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Arranca la segunda convocatoria de ayudas a pymes Kit Digital, ahora para empresas de 3 a 9 empleados

  • La subvención puede solicitarse desde su lanzamiento hasta 12 meses después de su entrada en vigor o hasta la finalización de los fondos.
  • Las empresas podrán solicitar distintos tipos de soluciones, entre las que se encuentran nuestras soluciones de factura electrónica, notificaciones electrónicas, gestión de gastos profesionales, tienda online y web. 

Tras la finalización de la primera convocatoria de ayudas Kit Digital dirigida a empresas de entre 10 y 49 empleados, se abre ahora la segunda convocatoria dirigida a pymes de 3 a 9 empleados, con un importe de subvención de hasta 6.000€.   

El catálogo de ayudas permite la contratación de soluciones de factura electrónica, gestión de procesos, creación de webs y tienda online, entre otros, para impulsar la transformación digital de las pequeñas y medianas empresas, así como de micropymes y autónomos.

ZeroComa, que es Agente Digitalizador del Kit Digital desde los inicios del proyecto, ofrece soluciones de transformación digital como gestión de Notificaciones electrónicas, factura electrónica o gestión de gastos de viaje dentro del Kit Digital, lo que permite a los adjudicatarios de los bonos obtener importantes ayudas o incluso la solución sin coste, para la empresa o autónomo.

ZeroComa se centra en ayudar a la transformación digital de las empresas no sólo a través de sus soluciones, también acompañándolas y asesorándolas durante todo el proceso, ayudando a elegir las alternativas más adecuadas en cada caso para hacer con éxito esta transición.

Esta convocatoria a empresas de 3 a 9 empleados tendrá una vigencia de 12 meses o hasta que los fondos se agoten, y las solicitudes serán atendidas por orden de llegada.

Si deseas ampliar esta información sobre el Kit Digital, haz clic aquí.

Te explicamos las ventajas de la digitalización de facturas de proveedor si utilizas un software certificado por la AEAT como EdasFacturas

¿Cuánto tiempo inviertes en la tramitación de las facturas con tus proveedores? ¿Cometes errores o has estado a punto de tener conflictos con tus proveedores debido a retrasos por pagos a la hora de cotejar las facturas con los pedidos realizados? Este proceso tan repetitivo y cotidiano en la vida diaria de una empresa no será fácil de asumir para quien lo desempeña, y menos aún si estás en el departamento de contabilidad de una gran empresa. Empieza a digitalizar las facturas de proveedor.

La digitalización de facturas de tus proveedores es ahora una realidad en las empresas. El automatismo en el proceso de digitalización de facturas en papel desencadena tareas de aprobación y pago de estas, recogiendo la información en una herramienta que controla la trazabilidad de todo el proceso. Asimismo, el contacto entre ambas partes implicadas es continuo en cuanto al estado de las facturas y aprobación de estas.

De este modo, el tiempo invertido en tareas manuales se reduce drásticamente, así como los errores y el tiempo invertido en la gestión. Además, la consulta de las facturas es más accesible a los autorizados y la configuración de criterios de acceso. El resultado del escaneo digital del papel es una imagen con valor legal. Para que la factura adquiera dicho valor deberá firmarse electrónicamente con certificado digital que será utilizado por el software de digitalización de facturas.

Cada fichero digitalizado se debe incluir automáticamente en una base documental con todos los campos informáticos necesarios que son los del libro registro de IVA.

VENTAJAS DIGITALIZACIÓN DE FACTURAS

  • Ahorro de tiempo en los empleados, al desempeñar las tareas de forma automática (mediante el uso de un software) y ahorro de espacio y papel al quedar todo digitalizado certificadamente.
  • Disminución del riesgo de cometer errores humanos en la contabilidad o por pérdida de documentación.
  • Baja probabilidad de recibir sanciones por incumplimientos de plazos.
  • Más agilidad en los procesos, transparencia y trazabilidad.
  • Homologado por la AEAT.

¿Cómo facturar electrónicamente a la Administración Pública?

Desde enero de 2015 existe en España la obligatoriedad de facturar de forma electrónica a la Administración Pública. Si eres proveedor de las AA.PP. tienes la obligación de expedir facturas electrónicas en cada una de las relaciones contractuales que mantengas.

¿Cómo tienen que ser las facturas electrónicas para la Administración Pública?

Según el portal del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, las facturas electrónicas tienen que cumplir con tres requisitos:

  • Estar escritas en lenguaje informático (Facturae 3.2 o Facturae 3.2.1.)
  • Estar firmadas electrónicamente.
  • Indicar el destinatario de la factura electrónica.

El tratamiento de una factura requiere que esta esté firmada electrónicamente, con lo que es necesario un certificado electrónico reconocido.

¿Cómo indico el destino de la factura dentro de la Administración Pública?

Dentro de la factura, se deberá especificar:

  • Oficina contable.
  • Órgano gestor.
  • Unidad tramitadora.

¿Cómo envío la factura electrónica a la Administración Pública?

Las Facturas electrónicas dirigidas a las AA.PP. se envían a través de los puntos generales de entrada. Es como una ventanilla electrónica por donde entran todas las facturas dirigidas a la Administración, ya sea local, autonómica o del Estado.

El envío de la factura al PGE provoca automáticamente su registro electrónico administrativo.

El Punto General de Entrada de la Administración Pública es FACe, en donde el usuario puede enviar facturas a la Administración General del Estado, consultar el estado de estas y el directorio de unidades para conocer el código de identificación del destinatario, entre otros.

Una vez enviada la factura, el emisor debe conservar la copia durante el plazo establecido por la ley.

La conservación de la factura debe garantizar (ante posibles inspecciones con autoridades tributarias) los siguientes requisitos:

  • Legibilidad: para que pueda ser leída sin problemas por una persona.
  • Autenticidad:  para certificar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de servicios facturados, y la del emisor de la misma, en caso de no ser el mismo.
  • Integridad del contenido: garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado.

La firma electrónica en la factura permite cumplir en gran parte los requerimientos de integridad y autenticidad de las facturas.

Si todavía no operas con Factura Electrónica, solicita el bono Kit Digital y contrata desde 0€ la mejor solución para tu empresa

  • La obligatoriedad de la factura electrónica en el sector privado precipita la implantación de software de intercambio de facturas electrónicas en las empresas.
  • Con el bono de ayudas Kit Digital, empresas de 10 a 49 empleados pueden contratar sin coste la Solución de facturación electrónica, EdasFacturas.

La próxima obligatoriedad de la Factura Electrónica en el sector privado y el impulso de una revolución digital significativa en las empresas, propiciada por la crisis de la COVID-19, han acelerado la puesta en marcha de procesos digitales en las compañías para sobrevivir al mercado competitivo actual.

Fruto de toda esta revolución digital, se ha lanzado en España un plan de ayudas públicas a pymes y autónomos a través del bono Kit Digital. Si tu negocio todavía no opera con factura electrónica, ahora puedes solicitar una subvención de hasta 1.000€, implantar software de facturación electrónica y unirte al procedimiento comercial actual seguido por muchas empresas.

Importe máximo de la ayuda:

  • 0 < 3 empleados: 500€ (hasta 1 usuario).
  • 3 < 9 empleados: 1.000€ (hasta 3 usuarios).
  • 10 < 50 empleados: 1.000€ (hasta 3 usuarios).

Uno de los factores que también impulsa la utilización de factura electrónica es la reciente aprobación por el Consejo de Ministros del Anteproyecto de Ley Crea y Crece, que será remitido a las Cortes Generales para su tramitación parlamentaria que obliga a la facturación electrónica en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos.

Desde ZeroComa somos pioneros en el diseño de software de Factura Electrónica y disponemos de soluciones como EdasFacturas, con gran reconocimiento e implantación en el mercado. EdasFacturas es la primera Solución de Factura Electrónica aprobada por Hacienda y con la cual se envían cerca del 20% del total de facturas electrónicas que recibe la Administración desde el 2015, año en el que se aprobó el uso de la factura electrónica con destino a las Administración Pública y que tantos beneficios ha supuesto a los proveedores.

EdasFacturas está diseñado para emitir facturas en formato papel, Facturae y PDF con firma electrónica. La conservación de todas las facturas emitidas y recibidas es digital y certificado por la AEAT. Además, permite envíos masivos de facturas a diferentes plataformas públicas y actualiza el estado de pago de las facturas en cada una de ellas para un mayor control de la tesorería de las empresas.

Con la utilización de la factura electrónica, tu empresa estará contribuyendo a mejorar el tejido productivo español gracias al ahorro económico que conlleva y a la eficiencia en la gestión. La factura electrónica cumple con los requisitos legales y técnicos exigibles. Garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que impide el repudio de la factura por su emisor.

ZeroComa participa como Agente Digitalizador de Kit Digital en la sesión convocada por la Asociación de Empresarios del Corredor del Henares

  • Las Soluciones de Factura Electrónica, Notificaciones Electrónicas y la aplicación de Gestión de Notas de Gasto de empresa están presentes en el catálogo de soluciones del plan de ayudas de pymes y autónomos conocido como Kit Digital.
  • La sesión ha sido organizada por la Asociación de Empresarios del Corredor del Henares (AEDHE).

ZeroComa ha participado como agente digitalizador del plan Kit Digital en una sesión informativa organizada por la Oficina Acelera Pyme de AEDHE (Asociación de Empresarios del Corredor del Henares), en la que se han destacado algunas de sus soluciones; el software de intercambio de Factura Electrónica, el software de gestión automática de Notificaciones Electrónicas, y el de Gestión de Notas de Gasto, herramientas clave en la gestión interna de cualquier pyme en su camino hacia la transformación digital.

En la sesión se ha puesto en valor el enorme impacto en la reducción de tareas administrativas que supone la utilización de EdasNotificaciones para la gestión de las notificaciones procedentes de la AA.PP. al ser una herramienta que asume y automatiza los procesos de monitorización de sedes, descarga, catalogación, archivo y distribución de notificaciones entre los responsables de la empresa.

La eficiencia de este software se hace palpable por su gran cobertura, por ser multiempresa y accesible desde cualquier lugar, lo que agiliza toda la gestión de cada notificación desde su puesta a disposición  y su descarga, minimizando mucho el riesgo de sanción por incumplimiento de plazos.

Por su parte, con respecto a la Factura Electrónica, ZeroComa resalta la versatilidad y amplitud de soluciones de las que dispone. En concreto, la solución presentada fue EdasInvoicing, que consiste en una solución para la emisión de facturas electrónicas desde entorno web, y se encuentra en el catálogo de Kit Digital. Funciona desde una interfaz muy intuitiva en donde el usuario puede gestionar sus facturas, emitirlas y hacer un seguimiento de las entregas y posibles incidencias durante el proceso.

Otra de las soluciones que se han abordado en la sesión con empresas procedentes del Corredor del Henares, ha sido la aplicación Okticket para la gestión automática de los gastos de empresa (dietas, viajes, traslados, etc). Con la vuelta a los viajes de negocios después del parón de la pandemia, muchas compañías buscan automatizar y agilizar la presentación y validación de los gastos con una herramienta digital capaz de ahorrarle a la empresa y los empleados el tiempo invertido en la tramitación gracias a un sistema cómodo, ágil, intuitivo y de implantación inmediata.

El Congreso aprueba la Ley Crea y Crece

El Congreso de los Diputados ha aprobado la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, Ley “Crea y Crece” que entre otras cuestiones, hace obligatorio el uso de la Factura Electrónica en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos: Artículo 12 que modifica el artículo 2 bis 2. De la Ley 56/2007.

Los principales objetivos de la Ley son la lucha contra la morosidad, el impulso de la digitalización de procesos, la reducción de los costes de transacción y el fomento de la transparencia en el mercado. Destaca como prioridad, “atajar de manera eficaz la morosidad en las operaciones comerciales”: Artículo 11 que añade un nuevo apartado 3 bis al artículo 13 de la Ley 38/2003 General de Subvenciones.

La Ley considera que una de las medidas que permitirán disponer de información sobre los plazos de pago entre empresas, es la generalización de la factura electrónica y para ello, obliga a expedir, remitir y recibir facturas electrónicas entre todas las empresas y autónomos que deberán cumplir los requisitos técnicos y de información para que la Administración pueda “controlar” la fecha de pago y “determinar los periodos medios de pago”.

Esta Ley, que se encuadra en el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, persigue reforzar la protección de pequeñas empresas al ser “las que sufren en mayor medida el incumplimiento de los plazos de pago” y promueve la adopción de la facturación electrónica a través del Programa Digital Toolkit.

Las empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros están obligadas a implementar la facturación electrónica un año después de la aprobación del reglamento, que se estima tendrá lugar a los 6 meses de la publicación de la Ley.

Como aspecto a resaltar por su importante implicación en el despliegue masivo de la facturación electrónica, la Ley hace obligatoria la interoperabilidad entre plataformas y servicios de facturación y además, ésta ha de ser gratuita para los proveedores de bienes y servicios que han de facturar a sus clientes: Artículo 12 que modifica el artículo 2 bis 2. De la Ley 56/2007

Por tanto, y a modo de resumen, las empresas:

– Deben expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos.

Han de cumplir los plazos de pago si quieren tener acceso a las subvenciones públicas.

– Facilita a los receptores de la factura electrónica su recepción o acceso, visualización, descarga e impresión gratuita.

– Debe permitir a los destinatarios de sus facturas, su consulta durante al menos 4 años, aunque ya no sean clientes; además, los destinatarios podrán solicitar durante el mismo plazo copia de las facturas.

– Los obligados que no cumplan lo dispuesto en la Ley «Crea y Crece» podrán ser sancionados con multas de hasta 10.000 euros.

Todo lo que hay que saber de TicketBAI, el nuevo sistema de facturación vasco

  • El ticket o factura deberá contener, entre otros, un código QR y una firma electrónica.
  • TicketBAI registrará en tiempo real los ingresos de toda actividad económica para facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y evitar el fraude fiscal y la economía sumergida.
  • Todas las diputaciones irán adaptando sus sistemas de facturación a TBAI de forma progresiva, pero Álava será la primera en hacerlo obligatorio.

Si llevas una pyme, gran empresa o eres autónomo, persona física o jurídica, realizas una actividad económica y tienes tu sede social en el País Vasco, esta noticia es de tu interés. A partir de enero de 2022 las Haciendas Forales de Guipúzcoa y Álava, y a partir del 2024 en Vizcaya, obligarán a los negocios implementar TicketBAI, un nuevo sistema de facturación con nuevos requisitos técnicos y legales. Para ello las empresas deberán disponer de un software que cumpla con los requerimientos de la nueva normativa. Pero, ¿en qué consiste exactamente este método? A continuación, detallamos algunos de los aspectos más importantes que deberías conocer:

¿Quiénes tienen que adaptar TicketBAI?

Todas las personas o empresas con sede social en el País Vasco que realicen actividades económicas, independientemente de su tamaño, sector y volumen de operaciones.

¿En qué consiste TicketBAI?

Para cumplir con este procedimiento, los sujetos obligados deberán utilizar un software “garante” certificado por las Haciendas de Vizcaya, Guipúzcoa y Álava. Por tanto, cualquier forma en la que los negocios emitan facturas (ordenadores, cajas registradoras, TPVs, aplicaciones, etc) deberá realizarse con un software adscrito a TicketBAI.

Los tickets o facturas expedidas deberán incluir una firma electrónica, un código QR que recopile toda la información e identifique a su emisor, un identificador o ID TBAI que garantice su autenticidad y la encadene con la factura anterior, una huella que identifique el dispositivo, el programa utilizado y su versión, entre otros.

La Hacienda Foral determinará la forma y plazos en los que se envíe la factura. La facturación con TicketBAI garantiza registros íntegros, trazables e inviolables. Además, el sistema custodia toda la información enviada.

¿Qué objetivos persigue TicketBAI?

El objetivo de este sistema de facturación es facilitar a las empresas el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, controlar los ingresos que perciben en tiempo real, los pagos que realizan en efectivo y evitar el fraude fiscal.

También persigue la digitalización de los procesos empresariales y una ágil relación con las Administraciones Públicas.

Fechas de implantación por provincias

Este nuevo método de facturación ha ido progresivamente implantándose en las provincias vascas desde el año 2020 pero que, a causa del COVID-19, ha ido retrasando su entrada en vigor.

VIZCAYA.

  • Octubre de 2020: los sistemas de facturación empezaron a implementar TBAI en todo aquel negocio que quisiera hacerlo de forma voluntaria.
  • Enero de 2024: todos sujetos obligados deberán estar preparados técnicamente.

GUIPÚZCOA.

  • Enero de 2021: las empresas de esta provincia empezar a implantar TBAI de forma voluntaria.
  • A finales de 2022: todas las empresas deberán tener sus sistemas de facturación adaptados a TBAI.

ÁLAVA.

  • Abril de 2021: las empresas del sector de la asesoría fiscal irán implementando TBAI obligatoriamente.
  • Enero de 2022: entrará en vigor TBAI de forma obligatoria para el resto de empresas alavesas, con lo que dicha provincia será la primera en cumplir con TicketBAI en la totalidad de sus negocios.

Cierre de ejercicio: revisión de la contabilidad

Como todos los años por estas fechas, las empresas tienen que hacer balance y revisar sus cuentas en cuanto a operaciones y volumen de cifra de negocios durante el año 2020 y que pueden «impactar en las obligaciones tributarias del ejercicio siguiente», según recoge el Diario de Tarragona, que destaca que el umbral a tener en cuenta es de seis millones de euros para que cualquier entidad que supere esta cifra se vea obligada a presentar declaraciones mensuales de IVA y del IRPF a partir de este año 2021, «siendo la primera declaración afectada, la declaración del mes de enero a presentar antes del 1 de marzo».

Las sociedades con esta casuística quedarán incluidas como sujetos obligatorio de presentación del Suministro Inmediato de Información (SII) debiendo presentar los registros de las facturas emitidas y recibidas a través de los sistemas habilitados por la AEAT. Por contra, si no se ha superado los seis millones, el plazo de presentación e ingreso de las declaraciones será trimestral.

Diario de Tarragona destaca que si la cifra de negocios del pasado año supera los 6 millones de euros, la empresa deberá presentar los pagos fraccionados del 2021, «debiendo realizar un cierre contable en marzo, septiembre y noviembre a los efectos de calcular la base imponible del pago fraccionado de cada uno de los periodos». En caso de no superar la cifra, «los pagos podrán realizarse según el método de cuota, cuyo cálculo está referenciado a la cuota íntegra del Impuesto sobre Sociedades del ejercicio anterior».

En el supuesto que la cifra de negocios supere los 10 millones de euros, ya no resultarán de aplicación para el ejercicio 2021 los incentivos de empresas de reducida dimensión. «El tipo aplicable para los pagos fraccionados se incrementará del 17% al 24%» y se ingresará el pago fraccionado mínimo, «en el supuesto que el 23% del resultado contable del periodo supere el importe del pago fraccionado calculado por el método de base».

Si se ha superado la cifra de 20 de millones de importe neto de cifra de negocios, la aplicación de créditos fiscales en el Impuesto de Sociedades del año 2021  será una limitación «ya que la compensación de bases imponibles negativas (BIN’s) estará limitada al 50% de la base imponible positiva, y la aplicación de deducciones por doble imposición nacional e internacional estará limitada al 50% de la cuota íntegra del periodo».

Para más información: Diario de Tarragona. Nuria Cabré Plana (Socia de Garrigues Abogados y Asesores Tributarios).

Aumenta la demanda de las soluciones digitales de ZeroComa debido al confinamiento y el teletrabajo

  • Las empresas han sido conscientes de su escasa preparación tecnológica para afrontar periodos de teletrabajo durante el confinamiento por la COVID-19.
  • La demanda de software de gestión de Notificaciones Electrónicas ha crecido sin interrupción desde marzo del año pasado.

Desde que se decretara en España el estado de alarma en marzo de 2019 debido a la expansión del virus COVID-19, las empresas han tenido que depender del teletrabajo para continuar con su actividad. Dada a la escasa preparación tecnológica por afrontar un largo periodo de trabajo fuera de la oficina, la demanda de grandes, medianas y pequeñas compañías por las soluciones de ZeroComa referentes a la digitalización y automatización de procesos, ha aumentado notablemente.

Este aumento responde a la forzosa necesidad de las empresas por adaptarse a la situación propiciada por el confinamiento. Para evitar la expansión del virus, las compañías se han visto obligadas a mandar a sus empleados a casa a teletrabajar, con lo que muchas de las tareas que se llevaban a cabo en las oficinas no se podían realizar íntegramente y con seguridad. De ahí brota el interés por recurrir a programas de software capaces de realizar dichas tareas de forma digital garantizando seguridad, sencillez y accesibilidad por cualquier miembro de la organización sin importar el lugar en el que se encuentre.

Las soluciones de ZeroComa más demandadas son, entre otras, la automatización de la gestión de las notificaciones electrónicas enviadas por la Administración y la gestión de facturas de proveedores. Las consultas de las mismas han aumentado en los últimos meses al garantizar la continuidad de los negocios en esta complicada situación. Estas herramientas facilitan además el trabajo automatizando tareas repetitivas y minimizando el riesgo al responder a las cambiantes exigencias legales de la Administración Pública.

De entre todas las soluciones, destaca un repunte significativo de la demanda de la Solución de gestión de Notificaciones Electrónicas, motivada por el aumento actual de las comunicaciones en formato electrónico. Esta solución es capaz de automatizar la revisión de sedes electrónicas en busca de Notificaciones puestas a disposición de las empresas y es 100 % accesible en un escenario de teletrabajo.

Solución de Factura Electrónica: EdasFacturas

¿Qué es la factura electrónica ?

Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Recordemos que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.

Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico.

Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.

Normativa legal

Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular,  están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este Reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónicas.

En él se regulan aspectos como:

  • Obligación de expedir factura.
  • Tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada.
  • Expedición por terceros.
  • Contenido de la factura.
  • Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
  • Especificidades de la factura electrónica.
  • Plazos.
  • Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.
  • Regímenes especiales.
  • Conservación.

Legibilidad, autenticidad e integridad

Todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben garantizar:

  • La legibilidad de la factura.
  • La autenticidad del origen de la factura (es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona).
  • La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado).

En el caso de la factura electrónica:

La legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe.

La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:

  • Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
  • Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
  • Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
  • Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

Tipos de facturas electrónicas

Conviene distinguir dos tipos fundamentales de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.

Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet. La diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.

Facturas en formato estructurado

Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.

Facturas en formato no estructurado

Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.

Ventajas de la factura electrónica

Beneficios específicos de la factura electrónica son:

  • acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro;
  • reducir errores humanos;
  • eliminar costes de impresión y envío postal;
  • facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas;
  • reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento;
  • mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente;
  • facilitar la lucha contra el fraude;
  • subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión;
  • y, esto es lo más importante, contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.

Los beneficios económicos derivados de la automatización del proceso de la factura superan a los ahorros en impresión y envío postal. Por eso, el máximo beneficio potencial se realiza mediante el empleo de facturas electrónicas con formato estructurado, si bien hay escenarios donde no se materializan estos beneficios, como el caso de facturas destinadas a personas físicas.

Estos beneficios, sin embargo, no podrán materializarse si no se superan importantes retos. Cabe destacar los siguientes:

  • su adopción por la Pequeña y Mediana Empresa (PYME), que constituye el segmento más importante del tejido empresarial español y europeo;
  • su aceptación por los ciudadanos; su implantación en las Administraciones públicas; y
  • la interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónica que permita su uso en la interrelación comercial tanto dentro como a través de nuestras fronteras.

Factura electrónica: EdasFacturas

Crear, firmar y enviar facturas electrónicas nunca fue tan fácil. Con Todas las Garantías Legales y homologado por la AEAT.

La factura electrónica permite a cualquier organización, independientemente del sector, tamaño, etc., transformar su sistema de facturación y disponer de una solución que cumpla con la legislación vigente. ZeroComa, como compañía que lidera este mercado, entrega cerca del 20 % del total de facturas que recibe la Administración Pública española desde 2015.

La factura electrónica cumple con los requisitos legales y reglamentariamente exigibles a las facturas. Además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que impide el repudio de la factura por su emisor.

¿Cuáles son las ventajas de la factura electrónica?

  • Reduce los ciclos de tramitación y de cobro de las facturas, lo que significa ahorro de tiempo y dinero.
  • Disminuye los errores humanos que pueden desequilibrar la declaración de impuestos del contribuyente y su balance en la empresa.
  • Facilita el acceso a las facturas almacenadas y los archivos no ocupan espacio físico.
  • Es más fácil y rápido tener archivos de respaldo para evitar pérdidas.
  • Mejora y optimiza el servicio al cliente.
  • Es una opción ecológica, ya que disminuye en gran medida el consumo de papel.
  • Permite un mejor control fiscal y facilita a Hacienda la lucha contra el fraude y la evasión de impuestos.
  • Permite a las empresas llevar una mejor y más exacta contabilidad, en tiempo real.
  • Está protegida por la firma digital, por lo que es más segura y garantiza la integridad del documento original.

En ZeroComa hemos diseñado EdasFacturas, la primera solución de Factura Electrónica integrada con FACe y los Puntos Generales de Entrada (PGE) en entorno Windows para dar cumplimiento a dicha Ley; además, somos expertos en facturación electrónica: RED.ES nos ha contratado la redacción del manual de integración con FACe para otros desarrolladores.

imagen de factura electrónica sistema

Caso de Éxito: AENOR

AENOR, una de las empresas líder en certificación (Normas UNE, EN e ISO) más reconocidas a nivel nacional e internacional, ha elegido la tecnología de ZeroComa para facturar electrónicamente a sus clientes.

Los sellos de certificación de AENOR se asocian a áreas de gran importancia entre las actividades de cualquier compañía: Calidad, Alimentación, I+D+i, Eficiencia Energética, Riesgos y Seguridad, Compliance o Medio Ambiente, entre otros. AENOR tiene vigentes más de 80.000 centros de trabajo certificados de sistemas de gestión relacionados con las áreas anteriormente mencionadas en el ámbito internacional y más de 100.000 productos y servicios han sido ya certificados.

AENOR ha elegido por su potencia y seguridad EdasFacturas, la solución de ZeroComa, para el proceso de emisión, firmado electrónico y entrega de todas las facturas que la organización gestiona al año entre Sector Público y Privado. El automatismo de la solución, así como su capacidad para conectar con multitud de plataformas públicas y de controlar los estados de tramitación de las facturas que ofrece la solución, han sido también muy valorados para su elección como la plataforma idónea para la prestación del servicio.