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¿Cuánto se ahorran las empresas si eliminan el papel y funcionan con sistemas electrónicos?

  • La Solución EdasFacturas reduce drásticamente los costes de archivo y conservación de facturas de proveedor.
  • El uso de Soluciones digitales aumenta la productividad de las organizaciones y permite el trabajo en equipo de forma remota y en tiempo real.

La gestión administrativa es una de las tareas que más tiempo consume a las empresas independientemente de su tamaño y sector. Los sistemas orientados a la gestión digital de dichos procesos suponen un gran salto cualitativo para las organizaciones en términos de productividad, accesibilidad, consulta y control de la documentación.

El ahorro económico es considerable en la gestión digital al eliminarse el archivo físico quedando la información accesible de forma remota para el trabajo diario. Los sistemas para la gestión digital de archivos permiten ahorrar tiempo que se dedicaba a la búsqueda y a la custodia de documentos físicos, y acelera la transición de los que deben ser revisados por varias personas de la empresa, acortando los plazos y aumentando la productividad de la organización.

Además, la seguridad y control que ofrecen estos sistemas está muy por encima de los estándares del archivo físico, ya que permiten generar sin esfuerzo completos registros de actividad sobre los usuarios que han consultado, accedido o modificado cada documento y cuándo se ha producido.

Las Soluciones de ZeroComa hacen que cualquier empresa pueda acometer este cambio y disponer de un sistema de gestión digital para sus procesos y documentos con las ventajas anteriormente mencionadas. Además, facilitan que las compañías cumplan con todos los requisitos en lo referente al tratamiento de documentos, al requerir los digitales de los estándares más altos y precisos de seguridad y prescindir de los originales, como pueden ser las facturas. La tecnología para la Digitalización Certificada de documentos otorga a los ficheros digitalizados el mismo valor fiscal y legal que el documento original de papel.

La gestión electrónica de procesos y documentos es considerada como uno de los ejes principales de la transformación digital de las organizaciones debido al impacto tan directo que tiene sobre la productividad y el ahorro de las mismas y por las posibilidades que a partir de su aplicación nacen en ámbitos tan interesantes como la automatización, movilidad, BI, AI, y otros muchos.

Entrevista a Alejandro Allende, Director Desarrollo de Negocio de ZeroComa

El portal de información sobre travel management T&ENews entrevista al Director de Desarrollo de Negocio de ZeroComa, Alejandro Allende.

¿Están las pymes lo suficientemente digitalizadas? ¿Cómo son las subvenciones del Estado a las pequeñas y medianas empresas? España asume, ya de una forma prácticamente repentina, el cambio de la transformación digital en sus empresas y organizaciones, ¿se requieren nuevos perfiles para este cambio?…

Estas y muchas más preguntas sobre tecnología y transformación digital, en la entrevista, que puedes consultar aquí.

 

La experiencia del cliente se perfila como clave en la digitalización documental

PFU (EMEA) Limited ha analizado una serie de factores que tendrán un papel fundamental en la digitalización documental en 2020, según recoge la plataforma tecnológica IT Digital Media Group. De entre las premisas necesarias se encuentra la seguridad dada por el uso de soluciones que se adecuen a las normativas actuales y cuyos procesos sean eficaces. La digitalización documental deberá construir servicios omnicanal, totalmente integrados, que satisfagan las necesidades de los clientes.

A la hora de capturar datos, será primordial atender a la calidad de la imagen de los documentos. De este modo se evitarán errores y la agilidad del proceso de escaneado será superior al volcarse los datos en el sistema de una forma clara y precisa. El estudio incide en cómo este año se mejorará la calidad de las imágenes debido en parte a la Inteligencia Artificial (IA) y al Machine Learning que ayudarán al software de reconocimiento y lectura de los datos de forma automatizada (OCR) a realizar mejor su trabajo.

Mayor atención a la experiencia de usuario

Las empresas, especialmente las del sector servicios, deberán asegurarse de proporcionar la mejor experiencia posible a sus clientes. Por ello la solución debe cuidar el diseño y la ergonomía para ahorrar espacio. Esto permitirá al personal poder permanecer en su puesto para atender bien al cliente. En caso de requerir la alimentación de varios documentos, la tarea de digitalización eliminará cualquier posibilidad de atasco o que el documento original del cliente pueda dañarse. Todo esto combinado será lo que permita crear una experiencia satisfactoria para el usuario.

La integración de estas soluciones deberá hacerse en las empresas con flexibilidad, sin afectar al desarrollo normal de las mismas.El sector de la digitalización documental en 2020 deberá construir servicios omnicanal, totalmente integrados, que puedan alinearse con las necesidades de sus clientes con una mínima interrupción, para los cuales muchos de los principales fabricantes ya están preparados.

En el proceso de digitalizar los datos es importante la seguridad y se deberá garantizar que no se pueda realizar un escaneado no autorizado, y que el proceso esté protegido contra ciberataques. Para asegurar el cumplimiento del RGPD, hay que garantizar que los usuarios que intervienen en el proceso de digitalización, captura de datos y archivo sean los adecuados, tengan los permisos necesarios y que la infraestructura utilizada esté auditada por los sistemas y responsables de la empresa.

FUENTE: IT

Aumenta la conciencia de la digitalización entre las empresas españolas

Vodafone ha presentado el III Estudio sobre el estado de digitalización de las empresas y administraciones públicas españolas, realizado por su Observatorio del sector corporativo. Un informe del que se extraen distintas conclusiones, como que las compañías muestran una mayor conciencia de la importancia del proceso.

Preguntadas por su grado de preocupación sobre la digitalización, la investigación de 2019 muestra incrementos de hasta medio punto respecto al anterior informe. En una escala de 0 a 10, los profesionales y pequeñas empresas califican con un 6,3 su nivel de prevención sobre este tema, lo que supone un 0,3 más que en 2017. Las pymes valoran esto con un 6,8: es el sector donde más se incrementa la calificación, que sube medio punto en relación al anterior estudio. Sin embargo, el indicador más elevado de preocupación se da entre las grandes empresas. Es de un 7,3 sobre 10, una nota que, sin embargo, apenas mejora la de 2017 en 0,1 puntos.

En relación a las aplicaciones de la digitalización, la mayor parte de los participantes la vinculan a la mejora del servicio al cliente —un 54% del total—, seguido por el uso de nuevas tecnologías en los procesos de negocio, que se reduce al 41%.

Sobre los principales beneficios que lleva asociados, tanto entre profesionales como en pymes y grandes empresas se identifican dos grandes ventajas: una mayor eficiencia en procesos y tareas y el ahorro de tiempo y dinero o reducción de gastos. Para los tres grupos, el principal obstáculo para el despliegue de iniciativas digitales va vinculado también al presupuesto ya que, para todos, esta barrera es el elevado coste que puede tener la implementación.

Se detectan diferencias en los segundos motivos más citados. Para profesionales y pequeñas empresas es el desconocimiento de la oferta, mientras que para las pymes es la falta de talento y, entre las corporaciones de mayor tamaño, destaca el factor cultural con la resistencia de la plantilla al cambio.

Para la investigación se han realizado 2.625 entrevistas a empresas de distintos tamaños e industrias y 398 encuestas entre el segmento de la administración pública en España.

Estado actual de la transformación digital

El grueso del sector empresarial en España se encuentra en una fase intermedia del proceso de digitalización, mientras que las que están en un nivel avanzado son menos del 25%. Hay diferencias según el tamaño de la organización. Entre los profesionales y compañías más pequeñas es el 53% el que se considera en un estado intermedio; un tercio está en un nivel básico o no lo ha empezado y apenas el 15% está en fase avanzada.

Cambia la situación en el resto de organizaciones, donde las que aún no han tomado medidas son el sector minoritario. Entre las pymes, una de cada cuatro se considera en un estado avanzado, el 57% dice estar a medio camino y el 18%, en un nivel básico o sin empezar. Un porcentaje similar de las grandes empresas, el 24%, reporta un alto índice de digitalización, mientras que el 63% lo califica de intermedio, lo que sitúa a las corporaciones como el grupo con más firmas que ya tienen iniciativas de transformación tecnológica en algún nivel de desarrollo: las que no tienen proyectos de este tipo o están poco elaborados son apenas el 13% del total.

Sobre las tecnologías más empleadas, entre los tres grupos destacan los tres mismos tipos de herramientas: de conectividad a la red y entre dispositivos, los sistemas de seguridad y las herramientas de colaboración, con porcentajes de implementación superiores al 60% en todos los casos. Entre las grandes compañías se detecta también una tendencia amplia a la adopción de servicios en la nube, que mantienen más del 78% de participantes.

FUENTE: Cio

El ecommerce y las herramientas tecnológicas calan en la empresa española

Ya se encuentra disponible el nuevo dossier de Indicadores Destacados de la Economía y Sociedad Digital del ONTSI, que muestra la evolución de los principales indicadores relacionados con el uso TIC y comercio electrónico en empresas.

La principal forma de acceso a Internet de las empresas es la banda ancha (fija o móvil), y la mayor parte de las empresas (43,1%) acceden con velocidades iguales o superiores a los 100 Mbps. Entre las empresas que tienen acceso a Internet y página web, la principal utilidad que dan a su web es la presentación de la empresa y sus productos (90,3%).

La mitad de las empresas usan medios sociales. De ellas, el 95% utilizan redes sociales (Facebook, LinkedIn, Google+, etc), el 47% websites que comparten contenidos multimedia (Youtube, Flickr, etc), y el 38% blogs de empresas o microblogs.

En cuanto a la seguridad, se mantiene la tendencia creciente respecto a la utilización de sistemas internos de seguridad, situándose en el 92,8% las empresas que disponen de algún sistema de seguridad. Los principales tipos de seguridad interna que se utilizan son: el software actualizado (87,4%); la copia de seguridad de datos en una ubicación separada (83,6%) y la autenticación mediante contraseña fuerte (70,6%).

Respecto a la firma electrónica, un 80,6% de las empresas que tienen acceso a Internet utilizan firma digital, casi 4 puntos porcentuales más que el año anterior. El principal motivo del uso de firma es para relacionarse con la administración pública (99,3%).

En relación con el comercio electrónico, sigue creciendo el porcentaje de empresas que venden por Internet, ya alcanza el 33,9%, frente al 32% del 2018. El porcentaje de las empresas que ha realizado compras online también ha crecido ligeramente, hasta el 20,3%

En cuanto al uso de herramientas de intercambio de información, el 45,4% de las empresas dispone de herramientas ERP para compartir información sobre compras/ventas con otras áreas de la empresa. Respecto a las empresas que disponen de CRM, el 33,7% la utiliza para capturar, almacenar y compartir información sobre clientes, y un 25,3% la emplea para analizar la información disponible acerca de los clientes con fines comerciales y de marketing.

Finalmente, en cuanto a la utilización de servicios avanzados, el 8,31% de las empresas declararon realizar análisis de big data en 2019 y el 28% compraron algún servicio de cloud computing.

FUENTE: IT User

Diez cosas que no pueden faltar en tu pyme para considerarla digital

Algunas pequeñas empresas creen que la implementación de procesos digitales es un proceso complejo al desconocer exactamente cómo abordarlo. Es por ello que desde la Cámara de Comercio han lanzado un “decálogo de soluciones tecnológicas” para que puedan utilizarla como guía.

Así, lo primero que recomiendan es tener una conectividad de banda ancha tanto fija como móvil para evitar problemas de conectividad con clientes, proveedores, etc… ayudando a que la actividad se realice con normalidad.

Utilizar aplicaciones digitales de gestión y ofimática, para que se pueda acceder a ellas desde cualquier dispositivo y en cualquier momento. Algunas de ellas permiten grandes avances como la facturación electrónica, automatizan las gestiones, etc, y permiten ver toda la información en tiempo real. Ahorran tiempo y permitirán que todos puedan saber en todo momento las tareas hechas, las que hay que hacer y la información disponible.

Asimismo, serán necesarios tanto puestos de trabajo digitales con fuerte componente de movilidad para ayudar a los trabajadores a mejorar su eficiencia; como plataformas de gestión inteligente de contactos multicanal (CRM) que dan una mejor respuesta ante el nuevo tipo de cliente, el digital.

En este sentido también serán necesarios servicios y dispositivos que permitan digitalizar los locales, u otros puntos que la empresa tuviera como contacto con el cliente. Esto permitirá una atención más personalizada, así como ofertas que puedan interesar al usuario.

Otras tecnologías a tener en cuenta en la pyme

Las plataformas Iot y los Servicios de Business Intelligence (BI) o Bigdata, también serán impresdicibles en una pyme digitalizada. Las primeras permitirán ahorrar costes en diferentes puntos como la recogida de información o la videovigilancia, las segundas, por su parte, permitirán transformar los datos recogidos en información útil para la gestión del negocio.

Las aplicaciones de seguridad básicas para el correo electrónico, la navegación web o la protección de la información serán clave para evitar posibles ciberataques o robos de información confidencial. Del mismo modo, y evitando perder este tipo de datos, las aplicaciones de seguridad en la nube serán útiles si la primera barrera falla, pudiendo así recuperar los datos desde allí.

Por último, toda pyme digital debería apostar por la creación de una página web y/o tienda online. Esto permitirá llegar a nuevos clientes o fidelizar a los ya existentes.

FUENTE: El Independiente

Troa Librerías se apoya en ZeroComa para transformar su sistema de gestión de facturas de proveedores

Troa Librerías, uno de los proveedores más relevantes a nivel nacional de libros de texto para centros educativos, ha querido subirse al carro de la transformación digital poniendo en marcha, con la ayuda de ZeroComa, una plataforma digital para la gestión de las facturas de sus proveedores. Una Solución que incrementa drásticamente la automatización y el control del proceso pudiendo llegar incluso a la eliminación del archivo físico gracias a su homologación por parte de Hacienda.

El proyecto, diseñado por ZeroComa, permite digitalizar y agilizar el proceso de registro, aprobación y contabilización de las aproximadamente 70.000 facturas que la compañía recibe anualmente. Durante el proceso, el contenido de cada factura es validado con los albaranes de cada una de las entregas y pedidos de las distintas librerías, lo que agiliza el proceso de aprobación y permite un aumento del control de la organización sobre estos documentos.

El proceso de digitalización empleado en el tratamiento de los documentos otorga a las imágenes digitales el mismo valor legal y fiscal que el documento original de papel, y da la posibilidad a la organización de eliminar el archivo físico.

La cadena de librerías generalista, que también se dedica a la venta de novelas de gran variedad temática y colecciones infantiles entre otros, seleccionó a Zerocoma por su amplia experiencia en proyectos de estas características.  ZeroComa amplía así su importante cartera de clientes, confirmándose como destacado exponente a nivel nacional para este tipo de proyectos.

Troa cuenta con librerías repartidas por toda España, así como con una plataforma de servicios a centros educativos e instituciones públicas y privadas. Las obras que vende son previamente leídas y reseñadas por un equipo de profesionales expertos en diferentes ramas y dedicado al estudio de los contenidos, análisis y valoración de los libros. Su labor consiste en orientar acerca de la calidad literaria, educativa, artística, científica e histórica de las obras que salen al mercado.

Las compañías ‘tech’ guían el camino de la digitalización

Las compañías tecnológicas se caracterizan por tener una gran capacidad para reinventar la actividad principal de su negocio, gracias en parte al uso y análisis de datos y a su amplia experiencia digital. Estas empresas se distinguen porque su tecnología les permite moverse más rápido, con una mayor flexibilidad y alcance que sus competidores, posibilitando la innovación y una adaptación constante. El DESI 2019 (Índice de la Economía y la Sociedad Digitales elaborado por la Comisión Europea) destaca que España se encuentra en décima posición en cuanto a la integración de la tecnología digital por parte de las empresas, destacando sus buenos resultados en digitalización.

Este índice, que analiza entre otras cosas la conectividad de banda ancha, las competencias digitales, el uso de internet, la digitalización de las empresas o los servicios públicos digitales, sitúa a España por delante de países como Alemania, Francia o Italia, y establece la digitalización como una de las estrategias globales para la economía del país. Con el fin de entender cómo las empresas líderes digitales están conduciendo este cambio y guiando el camino para el resto de las compañías, analizamos las claves para operar como una empresa tech.

Actualmente, las empresas de casi la totalidad de los sectores de actividad -desde banca a gran consumo, retail, seguros o energíaacumulan datos con el fin de tomar decisiones óptimas, pero esto no las hace operar como una empresa tecnológica. Siguiendo el ejemplo de empresas de éxito como BMW o Ping An Insurance, McKinsey ofrece en su informe Las plataformas entran en juego: cómo operar como una compañía tech una serie de pautas para orientar a todo tipo de empresas a sacar el máximo partido a la tecnología y a aplicar best practices y metodología de los departamentos de IT de compañías líderes mundiales, que se organizan alrededor de un conjunto de ‘plataformas modulares’ dirigidas por equipos de producto. Cada plataforma consiste en un grupo lógico de actividades y tecnología asociada que cumple con un objetivo comercial específico y, por lo tanto, puede ejecutarse como un negocio.

Pasos hacia la digitalización

A continuación, destacamos los puntos necesarios para poder operar como una tecnológica a través de plataformas, un proceso en el que el liderazgo de las compañías es esencial para su éxito:

Antes de nada, las compañías deben evaluar el conjunto de las plataformas y hacer una selección provisional para ponerlas en práctica, con el fin de comprobar si encajan correctamente entre ellas.

Posteriormente, es necesario configurar los equipos de trabajo para poder gestionar dos o tres plataformas prioritarias seleccionadas inicialmente. El líder de cada plataforma debe actuar como un consejero que capitanea el proceso, estableciendo objetivos de transformación y mediando con los inconvenientes que puedan surgir.

Por último, los equipos deben saber utilizar las capacidades que pone a disposición cada plataforma para facilitar la interoperabilidad y la integración de otras plataformas, renovando y actualizando viejas aplicaciones. Además, tienen que instaurar o integrar el uso del análisis de datos en todas las actividades posibles.

Prueba y error: las plataformas muestran el camino

Estas plataformas se gestionan individualmente por equipos multifuncionales internos, pero su verdadero valor reside en cómo trabajan de forma colectiva –al convertirse en la columna vertebral de las funciones tecnológicas de la compañía-. Trabajan de manera ágil favoreciendo la innovación y proporcionando soluciones concretas para la empresa, tanto interna como externamente. Por ello, ayudan a las empresas a acelerar e innovar en todos sus procesos, ya que su actividad se basa en la experimentación y en la prueba y error, por lo que aprenden y progresan, facilitando la generación y comercialización de productos hasta 100 veces más rápido que sus competidores -contando no ya en meses, sino en semanas-.

En definitiva, la innovación no consiste en invertir grandes sumas en uno u otro campo; se trata de un proceso que se posibilita y construye gracias a un esfuerzo continuado en el empoderamiento de equipos multidisciplinares y la gestión del análisis de los datos con el fin de operar ágilmente con plataformas. Una inversión a largo plazo.

FUENTE: El Español

La digitalización ahorra un día al mes en tiempo de desplazamientos y esperas

El tiempo que las personas dedicaban a esperas, desplazamientos y tareas más repetitivas ha ido dejando un espacio cada vez mayor al tiempo libre gracias a la digitalización. En el informe ‘El impacto de la digitalización en España’ realizado por Deloitte para la patronal tecnológica DigitalES se calcula que los trámites electrónicos han permitido ganar hasta 24 horas más al mes para asuntos personales.

El estudio detalla que un consumidor medio que compre o haga uso de los servicios digitales puede ahorrar 14 horas al mes evitando desplazamientos y tiempos de espera. De hecho, señala que en la actualidad el 42% de las personas decide comprar por Internet para ahorrar tiempo, evitando desplazamientos, colas y esperas. Además, calcula que una persona que teletrabaje un día a la semana puede ahorrar un mínimo de cuatro horas al mes en desplazamientos a su lugar de trabajo, un tiempo que se incrementa aún más en ciudades y zonas suburbanas.

“Gracias a las mejoras en la conectividad en los hogares, el teletrabajo se ha convertido en una tendencia creciente en España. En 2018, el número de ocupados que teletrabajaron desde casa fue de casi 1,5 millones de personas, un 20% más que en 2016”, resalta.

En esta línea, DigitalES agrega que una persona puede ahorrar también más de cuatro horas al mes gracias a las búsquedas en formato online y al acceso a documentación digital, frente a los métodos clásicos de consulta, como, por ejemplo, bibliotecas y enciclopedias. Asimismo, el informe también incide en que los servicios públicos digitales se encuentran cada vez más presentes en los trámites administrativos, lo que permite ahorrar de media a los usuarios unos 75 euros por trámite.

Por otro lado, el estudio muestra que, a mayor digitalización, mayor crecimiento del PIB per cápita real de un país. En concreto, se estima que en la media europea, un incremento del 10% en el ‘Índice de digitalización DESI’ (indicador de la Unión Europea para medir la digitalización de sus estados miembros) contribuiría con aproximadamente un punto porcentual al crecimiento del PIB per cápita real.

Según los cálculos de la patronal tecnológica, esto se traduce en que la evolución de la digitalización en España contribuyó una media anual de hasta 7.500 millones de euros al PIB real entre 2013 y 2018.

FUENTE: ABC

Claves para que las pymes acierten en su digitalización

En el acelerado camino hacia la digitalización de administraciones y organizaciones, las pymes son susceptibles también de aplicar cambios logísticos si quieren ver aumentados sus beneficios y mejorar su productividad. Para digitalizar sus instalaciones y actividades deben de enfrentarse a una serie de retos:

1. DIGITALIZACIÓN DE PROCESOS

Con la inteligencia artificial los negocios podrán ahorrar costes y hasta conocer los deseos de sus clientes para conseguir fidelizar y personalizar el servicio o producto que ofrecen, clave para poder crecer en un mercado donde no solo la calidad pesa sino cada vez más la eficiencia y la experiencia. De ahí que aliarse con empresas especializadas en consultoría estratégica podría ser un gran punto a su favor en la implementación de las TIC.

2. MOVILIDAD PARA AUMENTAR LA PRODUCTIVIDAD

El cliente escoge cómo, cuándo, dónde y para qué quiere interactuar con la empresa. Y no sólo eso, sino que además espera un servicio contextualizado y personalizado. La capacidad de entender, comprender, saber interactuar y satisfacer las necesidades de los nuevos clientes está siendo clave para mantener y asegurar la competitividad en el sector. De ahí la apuesta por el talento para retener y también para aumentar la productividad. Gracias a la interconectividad, Internet y las nuevas tecnologías las compañías dan más flexibilidad a sus empleados para trabajar desde casa y compatibilizar vida laboral y familiar.

3. OMNICANALIDAD Y PERSONALIZACIÓN

Entendemos por omnicanalidad la intención de crear sinergias y conexiones – tanto de comunicación interna como externa – entre todos los canales en los que está presente una marca o un negocio de tal manera que el cliente no aprecia diferencias entre ellos, sino que se suman. Se persigue una relación duradera y que pueda ir adaptándose al medio que mejor convenga al cliente, beneficiando su experiencia con la marca.

La estrategia omnicanal trae consigo toda una serie de ventajas para muchos de los procesos de venta y gestión de cualquier marca. Pero, también tiene entre otros muchos, retos que las empresas deberán superar y dominar para sobrevivir a esta transformación.

4. INTERNACIONALIZACIÓN

Los mercados están tomando un camino que tarde o temprano llevará a las pymes a internacionalizarse y no solo vender en el mercado nacional. Pero antes de dar ese paso se debe analizar bien la capacidad de la empresa y si es capaz de afrontarlo. Puede que aún no sea el momento. Y si esto es así, la idea de internacionalización no puede caer en el olvido y debe ser retomada cuanto antes.

5. SEGURIDAD

Una correcta ciberseguridad que vele por la integridad de activos físicos y digitales, la comunicación segura entre todos los actores, la privacidad de los datos empleados y el uso que se hace de ellos (desde el posicionamiento de un trabajador en las instalaciones, hasta los signos de fatiga en un conductor de maquinaria pesada).

6. BIG DATA E INTELIGENCIA ARTIFICIAL

El Big Data en la transformación digital es una gran cantidad de datos que, una vez analizados, permiten explotar oportunidades de negocio o mejorar la productividad de una organización gracias a un mejor conocimiento de los clientes, a la fidelización de los mismos, a buscar liderar el mercado, o incluso a conocer vías de negocio y oportunidades. Una buena gestión de todos estos datos lleva a reducir incluso costes al hacer más eficiente los procesos.

Este tipo de tecnología, sumada a la automatización, conseguirán que la experiencia cliente sea cada vez más personalizada y única.

FUENTE: Merca2