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El grupo de concesionarios líder en España Caetano Retail, se apoya en ZeroComa para la digitalización de sus procesos administrativos

El grupo de concesionarios Caetano Retail España transforma, de la mano de ZeroComa, sus procesos administrativos de tratamiento y aprobación de facturas de proveedor, la gestión de los expedientes de vehículos nuevos, de ocasión y Postventa, así como la gestión electrónica de las notas de gasto de los empleados, dando un salto cualitativo en estos procesos críticos para la compañía.

Caetano Retail, que representa a nivel nacional a 15 reputadas marcas de automóvil, hace una apuesta firme por la automatización de algunos de sus procesos administrativos internos y externos para operar de una forma ágil, segura y eficaz. La utilización de este tipo de tecnología garantiza la integridad de los documentos resultantes de todos los procesos ante Hacienda y además permite la eliminación del archivo físico.

El proyecto engloba la digitalización certificada de todo el proceso de registro, aprobación y contabilización de las facturas –cerca de 200.000– que la organización tramita anualmente con sus proveedores, y la gestión de los tickets y notas de gasto de los empleados de Caetano Retail a través de una aplicación móvil que conecta con el departamento de Administración de la compañía y cuyo flujo de envío y aprobación de los mismos es completamente automatizado.

Desde el punto de vista de los expedientes de vehículo, más de 230.000/año, el proyecto posibilita la tramitación íntegramente electrónica de la venta de vehículos, permitiendo hacer desde la plataforma habilitada cada parte del proceso, así como la generación de los documentos necesarios, el envío y firma electrónica de los mismos por parte del cliente, seguimiento de los trámites realizados y pendientes, inclusión de documentos internos para completar el expediente, etc., sirviendo la plataforma, por un lado, como solución interna de mejora de procesos, y por otro lado, permitiendo  hacer más eficiente y cómodo el proceso de venta de cara al cliente, quien ve claramente mejorada su experiencia de compra.

De este modo, ZeroComa se refuerza como proveedor de soluciones de transformación digital, ampliando aún más sus casos de éxito.

Caetano Retail España es un grupo de concesionarios oficiales de automóviles que representa actualmente a 15 marcas en España: BMW, BMW i, BMW Motorrad, Mercedes Benz, Mini, Peugeot, Smart, Renault, Nissan, Kia, Dacia y Servicio Oficial Honda. Con cerca de 1.400 empleados, Caetano Retail comercializa también coches seminuevos a través de su marca CarPlus. El grupo dispone de más de 50 puntos de venta y asistencia repartidos a nivel nacional y vende cerca de 30.000 vehículos cada año.

Factura Electrónica: ¿Qué diferencia hay entre los códigos DIR3 y DIRe?

En el camino de la Administración Pública hacia la total transformación digital de sus procesos es cada vez más necesaria la utilización de la factura electrónica para transacciones comerciales entre empresas del sector público y privado. Para el envío de facturas electrónicas existen las distintas plataformas tecnológicas de uso gratuitoFACe para facturas de la Administración General del Estado FACeB2B para el intercambio de facturas entre empresas del sector privado. El emisor de la factura debe rellenar, entre otros campos, los denominados códigos DIR3 y DIRe pero ¿en qué se diferencian el uno del otro? ¿para qué tipo de transacción se utiliza cada uno? 

Los códigos del Directorio Común de Unidades y Oficinas DIR3se utilizan cuando los destinatarios de las facturas son organismos de la Administración Pública y deben de incluirse en las facturas electrónicas para identificar de forma precisa a los órganos a los que éstas deben ser remitidas desde la plataforma FACe 

Los códigos DIR3 se componen de 3 unidades:  

  • Órgano gestor (órgano de contratación- receptor)  
  • Unidad tramitadora (centro directivo promotor del contrato- pagador)  
  • Oficina contable (tiene carácter fiscal) 

El DIR3 es el Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas que proporciona un inventario unificado y común a toda la Administración de las unidades orgánicas / organismos públicos, sus oficinas asociadas y unidades de gestión económica- presupuestaria, facilitando el mantenimiento distribuido y corresponsable de la información.  

El contratista puede incluir la identificación de esos órganos y sus códigos en los pliegos de cláusulas administrativas particulares. Cada Administración Pública debe poner a disposición de los proveedores el listado de unidades y sus códigos.  

El DIRe, por el contrario, se facilita en el intercambio de facturas entre empresas del sector privado (FACeB2B). Se trata, al igual que el DIR3, de un código alfanumérico que identifica de forma única a cada empresa receptora de facturas y a cada empresa de Servicios de Facturación.  

Para la emisión de la factura es obligatorio indicar en ella el DIRe del destinatario al cual va dirigido. Para la recepción de las facturas, la empresa receptora debe darse de alta en el Directorio de Entidades DIRe para, posteriormente, poder adherirse a la plataforma FACeB2B. 

Para que el emisor pueda enviar correctamente la factura electrónica es necesario que conozca el contenido de los códigos DIR3 y DIRe, pues de esa forma el sistema no le permitiría emitirla. 

AENOR, líder en el sector de la evaluación de la conformidad, y otros como la formación y la venta de publicaciones, factura electrónicamente con la tecnología de ZeroComa

AENOR, una de las empresas líder en certificación (Normas UNE, EN e ISO) más reconocidas a nivel nacional e internacional, ha elegido la tecnología de ZeroComa para facturar electrónicamente a sus clientes.

Los sellos de certificación de AENOR se asocian a áreas de gran importancia entre las actividades de cualquier compañía: Calidad, Alimentación, I+D+i, Eficiencia Energética, Riesgos y Seguridad, Compliance o Medio Ambiente, entre otros. AENOR tiene vigentes más de 80.000 centros de trabajo certificados de sistemas de gestión relacionados con las áreas anteriormente mencionadas en el ámbito internacional y más de 100.000 productos y servicios han sido ya certificados.

AENOR ha elegido por su potencia y seguridad EdasFacturas, la solución de ZeroComa, para el proceso de emisión, firmado electrónico y entrega de todas las facturas que la organización gestiona al año entre Sector Público y Privado. El automatismo de la solución, así como su capacidad para conectar con multitud de plataformas públicas y de controlar los estados de tramitación de las facturas que ofrece la solución, han sido también muy valorados para su elección como la plataforma idónea para la prestación del servicio.

ZeroComa suma esta gran compañía a su importante lista de clientes satisfechos, que de esta manera puede centrar su atención en su actividad principal delegando las cuestiones relacionadas con el cumplimiento de requisitos de facturación electrónica en un especialista como es ZeroComa.

ZeroComa diseña, desarrolla y comercializa soluciones orientadas a posibilitar la transformación digital de las organizaciones, haciendo foco especial en la automatización de sus procesos y el cumplimiento de la nueva regulación que aparece con motivo de la evolución tecnológica.  Sus aplicaciones Edas se perfilan como la mejor alternativa para dar una solución concreta a los problemas de facturación electrónica, gestión de notificaciones electrónicas de las AA.PP, Gestión de tickets o gastos de viaje o  digitalización certificada, entre otros.

Principales beneficios para tu negocio ¡sólo por facturar electrónicamente!

Si tu negocio sigue operando con facturas en papel, está obsoleto. Existen varios tipos de facturas, pero la de papel en concreto, presenta grandes inconvenientes en su manejo y conservación, sobre todo de cara a tenerla durante al menos 5 años por motivos fiscales, aunque puede llegar a 50 años en otros casos.

Disponer de facturas en papel no solo obliga a consagrar un espacio físico para almacenarlas, también genera elevados gastos en gestión, archivadores o carpetas, así como en recursos humanos, pues se vuelven menos productivos al tener que invertir gran parte de su tiempo en la búsqueda de facturas. Todos estos inconvenientes se suman a la vulnerabilidad del archivo físico, su degradación y posible pérdida.

Otras alternativas a la factura en papel, como puede ser la electrónica, tampoco necesariamente ayudan a reducir los problemas de una compañía y a aumentar su productividad, ya que facturas en ficheros ofimáticos o PDF, entre otros, conllevan tareas y procesos para su archivo, tratamiento, conservación, consulta y recuperación.

Para resolver esta ecuación, es necesario disponer de una aplicación adecuada para el manejo de las facturas electrónicas, capaz de automatizar los procesos de gestión y que permita la búsqueda inmediata de la factura y de su contenido por cualquier miembro autorizado de la empresa.

Disponer de un software como EdasFacturas permite también el envío de facturas en distintos formatos como el Facturae exigido por la Administración Pública, así como la exportación a Excel para la realización de potentes análisis de gestión.

La digitalización es un paso necesario para llegar a la automatización, que revierte directamente en la empresa ayudando a las compañías en la mejora de su productividad.

ZeroComa, proveedor de confianza de Factura Electrónica y SII del grupo HM Hospitales

Uno de los principales grupos sanitarios privados a nivel nacional, HM Hospitales, utiliza la tecnología de ZeroComa para dar cumplimiento a los nuevos requisitos legales en materia de facturación electrónica y de presentación de libros registro a Hacienda a través del Suministro Inmediato de Información (SII).

HM Hospitales, referente en el sector sanitario por su firme apuesta en la inversión tecnológica para una mejor atención al paciente, se apoya en ZeroComa para su transformación digital, por la calidad de los servicios que ofrece, su perfecta adecuación al funcionamiento de la organización y el cumplimiento legal de las mismas.

El grupo cuenta en la actualidad con más de 4.700 profesionales repartidos en todos sus centros: siete hospitales en la región madrileña, cinco en Galicia, dos en León, dos en Barcelona y cuatro centros monográficos de alta especialización en Oncología, Cardiología, Neurociencias y Fertilidad, además de 21 centros policlínicos.

Los productos que ZeroComa ofrece, se centran en conseguir una ágil adaptación de las organizaciones a la automatización de procesos y cumplimiento normativo, siendo avaladas por miles de clientes para su uso tanto en el sector público como en el privado.

La erradicación del papel: principal vía de productividad en las empresas

Los negocios se enfrentan a diario a ingentes cantidades de documentación referente a la actividad diaria de la organización. El almacenaje de papel permite responder ante reclamaciones y justificaciones, consultar históricos…, pero los negocios no reparan en la cantidad de dinero que supone dedicar espacios físicos a su almacenamiento, así como la suma de tiempo que los empleados invierten en buscar archivos. El tiempo se perfila como uno de los recursos de mayor valor en la productividad de una empresa, y es por ello por lo que se hace necesaria e imprescindible una gestión electrónica de los ficheros.

ZeroComa, con sus soluciones de digitalización certificada, aporta un sistema que de archivo y conservación electrónico para facturas y otros documentos que otorga a los ficheros digitales el mismo valor fiscal y legal que el documento original de papel posibilitando la eliminación del archivo físico.

Numerosos estudios realizados por algunos de los principales fabricantes de copiadoras multifunción coinciden en la problemática de no digitalizar los archivos que un negocio pueda manejar en su actividad cotidiana.

Temel asegura que el empleado invierte más de una hora diaria en buscar documentación en papel. Sage, por su parte, destaca en un estudio de 11 mercados (entre los que se incluye España) la pérdida económica de más de 20.400 millones de euros en el conjunto de 2018 para las pymes derivados de la falta de digitalización de las tareas administrativas. Este último estudio señala además que solo un aumento del 5% en la productividad de las empresas españolas supondría un incremento del PIB nacional en 13.600 millones de euros.

Con todo, ZeroComa apunta hacia la gestión electrónica de las facturas y otros documentos como solución a los arduos procesos de búsqueda y almacenaje de la información, y propone transformar la ineficiencia de los sistemas de trabajo tradicionales por sistemas de digitalización y automatización de procesos que aumentan la productividad y permiten el crecimiento de las organizaciones. Al facilitar la mejora de los procesos (al encontrar los archivos de una forma ágil, en tiempo real y sin necesidad de una presencia física) y en el espacio ya que, según Temel, cerca del 15% y el 20% del espacio de oficina está dedicado únicamente al almacenaje de documentación.

También supondría un ahorro en concepto de material de archivo (armarios, archivadores, AZ’s, fotocopias, etc) y una mayor confidencialidad y seguridad de la documentación archivada. Todo ello teniendo en cuenta la eliminación del correspondiente coste ambiental que conlleva la producción en papel de archivos históricos.

ZeroComa implementa la versión 1.1 de FACeB2B, que será obligatoria a partir del 1 de julio

El Ministerio de Política Territorial y Función Pública insta a la utilización de la versión más reciente de la extensión de Facturae requerida para el intercambio de Facturas Electrónicas entre empresas a través de la plataforma FACeB2B. Esta versión, la 1.1, que será obligatoria a partir del próximo 1 de Julio, ha sido ya implementada  por ZeroComa para sus clientes, respondiendo así al propósito de la Subdirección General de Impulso de la Administración Digital y Servicios al Ciudadano de “evitar las complicaciones que el manejo de distintas versiones puede ocasionar a sus clientes”.

De este modo y pasados más de 6 meses desde la puesta en marcha del sistema FACeB2B, las entidades privadas que quieran facturarse entre sí deberán hacerlo con la versión 1.1 de la extensión, que será la única válida a partir del próximo día 1 de Julio de 2019.

Los clientes de ZeroComa podrán seguir utilizando si lo desean la versión 1.0, mientras sea legal su uso y los destinatarios de las facturas la puedan requerir por no haber actualizado aún sus sistemas.

Europa avanza en la implantación de la Factura Electrónica

Cada vez más países europeos se suman al sistema de gestión de facturación electrónica. A lo largo de 2018 se han marcado dos nuevos hitos: la creación de un estándar europeo – EN 16931- de factura electrónica y el establecimiento de la obligatoriedad de uso del formato común de factura electrónica en las relaciones entre empresas y administraciones públicas (B2G) a partir del próximo 18 de abril de 2019.

Ante esta iniciativa, poco novedosa en la Unión Europea, son muchos los países que han adaptado sus sistemas de facturación para introducir la factura electrónica B2G: Dinamarca, Suecia, Finlandia, Austria, Italia, Eslovenia, España, Croacia, República Checa, Lituania, Bélgica, Estonia, Francia, Países Bajos, Alemania, Polonia y Grecia.

Pero la factura electrónica no es sólo una iniciativa impulsada por la Unión Europea, sino que otros muchos países europeos también la están potenciando. Países como Noruega, Moldavia o Suiza han potenciado la masificación de la Factura Electrónica a través de la obligatoriedad de uso de la e-factura en las contrataciones públicas. De hecho, el éxito de la implantación de la Factura Electrónica en Europa está animando a algunos países, como Italia y España a ampliar la obligatoriedad del uso de la e-factura en las transacciones entre empresas, B2B.

En Europa, Dinamarca fue el primer país en obligar su uso B2G, en 2005, en 2008 lo hizo Suecia y Noruega en 2011. En 2014 se incorporaron Italia, Austria y Moldavia, España y Eslovenia en 2015. Suiza, Croacia y República Checa en 2016. Estonia, Lituania, Bélgica, Francia y Países Bajos en 2017. Alemania en 2018. Polonia en 2019 y Grecia y Portugal en 2020.

Reino Unido y Turquía fueron los primeros países en establecer la obligatoriedad parcial en determinados sectores del uso de la factura electrónica entre empresas. En Reino Unido, el Gobierno Central, el Ministerio de Defensa y el Servicio Nacional de Salud utilizan la facturación electrónica extensivamente. Por su parte, Turquía obliga al uso de la Factura Electrónica a ciertas compañías que operan en el sector de los hidrocarburos o con productos con impuestos especiales (tabaco, alcohol y bebidas ligeras).

Asimismo, de manera generalizada, cada día son más los países europeos que recomiendan el uso de la Factura Electrónica. Andorra, Bulgaria, Chipre, Eslovaquia, Hungría, Irlanda, Islandia, Letonia, Luxemburgo, Macedonia, Malta, Montenegro, Rumania y Rusia son algunos de estos países en los que la factura electrónica es utilizada de forma voluntaria tanto en las relaciones entre empresas (entorno B2B), como en las contrataciones públicas entre empresas y gobierno (entorno B2G).

En España la autoridad responsable es la AEAT. La normativa se publicó en 2013 y la obligatoriedad – en facturas superiores a 5.000 euros- se inició en enero de 2015. El formato elegido fue Facturae y la Plataforma FACe. De acuerdo con la ley española, desde el 1 de julio de 2018, las empresas subcontratadas que trabajan para proveedores de las Administraciones Públicas también están obligadas a facturar electrónicamente a los contratistas cuando el importe de los trabajos o servicios supera los 5.000 euros.

FUENTE: Digital Affaires

El Ayuntamiento de Gijón tramita el 83% de sus facturas electrónicamente

El 83,5 % de las 15.805 facturas tramitadas por el Ayuntamiento de Gijón se realizan vía electrónica, ya sea a través de la oficina virtual del Consistorio o el sistema FACe de facturación a las administraciones públicas. Así, ocho de cada diez facturas municipales son electrónicas mientras que las facturas tramitadas todavía en papel quedan en poco más de 2.000, es decir poco menos de dos de cada diez.

Gijón empezó a dar sus primeros pasos para convertirse en una administración electrónica en el año 2014 y se ha visto reforzada por la implantación efectiva de las leyes de procedimiento administrativo y de régimen jurídico de las administraciones públicas. En el caso concreto de la facturación electrónica, en estos poco más de cuatro años de desarrollo se han tramitado 48.932 facturas sobre un total de 68.768. El crecimiento ha sido constante pasando de un porcentaje del 61,6% en 2015 al casi 84% al cierre de 2018.

Expedientes

Aunque hay subidas porcentuales más llamativas como en registro electrónico, que pasó de un 5% en 2015 a un 34% en 2018 con 29.662 registros electrónicos sobre un total de 88.037. El año 2017-el último completo de la estadística- fueron electrónicos 31.671 de los 86.982 registros: un 63,6%. En los cuatro últimos años hubo 72.795 anotaciones por vía electrónica en el registro general del Ayuntamiento, mientras que expedientes electrónicos se han tramitado un total de 136.559 incrementando el porcentaje de ese formato del 23% al 80% en este ejercicio, donde el soporte electrónico pulverizó al papel con 50.240 frente a 12.854.

Por otro lado, las impresiones en papel en los documentos del Ayuntamiento se han reducido un 16% por la subida de la tramitación electrónica, que pasó de representar un 23% en 2015 a un 79% en octubre del año 2017. A lo largo de ese tiempo se llevan firmados electrónicamente 370.030 documentos de un total de 593.535. Y en cuanto a notificaciones, y excluyendo las sanciones de tráfico, en los últimos cuatro años se cursaron 29.859 por vía electrónica pasando de un porcentaje del 2 por ciento del total a rondar ya el 65 por ciento.

FUENTE: La Nueva España

Las Cortes de Castilla La-Mancha obligan a que se les facture todo electrónicamente

A partir del día 1 de enero de 2019 será obligatoria la facturación electrónica para todos los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios a las Cortes de Castilla-La Mancha cualquiera que sea su importe, salvo que los proveedores sean personas físicas, en cuyo caso la utilización de la factura electrónica será voluntaria.

Así se desprende de la Resolución de las Cortes de Castilla-La Mancha, por la que se establece la obligación de emitir de manera electrónica las facturas que se dirijan al Parlamento, según publica el Diario Oficial de Castilla-La Mancha.

Transcurrido un plazo de adaptación suficiente para la implantación de la factura electrónica en el sector público, “ha perdido sentido la exclusión de la obligación de su uso en aquellas facturas cuyo importe no supere los 5.000 euros”, apunta la resolución.

FUENTE: clm24.es