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Principales beneficios para tu negocio ¡sólo por facturar electrónicamente!

Si tu negocio sigue operando con facturas en papel, está obsoleto. Existen varios tipos de facturas, pero la de papel en concreto, presenta grandes inconvenientes en su manejo y conservación, sobre todo de cara a tenerla durante al menos 5 años por motivos fiscales, aunque puede llegar a 50 años en otros casos.

Disponer de facturas en papel no solo obliga a consagrar un espacio físico para almacenarlas, también genera elevados gastos en gestión, archivadores o carpetas, así como en recursos humanos, pues se vuelven menos productivos al tener que invertir gran parte de su tiempo en la búsqueda de facturas. Todos estos inconvenientes se suman a la vulnerabilidad del archivo físico, su degradación y posible pérdida.

Otras alternativas a la factura en papel, como puede ser la electrónica, tampoco necesariamente ayudan a reducir los problemas de una compañía y a aumentar su productividad, ya que facturas en ficheros ofimáticos o PDF, entre otros, conllevan tareas y procesos para su archivo, tratamiento, conservación, consulta y recuperación.

Para resolver esta ecuación, es necesario disponer de una aplicación adecuada para el manejo de las facturas electrónicas, capaz de automatizar los procesos de gestión y que permita la búsqueda inmediata de la factura y de su contenido por cualquier miembro autorizado de la empresa.

Disponer de un software como EdasFacturas permite también el envío de facturas en distintos formatos como el Facturae exigido por la Administración Pública, así como la exportación a Excel para la realización de potentes análisis de gestión.

La digitalización es un paso necesario para llegar a la automatización, que revierte directamente en la empresa ayudando a las compañías en la mejora de su productividad.

ZeroComa, proveedor de confianza de Factura Electrónica y SII del grupo HM Hospitales

Uno de los principales grupos sanitarios privados a nivel nacional, HM Hospitales, utiliza la tecnología de ZeroComa para dar cumplimiento a los nuevos requisitos legales en materia de facturación electrónica y de presentación de libros registro a Hacienda a través del Suministro Inmediato de Información (SII).

HM Hospitales, referente en el sector sanitario por su firme apuesta en la inversión tecnológica para una mejor atención al paciente, se apoya en ZeroComa para su transformación digital, por la calidad de los servicios que ofrece, su perfecta adecuación al funcionamiento de la organización y el cumplimiento legal de las mismas.

El grupo cuenta en la actualidad con más de 4.700 profesionales repartidos en todos sus centros: siete hospitales en la región madrileña, cinco en Galicia, dos en León, dos en Barcelona y cuatro centros monográficos de alta especialización en Oncología, Cardiología, Neurociencias y Fertilidad, además de 21 centros policlínicos.

Los productos que ZeroComa ofrece, se centran en conseguir una ágil adaptación de las organizaciones a la automatización de procesos y cumplimiento normativo, siendo avaladas por miles de clientes para su uso tanto en el sector público como en el privado.

La erradicación del papel: principal vía de productividad en las empresas

Los negocios se enfrentan a diario a ingentes cantidades de documentación referente a la actividad diaria de la organización. El almacenaje de papel permite responder ante reclamaciones y justificaciones, consultar históricos…, pero los negocios no reparan en la cantidad de dinero que supone dedicar espacios físicos a su almacenamiento, así como la suma de tiempo que los empleados invierten en buscar archivos. El tiempo se perfila como uno de los recursos de mayor valor en la productividad de una empresa, y es por ello por lo que se hace necesaria e imprescindible una gestión electrónica de los ficheros.

ZeroComa, con sus soluciones de digitalización certificada, aporta un sistema que de archivo y conservación electrónico para facturas y otros documentos que otorga a los ficheros digitales el mismo valor fiscal y legal que el documento original de papel posibilitando la eliminación del archivo físico.

Numerosos estudios realizados por algunos de los principales fabricantes de copiadoras multifunción coinciden en la problemática de no digitalizar los archivos que un negocio pueda manejar en su actividad cotidiana.

Temel asegura que el empleado invierte más de una hora diaria en buscar documentación en papel. Sage, por su parte, destaca en un estudio de 11 mercados (entre los que se incluye España) la pérdida económica de más de 20.400 millones de euros en el conjunto de 2018 para las pymes derivados de la falta de digitalización de las tareas administrativas. Este último estudio señala además que solo un aumento del 5% en la productividad de las empresas españolas supondría un incremento del PIB nacional en 13.600 millones de euros.

Con todo, ZeroComa apunta hacia la gestión electrónica de las facturas y otros documentos como solución a los arduos procesos de búsqueda y almacenaje de la información, y propone transformar la ineficiencia de los sistemas de trabajo tradicionales por sistemas de digitalización y automatización de procesos que aumentan la productividad y permiten el crecimiento de las organizaciones. Al facilitar la mejora de los procesos (al encontrar los archivos de una forma ágil, en tiempo real y sin necesidad de una presencia física) y en el espacio ya que, según Temel, cerca del 15% y el 20% del espacio de oficina está dedicado únicamente al almacenaje de documentación.

También supondría un ahorro en concepto de material de archivo (armarios, archivadores, AZ’s, fotocopias, etc) y una mayor confidencialidad y seguridad de la documentación archivada. Todo ello teniendo en cuenta la eliminación del correspondiente coste ambiental que conlleva la producción en papel de archivos históricos.

ZeroComa implementa la versión 1.1 de FACeB2B, que será obligatoria a partir del 1 de julio

El Ministerio de Política Territorial y Función Pública insta a la utilización de la versión más reciente de la extensión de Facturae requerida para el intercambio de Facturas Electrónicas entre empresas a través de la plataforma FACeB2B. Esta versión, la 1.1, que será obligatoria a partir del próximo 1 de Julio, ha sido ya implementada  por ZeroComa para sus clientes, respondiendo así al propósito de la Subdirección General de Impulso de la Administración Digital y Servicios al Ciudadano de “evitar las complicaciones que el manejo de distintas versiones puede ocasionar a sus clientes”.

De este modo y pasados más de 6 meses desde la puesta en marcha del sistema FACeB2B, las entidades privadas que quieran facturarse entre sí deberán hacerlo con la versión 1.1 de la extensión, que será la única válida a partir del próximo día 1 de Julio de 2019.

Los clientes de ZeroComa podrán seguir utilizando si lo desean la versión 1.0, mientras sea legal su uso y los destinatarios de las facturas la puedan requerir por no haber actualizado aún sus sistemas.

Europa avanza en la implantación de la Factura Electrónica

Cada vez más países europeos se suman al sistema de gestión de facturación electrónica. A lo largo de 2018 se han marcado dos nuevos hitos: la creación de un estándar europeo – EN 16931- de factura electrónica y el establecimiento de la obligatoriedad de uso del formato común de factura electrónica en las relaciones entre empresas y administraciones públicas (B2G) a partir del próximo 18 de abril de 2019.

Ante esta iniciativa, poco novedosa en la Unión Europea, son muchos los países que han adaptado sus sistemas de facturación para introducir la factura electrónica B2G: Dinamarca, Suecia, Finlandia, Austria, Italia, Eslovenia, España, Croacia, República Checa, Lituania, Bélgica, Estonia, Francia, Países Bajos, Alemania, Polonia y Grecia.

Pero la factura electrónica no es sólo una iniciativa impulsada por la Unión Europea, sino que otros muchos países europeos también la están potenciando. Países como Noruega, Moldavia o Suiza han potenciado la masificación de la Factura Electrónica a través de la obligatoriedad de uso de la e-factura en las contrataciones públicas. De hecho, el éxito de la implantación de la Factura Electrónica en Europa está animando a algunos países, como Italia y España a ampliar la obligatoriedad del uso de la e-factura en las transacciones entre empresas, B2B.

En Europa, Dinamarca fue el primer país en obligar su uso B2G, en 2005, en 2008 lo hizo Suecia y Noruega en 2011. En 2014 se incorporaron Italia, Austria y Moldavia, España y Eslovenia en 2015. Suiza, Croacia y República Checa en 2016. Estonia, Lituania, Bélgica, Francia y Países Bajos en 2017. Alemania en 2018. Polonia en 2019 y Grecia y Portugal en 2020.

Reino Unido y Turquía fueron los primeros países en establecer la obligatoriedad parcial en determinados sectores del uso de la factura electrónica entre empresas. En Reino Unido, el Gobierno Central, el Ministerio de Defensa y el Servicio Nacional de Salud utilizan la facturación electrónica extensivamente. Por su parte, Turquía obliga al uso de la Factura Electrónica a ciertas compañías que operan en el sector de los hidrocarburos o con productos con impuestos especiales (tabaco, alcohol y bebidas ligeras).

Asimismo, de manera generalizada, cada día son más los países europeos que recomiendan el uso de la Factura Electrónica. Andorra, Bulgaria, Chipre, Eslovaquia, Hungría, Irlanda, Islandia, Letonia, Luxemburgo, Macedonia, Malta, Montenegro, Rumania y Rusia son algunos de estos países en los que la factura electrónica es utilizada de forma voluntaria tanto en las relaciones entre empresas (entorno B2B), como en las contrataciones públicas entre empresas y gobierno (entorno B2G).

En España la autoridad responsable es la AEAT. La normativa se publicó en 2013 y la obligatoriedad – en facturas superiores a 5.000 euros- se inició en enero de 2015. El formato elegido fue Facturae y la Plataforma FACe. De acuerdo con la ley española, desde el 1 de julio de 2018, las empresas subcontratadas que trabajan para proveedores de las Administraciones Públicas también están obligadas a facturar electrónicamente a los contratistas cuando el importe de los trabajos o servicios supera los 5.000 euros.

FUENTE: Digital Affaires

El Ayuntamiento de Gijón tramita el 83% de sus facturas electrónicamente

El 83,5 % de las 15.805 facturas tramitadas por el Ayuntamiento de Gijón se realizan vía electrónica, ya sea a través de la oficina virtual del Consistorio o el sistema FACe de facturación a las administraciones públicas. Así, ocho de cada diez facturas municipales son electrónicas mientras que las facturas tramitadas todavía en papel quedan en poco más de 2.000, es decir poco menos de dos de cada diez.

Gijón empezó a dar sus primeros pasos para convertirse en una administración electrónica en el año 2014 y se ha visto reforzada por la implantación efectiva de las leyes de procedimiento administrativo y de régimen jurídico de las administraciones públicas. En el caso concreto de la facturación electrónica, en estos poco más de cuatro años de desarrollo se han tramitado 48.932 facturas sobre un total de 68.768. El crecimiento ha sido constante pasando de un porcentaje del 61,6% en 2015 al casi 84% al cierre de 2018.

Expedientes

Aunque hay subidas porcentuales más llamativas como en registro electrónico, que pasó de un 5% en 2015 a un 34% en 2018 con 29.662 registros electrónicos sobre un total de 88.037. El año 2017-el último completo de la estadística- fueron electrónicos 31.671 de los 86.982 registros: un 63,6%. En los cuatro últimos años hubo 72.795 anotaciones por vía electrónica en el registro general del Ayuntamiento, mientras que expedientes electrónicos se han tramitado un total de 136.559 incrementando el porcentaje de ese formato del 23% al 80% en este ejercicio, donde el soporte electrónico pulverizó al papel con 50.240 frente a 12.854.

Por otro lado, las impresiones en papel en los documentos del Ayuntamiento se han reducido un 16% por la subida de la tramitación electrónica, que pasó de representar un 23% en 2015 a un 79% en octubre del año 2017. A lo largo de ese tiempo se llevan firmados electrónicamente 370.030 documentos de un total de 593.535. Y en cuanto a notificaciones, y excluyendo las sanciones de tráfico, en los últimos cuatro años se cursaron 29.859 por vía electrónica pasando de un porcentaje del 2 por ciento del total a rondar ya el 65 por ciento.

FUENTE: La Nueva España

Las Cortes de Castilla La-Mancha obligan a que se les facture todo electrónicamente

A partir del día 1 de enero de 2019 será obligatoria la facturación electrónica para todos los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios a las Cortes de Castilla-La Mancha cualquiera que sea su importe, salvo que los proveedores sean personas físicas, en cuyo caso la utilización de la factura electrónica será voluntaria.

Así se desprende de la Resolución de las Cortes de Castilla-La Mancha, por la que se establece la obligación de emitir de manera electrónica las facturas que se dirijan al Parlamento, según publica el Diario Oficial de Castilla-La Mancha.

Transcurrido un plazo de adaptación suficiente para la implantación de la factura electrónica en el sector público, “ha perdido sentido la exclusión de la obligación de su uso en aquellas facturas cuyo importe no supere los 5.000 euros”, apunta la resolución.

FUENTE: clm24.es

ZeroComa en el encuentro de CEOE sobre la FACTURA ELECTRÓNICA en España

Con motivo de la entrada en vigor de la Ley 25/2013 y debido al gran número de dudas surgidas entre los proveedores de la Administración General del Estado, de las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales sobre la situación real de estas administraciones y su disponibilidad para recibir electrónicamente las facturas como establece dicha Ley, ANEI como miembro del Grupo de Trabajo de Facturación Electrónica de CEOE ha promovido una Jornada con objeto de ayudar a despejar las inquietudes existentes en la aplicación de la Ley y sus normas de desarrollo.

El acto se estructuró en dos partes. En la primera de ellas, intervino D. José María Sobrino, Subdirector General de Aplicaciones de Contabilidad y Control de la Intervención General de la Administración General del Estado y representantes del mundo empresarial que expusieron aspectos como los antecedentes de la factura electrónica, la situación actual de los distintos niveles administrativos y su nivel de implementación en el ámbito territorial, etc.
José Mª Sobrino describió los aspectos legales y normativos de obligado cumplimiento desde el punto de vista de las AAPP. También, brevemente explicó el esfuerzo que se ha venido realizando para difundir este nuevo procedimiento de trabajo dentro de la Administración General del Estado y destacó que aún queda mucho por hacer.

Alejandro Allende, representante de la Comisión de Factura electrónica de ANEI, expuso de forma clara y sencilla las diferencias de requisitos y funcionalidades existentes entre los puntos de entrada de facturas de las CCAA no adheridas a FACe y FACe propiamente dicho.

La segunda parte del acto se dedicó al turno de Ruegos y Preguntas que duró 1 hora y media dado el alto nivel de preocupación, incertidumbre y confusión existente entre los proveedores de las AAPP.

De las cuestiones que se expusieron, las más relevantes por influir a todos los proveedores, son las siguientes:

  • Necesidad de homogeneizar los requisitos exigidos por las AA.PP. en términos de aspectos técnicos, de codificación o de información contenida en la factura electrónica, dado que en función del punto de entrada pueden variar dichos requerimientos (distintos códigos identificativos y aceptación de los mismos, aportación de documentación complementaria, etc.).
  • Interoperabilidad entre los puntos de entrada. Se concluyó que era conveniente que todos los puntos de entrada interactuaran para hacer más sencilla la fase de entrega de facturas, ya que a partir de 2017 hay que efectuar la adaptación de los sistemas a la Directiva Comunitaria que regulará el esquema único europeo.
  • Rectificación de facturas electrónicas y tratamiento de errores: se manifiesta la necesidad de que los errores se cataloguen con objeto de poder hacer un tratamiento automatizado de los mismos.
  • Resolución de problemas de accesibilidad a los códigos DIR3 por parte de las empresas (disponibles en FACe o en otros puntos de entrada)
  • Se demanda un interlocutor único que busque solución y responda a los problemas que se detectan a cualquier nivel administrativo (AGE, CCAA y EELL)

Finalmente, se preguntó qué iba a pasar con:

  • Facturas presentadas desde el 15 de enero y que no se ajustan a los requerimientos establecidos en la normativa (por ejemplo, en papel u otros formatos distintos a Facturae), debido a que ciertas AA.PP aún se encuentran en proceso de adaptación a la obligatoriedad establecida en la normativa.
  • La entrega de facturas electrónicas y las divergencias entre diversas AA.PP. en cuanto a la anotación de las Facturas en el Registro Contable de Facturas, ¿podrían afectar de forma significativa a la determinación del Periodo Medio de Pago (PMP)?
  • Tratamiento de extensiones de Facturae según los sectores de actividad; se confirma por la IGAE que no se contemplarán hasta que se regulen por normas específicas.

El representante de la AGE manifestó que la Ley es clara y las AAPP han de cumplirla. Pero con objeto de buscar respuesta a los temas planteados, tomó nota de todo lo que se expuso en el turno de ruegos y preguntas para trasladarlos a quien proceda y que, desde la Administración, se busque solución a los problemas que van surgiendo a medida que avanza el proyecto.

10 razones por las que emitir Factura Electrónica

¿Por qué es aconsejable que las empresas y autónomos emitan factura electrónica?

Diez razones:

  1. Porque la Ley 25/2013 obliga a partir del 15 de enero de 2015 a que todos los proveedores de las AAPP emitan facturas electrónicas “Facturae”.
  2. Porque el uso de factura electrónica garantiza su inclusión en el registro contable de las AAPP lo que permitirá reducir la morosidad y acelerar el cobro.
  3. Porque la factura electrónica se puede integrar con los sistemas de información automatizando procesos que, sin la factura electrónica, han de hacerse manualmente (archivo de facturas, contabilidad, envío, etc.), lo que ahorra tiempo y dinero.
  4. Porque la factura electrónica optimiza el trabajo diario de la empresa, facilita la localización inmediata de facturas y sus documentos relacionados, permite su reenvío siempre que sea necesario, informes, calculos, etc…, lo que ahorra tiempo y dinero.
  5. Porque los clientes, aunque no lo digan, irán escogiendo proveedores que puedan remitir factura electrónica por los beneficios que les supone y eliminando al resto.
  6. Porque utilizar facturas electrónicas permite, prescindir del archivo físico, ahorrar en papel y espacio protegiendo además el medio ambiente.
  7. Por la reducción de costes financieros de las facturas emitidas electrónicamente, pues su entrega de forma inmediata reduce el plazo del pago de la misma.
  8. Por la eliminación de conflictos con los proveedores al identificarse inmediatamente los errores o diferencias y resolverse rápidamente.
  9. Porque las “Empresas de especial trascendencia económica” como son los proveedores de servicios de comunicación, luz, gas, Petroleos, Aerolíneas, etc.. .. están obligadas a emitir factura electrónica a todo el que se lo pida
  10. Porque permite una gran movilidad también en los procesos de facturación, algo que era hasta ahora inalcanzable.

La Realidad de la factura electrónica

Juan José Segura Andueza, ex responsable de facturación electrónica y digitalización certificada del Departamento Informático de la Agencia Tributaria, asegura en la entrevista realizada por la revista EJECUTIVOS, “ con la factura electrónica ocurrirá lo mismo que con el correo electrónico; en sus inicios nos sonaba a algo remoto, y para unos pocos iniciados. Hoy son muy pocos los que trabajan sin correo electrónico…los suicidas.”

La factura electrónica ha comenzado a incidir en el tejido empresarial, y sin lugar a dudas, va a tener una enorme trascendencia, pero no sólo a nivel empresarial, sino también a nivel administrativo y de servicios en general.

Actualmente los expertos en factura electrónica en Europa están trabajando en un esquema único para favorecer un mercado único, que en cuanto esté aprobado y publicado, será adoptado por todos los estados miembros de la Unión Europea, entre los que se encuentra España.

Leer entrevista.