¿Qué es la factura electrónica ?
Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Recordemos que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.
Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico.
Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.
Normativa legal
Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular, están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este Reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónicas.
En él se regulan aspectos como:
- Obligación de expedir factura.
- Tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada.
- Expedición por terceros.
- Contenido de la factura.
- Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
- Especificidades de la factura electrónica.
- Plazos.
- Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.
- Regímenes especiales.
- Conservación.
Legibilidad, autenticidad e integridad
Todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben garantizar:
- La legibilidad de la factura.
- La autenticidad del origen de la factura (es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona).
- La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado).
En el caso de la factura electrónica:
La legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe.
La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:
- Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
- Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
- Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
- Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.
Tipos de facturas electrónicas
Conviene distinguir dos tipos fundamentales de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.
Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet. La diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.
Facturas en formato estructurado
Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.
Facturas en formato no estructurado
Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.
Ventajas de la factura electrónica
Beneficios específicos de la factura electrónica son:
- acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro;
- reducir errores humanos;
- eliminar costes de impresión y envío postal;
- facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas;
- reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento;
- mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente;
- facilitar la lucha contra el fraude;
- subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión;
- y, esto es lo más importante, contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.
Los beneficios económicos derivados de la automatización del proceso de la factura superan a los ahorros en impresión y envío postal. Por eso, el máximo beneficio potencial se realiza mediante el empleo de facturas electrónicas con formato estructurado, si bien hay escenarios donde no se materializan estos beneficios, como el caso de facturas destinadas a personas físicas.
Estos beneficios, sin embargo, no podrán materializarse si no se superan importantes retos. Cabe destacar los siguientes:
- su adopción por la Pequeña y Mediana Empresa (PYME), que constituye el segmento más importante del tejido empresarial español y europeo;
- su aceptación por los ciudadanos; su implantación en las Administraciones públicas; y
- la interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónica que permita su uso en la interrelación comercial tanto dentro como a través de nuestras fronteras.
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