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Principales beneficios para tu negocio ¡sólo por facturar electrónicamente!

Si tu negocio sigue operando con facturas en papel, está obsoleto. Existen varios tipos de facturas, pero la de papel en concreto, presenta grandes inconvenientes en su manejo y conservación, sobre todo de cara a tenerla durante al menos 5 años por motivos fiscales, aunque puede llegar a 50 años en otros casos.

Disponer de facturas en papel no solo obliga a consagrar un espacio físico para almacenarlas, también genera elevados gastos en gestión, archivadores o carpetas, así como en recursos humanos, pues se vuelven menos productivos al tener que invertir gran parte de su tiempo en la búsqueda de facturas. Todos estos inconvenientes se suman a la vulnerabilidad del archivo físico, su degradación y posible pérdida.

Otras alternativas a la factura en papel, como puede ser la electrónica, tampoco necesariamente ayudan a reducir los problemas de una compañía y a aumentar su productividad, ya que facturas en ficheros ofimáticos o PDF, entre otros, conllevan tareas y procesos para su archivo, tratamiento, conservación, consulta y recuperación.

Para resolver esta ecuación, es necesario disponer de una aplicación adecuada para el manejo de las facturas electrónicas, capaz de automatizar los procesos de gestión y que permita la búsqueda inmediata de la factura y de su contenido por cualquier miembro autorizado de la empresa.

Disponer de un software como EdasFacturas permite también el envío de facturas en distintos formatos como el Facturae exigido por la Administración Pública, así como la exportación a Excel para la realización de potentes análisis de gestión.

La digitalización es un paso necesario para llegar a la automatización, que revierte directamente en la empresa ayudando a las compañías en la mejora de su productividad.

Puntos relevantes de la Ley de Factura Electrónica

La cuenta atrás ya ha comenzado, ¿cuáles son los aspectos más relevantes sobre la Ley de Factura Electrónica?

En el boletín anterior se incluyó un resumen de los cuestiones más relevantes de la Ley de Impulso de factura electrónica y creación del registro contable y hoy, para cerrar el año y ante la inminente publicación de la Ley, se ha considerado interesante resaltar aspectos que permitirán mejorar las relaciones entre las AAPP y sus proveedores de bienes y/o servicios.

Sin duda, la cuestión que siempre ha inquietado más a los proveedores de las AAPP y sobre todo a las Pymes y autónomos son las dificultades para saber el estado de la factura, si se está tramitando, si es correcta, el plazo previsto de pago, .. Para evitar esta inseguridad, en el preámbulo de la Ley aprobada en el Senado y pendiente de aprobación definitiva en el Congreso se justifica la creación del Registro contable que permitirá agilizar los procedimientos de pago al proveedor y dar certeza de las facturas pendientes de pago existentes.

Esto se llevará a cabo a través del control informatizado y sistematizado que favorecerá un seguimiento riguroso de la morosidad a través de un indicador, el período medio de pago que visualizará el volumen de deuda comercial de las AAPP y permitirá aplicar los nuevos mecanismos previstos en la Ley Orgánica 2/2012 de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera.

El procedimiento que permitirá el cumplimiento por parte de las AAPP de sus compromisos de pago será primero la anotación en el registro contable, que dará lugar a la asignación de un código de identificación de la factura. Posteriormente, el órgano o unidad administrativa que tenga atribuida la función de contabilidad, la remitirá o pondrá a disposición del órgano competente para tramitar, si procede, el procedimiento de conformidad con la entrega el bien o la prestación del servicio y continuar con el resto de actuaciones relativas al expediente de reconocimiento de la obligación, incluida, en su caso, la remisión al órgano de control competente a efectos de la preceptiva intervención previa.

A efectos de control, en la Ley de Impulso de factura electrónica y creación del registro contable se prevé que la Intervención General del Estado y los órganos de control equivalentes en los ámbitos autonómico y local tendrán acceso a la documentación justificativa, a la información que conste en el registro contable y a la contabilidad en cualquier momento. Así mismo, el órgano de control interno elaborará un informe en el que evaluará el cumplimiento de la normativa en materia de morosidad.

Finalmente y como novedad, se establece que los registros contables de facturas remitirán a la Agencia Estatal de Administración Tributaria información sobre facturas recibidas para asegurar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de facturación cuyo control les corresponda.

Estado legislativo de la factura electrónica

¿Cuél es el estado de desarrollo legislativo relativo al impulso de la factura electrónica?

Proyecto de Ley de Impulso de factura electrónica y creación del registro contable:

  1. La fecha prevista de entrada en vigor del registro contable es el 1 de enero de 2014
  2. La fecha prevista de entrada en vigor de la obligación de los proveedores de bienes y servicios de remitir factura electrónica es el 15 de enero de 2015
  3. El esquema único adoptado en España para las AAPP es Facturae 3.2
  4. El punto general de entrada de facturas electrónicas para la AGE, FACe, ya está disponible
  5. Las AAPP que deseen adherirse a FACe podrán hacerlo suscribiendo un convenio
  6. Las empresas de especial trascendencia económica, pueden remitir factura electrónica sólo a sus clientes empresas o consumidores que ACEPTEN recibirlas o que expresamente las hayan solicitado
  7. El Ministro de Hacienda y Administraciones Públicas determinará los requisitos técnicos y funcionales del punto general de entrada de facturas FACe (ya operativo) y del registro contable de facturas

ZeroComa, para dar respuesta a las empresas proveedoras de bienes y servicios de las AAPP, ya ha efectuado la integración con FACe, siendo una vez más EdasFacturas la primera solución de entorno Windows capaz de “entregar” en el Punto General de Entrada las facturas electrónicas Facturae 3.2 que exige la Ley de Impulso de factura electrónica.

Por otra parte, informamos a las AAPP que EdasFacturas incluye el Registro Contable que todos los organismos públicos están obligados a llevar desde el día 1 de enero de 2014. No deje de consultarnos.