El estudio incide en cómo este año se mejorará la calidad de las imágenes debido en parte a la Inteligencia Artificial (IA) y al Machine Learning que ayudarán al software de reconocimiento y lectura de los datos de forma automatizada (OCR) a realizar mejor su trabajo.

Mayor atención a la experiencia de usuario

Las empresas, especialmente las del sector servicios, deberán asegurarse de proporcionar la mejor experiencia posible a sus clientes. Por ello la solución debe cuidar el diseño y la ergonomía para ahorrar espacio. Esto permitirá al personal poder permanecer en su puesto para atender bien al cliente. En caso de requerir la alimentación de varios documentos, la tarea de digitalización eliminará cualquier posibilidad de atasco o que el documento original del cliente pueda dañarse. Todo esto combinado será lo que permita crear una experiencia satisfactoria para el usuario.

La integración de estas soluciones deberá hacerse en las empresas con flexibilidad, sin afectar al desarrollo normal de las mismas.El sector de la digitalización documental en 2020 deberá construir servicios omnicanal, totalmente integrados, que puedan alinearse con las necesidades de sus clientes con una mínima interrupción, para los cuales muchos de los principales fabricantes ya están preparados.

En el proceso de digitalizar los datos es importante la seguridad y se deberá garantizar que no se pueda realizar un escaneado no autorizado, y que el proceso esté protegido contra ciberataques. Para asegurar el cumplimiento del RGPD, hay que garantizar que los usuarios que intervienen en el proceso de digitalización, captura de datos y archivo sean los adecuados, tengan los permisos necesarios y que la infraestructura utilizada esté auditada por los sistemas y responsables de la empresa.

FUENTE: IT

Aumenta la conciencia de la digitalización entre las empresas españolas

Vodafone ha presentado el III Estudio sobre el estado de digitalización de las empresas y administraciones públicas españolas, realizado por su Observatorio del sector corporativo. Un informe del que se extraen distintas conclusiones, como que las compañías muestran una mayor conciencia de la importancia del proceso.

Preguntadas por su grado de preocupación sobre la digitalización, la investigación de 2019 muestra incrementos de hasta medio punto respecto al anterior informe. En una escala de 0 a 10, los profesionales y pequeñas empresas califican con un 6,3 su nivel de prevención sobre este tema, lo que supone un 0,3 más que en 2017. Las pymes valoran esto con un 6,8: es el sector donde más se incrementa la calificación, que sube medio punto en relación al anterior estudio. Sin embargo, el indicador más elevado de preocupación se da entre las grandes empresas. Es de un 7,3 sobre 10, una nota que, sin embargo, apenas mejora la de 2017 en 0,1 puntos.

En relación a las aplicaciones de la digitalización, la mayor parte de los participantes la vinculan a la mejora del servicio al cliente —un 54% del total—, seguido por el uso de nuevas tecnologías en los procesos de negocio, que se reduce al 41%.

Sobre los principales beneficios que lleva asociados, tanto entre profesionales como en pymes y grandes empresas se identifican dos grandes ventajas: una mayor eficiencia en procesos y tareas y el ahorro de tiempo y dinero o reducción de gastos. Para los tres grupos, el principal obstáculo para el despliegue de iniciativas digitales va vinculado también al presupuesto ya que, para todos, esta barrera es el elevado coste que puede tener la implementación.

Se detectan diferencias en los segundos motivos más citados. Para profesionales y pequeñas empresas es el desconocimiento de la oferta, mientras que para las pymes es la falta de talento y, entre las corporaciones de mayor tamaño, destaca el factor cultural con la resistencia de la plantilla al cambio.

Para la investigación se han realizado 2.625 entrevistas a empresas de distintos tamaños e industrias y 398 encuestas entre el segmento de la administración pública en España.

Estado actual de la transformación digital

El grueso del sector empresarial en España se encuentra en una fase intermedia del proceso de digitalización, mientras que las que están en un nivel avanzado son menos del 25%. Hay diferencias según el tamaño de la organización. Entre los profesionales y compañías más pequeñas es el 53% el que se considera en un estado intermedio; un tercio está en un nivel básico o no lo ha empezado y apenas el 15% está en fase avanzada.

Cambia la situación en el resto de organizaciones, donde las que aún no han tomado medidas son el sector minoritario. Entre las pymes, una de cada cuatro se considera en un estado avanzado, el 57% dice estar a medio camino y el 18%, en un nivel básico o sin empezar. Un porcentaje similar de las grandes empresas, el 24%, reporta un alto índice de digitalización, mientras que el 63% lo califica de intermedio, lo que sitúa a las corporaciones como el grupo con más firmas que ya tienen iniciativas de transformación tecnológica en algún nivel de desarrollo: las que no tienen proyectos de este tipo o están poco elaborados son apenas el 13% del total.

Sobre las tecnologías más empleadas, entre los tres grupos destacan los tres mismos tipos de herramientas: de conectividad a la red y entre dispositivos, los sistemas de seguridad y las herramientas de colaboración, con porcentajes de implementación superiores al 60% en todos los casos. Entre las grandes compañías se detecta también una tendencia amplia a la adopción de servicios en la nube, que mantienen más del 78% de participantes.

FUENTE: Cio

Microsoft lanza una nueva herramienta en la nube para analizar datos corporativos

Microsoft Corp anunció un nuevo servicio destinado a ayudar a las grandes empresas a manejar las enormes cantidades de datos almacenados en los sistemas corporativos.

El sistema Azure Synapse forma parte de la unidad de rápido crecimiento de computación en nube de la compañía, que ha impulsado las acciones de Microsoft en los últimos cinco años.

La herramienta ayuda a las empresas a desarrollar sistemas que analicen grandes cantidades de datos para tomar mejores decisiones comerciales, como por ejemplo si una campaña de marketing digital está generando más tráfico a tiendas y sitios web.

La primera es que las firmas requieren distintas herramientas de software para analizar datos almacenados en sistemas como bases de datos de clientes, donde nombres y direcciones se ubican en filas y columnas ordenadas y parecen una hoja de cálculo, en comparación con los sistemas más nuevos como las herramientas de monitoreo de sitios web, donde los clic se registran como largos flujos de números y marcas de tiempo.

FUENTE: Reuters

El ecommerce y las herramientas tecnológicas calan en la empresa española

Ya se encuentra disponible el nuevo dossier de Indicadores Destacados de la Economía y Sociedad Digital del ONTSI, que muestra la evolución de los principales indicadores relacionados con el uso TIC y comercio electrónico en empresas.

La principal forma de acceso a Internet de las empresas es la banda ancha (fija o móvil), y la mayor parte de las empresas (43,1%) acceden con velocidades iguales o superiores a los 100 Mbps. Entre las empresas que tienen acceso a Internet y página web, la principal utilidad que dan a su web es la presentación de la empresa y sus productos (90,3%).

La mitad de las empresas usan medios sociales. De ellas, el 95% utilizan redes sociales (Facebook, LinkedIn, Google+, etc), el 47% websites que comparten contenidos multimedia (Youtube, Flickr, etc), y el 38% blogs de empresas o microblogs.

En cuanto a la seguridad, se mantiene la tendencia creciente respecto a la utilización de sistemas internos de seguridad, situándose en el 92,8% las empresas que disponen de algún sistema de seguridad. Los principales tipos de seguridad interna que se utilizan son: el software actualizado (87,4%); la copia de seguridad de datos en una ubicación separada (83,6%) y la autenticación mediante contraseña fuerte (70,6%).

Respecto a la firma electrónica, un 80,6% de las empresas que tienen acceso a Internet utilizan firma digital, casi 4 puntos porcentuales más que el año anterior. El principal motivo del uso de firma es para relacionarse con la administración pública (99,3%).

En relación con el comercio electrónico, sigue creciendo el porcentaje de empresas que venden por Internet, ya alcanza el 33,9%, frente al 32% del 2018. El porcentaje de las empresas que ha realizado compras online también ha crecido ligeramente, hasta el 20,3%

En cuanto al uso de herramientas de intercambio de información, el 45,4% de las empresas dispone de herramientas ERP para compartir información sobre compras/ventas con otras áreas de la empresa. Respecto a las empresas que disponen de CRM, el 33,7% la utiliza para capturar, almacenar y compartir información sobre clientes, y un 25,3% la emplea para analizar la información disponible acerca de los clientes con fines comerciales y de marketing.

Finalmente, en cuanto a la utilización de servicios avanzados, el 8,31% de las empresas declararon realizar análisis de big data en 2019 y el 28% compraron algún servicio de cloud computing.

FUENTE: IT User

Diez cosas que no pueden faltar en tu pyme para considerarla digital

Algunas pequeñas empresas creen que la implementación de procesos digitales es un proceso complejo al desconocer exactamente cómo abordarlo. Es por ello que desde la Cámara de Comercio han lanzado un “decálogo de soluciones tecnológicas” para que puedan utilizarla como guía.

Así, lo primero que recomiendan es tener una conectividad de banda ancha tanto fija como móvil para evitar problemas de conectividad con clientes, proveedores, etc… ayudando a que la actividad se realice con normalidad.

Utilizar aplicaciones digitales de gestión y ofimática, para que se pueda acceder a ellas desde cualquier dispositivo y en cualquier momento. Algunas de ellas permiten grandes avances como la facturación electrónica, automatizan las gestiones, etc, y permiten ver toda la información en tiempo real. Ahorran tiempo y permitirán que todos puedan saber en todo momento las tareas hechas, las que hay que hacer y la información disponible.

Asimismo, serán necesarios tanto puestos de trabajo digitales con fuerte componente de movilidad para ayudar a los trabajadores a mejorar su eficiencia; como plataformas de gestión inteligente de contactos multicanal (CRM) que dan una mejor respuesta ante el nuevo tipo de cliente, el digital.

En este sentido también serán necesarios servicios y dispositivos que permitan digitalizar los locales, u otros puntos que la empresa tuviera como contacto con el cliente. Esto permitirá una atención más personalizada, así como ofertas que puedan interesar al usuario.

Otras tecnologías a tener en cuenta en la pyme

Las plataformas Iot y los Servicios de Business Intelligence (BI) o Bigdata, también serán impresdicibles en una pyme digitalizada. Las primeras permitirán ahorrar costes en diferentes puntos como la recogida de información o la videovigilancia, las segundas, por su parte, permitirán transformar los datos recogidos en información útil para la gestión del negocio.

Las aplicaciones de seguridad básicas para el correo electrónico, la navegación web o la protección de la información serán clave para evitar posibles ciberataques o robos de información confidencial. Del mismo modo, y evitando perder este tipo de datos, las aplicaciones de seguridad en la nube serán útiles si la primera barrera falla, pudiendo así recuperar los datos desde allí.

Por último, toda pyme digital debería apostar por la creación de una página web y/o tienda online. Esto permitirá llegar a nuevos clientes o fidelizar a los ya existentes.

FUENTE: El Independiente