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Diferencias entre la firma digital y la electrónica

En la vorágine de la transformación digital en la que el mundo empresarial está inmerso, se encuentra la firma como elemento primordial en la aprobación y certificación de documentos. Por ejemplo, muchos de los trámites con la Administración podemos realizarlos a través de sus sedes electrónicas, pero para ello debemos cumplir una serie de requisitos entre los que se incluye la firma electrónica, pero ¿qué diferencias hay entre la firma electrónica y la digital?

Según recoge el portal TecnoXplora, son muchas las empresas como Panda Security las que a diario trabajan creando productos de seguridad en Internet y desde la que apuntan que “lo interesante es que es un sistema que se basa en la autenticación de usuarios, y es escalable para poder verificar que realmente la persona firmante es quien dice ser. Es como una cebolla, tiene cantidad de capas de seguridad”, como bien indica Hervé Lambert Global Consumer Operations Manager de Panda Security.

Todas las firmas digitales son electrónicas, pero no al revés. Cuando hablamos de firma electrónica nos referimos a la naturaleza legal, cuya función es la voluntad del firmante de dar fe de la autenticidad. Estas contienen información relativa a la fecha y la hora en que se lleva a cabo una determinada acción en formato electrónico. Esto puede ser, por ejemplo, la firma del contrato aceptando las condiciones por la prestación de un servicio que nos envía una compañía por correo electrónico. Donde nos acreditaremos y pulsaremos en firma electrónica para que quede registrado. Un proceso rápido y sencillo con el que nos evitamos tener que imprimir, firmar y volver a digitalizar para enviarlo de nuevo. Este tipo de firma está regulada por el Reglamento eiDAS, inscrito en el marco legal europeo.

Por otro lado, está la firma digital. Esta es un mecanismo basado en la criptografía. Se crea un Hash o algoritmo matemático utilizado en la criptografía, con el cual firmamos diferentes documentos dando fe de la autenticidad de los mismos. En este caso el único que puede tener acceso a la información contenida en dicha firma es el receptor, que es el poseedor de la clave de descifrado siendo totalmente seguro. Desde hace tiempo, este sistema está implantado en la administración pública y muchos de sus trámites requieren la utilización de firma digital para dar validez a los documentos que les hacemos llegar.

FUENTE: TecnoXplora

Soluciones para la gestión ágil y segura de certificados y procesos de firma

Hace unos años la utilización de la firma manuscrita era imprescindible para garantizar la validez de cualquier documento. Hoy en día la transformación digital también ha llegado a este ámbito y ya existen algunas alternativas que permiten el firmado de documentos pero de forma digital, suponiendo esta característica una importante ventaja por la inmediatez del proceso de firmado.

Existen distintas opciones de firma digital de documentos que permiten garantizar su autenticidad legal, favoreciendo además la agilidad y la seguridad de los procesos de firma. Algunos de ellos son:

  • Firma digital basada en certificado
  • Firma digital manuscrita
  • Firma biométrica
  • Firma OTP

De entre los beneficios que obtiene una organización por utilizar la firma digital destacan:

  • Inmediatez
  • Seguridad
  • Control
  • Potencia
  • Trazabilidad
  • Movilidad

El uso de la firma digital crece exponencialmente abarcando desde la firma de contratos con empleados, proveedores y clientes, hasta el consentimiento informado en el ámbito sanitario, aunque cada día surgen nuevas aplicaciones, por lo que cabe esperar que su uso siga aumentando.

La integración de la firma electrónica con los distintos procesos de las organizaciones ayuda notablemente a que este cambio se lleve a cabo con el menor impacto posible en las organizaciones. Disponer procesos basados en firma digital mejoran la seguridad y control de las organizaciones, posibilitando exhaustivas auditorías sobre cada uno de los posibles pasos de cada proceso.

La Digitalización Certificada gana importancia por sus nuevos ámbitos de aplicación

La digitalización certificada está teniendo un papel fundamental a través de la digitalización de facturas debido a la normativa tributaria.  A día de hoy existen numerosas soluciones informáticas de digitalización certificada homologadas por la AEAT y que garantizan el cumplimiento de los requisitos de la Resolución de 24 de octubre de 2007, que sirven a clientes públicos y privados a eliminar el soporte en papel de las facturas que gestionan en el desarrollo de su actividad.

No obstante, la digitalización certificada no debe limitarse a la digitalización de facturas pues se trata de una herramienta fundamental en el intercambio con las Administraciones Públicas de documentos administrativos en el marco de la Administración Electrónica.

La digitalización certificada de documentos administrativos debe cumplir las condiciones de interoperabilidad establecidos por la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. Las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI) establecen los requisitos, que sobre diferentes aspectos relacionados con el intercambio de documentos administrativos digitalizados por medios electrónicos, han de ser tenidos en cuenta. Así, son de aplicación las normas técnicas relativas a Documento y Expediente Electrónico, Firma Electrónica y certificados electrónicos, Digitalización de Documentos, Copiado Auténtico y conversión entre documentos electrónicos, Catalogo de Estándares, Protocolos de intermediación de datos, y modelos de datos para el Intercambio de asientos entre las entidades registrales.

La digitalización certificada e intercambio de documentos administrativos por medios electrónicos debe garantizar la integridad de los documentos administrativos digitalizados durante todo el proceso de digitalización e intercambio. Así, entre otros, Abogacía Española establece los siguientes requisitos:

  1. Que la imagen obtenida de los documentos digitalizados sea fiel e integra: ha de responder a la estructura y contenido del documento digitalizado, contando con una resolución mínima y que sea sometida a un proceso de automático de optimización de la imagen que permita garantizar su legibilidad.
  2. Que los documentos cuenten con información que permitan identificarlos de manera inequívoca, tanto en sí mismos, como en relación con los expedientes y procesos de los que forman parte. Dicha identificación inequívoca se consigue a través de la inserción de metadatos en el propio documento (entre otros, identificador del documento origen, órgano (administración generadora / captura), fecha captura, origen (ciudadano / administración), estado de elaboración….), así como a través de la generación y cálculo de la huella o valor resumen del documento (hash) utilizando un algoritmo que cumpla al menos el estándar SHA-1.
  3. Que se utilicen formatos estándares y de uso común reconocidos, de forma que se garantice que a pesar de la posible obsolescencia de los sistemas. A tal efecto, dichos formatos son recogidos en el Catalogo de Estándares publicado por la correspondiente Norma Técnica de Interoperabilidad.
  4. Tanto el sistema de digitalización certificada como el sistema de intercambio de documentos con las administraciones públicas deben permitir la gestión, almacenamiento y archivo de los documentos electrónicos administrativos, tanto en su integración en los correspondientes expedientes electrónicos como en las correspondientes bases de datos documentales y registros administrativos mediante los correspondientes asientos registrales.

Por otro lado, la firma electrónica es importante también para la generación y utilización de documentos electrónicos administrativos. Abogacía Española recuerda que las soluciones de digitalización certificada e intercambio electrónico de documentos que deseen operar con las Administraciones Públicas deberán cumplir con lo establecido en la NTI de Relación de modelos de datos, NTI de Protocolos de intermediación de datos y la NTI de Modelo de Datos para el Intercambio de asientos entre las entidades registrales.