Factura Electrónica, la gran oportunidad.

Por Andrés Allende, Presidente de ZeroComa

Se trata de “echar toda la carne en el asador” para aprovechar la gran oportunidad que nos brinda la nueva normativa y conseguir cuanto antes, un cambio que beneficia de forma muy importante a toda la sociedad”.

Mucho se ha comentado ya desde distintos foros, sobre las ventajas y ahorros que se producen cuando se emiten, reciben, conservan y gestionan digitalmente las facturas sustituyendo el papel.

No se pretende por tanto en este artículo insistir en evaluar pormenorizadamente los ahorros e incremento de productividad que se puede obtener con dicho cambio en cada uno de los distintos pasos que intervienen en el proceso burocrático de la emisión, recepción y conservación de una factura. Un breve resumen de dichos pasos y la mera aplicación del sentido común, bastarán para que cualquier profano comprenda que los ahorros que se producen son evidentes y muy importantes. Veamos a modo de resumen:

En la emisión de facturas en papel existen gastos derivados del papel, la impresión (tóner), el sobre, el sello y la manipulación.

  • En la recepción se originan gastos de distribución interna, manipulación en la apertura de sobres, realización de fotocopia/s (en muchos casos), recorrido de la factura por el circuito de aprobación para su pago, realización del asiento contable, archivo físico del original.
  • En la conservación se incurre en costes por el espacio ocupado por el archivo físico (metros cuadrados), por los armarios y archivadores, por las carpetas y subcarpetas, por la búsqueda recurrente de facturas, por el tiempo empleado en el rearchivo de las mismas.

Según los últimos estudios realizados en la Comunidad Europea existen otros costes ocultos en el proceso de facturación y cobro/pago de las facturas que no se reconocen a primera vista y que se reducirían notablemente con la sustitución de la factura en papel por la electrónica como:

  • Reducción de los costes de ventas y de administración (por ejemplo, menos investigación en caso de disputas).
  • Reducción de los intereses de la deuda de clientes.
  • Eficiencia en los sistemas de información y en los procesos de operaciones.
  • Reducción en los cargos de pago.
  • Menos peticiones de los clientes de copias de las facturas perdidas.
  • Menor esfuerzo en la reclamación del pago (típicamente 10-15% del volumen de la factura).
  • Validación de datos en tiempo real por parte del cliente con rechazo inmediato de las facturas no válidas y la posibilidad de volver a enviar una correcta rápidamente.
  • Envío automatizado de datos para el cobro de remesas.

Resumiendo, los datos que aportan los estudios sobre “el análisis de costes de las Pymes” asignan un ahorro con la gestión digital de las facturas que supera con creces los 5 € por cada una. <

Según datos estimados por la administración, actualmente en España se realizan más de 6.000.000.000 de facturas anuales (seis mil millones). Si se multiplica el número de facturas por el ahorro posible de cada una, incluso tomando sólo 5 €, resulta un ahorro anual de 30.000.000.000 € (treinta mil millones de €).

Está claro que si en España todos fuéramos “digitales” en el ámbito de las facturas, gastaríamos treinta mil millones de euros menos que ahora. Y esto cada año.

Es por tanto evidente que la sustitución de las facturas en papel por las electrónicas puede influir drásticamente en la productividad y por ende en la competitividad del tejido empresarial español, tan necesaria para la creación de empleo.

Siendo conscientes de dicha realidad, es imprescindible y más en la actual situación de crisis, que todos colaboremos a dar este paso tan beneficioso para el conjunto de la sociedad y que pongamos todos los medios para acortar el período de transición hacia la factura electrónica.

Desde muchas instancias y colectivos se puede contribuir a impulsar este proceso tecnológico, pero me gustaría señalar cuatro que por su papel en la sociedad están, a mi modo de ver, especialmente capacitadas por su poder y capacidad de prescripción.

  • La Administración
  • Las Grandes Empresas
  • Las Asociaciones Empresariales
  • Las Asesorías y Gestorías

1-La Administración.

Su natural interés por el bien común, por la productividad y competitividad del tejido empresarial español junto con su capacidad normativa y posibilidades financieras, son las razones que la colocan como el agente tractor mas importante en el proceso de cambio.

Su posibilidad de promover leyes orientadas hacia la factura electrónica es absolutamente fundamental y ha sido el inicio de todo el proceso. Hay que reconocer la importante labor que en este sentido se ha realizado y que debe continuar “sin parar” hasta vencer todos los obstáculos que en el aspecto normativo se puedan presentar.

Además de leyes “que permiten”, se han promovido otras “que obligan” y así se han establecido unos plazos –que deben cumplirse- para que, de manera obligatoria, las empresas que facturen a la Administración lo hagan en formato electrónico.

Todo esto está muy bien pero la Administración puede y debe contribuir también en otros campos para actuar como tractora en la realización de este proceso de cambio tan beneficioso. Así debería:

  • Realizar un plan con calendario para la realización del proceso de cambio, con el objetivo de sustituir a corto, al menos el 80 % de las facturas emitidas en papel por electrónicas – es difícil asumir el 100 % sin una ley de “Apagón” que quizá haya que considerar-.
  • Informar a todas las instancias judiciales e instituciones para que todos admitan la factura electrónica en lugar de la de papel sin ningún género de duda.
  • Promover importantes campañas de marketing para informar al tejido empresarial de las ventajas y ahorros de la factura electrónica.
  • Facilitar subvenciones continuadas para que las pymes y autónomos adquieran la tecnología que permita la incorporación de la factura electrónica.
  • Incentivar y motivar a los agentes y colectivos implicados en el proceso.
  • Establecer un seguimiento constante para ver si se cumplen los hitos y el calendario establecido, con objeto de realizar las acciones oportunas.

Sin duda unas medidas como las propuestas cuestan dinero, pero muy poco en comparación con lo que se obtiene como retorno.

2-Las Grandes Empresas.

El interés de las grandes empresas en promover la factura electrónica se justifica por los beneficios que obtienen inmediatamente tanto en la emisión, como en la recepción y archivo de las facturas. – al margen de su responsabilidad, por el beneficio general que se produce-

Es por tanto misión de la gran empresa tratar de convencer a sus proveedores para que les remitan facturas en formato electrónico. Deberán para esto, informar de las ventajas que para todos se derivan y utilizar el ascendiente y capacidad de prescripción que suele tenerse con los proveedores.

Sería lógico y justo “primar” de alguna manera – sobre todo a los proveedores pequeños- el esfuerzo que inicialmente dicho cambio requiere y que no sería más que transferir un poco y durante cierto tiempo, del beneficio obtenido por recibir la factura electrónica.

También deben utilizar toda su capacidad e imaginación para convencer a sus clientes de que se “dejen” facturar electrónicamente.

3-Las Asociaciones Empresariales. Las asociaciones empresariales y por extensión los colegios profesionales y colectivos que aglutinan a los autónomos, pueden desempeñar un papel muy importante en la promoción del cambio hacia la factura electrónica.

Su objetivo consiste en defender los intereses de sus representados por lo que informar y promover aquello que les beneficia entra de lleno en el mismo.

Su relación con las empresas y profesionales vinculados constituye un claro canal de comunicación para facilitar la información de los ahorros y ventajas de la factura electrónica.

4-Las Asesorías y Gestorías.

Las asesorías tienen sin duda un ascendiente privilegiado sobre sus clientes y ellas mismas obtendrían también grandes ventajas interactuando digitalmente con sus clientes.

El “cuello de botella” que se origina al final de cada mes con la afluencia de todas las facturas de todos sus clientes se vería notablemente reducido con la posibilidad de enviar, por Internet y sin coste, las facturas cada semana.

Además, la factura electrónica elimina los errores manuales de transcripción de datos y facilita los automatismos en la realización de asientos contables lo que proporciona un gran ahorro de tiempo en labores mecánicas de “picado de datos”, brindando la posibilidad de incrementar el asesoramiento a sus clientes y aumentar el valor añadido de la relación.

La cercanía de las asesorías con pymes y autónomos las convierten en una plataforma idónea para convencer al colectivo empresarial “más complicado” -por su número, tamaño y medios que disponen- de las ventajas de la factura electrónica.

Creo que la Administración debería dotar con incentivos especiales a este colectivo de asesorías y gestorías y encomendarles un papel protagonista en este proceso. Sin duda se avanzaría mucho más deprisa.

En definitiva, se trata de “echar toda la carne en el asador” para aprovechar la gran oportunidad que nos brinda la nueva normativa y conseguir, cuanto antes, un cambio que beneficia de forma muy importante a toda la sociedad.

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