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¿Cómo facturar electrónicamente a la Administración Pública?

Desde enero de 2015 existe en España la obligatoriedad de facturar de forma electrónica a la Administración Pública. Si eres proveedor de las AA.PP. tienes la obligación de expedir facturas electrónicas en cada una de las relaciones contractuales que mantengas.

¿Cómo tienen que ser las facturas electrónicas para la Administración Pública?

Según el portal del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, las facturas electrónicas tienen que cumplir con tres requisitos:

  • Estar escritas en lenguaje informático (Facturae 3.2 o Facturae 3.2.1.)
  • Estar firmadas electrónicamente.
  • Indicar el destinatario de la factura electrónica.

El tratamiento de una factura requiere que esta esté firmada electrónicamente, con lo que es necesario un certificado electrónico reconocido.

¿Cómo indico el destino de la factura dentro de la Administración Pública?

Dentro de la factura, se deberá especificar:

  • Oficina contable.
  • Órgano gestor.
  • Unidad tramitadora.

¿Cómo envío la factura electrónica a la Administración Pública?

Las Facturas electrónicas dirigidas a las AA.PP. se envían a través de los puntos generales de entrada. Es como una ventanilla electrónica por donde entran todas las facturas dirigidas a la Administración, ya sea local, autonómica o del Estado.

El envío de la factura al PGE provoca automáticamente su registro electrónico administrativo.

El Punto General de Entrada de la Administración Pública es FACe, en donde el usuario puede enviar facturas a la Administración General del Estado, consultar el estado de estas y el directorio de unidades para conocer el código de identificación del destinatario, entre otros.

Una vez enviada la factura, el emisor debe conservar la copia durante el plazo establecido por la ley.

La conservación de la factura debe garantizar (ante posibles inspecciones con autoridades tributarias) los siguientes requisitos:

  • Legibilidad: para que pueda ser leída sin problemas por una persona.
  • Autenticidad:  para certificar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de servicios facturados, y la del emisor de la misma, en caso de no ser el mismo.
  • Integridad del contenido: garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado.

La firma electrónica en la factura permite cumplir en gran parte los requerimientos de integridad y autenticidad de las facturas.

Si todavía no operas con Factura Electrónica, solicita el bono Kit Digital y contrata desde 0€ la mejor solución para tu empresa

  • La obligatoriedad de la factura electrónica en el sector privado precipita la implantación de software de intercambio de facturas electrónicas en las empresas.
  • Con el bono de ayudas Kit Digital, empresas de 10 a 49 empleados pueden contratar sin coste la Solución de facturación electrónica, EdasFacturas.

La próxima obligatoriedad de la Factura Electrónica en el sector privado y el impulso de una revolución digital significativa en las empresas, propiciada por la crisis de la COVID-19, han acelerado la puesta en marcha de procesos digitales en las compañías para sobrevivir al mercado competitivo actual.

Fruto de toda esta revolución digital, se ha lanzado en España un plan de ayudas públicas a pymes y autónomos a través del bono Kit Digital. Si tu negocio todavía no opera con factura electrónica, ahora puedes solicitar una subvención de hasta 1.000€, implantar software de facturación electrónica y unirte al procedimiento comercial actual seguido por muchas empresas.

Importe máximo de la ayuda:

  • 0 < 3 empleados: 500€ (hasta 1 usuario).
  • 3 < 9 empleados: 1.000€ (hasta 3 usuarios).
  • 10 < 50 empleados: 1.000€ (hasta 3 usuarios).

Uno de los factores que también impulsa la utilización de factura electrónica es la reciente aprobación por el Consejo de Ministros del Anteproyecto de Ley Crea y Crece, que será remitido a las Cortes Generales para su tramitación parlamentaria que obliga a la facturación electrónica en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos.

Desde ZeroComa somos pioneros en el diseño de software de Factura Electrónica y disponemos de soluciones como EdasFacturas, con gran reconocimiento e implantación en el mercado. EdasFacturas es la primera Solución de Factura Electrónica aprobada por Hacienda y con la cual se envían cerca del 20% del total de facturas electrónicas que recibe la Administración desde el 2015, año en el que se aprobó el uso de la factura electrónica con destino a las Administración Pública y que tantos beneficios ha supuesto a los proveedores.

EdasFacturas está diseñado para emitir facturas en formato papel, Facturae y PDF con firma electrónica. La conservación de todas las facturas emitidas y recibidas es digital y certificado por la AEAT. Además, permite envíos masivos de facturas a diferentes plataformas públicas y actualiza el estado de pago de las facturas en cada una de ellas para un mayor control de la tesorería de las empresas.

Con la utilización de la factura electrónica, tu empresa estará contribuyendo a mejorar el tejido productivo español gracias al ahorro económico que conlleva y a la eficiencia en la gestión. La factura electrónica cumple con los requisitos legales y técnicos exigibles. Garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que impide el repudio de la factura por su emisor.

ZeroComa participa como Agente Digitalizador de Kit Digital en la sesión convocada por la Asociación de Empresarios del Corredor del Henares

  • Las Soluciones de Factura Electrónica, Notificaciones Electrónicas y la aplicación de Gestión de Notas de Gasto de empresa están presentes en el catálogo de soluciones del plan de ayudas de pymes y autónomos conocido como Kit Digital.
  • La sesión ha sido organizada por la Asociación de Empresarios del Corredor del Henares (AEDHE).

ZeroComa ha participado como agente digitalizador del plan Kit Digital en una sesión informativa organizada por la Oficina Acelera Pyme de AEDHE (Asociación de Empresarios del Corredor del Henares), en la que se han destacado algunas de sus soluciones; el software de intercambio de Factura Electrónica, el software de gestión automática de Notificaciones Electrónicas, y el de Gestión de Notas de Gasto, herramientas clave en la gestión interna de cualquier pyme en su camino hacia la transformación digital.

En la sesión se ha puesto en valor el enorme impacto en la reducción de tareas administrativas que supone la utilización de EdasNotificaciones para la gestión de las notificaciones procedentes de la AA.PP. al ser una herramienta que asume y automatiza los procesos de monitorización de sedes, descarga, catalogación, archivo y distribución de notificaciones entre los responsables de la empresa.

La eficiencia de este software se hace palpable por su gran cobertura, por ser multiempresa y accesible desde cualquier lugar, lo que agiliza toda la gestión de cada notificación desde su puesta a disposición  y su descarga, minimizando mucho el riesgo de sanción por incumplimiento de plazos.

Por su parte, con respecto a la Factura Electrónica, ZeroComa resalta la versatilidad y amplitud de soluciones de las que dispone. En concreto, la solución presentada fue EdasInvoicing, que consiste en una solución para la emisión de facturas electrónicas desde entorno web, y se encuentra en el catálogo de Kit Digital. Funciona desde una interfaz muy intuitiva en donde el usuario puede gestionar sus facturas, emitirlas y hacer un seguimiento de las entregas y posibles incidencias durante el proceso.

Otra de las soluciones que se han abordado en la sesión con empresas procedentes del Corredor del Henares, ha sido la aplicación Okticket para la gestión automática de los gastos de empresa (dietas, viajes, traslados, etc). Con la vuelta a los viajes de negocios después del parón de la pandemia, muchas compañías buscan automatizar y agilizar la presentación y validación de los gastos con una herramienta digital capaz de ahorrarle a la empresa y los empleados el tiempo invertido en la tramitación gracias a un sistema cómodo, ágil, intuitivo y de implantación inmediata.

España hará obligatoria la factura electrónica

El Gobierno ha aprobado el Proyecto de Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, Ley “Crea y Crece”, que entre otras cuestiones, hace obligatorio el uso de la Factura Electrónica en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos: Artículo 12 que modifica el artículo 2 bis 2. De la Ley 56/2007.

Los principales objetivos de la Ley es la lucha contra la morosidad, el impulso de la digitalización de procesos, la reducción de los costes de transacción y el fomento de la transparencia en el mercado, como recoge el texto publicado el pasado 17 de diciembre por la Comisión de Asuntos económicos y Transformación Digital en el Proyecto de Ley de Creación y Crecimiento de Empresas. Destaca como prioridad, “atajar de manera eficaz la morosidad en las operaciones comerciales”: Artículo 11 que añade un nuevo apartado 3 bis al artículo 13 de la Ley 38/2003 General de Subvenciones.

Para ello es imprescindible la información sobre los plazos de pago entre empresas, y por ello establece la obligación de expedir y remitir facturas electrónicas entre todas las empresas y autónomos cumpliendo los requisitos técnicos y de información que permitirán “controlar” la fecha de pago y “determinar los periodos medios de pago”.

Esta medida, que forma parte del Plan de Recuperación y Resiliencia (un paquete de ayudas financiado por la Unión Europa para mitigar el impacto económico y social causado por la pandemia), refuerza la protección de pequeñas empresas al ser “las que sufren en mayor medida las prácticas en relación a los plazos de pago” y facilita la adopción de la facturación electrónica con el diseño de un plan de ayudas económicas dirigidas a pequeñas empresas a través del Programa Digital Toolkit.

Las empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros están obligadas a implementar la facturación electrónica un año después de que la presente Ley sea publicada en el Boletín Oficial del Estado (BOE).

Como aspecto a resaltar, en el Proyecto de Ley se hace obligatoria la interoperabilidad entre plataformas y servicios de facturación que además ha de ser gratuita para los proveedores de bienes y servicios que han de facturar a sus clientes: Artículo 12 que modifica el artículo 2 bis 2. De la Ley 56/2007

Por tanto, a efectos de lo dispuesto, las empresas:

– Deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos.

Han de cumplir los plazos de pago si quieren tener acceso a las subvenciones públicas.

– Facilitarán a los receptores de la factura electrónica su recepción o acceso, visualización, descarga e impresión gratuita.

– Deberán permitir la consulta de los destinatarios de sus facturas durante al menos 4 años, aunque ya no sean clientes; además, los destinatarios podrán solicitar durante el mismo plazo copia de las facturas.

– Los obligados que no cumplan lo dispuesto en la Ley «Crea y Crece» podrán ser sancionados con multas de hasta 10.000 euros si no ofrecen a los clientes la posibilidad de recibir facturas electrónicas y si no permiten el acceso a sus facturas a quienes hayan dejado de ser clientes.

Esta obligación se alinea con la ya aprobada en el año 2015 en España de uso de la factura electrónica con destino a las Administraciones públicas y que tantos beneficios ha supuesto a los proveedores.

Todo lo que hay que saber de TicketBAI, el nuevo sistema de facturación vasco

  • El ticket o factura deberá contener, entre otros, un código QR y una firma electrónica.
  • TicketBAI registrará en tiempo real los ingresos de toda actividad económica para facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y evitar el fraude fiscal y la economía sumergida.
  • Todas las diputaciones irán adaptando sus sistemas de facturación a TBAI de forma progresiva, pero Álava será la primera en hacerlo obligatorio.

Si llevas una pyme, gran empresa o eres autónomo, persona física o jurídica, realizas una actividad económica y tienes tu sede social en el País Vasco, esta noticia es de tu interés. A partir de enero de 2022 las Haciendas Forales de Guipúzcoa y Álava, y a partir del 2024 en Vizcaya, obligarán a los negocios implementar TicketBAI, un nuevo sistema de facturación con nuevos requisitos técnicos y legales. Para ello las empresas deberán disponer de un software que cumpla con los requerimientos de la nueva normativa. Pero, ¿en qué consiste exactamente este método? A continuación, detallamos algunos de los aspectos más importantes que deberías conocer:

¿Quiénes tienen que adaptar TicketBAI?

Todas las personas o empresas con sede social en el País Vasco que realicen actividades económicas, independientemente de su tamaño, sector y volumen de operaciones.

¿En qué consiste TicketBAI?

Para cumplir con este procedimiento, los sujetos obligados deberán utilizar un software “garante” certificado por las Haciendas de Vizcaya, Guipúzcoa y Álava. Por tanto, cualquier forma en la que los negocios emitan facturas (ordenadores, cajas registradoras, TPVs, aplicaciones, etc) deberá realizarse con un software adscrito a TicketBAI.

Los tickets o facturas expedidas deberán incluir una firma electrónica, un código QR que recopile toda la información e identifique a su emisor, un identificador o ID TBAI que garantice su autenticidad y la encadene con la factura anterior, una huella que identifique el dispositivo, el programa utilizado y su versión, entre otros.

La Hacienda Foral determinará la forma y plazos en los que se envíe la factura. La facturación con TicketBAI garantiza registros íntegros, trazables e inviolables. Además, el sistema custodia toda la información enviada.

¿Qué objetivos persigue TicketBAI?

El objetivo de este sistema de facturación es facilitar a las empresas el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, controlar los ingresos que perciben en tiempo real, los pagos que realizan en efectivo y evitar el fraude fiscal.

También persigue la digitalización de los procesos empresariales y una ágil relación con las Administraciones Públicas.

Fechas de implantación por provincias

Este nuevo método de facturación ha ido progresivamente implantándose en las provincias vascas desde el año 2020 pero que, a causa del COVID-19, ha ido retrasando su entrada en vigor.

VIZCAYA.

  • Octubre de 2020: los sistemas de facturación empezaron a implementar TBAI en todo aquel negocio que quisiera hacerlo de forma voluntaria.
  • Enero de 2024: todos sujetos obligados deberán estar preparados técnicamente.

GUIPÚZCOA.

  • Enero de 2021: las empresas de esta provincia empezar a implantar TBAI de forma voluntaria.
  • A finales de 2022: todas las empresas deberán tener sus sistemas de facturación adaptados a TBAI.

ÁLAVA.

  • Abril de 2021: las empresas del sector de la asesoría fiscal irán implementando TBAI obligatoriamente.
  • Enero de 2022: entrará en vigor TBAI de forma obligatoria para el resto de empresas alavesas, con lo que dicha provincia será la primera en cumplir con TicketBAI en la totalidad de sus negocios.

Cierre de ejercicio: revisión de la contabilidad

Como todos los años por estas fechas, las empresas tienen que hacer balance y revisar sus cuentas en cuanto a operaciones y volumen de cifra de negocios durante el año 2020 y que pueden «impactar en las obligaciones tributarias del ejercicio siguiente», según recoge el Diario de Tarragona, que destaca que el umbral a tener en cuenta es de seis millones de euros para que cualquier entidad que supere esta cifra se vea obligada a presentar declaraciones mensuales de IVA y del IRPF a partir de este año 2021, «siendo la primera declaración afectada, la declaración del mes de enero a presentar antes del 1 de marzo».

Las sociedades con esta casuística quedarán incluidas como sujetos obligatorio de presentación del Suministro Inmediato de Información (SII) debiendo presentar los registros de las facturas emitidas y recibidas a través de los sistemas habilitados por la AEAT. Por contra, si no se ha superado los seis millones, el plazo de presentación e ingreso de las declaraciones será trimestral.

Diario de Tarragona destaca que si la cifra de negocios del pasado año supera los 6 millones de euros, la empresa deberá presentar los pagos fraccionados del 2021, «debiendo realizar un cierre contable en marzo, septiembre y noviembre a los efectos de calcular la base imponible del pago fraccionado de cada uno de los periodos». En caso de no superar la cifra, «los pagos podrán realizarse según el método de cuota, cuyo cálculo está referenciado a la cuota íntegra del Impuesto sobre Sociedades del ejercicio anterior».

En el supuesto que la cifra de negocios supere los 10 millones de euros, ya no resultarán de aplicación para el ejercicio 2021 los incentivos de empresas de reducida dimensión. «El tipo aplicable para los pagos fraccionados se incrementará del 17% al 24%» y se ingresará el pago fraccionado mínimo, «en el supuesto que el 23% del resultado contable del periodo supere el importe del pago fraccionado calculado por el método de base».

Si se ha superado la cifra de 20 de millones de importe neto de cifra de negocios, la aplicación de créditos fiscales en el Impuesto de Sociedades del año 2021  será una limitación «ya que la compensación de bases imponibles negativas (BIN’s) estará limitada al 50% de la base imponible positiva, y la aplicación de deducciones por doble imposición nacional e internacional estará limitada al 50% de la cuota íntegra del periodo».

Para más información: Diario de Tarragona. Nuria Cabré Plana (Socia de Garrigues Abogados y Asesores Tributarios).

Aumenta la demanda de las soluciones digitales de ZeroComa debido al confinamiento y el teletrabajo

  • Las empresas han sido conscientes de su escasa preparación tecnológica para afrontar periodos de teletrabajo durante el confinamiento por la COVID-19.
  • La demanda de software de gestión de Notificaciones Electrónicas ha crecido sin interrupción desde marzo del año pasado.

Desde que se decretara en España el estado de alarma en marzo de 2019 debido a la expansión del virus COVID-19, las empresas han tenido que depender del teletrabajo para continuar con su actividad. Dada a la escasa preparación tecnológica por afrontar un largo periodo de trabajo fuera de la oficina, la demanda de grandes, medianas y pequeñas compañías por las soluciones de ZeroComa referentes a la digitalización y automatización de procesos, ha aumentado notablemente.

Este aumento responde a la forzosa necesidad de las empresas por adaptarse a la situación propiciada por el confinamiento. Para evitar la expansión del virus, las compañías se han visto obligadas a mandar a sus empleados a casa a teletrabajar, con lo que muchas de las tareas que se llevaban a cabo en las oficinas no se podían realizar íntegramente y con seguridad. De ahí brota el interés por recurrir a programas de software capaces de realizar dichas tareas de forma digital garantizando seguridad, sencillez y accesibilidad por cualquier miembro de la organización sin importar el lugar en el que se encuentre.

Las soluciones de ZeroComa más demandadas son, entre otras, la automatización de la gestión de las notificaciones electrónicas enviadas por la Administración y la gestión de facturas de proveedores. Las consultas de las mismas han aumentado en los últimos meses al garantizar la continuidad de los negocios en esta complicada situación. Estas herramientas facilitan además el trabajo automatizando tareas repetitivas y minimizando el riesgo al responder a las cambiantes exigencias legales de la Administración Pública.

De entre todas las soluciones, destaca un repunte significativo de la demanda de la Solución de gestión de Notificaciones Electrónicas, motivada por el aumento actual de las comunicaciones en formato electrónico. Esta solución es capaz de automatizar la revisión de sedes electrónicas en busca de Notificaciones puestas a disposición de las empresas y es 100 % accesible en un escenario de teletrabajo.

Solución de Factura Electrónica: EdasFacturas

¿Qué es la factura electrónica ?

Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Recordemos que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.

Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico.

Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.

Normativa legal

Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular,  están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este Reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónicas.

En él se regulan aspectos como:

  • Obligación de expedir factura.
  • Tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada.
  • Expedición por terceros.
  • Contenido de la factura.
  • Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
  • Especificidades de la factura electrónica.
  • Plazos.
  • Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.
  • Regímenes especiales.
  • Conservación.

Legibilidad, autenticidad e integridad

Todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben garantizar:

  • La legibilidad de la factura.
  • La autenticidad del origen de la factura (es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona).
  • La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado).

En el caso de la factura electrónica:

La legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe.

La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:

  • Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
  • Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
  • Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
  • Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

Tipos de facturas electrónicas

Conviene distinguir dos tipos fundamentales de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.

Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet. La diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.

Facturas en formato estructurado

Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.

Facturas en formato no estructurado

Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.

Ventajas de la factura electrónica

Beneficios específicos de la factura electrónica son:

  • acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro;
  • reducir errores humanos;
  • eliminar costes de impresión y envío postal;
  • facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas;
  • reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento;
  • mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente;
  • facilitar la lucha contra el fraude;
  • subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión;
  • y, esto es lo más importante, contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.

Los beneficios económicos derivados de la automatización del proceso de la factura superan a los ahorros en impresión y envío postal. Por eso, el máximo beneficio potencial se realiza mediante el empleo de facturas electrónicas con formato estructurado, si bien hay escenarios donde no se materializan estos beneficios, como el caso de facturas destinadas a personas físicas.

Estos beneficios, sin embargo, no podrán materializarse si no se superan importantes retos. Cabe destacar los siguientes:

  • su adopción por la Pequeña y Mediana Empresa (PYME), que constituye el segmento más importante del tejido empresarial español y europeo;
  • su aceptación por los ciudadanos; su implantación en las Administraciones públicas; y
  • la interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónica que permita su uso en la interrelación comercial tanto dentro como a través de nuestras fronteras.

Factura electrónica: EdasFacturas

Crear, firmar y enviar facturas electrónicas nunca fue tan fácil. Con Todas las Garantías Legales y homologado por la AEAT.

La factura electrónica permite a cualquier organización, independientemente del sector, tamaño, etc., transformar su sistema de facturación y disponer de una solución que cumpla con la legislación vigente. ZeroComa, como compañía que lidera este mercado, entrega cerca del 20 % del total de facturas que recibe la Administración Pública española desde 2015.

La factura electrónica cumple con los requisitos legales y reglamentariamente exigibles a las facturas. Además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que impide el repudio de la factura por su emisor.

¿Cuáles son las ventajas de la factura electrónica?

  • Reduce los ciclos de tramitación y de cobro de las facturas, lo que significa ahorro de tiempo y dinero.
  • Disminuye los errores humanos que pueden desequilibrar la declaración de impuestos del contribuyente y su balance en la empresa.
  • Facilita el acceso a las facturas almacenadas y los archivos no ocupan espacio físico.
  • Es más fácil y rápido tener archivos de respaldo para evitar pérdidas.
  • Mejora y optimiza el servicio al cliente.
  • Es una opción ecológica, ya que disminuye en gran medida el consumo de papel.
  • Permite un mejor control fiscal y facilita a Hacienda la lucha contra el fraude y la evasión de impuestos.
  • Permite a las empresas llevar una mejor y más exacta contabilidad, en tiempo real.
  • Está protegida por la firma digital, por lo que es más segura y garantiza la integridad del documento original.

En ZeroComa hemos diseñado EdasFacturas, la primera solución de Factura Electrónica integrada con FACe y los Puntos Generales de Entrada (PGE) en entorno Windows para dar cumplimiento a dicha Ley; además, somos expertos en facturación electrónica: RED.ES nos ha contratado la redacción del manual de integración con FACe para otros desarrolladores.

imagen de factura electrónica sistema

Caso de Éxito: AENOR

AENOR, una de las empresas líder en certificación (Normas UNE, EN e ISO) más reconocidas a nivel nacional e internacional, ha elegido la tecnología de ZeroComa para facturar electrónicamente a sus clientes.

Los sellos de certificación de AENOR se asocian a áreas de gran importancia entre las actividades de cualquier compañía: Calidad, Alimentación, I+D+i, Eficiencia Energética, Riesgos y Seguridad, Compliance o Medio Ambiente, entre otros. AENOR tiene vigentes más de 80.000 centros de trabajo certificados de sistemas de gestión relacionados con las áreas anteriormente mencionadas en el ámbito internacional y más de 100.000 productos y servicios han sido ya certificados.

AENOR ha elegido por su potencia y seguridad EdasFacturas, la solución de ZeroComa, para el proceso de emisión, firmado electrónico y entrega de todas las facturas que la organización gestiona al año entre Sector Público y Privado. El automatismo de la solución, así como su capacidad para conectar con multitud de plataformas públicas y de controlar los estados de tramitación de las facturas que ofrece la solución, han sido también muy valorados para su elección como la plataforma idónea para la prestación del servicio.

Tipos de factura, finalidad de las mismas y datos que deben recoger

Cuando realizamos una transacción comercial es obligatorio que nos entreguen un documento justificante de la misma. Estdocumento es comúnmente conocido como Factura. El Real Decreto 1619/2012 describe en detalle tanto la información que debe contener como mínimo, como los tipos de facturas que podemos encontrar 

En este artículo resolvemos algunas cuestiones como: ¿Qué tipos de factura original hay? ¿Qué datos deben recoger? ¿Qué factura hay que solicitar para la deducción del IVA? o ¿cuáles son los tipos de soporte para operaciones de facturación? 

¿Cuántos tipos de factura original existen y qué campos deben recoger? 

Existen dos tipos de factura original, la factura completa y la factura simplificada. 

Una Factura Completa recoge más información que la factura simplificada, debe contener al menos la siguiente información: 

  • Número y serie de la factura. 
  • Fecha de expedición. 
  • Datos fiscales del emisor (nombre o razón social, NIF o CIF y dirección). 
  • Datos fiscales del receptor (nombre o razón social, NIF o CIF y dirección). 
  • Concepto (descripción del producto entregado o del servicio prestado). 
  • Tipo impositivo aplicado. En el caso de aplicarse distintos tipos de IVA, habrá que incluir las bases imponibles de forma separada. Tipo de IVA y cuota del mismo. 
  • Importe total. 

La Factura Simplificada es la que habitualmente recibe el consumidor en restaurantes, peluquerías, talleres, etc. En ella viene recogida información del emisor de la factura, pero no del cliente. 

  • Número y serie de la factura. 
  • Fecha de expedición. 
  • Datos fiscales del emisor 
  • Concepto (identificación de los bienes y servicios) 
  • Impuestos (especificar cuando se apliquen diferentes tipos impositivos) 
  • Contraprestación total. 

Para emitir una factura simplificada, el importe no debe superar los 400€, IVA incluido, ni superar los 3.000€ con IVA en caso de que sean operaciones de venta al por menor, servicios de ambulancia, ventas o servicios a domicilio, transporte de personas y equipaje, servicios de hostelería y restauración, parking de vehículos o autopistas de peaje, entre otros. 

¿Qué factura tienes que solicitar para conseguir la deducción del IVA del gasto? 

La diferencia más relevante entre una factura completa y una simplificada es que la primera identifica de forma completa a los intervinientes en la operación (emisor y receptor) y eso posibilita la deducción del IVA de la operación. En la factursimplificada sin embargo, no se identifica al receptor de la misma, lo que impide a la empresa la desgravación del IVA del gasto. Recuerda que los gastos reflejados deben tener relación con la actividad de tu organización. 

¿Qué otros tipos de factura hay? 

Además de la factura original (completa o simplificada), que es con la que comúnmente operamos, existen también la factura Rectificativa y Recapitulativa.  

La Factura Rectificativa se expide para rectificar o corregir los errores que pueda haber en la original o cuando se devuelve el producto vendido.  

La Factura Recapitulativa recoge todos los servicios o ventas prestados a un mismo cliente pero en distintas fechas dentro de un mes natural. Puede expedirse como tarde el último día del mesPuede atrasarse la entrega hasta el día 16 del mes siguiente si es para un empresario. 

¿En qué soporte hay que facturar si eres proveedor de la Administración Pública? 

Si eres proveedor de la Administración Pública, deberás utilizar algún software de factura electrónica homologado por Hacienda como EdasFacturas que automatiza la gestión de las facturas vía telemática. La factura electrónica es completamente legal y tiene los mismos requisitos que si lo fuese en soporte papel.  

¿Cuáles son las variantes de la factura original y para qué sirven? 

Si el producto o servicio prestado tiene varios destinatarios existe el Duplicado de la Facturaen el que debe constar el concepto duplicado para diferenciarla del resto y asignarle la validez que le corresponde. Los duplicados de la factura se expiden a los demás consumidores o receptores.   

Mientras el proveedor envía la factura al cliente, éste debdisponer de una copia al menos cinco años. Este documento denominado Copia de la Factura es idéntico al de la factura original, pero ha de constar el término ‘copia’ para identificarlo.  

Por otro lado, está la Factura ProformaEs un documento que refleja el presupuesto que detalla al cliente el servicio o producto que se ofrece, los precios, sus respectivos impuestos y retenciones, y la fecha máxima en la que expira la oferta. Esta relación de datos no tiene validez legal. 

El grupo de concesionarios líder en España Caetano Retail, se apoya en ZeroComa para la digitalización de sus procesos administrativos

El grupo de concesionarios Caetano Retail España transforma, de la mano de ZeroComa, sus procesos administrativos de tratamiento y aprobación de facturas de proveedor, la gestión de los expedientes de vehículos nuevos, de ocasión y Postventa, así como la gestión electrónica de las notas de gasto de los empleados, dando un salto cualitativo en estos procesos críticos para la compañía.

Caetano Retail, que representa a nivel nacional a 15 reputadas marcas de automóvil, hace una apuesta firme por la automatización de algunos de sus procesos administrativos internos y externos para operar de una forma ágil, segura y eficaz. La utilización de este tipo de tecnología garantiza la integridad de los documentos resultantes de todos los procesos ante Hacienda y además permite la eliminación del archivo físico.

El proyecto engloba la digitalización certificada de todo el proceso de registro, aprobación y contabilización de las facturas –cerca de 200.000– que la organización tramita anualmente con sus proveedores, y la gestión de los tickets y notas de gasto de los empleados de Caetano Retail a través de una aplicación móvil que conecta con el departamento de Administración de la compañía y cuyo flujo de envío y aprobación de los mismos es completamente automatizado.

Desde el punto de vista de los expedientes de vehículo, más de 230.000/año, el proyecto posibilita la tramitación íntegramente electrónica de la venta de vehículos, permitiendo hacer desde la plataforma habilitada cada parte del proceso, así como la generación de los documentos necesarios, el envío y firma electrónica de los mismos por parte del cliente, seguimiento de los trámites realizados y pendientes, inclusión de documentos internos para completar el expediente, etc., sirviendo la plataforma, por un lado, como solución interna de mejora de procesos, y por otro lado, permitiendo  hacer más eficiente y cómodo el proceso de venta de cara al cliente, quien ve claramente mejorada su experiencia de compra.

De este modo, ZeroComa se refuerza como proveedor de soluciones de transformación digital, ampliando aún más sus casos de éxito.

Caetano Retail España es un grupo de concesionarios oficiales de automóviles que representa actualmente a 15 marcas en España: BMW, BMW i, BMW Motorrad, Mercedes Benz, Mini, Peugeot, Smart, Renault, Nissan, Kia, Dacia y Servicio Oficial Honda. Con cerca de 1.400 empleados, Caetano Retail comercializa también coches seminuevos a través de su marca CarPlus. El grupo dispone de más de 50 puntos de venta y asistencia repartidos a nivel nacional y vende cerca de 30.000 vehículos cada año.