Entradas

Europa avanza en la implantación de la Factura Electrónica

Cada vez más países europeos se suman al sistema de gestión de facturación electrónica. A lo largo de 2018 se han marcado dos nuevos hitos: la creación de un estándar europeo – EN 16931- de factura electrónica y el establecimiento de la obligatoriedad de uso del formato común de factura electrónica en las relaciones entre empresas y administraciones públicas (B2G) a partir del próximo 18 de abril de 2019.

Ante esta iniciativa, poco novedosa en la Unión Europea, son muchos los países que han adaptado sus sistemas de facturación para introducir la factura electrónica B2G: Dinamarca, Suecia, Finlandia, Austria, Italia, Eslovenia, España, Croacia, República Checa, Lituania, Bélgica, Estonia, Francia, Países Bajos, Alemania, Polonia y Grecia.

Pero la factura electrónica no es sólo una iniciativa impulsada por la Unión Europea, sino que otros muchos países europeos también la están potenciando. Países como Noruega, Moldavia o Suiza han potenciado la masificación de la Factura Electrónica a través de la obligatoriedad de uso de la e-factura en las contrataciones públicas. De hecho, el éxito de la implantación de la Factura Electrónica en Europa está animando a algunos países, como Italia y España a ampliar la obligatoriedad del uso de la e-factura en las transacciones entre empresas, B2B.

En Europa, Dinamarca fue el primer país en obligar su uso B2G, en 2005, en 2008 lo hizo Suecia y Noruega en 2011. En 2014 se incorporaron Italia, Austria y Moldavia, España y Eslovenia en 2015. Suiza, Croacia y República Checa en 2016. Estonia, Lituania, Bélgica, Francia y Países Bajos en 2017. Alemania en 2018. Polonia en 2019 y Grecia y Portugal en 2020.

Reino Unido y Turquía fueron los primeros países en establecer la obligatoriedad parcial en determinados sectores del uso de la factura electrónica entre empresas. En Reino Unido, el Gobierno Central, el Ministerio de Defensa y el Servicio Nacional de Salud utilizan la facturación electrónica extensivamente. Por su parte, Turquía obliga al uso de la Factura Electrónica a ciertas compañías que operan en el sector de los hidrocarburos o con productos con impuestos especiales (tabaco, alcohol y bebidas ligeras).

Asimismo, de manera generalizada, cada día son más los países europeos que recomiendan el uso de la Factura Electrónica. Andorra, Bulgaria, Chipre, Eslovaquia, Hungría, Irlanda, Islandia, Letonia, Luxemburgo, Macedonia, Malta, Montenegro, Rumania y Rusia son algunos de estos países en los que la factura electrónica es utilizada de forma voluntaria tanto en las relaciones entre empresas (entorno B2B), como en las contrataciones públicas entre empresas y gobierno (entorno B2G).

En España la autoridad responsable es la AEAT. La normativa se publicó en 2013 y la obligatoriedad – en facturas superiores a 5.000 euros- se inició en enero de 2015. El formato elegido fue Facturae y la Plataforma FACe. De acuerdo con la ley española, desde el 1 de julio de 2018, las empresas subcontratadas que trabajan para proveedores de las Administraciones Públicas también están obligadas a facturar electrónicamente a los contratistas cuando el importe de los trabajos o servicios supera los 5.000 euros.

FUENTE: Digital Affaires

El Ayuntamiento de Gijón tramita el 83% de sus facturas electrónicamente

El 83,5 % de las 15.805 facturas tramitadas por el Ayuntamiento de Gijón se realizan vía electrónica, ya sea a través de la oficina virtual del Consistorio o el sistema FACe de facturación a las administraciones públicas. Así, ocho de cada diez facturas municipales son electrónicas mientras que las facturas tramitadas todavía en papel quedan en poco más de 2.000, es decir poco menos de dos de cada diez.

Gijón empezó a dar sus primeros pasos para convertirse en una administración electrónica en el año 2014 y se ha visto reforzada por la implantación efectiva de las leyes de procedimiento administrativo y de régimen jurídico de las administraciones públicas. En el caso concreto de la facturación electrónica, en estos poco más de cuatro años de desarrollo se han tramitado 48.932 facturas sobre un total de 68.768. El crecimiento ha sido constante pasando de un porcentaje del 61,6% en 2015 al casi 84% al cierre de 2018.

Expedientes

Aunque hay subidas porcentuales más llamativas como en registro electrónico, que pasó de un 5% en 2015 a un 34% en 2018 con 29.662 registros electrónicos sobre un total de 88.037. El año 2017-el último completo de la estadística- fueron electrónicos 31.671 de los 86.982 registros: un 63,6%. En los cuatro últimos años hubo 72.795 anotaciones por vía electrónica en el registro general del Ayuntamiento, mientras que expedientes electrónicos se han tramitado un total de 136.559 incrementando el porcentaje de ese formato del 23% al 80% en este ejercicio, donde el soporte electrónico pulverizó al papel con 50.240 frente a 12.854.

Por otro lado, las impresiones en papel en los documentos del Ayuntamiento se han reducido un 16% por la subida de la tramitación electrónica, que pasó de representar un 23% en 2015 a un 79% en octubre del año 2017. A lo largo de ese tiempo se llevan firmados electrónicamente 370.030 documentos de un total de 593.535. Y en cuanto a notificaciones, y excluyendo las sanciones de tráfico, en los últimos cuatro años se cursaron 29.859 por vía electrónica pasando de un porcentaje del 2 por ciento del total a rondar ya el 65 por ciento.

FUENTE: La Nueva España

Las Cortes de Castilla La-Mancha obligan a que se les facture todo electrónicamente

A partir del día 1 de enero de 2019 será obligatoria la facturación electrónica para todos los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios a las Cortes de Castilla-La Mancha cualquiera que sea su importe, salvo que los proveedores sean personas físicas, en cuyo caso la utilización de la factura electrónica será voluntaria.

Así se desprende de la Resolución de las Cortes de Castilla-La Mancha, por la que se establece la obligación de emitir de manera electrónica las facturas que se dirijan al Parlamento, según publica el Diario Oficial de Castilla-La Mancha.

Transcurrido un plazo de adaptación suficiente para la implantación de la factura electrónica en el sector público, “ha perdido sentido la exclusión de la obligación de su uso en aquellas facturas cuyo importe no supere los 5.000 euros”, apunta la resolución.

FUENTE: clm24.es

ZeroComa en el encuentro de CEOE sobre la FACTURA ELECTRÓNICA en España

Con motivo de la entrada en vigor de la Ley 25/2013 y debido al gran número de dudas surgidas entre los proveedores de la Administración General del Estado, de las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales sobre la situación real de estas administraciones y su disponibilidad para recibir electrónicamente las facturas como establece dicha Ley, ANEI como miembro del Grupo de Trabajo de Facturación Electrónica de CEOE ha promovido una Jornada con objeto de ayudar a despejar las inquietudes existentes en la aplicación de la Ley y sus normas de desarrollo.

El acto se estructuró en dos partes. En la primera de ellas, intervino D. José María Sobrino, Subdirector General de Aplicaciones de Contabilidad y Control de la Intervención General de la Administración General del Estado y representantes del mundo empresarial que expusieron aspectos como los antecedentes de la factura electrónica, la situación actual de los distintos niveles administrativos y su nivel de implementación en el ámbito territorial, etc.
José Mª Sobrino describió los aspectos legales y normativos de obligado cumplimiento desde el punto de vista de las AAPP. También, brevemente explicó el esfuerzo que se ha venido realizando para difundir este nuevo procedimiento de trabajo dentro de la Administración General del Estado y destacó que aún queda mucho por hacer.

Alejandro Allende, representante de la Comisión de Factura electrónica de ANEI, expuso de forma clara y sencilla las diferencias de requisitos y funcionalidades existentes entre los puntos de entrada de facturas de las CCAA no adheridas a FACe y FACe propiamente dicho.

La segunda parte del acto se dedicó al turno de Ruegos y Preguntas que duró 1 hora y media dado el alto nivel de preocupación, incertidumbre y confusión existente entre los proveedores de las AAPP.

De las cuestiones que se expusieron, las más relevantes por influir a todos los proveedores, son las siguientes:

  • Necesidad de homogeneizar los requisitos exigidos por las AA.PP. en términos de aspectos técnicos, de codificación o de información contenida en la factura electrónica, dado que en función del punto de entrada pueden variar dichos requerimientos (distintos códigos identificativos y aceptación de los mismos, aportación de documentación complementaria, etc.).
  • Interoperabilidad entre los puntos de entrada. Se concluyó que era conveniente que todos los puntos de entrada interactuaran para hacer más sencilla la fase de entrega de facturas, ya que a partir de 2017 hay que efectuar la adaptación de los sistemas a la Directiva Comunitaria que regulará el esquema único europeo.
  • Rectificación de facturas electrónicas y tratamiento de errores: se manifiesta la necesidad de que los errores se cataloguen con objeto de poder hacer un tratamiento automatizado de los mismos.
  • Resolución de problemas de accesibilidad a los códigos DIR3 por parte de las empresas (disponibles en FACe o en otros puntos de entrada)
  • Se demanda un interlocutor único que busque solución y responda a los problemas que se detectan a cualquier nivel administrativo (AGE, CCAA y EELL)

Finalmente, se preguntó qué iba a pasar con:

  • Facturas presentadas desde el 15 de enero y que no se ajustan a los requerimientos establecidos en la normativa (por ejemplo, en papel u otros formatos distintos a Facturae), debido a que ciertas AA.PP aún se encuentran en proceso de adaptación a la obligatoriedad establecida en la normativa.
  • La entrega de facturas electrónicas y las divergencias entre diversas AA.PP. en cuanto a la anotación de las Facturas en el Registro Contable de Facturas, ¿podrían afectar de forma significativa a la determinación del Periodo Medio de Pago (PMP)?
  • Tratamiento de extensiones de Facturae según los sectores de actividad; se confirma por la IGAE que no se contemplarán hasta que se regulen por normas específicas.

El representante de la AGE manifestó que la Ley es clara y las AAPP han de cumplirla. Pero con objeto de buscar respuesta a los temas planteados, tomó nota de todo lo que se expuso en el turno de ruegos y preguntas para trasladarlos a quien proceda y que, desde la Administración, se busque solución a los problemas que van surgiendo a medida que avanza el proyecto.

10 razones por las que emitir Factura Electrónica

¿Por qué es aconsejable que las empresas y autónomos emitan factura electrónica?

Diez razones:

  1. Porque la Ley 25/2013 obliga a partir del 15 de enero de 2015 a que todos los proveedores de las AAPP emitan facturas electrónicas “Facturae”.
  2. Porque el uso de factura electrónica garantiza su inclusión en el registro contable de las AAPP lo que permitirá reducir la morosidad y acelerar el cobro.
  3. Porque la factura electrónica se puede integrar con los sistemas de información automatizando procesos que, sin la factura electrónica, han de hacerse manualmente (archivo de facturas, contabilidad, envío, etc.), lo que ahorra tiempo y dinero.
  4. Porque la factura electrónica optimiza el trabajo diario de la empresa, facilita la localización inmediata de facturas y sus documentos relacionados, permite su reenvío siempre que sea necesario, informes, calculos, etc…, lo que ahorra tiempo y dinero.
  5. Porque los clientes, aunque no lo digan, irán escogiendo proveedores que puedan remitir factura electrónica por los beneficios que les supone y eliminando al resto.
  6. Porque utilizar facturas electrónicas permite, prescindir del archivo físico, ahorrar en papel y espacio protegiendo además el medio ambiente.
  7. Por la reducción de costes financieros de las facturas emitidas electrónicamente, pues su entrega de forma inmediata reduce el plazo del pago de la misma.
  8. Por la eliminación de conflictos con los proveedores al identificarse inmediatamente los errores o diferencias y resolverse rápidamente.
  9. Porque las “Empresas de especial trascendencia económica” como son los proveedores de servicios de comunicación, luz, gas, Petroleos, Aerolíneas, etc.. .. están obligadas a emitir factura electrónica a todo el que se lo pida
  10. Porque permite una gran movilidad también en los procesos de facturación, algo que era hasta ahora inalcanzable.

La Realidad de la factura electrónica

Juan José Segura Andueza, ex responsable de facturación electrónica y digitalización certificada del Departamento Informático de la Agencia Tributaria, asegura en la entrevista realizada por la revista EJECUTIVOS, “ con la factura electrónica ocurrirá lo mismo que con el correo electrónico; en sus inicios nos sonaba a algo remoto, y para unos pocos iniciados. Hoy son muy pocos los que trabajan sin correo electrónico…los suicidas.”

La factura electrónica ha comenzado a incidir en el tejido empresarial, y sin lugar a dudas, va a tener una enorme trascendencia, pero no sólo a nivel empresarial, sino también a nivel administrativo y de servicios en general.

Actualmente los expertos en factura electrónica en Europa están trabajando en un esquema único para favorecer un mercado único, que en cuanto esté aprobado y publicado, será adoptado por todos los estados miembros de la Unión Europea, entre los que se encuentra España.

Leer entrevista.

Plan Internet – Produce: Taller de Factura Electrónica

El pasado 24 de Junio tuvo lugar un nuevo Taller sobre Factura Electrónica de la mano de ZeroComa, continuando con la labor formativa que viene desarrollando desde principios de este año con el Plan Internet-Produce del Ayuntamiento de Madrid.

El objeto de este Taller, consistió en proporcionar los conocimientos y el asesoramiento necesarios a los asistentes, para incrementar el éxito empresarial de sus negocios a través de la facturación electrónica y la gestión digital de facturas en general y de esta manera tratar de reducir la brecha digital entre las grandes empresas y las PYMES y autónomos.

En esta sesión teórico-práctica, se han tratado temas en materia de factura electrónica, firma electrónica y certificación digital, incluyendo una demostración práctica de la aplicación EdasFacturas, la solución de Facturación Electrónica y Digitalización Certificada que permite crear y gestionar las facturas en formato electrónico, con el consiguiente ahorro de tiempo y dinero.

Factura Electrónica, la gran oportunidad.

Por Andrés Allende, Presidente de ZeroComa

Se trata de “echar toda la carne en el asador” para aprovechar la gran oportunidad que nos brinda la nueva normativa y conseguir cuanto antes, un cambio que beneficia de forma muy importante a toda la sociedad”.

Mucho se ha comentado ya desde distintos foros, sobre las ventajas y ahorros que se producen cuando se emiten, reciben, conservan y gestionan digitalmente las facturas sustituyendo el papel.

No se pretende por tanto en este artículo insistir en evaluar pormenorizadamente los ahorros e incremento de productividad que se puede obtener con dicho cambio en cada uno de los distintos pasos que intervienen en el proceso burocrático de la emisión, recepción y conservación de una factura. Un breve resumen de dichos pasos y la mera aplicación del sentido común, bastarán para que cualquier profano comprenda que los ahorros que se producen son evidentes y muy importantes. Veamos a modo de resumen:

En la emisión de facturas en papel existen gastos derivados del papel, la impresión (tóner), el sobre, el sello y la manipulación.

  • En la recepción se originan gastos de distribución interna, manipulación en la apertura de sobres, realización de fotocopia/s (en muchos casos), recorrido de la factura por el circuito de aprobación para su pago, realización del asiento contable, archivo físico del original.
  • En la conservación se incurre en costes por el espacio ocupado por el archivo físico (metros cuadrados), por los armarios y archivadores, por las carpetas y subcarpetas, por la búsqueda recurrente de facturas, por el tiempo empleado en el rearchivo de las mismas.

Según los últimos estudios realizados en la Comunidad Europea existen otros costes ocultos en el proceso de facturación y cobro/pago de las facturas que no se reconocen a primera vista y que se reducirían notablemente con la sustitución de la factura en papel por la electrónica como:

  • Reducción de los costes de ventas y de administración (por ejemplo, menos investigación en caso de disputas).
  • Reducción de los intereses de la deuda de clientes.
  • Eficiencia en los sistemas de información y en los procesos de operaciones.
  • Reducción en los cargos de pago.
  • Menos peticiones de los clientes de copias de las facturas perdidas.
  • Menor esfuerzo en la reclamación del pago (típicamente 10-15% del volumen de la factura).
  • Validación de datos en tiempo real por parte del cliente con rechazo inmediato de las facturas no válidas y la posibilidad de volver a enviar una correcta rápidamente.
  • Envío automatizado de datos para el cobro de remesas.

Resumiendo, los datos que aportan los estudios sobre “el análisis de costes de las Pymes” asignan un ahorro con la gestión digital de las facturas que supera con creces los 5 € por cada una. <

Según datos estimados por la administración, actualmente en España se realizan más de 6.000.000.000 de facturas anuales (seis mil millones). Si se multiplica el número de facturas por el ahorro posible de cada una, incluso tomando sólo 5 €, resulta un ahorro anual de 30.000.000.000 € (treinta mil millones de €).

Está claro que si en España todos fuéramos “digitales” en el ámbito de las facturas, gastaríamos treinta mil millones de euros menos que ahora. Y esto cada año.

Es por tanto evidente que la sustitución de las facturas en papel por las electrónicas puede influir drásticamente en la productividad y por ende en la competitividad del tejido empresarial español, tan necesaria para la creación de empleo.

Siendo conscientes de dicha realidad, es imprescindible y más en la actual situación de crisis, que todos colaboremos a dar este paso tan beneficioso para el conjunto de la sociedad y que pongamos todos los medios para acortar el período de transición hacia la factura electrónica.

Desde muchas instancias y colectivos se puede contribuir a impulsar este proceso tecnológico, pero me gustaría señalar cuatro que por su papel en la sociedad están, a mi modo de ver, especialmente capacitadas por su poder y capacidad de prescripción.

  • La Administración
  • Las Grandes Empresas
  • Las Asociaciones Empresariales
  • Las Asesorías y Gestorías

1-La Administración.

Su natural interés por el bien común, por la productividad y competitividad del tejido empresarial español junto con su capacidad normativa y posibilidades financieras, son las razones que la colocan como el agente tractor mas importante en el proceso de cambio.

Su posibilidad de promover leyes orientadas hacia la factura electrónica es absolutamente fundamental y ha sido el inicio de todo el proceso. Hay que reconocer la importante labor que en este sentido se ha realizado y que debe continuar “sin parar” hasta vencer todos los obstáculos que en el aspecto normativo se puedan presentar.

Además de leyes “que permiten”, se han promovido otras “que obligan” y así se han establecido unos plazos –que deben cumplirse- para que, de manera obligatoria, las empresas que facturen a la Administración lo hagan en formato electrónico.

Todo esto está muy bien pero la Administración puede y debe contribuir también en otros campos para actuar como tractora en la realización de este proceso de cambio tan beneficioso. Así debería:

  • Realizar un plan con calendario para la realización del proceso de cambio, con el objetivo de sustituir a corto, al menos el 80 % de las facturas emitidas en papel por electrónicas – es difícil asumir el 100 % sin una ley de “Apagón” que quizá haya que considerar-.
  • Informar a todas las instancias judiciales e instituciones para que todos admitan la factura electrónica en lugar de la de papel sin ningún género de duda.
  • Promover importantes campañas de marketing para informar al tejido empresarial de las ventajas y ahorros de la factura electrónica.
  • Facilitar subvenciones continuadas para que las pymes y autónomos adquieran la tecnología que permita la incorporación de la factura electrónica.
  • Incentivar y motivar a los agentes y colectivos implicados en el proceso.
  • Establecer un seguimiento constante para ver si se cumplen los hitos y el calendario establecido, con objeto de realizar las acciones oportunas.

Sin duda unas medidas como las propuestas cuestan dinero, pero muy poco en comparación con lo que se obtiene como retorno.

2-Las Grandes Empresas.

El interés de las grandes empresas en promover la factura electrónica se justifica por los beneficios que obtienen inmediatamente tanto en la emisión, como en la recepción y archivo de las facturas. – al margen de su responsabilidad, por el beneficio general que se produce-

Es por tanto misión de la gran empresa tratar de convencer a sus proveedores para que les remitan facturas en formato electrónico. Deberán para esto, informar de las ventajas que para todos se derivan y utilizar el ascendiente y capacidad de prescripción que suele tenerse con los proveedores.

Sería lógico y justo “primar” de alguna manera – sobre todo a los proveedores pequeños- el esfuerzo que inicialmente dicho cambio requiere y que no sería más que transferir un poco y durante cierto tiempo, del beneficio obtenido por recibir la factura electrónica.

También deben utilizar toda su capacidad e imaginación para convencer a sus clientes de que se “dejen” facturar electrónicamente.

3-Las Asociaciones Empresariales. Las asociaciones empresariales y por extensión los colegios profesionales y colectivos que aglutinan a los autónomos, pueden desempeñar un papel muy importante en la promoción del cambio hacia la factura electrónica.

Su objetivo consiste en defender los intereses de sus representados por lo que informar y promover aquello que les beneficia entra de lleno en el mismo.

Su relación con las empresas y profesionales vinculados constituye un claro canal de comunicación para facilitar la información de los ahorros y ventajas de la factura electrónica.

4-Las Asesorías y Gestorías.

Las asesorías tienen sin duda un ascendiente privilegiado sobre sus clientes y ellas mismas obtendrían también grandes ventajas interactuando digitalmente con sus clientes.

El “cuello de botella” que se origina al final de cada mes con la afluencia de todas las facturas de todos sus clientes se vería notablemente reducido con la posibilidad de enviar, por Internet y sin coste, las facturas cada semana.

Además, la factura electrónica elimina los errores manuales de transcripción de datos y facilita los automatismos en la realización de asientos contables lo que proporciona un gran ahorro de tiempo en labores mecánicas de “picado de datos”, brindando la posibilidad de incrementar el asesoramiento a sus clientes y aumentar el valor añadido de la relación.

La cercanía de las asesorías con pymes y autónomos las convierten en una plataforma idónea para convencer al colectivo empresarial “más complicado” -por su número, tamaño y medios que disponen- de las ventajas de la factura electrónica.

Creo que la Administración debería dotar con incentivos especiales a este colectivo de asesorías y gestorías y encomendarles un papel protagonista en este proceso. Sin duda se avanzaría mucho más deprisa.

En definitiva, se trata de “echar toda la carne en el asador” para aprovechar la gran oportunidad que nos brinda la nueva normativa y conseguir, cuanto antes, un cambio que beneficia de forma muy importante a toda la sociedad.